प्रशासनिक इकाइयों की व्यवस्था करते समय अभिलेखों का तत्काल डिजिटलीकरण करें

1 जुलाई से पूरे देश में दो-स्तरीय स्थानीय शासन प्रणाली लागू होगी। समय कम होता जा रहा है, इसलिए हो ची मिन्ह सिटी और हनोई के स्थानीय लोग मानव संसाधनों पर ध्यान केंद्रित कर रहे हैं, प्रशासनिक इकाइयों की व्यवस्था के लिए फाइलों का तत्काल संपादन, दस्तावेजों का डिजिटलीकरण, वर्गीकरण और संग्रह का काम कर रहे हैं।

हो ची मिन्ह सिटी: सक्रिय रूप से डिजिटलीकरण करें और समय पर डिलीवरी करें

एसजीजीपी संवाददाताओं के अनुसार, हाल के दिनों में हो ची मिन्ह सिटी के कई वार्डों और जिलों ने फाइलों और दस्तावेजों को नियमों के अनुसार संग्रहित करने के लिए व्यवस्था और संपादन हेतु अधिकारियों और सिविल सेवकों को तत्काल नियुक्त किया है।

वार्ड 14 (ज़िला 10) की जन समिति में, सक्रिय प्रारंभिक कार्यान्वयन की अवधि के बाद, डिजिटलीकरण हेतु अभिलेखों में सुधार और एक आधुनिक अभिलेखागार का निर्माण पूरा हो गया है। वार्ड 14 की जन समिति के अध्यक्ष श्री हा तुआन फुओंग के अनुसार, वार्ड हर साल अभिलेखों और दस्तावेज़ों में सुधार और डिजिटलीकरण का कार्य सक्रिय रूप से करता है। 2025 की शुरुआत से लेकर अब तक के अभिलेखों और दस्तावेज़ों के लिए, वार्ड सुधार और डिजिटलीकरण का कार्य जारी रखे हुए है। वर्तमान में, वार्ड का अभिलेखागार लगभग 60 वर्ग मीटर चौड़ा है, जिसमें 156 मीटर से अधिक दस्तावेज़ शेल्फ (दस्तावेज़ शेल्फ का एक मीटर, शेल्फ पर एक-दूसरे के पास-पास लंबवत व्यवस्थित दस्तावेज़ों का 1 मीटर लंबा भाग होता है - PV) हैं, जिन्हें 1971 से अब तक सुधारा गया है।

इसी प्रकार, एन लाक वार्ड (बिनह तान ज़िला) में भी पार्टी ब्लॉक फ़ाइलों के डिजिटलीकरण और संग्रह हेतु संपादन का कार्य तत्काल चल रहा है। एन लाक वार्ड की पार्टी समिति की स्थायी उप-सचिव सुश्री त्रान थी थू हुआंग ने बताया कि वार्ड ने 2003 से मई 2020 तक 760 स्थायी फ़ाइलों और 201 अस्थायी फ़ाइलों का संपादन पूरा कर लिया है, और जून 2020 से वर्तमान तक लगभग 12 मीटर दस्तावेज़ अलमारियों का संपादन जारी है, जिसका लक्ष्य 25 जून से पहले पूरा करना है, और साथ ही, 15 जून से पहले 2003-2025 की अवधि के सभी दस्तावेज़ों को स्कैन करना है।

एन लैक वार्ड के अधिकारी (बिन तान ज़िला, हो ची मिन्ह सिटी) पार्टी ब्लॉक की फ़ाइलों और दस्तावेज़ों की समीक्षा और संपादन कर रहे हैं। फोटो: वैन मिन्ह

कई ज़िलों, काउंटियों और थु डुक शहर ने सक्रिय रूप से दस्तावेज़ों की समीक्षा, संपादन और डिजिटलीकरण किया है। उदाहरण के लिए, बिन्ह तान ज़िले में, 2003 से 2018 तक की समीक्षा और आँकड़ों के आधार पर, संपादित फ़ाइलों और दस्तावेज़ों की संख्या 5,230 स्थायी फ़ाइलें हैं। वर्तमान में, ज़िला 2019 से वर्तमान तक के संग्रह को जारी रखने के लिए फ़ाइलों का तत्काल संपादन और स्कैनिंग कर रहा है ताकि ज़िले में राजनीतिक व्यवस्था और प्रशासनिक इकाइयों की संगठनात्मक व्यवस्था लागू करने के बाद उन्हें सौंपने की तैयारी की जा सके।

जिला 10 में, जिला जन समिति की अध्यक्ष सुश्री गुयेन थी थू हुआंग ने बताया कि जिले ने संपादित कागजी दस्तावेजों के संकलन और सूचीकरण, असंपादित दस्तावेजों के प्रारंभिक संपादन और नई इकाई को सौंपने की तैयारी के निर्देश दिए हैं। साथ ही, जिला इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों की समीक्षा करता है, डेटा को अलग करता है, उन्हें भंडारण उपकरणों में निकालता है, और हस्तांतरण के लिए डेटा की सुरक्षा और अखंडता सुनिश्चित करता है।

हनोई : केंद्रीकृत और परस्पर जुड़े डेटा को सुनिश्चित करना

हनोई में, नगर जन समिति ने "हनोई में एजेंसियों के केंद्रीकृत दस्तावेज़ों के डिजिटलीकरण से एक साझा डेटाबेस का निर्माण" परियोजना को मंजूरी दे दी है और हनोई लोक प्रशासन सेवा केंद्र को इस परियोजना के कार्यान्वयन की अध्यक्षता और व्यवस्था करने का दायित्व सौंपा है। यह परियोजना, पोलित ब्यूरो और सचिवालय द्वारा 28 फ़रवरी, 2025 को जारी निष्कर्ष संख्या 127-केएल/टीडब्ल्यू में प्रगति के अनुसार, जिला-स्तरीय प्रशासनिक गतिविधियों और कम्यून विलय के निलंबन के लिए फाइलों और दस्तावेज़ों को डिजिटल और पुनर्व्यवस्थित करने के लिए बनाई गई है। यह शोध कार्यान्वयन और राजनीतिक व्यवस्था के संगठन को पुनर्व्यवस्थित करने के प्रस्ताव पर आधारित है।

हनोई पीपुल्स कमेटी के कार्यालय प्रमुख श्री ट्रुओंग वियत डुंग के अनुसार, परियोजना कार्यान्वयन का लक्ष्य हनोई में पार्टी, सरकार और जन संगठनों के दस्तावेजों सहित एक साझा डेटाबेस बनाना है, जो केंद्रीकृत, परस्पर जुड़े, साझा और पुन: प्रयोज्य डेटा सुनिश्चित करता है। दूसरी ओर, इसका उद्देश्य कागज के रिकॉर्ड का उपयोग न करके, कृत्रिम बुद्धिमत्ता को एकीकृत करके और डेटा का आसानी से उपयोग और उपयोग करके प्रबंधन और प्रशासन की दक्षता, प्रभावशीलता और प्रदर्शन में सुधार करना है। वर्तमान में, हनोई में जिला और कम्यून स्तरों पर संपादित किए जाने वाले दस्तावेजों की अनुमानित मात्रा 68,860 मिलियन से अधिक है; जिला और कम्यून स्तरों पर डिजिटल किए जाने वाले दस्तावेजों की कुल संख्या 94 मिलियन ए4 पृष्ठों से अधिक है। यह एक बहुत बड़ी मात्रा है, इसलिए दस्तावेजों के डिजिटलीकरण को 2 चरणों में विभाजित किया गया है 2 कम्यून स्तर पर पार्टी और सरकार के दस्तावेजों को संपादित और डिजिटाइज़ करना है; 3 शहर स्तर पर पार्टी के दस्तावेजों को संपादित और डिजिटाइज़ करना है; 4 शहर स्तर पर सरकार के दस्तावेजों को संपादित और डिजिटाइज़ करना है; 5 जन संगठनों के दस्तावेजों को 3 स्तरों पर संपादित और डिजिटाइज़ करना है।

हनोई लोक प्रशासन सेवा केंद्र के निदेशक श्री कू न्गोक ट्रांग के अनुसार, अब से 30 जून तक, केंद्र प्राथमिकता 1 और 2 के कार्यान्वयन पर ध्यान केंद्रित करेगा; स्थायी भंडारण अवधि वाले दस्तावेज़ों का डिजिटलीकरण, वे दस्तावेज़ जिनका पार्टी और सरकार द्वारा ज़िला और कम्यून स्तर पर बार-बार पुन: उपयोग किया जाता है, जो अनुमानित रूप से कुल मात्रा का लगभग 25% और संपादित मात्रा का 5% है। डिजिटलीकृत दस्तावेज़ों की गुणवत्ता सुनिश्चित करने के लिए, नियमों के अनुसार, समय और बजट की बर्बादी से बचने के लिए डेटा को पुनः डिजिटल नहीं, बल्कि सिंक्रनाइज़ किया जाएगा।

एक आधुनिक प्रशासन के निर्माण की दिशा में

स्थानीय स्तर पर कार्यान्वयन के संदर्भ में, कुछ विशेषज्ञों और राष्ट्रीय सभा के प्रतिनिधियों (एनए प्रतिनिधियों) ने कहा कि अभिलेखों और दस्तावेजों का संपादन और डिजिटलीकरण न केवल एक तकनीकी कार्य है, बल्कि तंत्र के पुनर्गठन की प्रक्रिया में पारदर्शिता, सुरक्षा और दक्षता सुनिश्चित करने और लोगों व व्यवसायों के लिए सुविधा प्रदान करने का भी अर्थ रखता है। यह नए दौर में सामाजिक आवश्यकताओं की बेहतर पूर्ति के लिए एक आधुनिक प्रशासन के निर्माण की दिशा में भी एक महत्वपूर्ण कदम है।

वर्तमान संदर्भ में अभिलेखों के डिजिटलीकरण की महत्वपूर्ण भूमिका पर बल देते हुए, नेशनल असेंबली के डिप्टी गुयेन क्वांग हुआन ने जोर दिया कि जब प्रशासनिक इकाइयों का विलय होगा, तो प्रशासनिक सीमाएँ व्यापक होंगी, बुनियादी ढाँचे को पूरा होने में 5-10 साल लगेंगे, इसलिए शुरुआत में प्रशासनिक प्रक्रियाओं को करने के लिए यात्रा करना निश्चित रूप से कठिन होगा। इसलिए, यदि डिजिटल तकनीक का लाभ नहीं उठाया जाता है, तो लोगों को दस्तावेजों को संसाधित करने के लिए सार्वजनिक एजेंसियों के पास जाने की आवश्यकता बहुत असुविधा पैदा करेगी। उनके अनुसार, सभी अभिलेखों का डिजिटलीकरण करना, अपर्याप्तता को कम करने के लिए प्रशासनिक प्रक्रियाओं को नेटवर्क वातावरण पर रखना और डिजिटल सरकार और डिजिटल समाज को लागू करने के लिए एक आधार बनाना आवश्यक है। यह जल्दी और समकालिक रूप से किया जाना चाहिए, और केंद्र सरकार के निर्देशों का इंतजार नहीं करना चाहिए

इसके अलावा, अभिलेखों की समीक्षा और भंडारण की प्रक्रिया के दौरान, नेशनल असेंबली के डिप्टी फाम वान होआ ने कहा कि स्थानीय पार्टी समितियों और अधिकारियों को अभिलेखों के खोने, गलत जगह रखने या जानबूझकर नष्ट करने से बचने के लिए पूरी तरह से निर्देश, निरीक्षण और याद दिलाना चाहिए। नेशनल असेंबली के डिप्टी फाम वान होआ ने कहा, "अगर हम सावधान नहीं रहे और अभिलेख खो गए, तो इसका असर न केवल राज्य एजेंसियों पर पड़ेगा, बल्कि लोगों और व्यवसायों पर भी बहुत बुरा पड़ेगा। इसलिए, इस समय, अभिलेखों के खो जाने, गलत जगह पर रखे जाने या अवैध रूप से नष्ट किए जाने की स्थिति में संगठनों, इकाइयों, व्यक्तियों और नेताओं की विशिष्ट ज़िम्मेदारियों को स्पष्ट रूप से परिभाषित करना आवश्यक है।"

हो ची मिन्ह सिटी में राजनीतिक व्यवस्था के पुनर्गठन के पहले, उसके दौरान और उसके पूरा होने के बाद दस्तावेज़ और अभिलेखीय कार्य को सुचारू और निरंतर सुनिश्चित करने और सुरक्षित दस्तावेज़ प्रबंधन सुनिश्चित करने के लिए, हो ची मिन्ह सिटी पीपुल्स कमेटी ने निर्देश 04 जारी किया। निर्देश में स्पष्ट रूप से कहा गया है: शहर, थू डुक सिटी, जिलों और काउंटी के विभागों, शाखाओं और क्षेत्रों के प्रमुखों को शहर में राजनीतिक व्यवस्था के पुनर्गठन की प्रक्रिया में दस्तावेज़ और अभिलेखीय कार्य के प्रबंधन को मजबूत करने के लिए कई जरूरी कार्यों के कार्यान्वयन को तत्काल निर्देशित करने की आवश्यकता है।

सभ्यता - फान थाओ - राष्ट्रीय दिवस

स्रोत: https://www.sggp.org.vn/khan-truong-so-hoa-ho-so-khi-sap-xep-don-vi-hanh-chinh-post799633.html