הנחיות עדכניות בנוגע להליכים מנהליים

החוזר מורכב מ-17 סעיפים, ובעיקר תקנות בנוגע לנהלים פנימיים ונהלים אלקטרוניים בטיפול בהליכים מנהליים; צילום מסמכים לעותקים אלקטרוניים; חילוץ נתונים ממסמכים; והפסקת יישום הליכים מנהליים.

ההנחיות העדכניות ביותר לביצוע הליכים מנהליים במסגרת מנגנון נקודת עצירה אחת ומקושר אחד.

נהלים פנימיים, נהלים אלקטרוניים בהסדר הליכים מנהליים

בנוגע לפיתוח נהלים פנימיים ונהלים אלקטרוניים בטיפול בהליכים מנהליים, החוזר קובע:

עקרונות לפיתוח נהלים פנימיים לטיפול בהליכים מנהליים תוך יישום מערכת ניהול האיכות בהתאם לתקנים הלאומיים על פעילותם של סוכנויות וארגונים במערכת המנהלית המדינתית. הבטחת פישוט, ארגון מחדש של נהלים, שימוש חוזר בנתונים ויישום ללא קשר לגבולות מנהליים בהתאם לתוכנית, בהתאם לתקנות החוק ולנהלי יישום; יישום בזמן עם כניסתן לתוקף של תקנות ההליכים המנהליים.

עבור משרדים וסוכנויות ברמת המשרד, התהליך הפנימי לטיפול בהליכים מנהליים יבוצע כדלקמן: היחידה המיוחדת תנהל ותתאם עם היחידות הרלוונטיות כדי לבחון ולפתח תהליכים פנימיים לטיפול בהליכים מנהליים תחת סמכותה; להתייעץ עם יחידות מיוחדות בנוגע לבקרת הליכים מנהליים שיש להשלים לפני הגשתה לאישור השר או ראש הסוכנות ברמת המשרד.

עבור יישובים, סוכנויות ייעודיות תחת ועדת העם המחוזית ינהלו את המנהל ויתאמו עם הסוכנויות הרלוונטיות כדי לבחון ולפתח נהלים פנימיים לטיפול בהליכים מנהליים תחת סמכות השיפוט של הרמות המחוזיות והקומוניות; יתייעץ עם סוכנויות ויחידות ייעודיות בנוגע לבקרת הליכים מנהליים שיש להשלים לפני הגשתן לאישור יו"ר ועדת העם המחוזית.

בהתבסס על הנהלים הפנימיים שאושרו, השר, ראש הסוכנות המשרדית ויו"ר ועדת העם המחוזית ינחו את הפיתוח וההפצה של נהלים אלקטרוניים לטיפול בהליכים מנהליים בתוכנת מערכת המידע לטיפול בהליכים מנהליים ברמות המשרד והמחוז, ליישום אחיד במשרדים, בסניפים וברשויות המקומיות, תוך עמידה בדרישות ליישום בזמן עם כניסתן לתוקף של תקנות ההליכים המנהליים.

תקנות בנושא צילום לגרסה אלקטרונית, חילוץ נתונים מנייר

בנוגע לצילום מסמכים לגרסאות אלקטרוניות, החוזר קובע:

צילום מסמכים לעותקים אלקטרוניים כפי שנקבע בסעיף 17, סעיף 17, סעיף ג' לצו מס' 118/2025/ND-CP מתבצע בהתאם להוראות סעיף 1 וסעיף 2, סעיף 8 לחוזר מס' 01/2023/TT-VPCP מיום 5 באפריל 2023 של השר, ראש משרד הממשלה , הקובע מספר תכנים ואמצעים ליישום בדיגיטציה של רשומות, תוצאות טיפול בהליכים מנהליים וביצוע הליכים מנהליים בסביבה האלקטרונית (להלן חוזר מס' 01/2023/TT-VPCP).

מקרים בהם אין צורך ליצור עותקים אלקטרוניים: מסמכים שהוגשו לצורך ביצוע הליכים מנהליים בסביבה האלקטרונית; מסמכים ומסמכים הדורשים הצגה רק בעת הגשת מסמכי הליכים מנהליים; תוצאות בדיקה, אימות ותגובות לחוות דעת של סוכנויות ויחידות המשתתפות בתהליך הטיפול בהליכים מנהליים, למעט במקרים בהם חוקים ייעודיים קובעים אחרת; מסמכים ומסמכים חסויים כפי שנקבע בחוק.

בנוגע לתקנות בנוגע לחילוץ נתונים ממסמכים, החוזר דורש:

חילוץ ועדכון של מידע ונתונים אלקטרוניים שנקבעו בסעיף 2, סעיף 19 של צו מס' 118/2025/ND-CP יבוצעו בהתאם להוראות סעיף 9 של חוזר מס' 01/2023/TT-VPCP.

אין לחלץ נתונים עבור מסמכים ומסמכים: המשותפים בצורת נתונים על ידי מאגרי מידע לאומיים, מאגרי מידע ייעודיים, פורטל השירות הציבורי הלאומי, מערכת המידע לפתרון הליכים מנהליים ברמות המשרד והמחוז ובעלי ערך משפטי; מסמכים שהם מרכיבים מתיקי יישוב הליכים מנהליים המוגשים בצורת צילומים, עותקים מאושרים, למעט עותקים אלקטרוניים מאושרים מהמקור; מסמכים ומסמכים הדורשים הצגה רק בעת הגשת תיקי הליכים מנהליים; מסמכים ומסמכים חסויים בהתאם להוראות החוק.

החוזר מסדיר גם את השעיית הליכים מנהליים, באופן ספציפי כדלקמן:

מיד לאחר קבלת בקשה להפסקת ביצוע הליכים מנהליים ישירות או באמצעות שירות דואר מארגון או אדם בהתאם לסעיף 1, סעיף 21 של צו מס' 118/2025/ND-CP, מחלקת המוקד المعنية בה התקבל התיק אחראית על בדיקת הסטטוס והתוצאות של הטיפול בהליך המנהלי.

במקרה שאין החלטה לפתור הליכים מנהליים או מסמך המודיע על תוצאות יישוב הליכים מנהליים, מחלקת המוקדמות בה התקבל התיק אחראית להודיע על השעיית יישוב התיקים בהתאם לטופס ההודעה על השעיית יישוב התיקים הקבוע בחוזר זה.

פורטל השירות הציבורי הלאומי מודיע על השעיית הליכים מנהליים במערכת לבקשת ארגונים ויחידים ובהתאם להוראות סעיף 21, סעיף 2, של צו מס' 118/2025/ND-CP בהתאם לטופס ההודעה על השעיית טיפול בתיקים שנקבע בחוזר זה.

חוזר זה נכנס לתוקף החל מיום פרסומו (15 בספטמבר 2025).

לפי עיתון ממשלתי

• ראה קישור למקור: https://baochinhphu.vn/huong-dan-moi-nhat-ve-thuc-hien-thu-tuc-hanh-chinh-theo-co-che-mot-cua-mot-cua-lien-thong-102250915170618205.htm

מקור: https://baobacninhtv.vn/huong-dan-moi-nhat-ve-thuc-hien-thu-tuc-hanh-chinh-postid426525.bbg