דיגיטציה של נתונים: שיפור התועלת, האבטחה וערך הידע של בק נין

דיגיטציה של נתונים היא לא רק סיפור על שינוי שיטות אחסון, אלא גם צעד אסטרטגי קדימה בניהול ידע של ממשלות מודרניות. בבק נין, הדיגיטציה של ארכיונים היסטוריים מביאה לתוצאות ברורות: יותר מ-3.6 מיליון עמודי מסמכים הומרו לנתונים אלקטרוניים, מה שמסייע לאנשים ולארגונים לחפש בקלות, מקצר את זמן העיבוד עשרות פעמים, תוך שיפור האבטחה והערך המשפטי. מארכיון נייר מגושם, בק נין יצרה "מחסן ידע דיגיטלי" - פלטפורמה שתשרת את הממשל האלקטרוני, הכלכלה הדיגיטלית והחברה הדיגיטלית בעידן הדיגיטלי.

אם בעבר, חיפוש אחר תיק אישי, החלטה מנהלית או נתוני סטודנט לתארים מתקדמים ארכה שעות של חיפוש במחסן ניירות, כיום נדרשות רק כמה מילות מפתח וכמה דקות של פעולה כדי שהמערכת תחזיר תוצאות מדויקות, מלאות ותקפות מבחינה משפטית. המקרה של גב' נגוין טי טו הואנג, מורה בבית הספר התיכון נגו סי ליאן, הוא דוגמה אופיינית: בעזרת פקודת החיפוש "החלטה לסיים את ההתמחות של גב' נגוין טי טו הואנג", הקובץ משנת 1993 אוחזר בפחות משלוש דקות. או כמו גב' פאם טי נגוק הא, מורה בבית הספר התיכון נגוק סון, שמצאה בקלות את רשימת הבוגרים בין השנים 1969-1985 בכמה פעולות חיפוש בלבד.

בין השנים 2022 ל-2024, משרד הפנים של בק נין תיאם עם יחידת ייעוץ כדי לפרוס את תוכנת ניהול הארכיון האלקטרוני, תוך שכלול תכונות הזנת הנתונים, החיפוש, אישורי הגישה וניטור השינויים. יותר מ-31,300 רשומות, המקבילות ל-3.3 מיליון עמודי מסמכים בגודל A4, עברו דיגיטציה, בעיקר מסמכים הנחייתיים ומנהליים של הוועדה העממית המחוזית, מחלקות וסניפים בתקופה שבין 1948 ל-2014. מדי שנה, בממוצע יותר ממיליון קוראים ניגשים למערכת, עם 1,500 ניצול קבצים מקוון, מה שמדגים את יעילות היישום המעשי של הארכיון האלקטרוני.

לדברי מר דאנג קוואנג סון, מנהל מרכז הארכיונים ההיסטוריים בק נין מספר 1, טכנולוגיה דיגיטלית מסייעת לקצר את זמן החיפוש פי 20-30 בהשוואה לעבר, תוך הבטחת אבטחה הודות לבקרת גישה, הרשאת משתמשים ורישום היסטוריית שינויים. "כל מסמך שנמצא הוא לא רק מסמך אדמיניסטרטיבי, אלא גם חלק מזיכרון שנשמר, ערך משפטי משוחזר ועדות ליעילות הטרנספורמציה הדיגיטלית", הדגיש מר סון.

בניית מאגר ידע דיגיטלי – שימור ערך

הפרויקט לדיגיטציה של מסמכים ארכיוניים נועד לא רק לשפר את שיטות העבודה, אלא גם להפוך את המודל מ"ארכיונים מסורתיים" ל"ניהול ידע מודרני". ממחסן מסמכים נפרד, מרכז הארכיונים ההיסטוריים של בק נין מס' 1 יצר מערכת אקולוגית של נתונים מקושרת, שבה כל מסמך, החלטה, מסמך רשמי ותיק של עובד מדינה מתויגים ומקושרים לפי זמן, גוף הנפקה, תחום ונושא. בניית "ארכיון ידע" מסייעת למשתמשים לנצל מידע בהקשר, ופותחת את היכולת לנתח, לאסוף סטטיסטיקות וליישם נתונים למטרות רבות: ניהול, מחקר, חינוך , תרבות ומשפט.

עם זאת, מסע הדיגיטציה ניצב בפני אתגרים רבים. חלק מהמסמכים בני עד עשרות שנים, ומצבם הפיזי מתדרדר, מה שמקשה על הסריקה, הזיהוי והתיקון של הנתונים. למסמכים רבים אין סיכומים, והפורמט אינו אחיד, מה שמצריך עיבוד עסקי גוזל זמן. בנוסף, אישור התהליך, הערכתו וקבלתם של מוצרים שעברו דיגיטציה בהתאם לתקנות הנוכחיות אורכים גם הם זמן רב, מה שמשפיע על ההתקדמות. מצד שני, מכיוון ששרת האחסון ממוקם במחלקה למדע וטכנולוגיה, כאשר יש בעיה בקו התמסורת, הניצול מופסק זמנית. עד כה, קצב המסמכים שעברו דיגיטציה הגיע רק לכ-75% מכלל המסמכים המאוחסנים במחסן (נכון לשנת 2020), בעוד שמדי שנה המרכז עדיין מקבל כמות גדולה של מסמכים חדשים.

על מנת להתגבר על מגבלה זו ולהמשיך להרחיב את היקף הפרויקט, אישרה ועדת העם של מחוז בק נין את הפרויקט "דיגיטציה של מסמכים בארכיון ההיסטורי המחוזי לתקופה 2025-2029" בתקציב כולל של כ-23 מיליארד וונד, שמטרתו לדיגיטציה של 3.8 מיליון עמודי A4 נוספים של מסמכים אדמיניסטרטיביים של ועדת העם המחוזי, מחלקות וסניפים. זהו צעד חשוב להשלמת כל מאגר הנתונים המנהלי הדיגיטלי של המחוז, לקראת מודל של "ממשל אלקטרוני - אחסון אלקטרוני - משרת אזרחים אלקטרוניים".

על פי התוכנית, משרד הפנים יוביל את היישום והתיאום עם סוכנויות ויחידות רלוונטיות כדי להבטיח את דיוק, שלמות ואבטחת הנתונים. מרכז הארכיון ההיסטורי של בק נין מספר 1 אחראי על בחירת שותפים טכנולוגיים בעלי מוניטין, ארגון צוותי דיגיטציה ייעודיים וקידום תקשורת להדרכת אזרחים בניצול נתונים דיגיטליים. עד אמצע 2025, המרכז דיגיטציה של יותר מ-330,000 עמודים של מסמכים של ועדת העם המחוזית ומשרדי החינוך וההכשרה, המדע והטכנולוגיה, ויצרו קרקע לשלב הבא.

גולת הכותרת של מודל בק נין היא שילוב תשתית אחסון דיגיטלית עם אבטחה מבוזרת רב-שכבתית. המערכת לא רק מאפשרת חיפוש מהיר אלא גם עוקבת אחר יומני גישה, מזהה חריגות ומגנה באופן מוחלט על נתונים מקוריים. זהו קריטריון חשוב בהקשר של קידום אסטרטגיית הנתונים הלאומית לשנת 2030 של הממשלה, המחייבת את היישובים לשנות את מודל האחסון מ"שמירת מסמכים" ל"ניהול נכסי נתונים".

מנקודת מבט רחבה יותר, בק נין מעצבת מודל אחסון חכם שבו נתוני העבר הופכים למשאב לעתיד. כאשר מסמכים היסטוריים עוברים דיגיטציה, קישור ואבטחה, הם לא רק משמשים לעבודה אדמיניסטרטיבית, אלא גם יוצרים בסיס ליישומים אנליטיים, חיזויים, מחקר מדיניות וחינוך להיסטוריה מקומית.

בסך הכל, פרויקט הדיגיטציה של הארכיון של בק נינה מדגים גישה בת קיימא לטרנספורמציה דיגיטלית, לא רק "המרת נייר לנתונים", אלא "המרת מסמכים לידע, ידע לערך". כאשר כל תהליך הארכיון, החיפוש והניהול של רשומות הוא אוטומטי ושקוף, בק נינה לא רק משמר את הזיכרון המנהלי המקומי אלא גם יוצר פלטפורמת נתונים עבור ממשלה חכמה, המשרתת אנשים ועסקים בצורה יעילה יותר בעידן הדיגיטלי.

המרכז לתקשורת מדע וטכנולוגיה

מקור: https://mst.gov.vn/so-hoa-du-lieu-nang-cao-tien-ich-bao-mat-va-gia-tri-tri-thuc-cua-bac-ninh-197251021190245633.htm