राजनीतिक प्रणाली के तंत्र को पुनर्गठित करने की प्रक्रिया में दस्तावेज़ और अभिलेखीय कार्य के प्रबंधन को मजबूत करना।

दस्तावेजों और दस्तावेज डेटाबेस को अवैध रूप से रखना, स्थानांतरित करना या नष्ट करना सख्त मना है; तंत्र को पुनर्गठित करने की प्रक्रिया के दौरान दस्तावेजों और दस्तावेज डेटाबेस को नुकसान पहुंचाने या खोने की अनुमति नहीं है।

उदाहरणात्मक फ़ोटो. स्रोत: VNA

19 मार्च, 2025 को गृह मंत्रालय ने पोलित ब्यूरो के निष्कर्ष संख्या 127-केएल/टीडब्ल्यू के अनुसार राजनीतिक प्रणाली के तंत्र को पुनर्गठित करने की प्रक्रिया में दस्तावेज़ और अभिलेखीय कार्य के प्रबंधन को मजबूत करने पर प्रांतों और केंद्र द्वारा संचालित शहरों की पीपुल्स कमेटियों को आधिकारिक प्रेषण संख्या 414/बीएनवी-वीटीएलटीएनएन जारी किया।

दस्तावेजों और दस्तावेज डेटाबेस को अवैध रूप से रखना, स्थानांतरित करना या नष्ट करना सख्त वर्जित है।

सुचारू और निरंतर दस्तावेज़ और अभिलेखीय कार्य सुनिश्चित करने के लिए, अनुसंधान को लागू करने और राजनीतिक प्रणाली को पुनर्गठित करने के लिए जारी रखने के प्रस्ताव पर पोलित ब्यूरो और सचिवालय के 28 फरवरी, 2025 के निष्कर्ष संख्या 127-केएल/टीडब्ल्यू के अनुसार राजनीतिक प्रणाली के पुनर्गठन को पूरा करने से पहले, उसके दौरान और बाद में दस्तावेजों के सुरक्षित प्रबंधन को सुनिश्चित करने के लिए, दस्तावेजों और अभिलेखागार के राज्य प्रबंधन की जिम्मेदारी निभाते हुए, गृह मंत्रालय प्रांत या केंद्र द्वारा संचालित शहर की पीपुल्स कमेटी के अध्यक्ष से अनुरोध करता है कि वे स्थानीय सरकार के तंत्र को पुनर्गठित करने की प्रक्रिया में दस्तावेज़ और अभिलेखीय कार्य के प्रबंधन को मजबूत करने के लिए कई जरूरी कार्यों के कार्यान्वयन को तत्काल निर्देशित करें:

सबसे पहले, दस्तावेजों और अभिलेखागारों पर कानूनी विनियमों का उचित और पूर्ण रूप से पालन करें, तथा निम्नलिखित आवश्यकताओं को पूरा करें:

सबसे पहले, एजेंसियों और संगठनों की गतिविधियों के दौरान बनाए गए सभी दस्तावेजों और दस्तावेज़ डेटाबेस को प्रत्येक संग्रह के अनुसार केंद्रीय रूप से, समान रूप से और सुरक्षित रूप से प्रबंधित किया जाना चाहिए; किसी भी एजेंसी या संगठन के दस्तावेजों और दस्तावेज़ डेटाबेस को उस एजेंसी या संगठन के संग्रह के अनुसार गिना और एकत्र किया जाना चाहिए।

दूसरा, एजेंसी या संगठन को परिचालन समाप्ति की तिथि से अपने अभिलेखागार बंद कर देने चाहिए। एजेंसी या संगठन, विलय या परिचालन समाप्ति पर सक्षम प्राधिकारी के निर्णय के प्रभावी होने की तिथि से अपने प्राधिकार के तहत प्रशासनिक दस्तावेज़ जारी नहीं करेगा।

तीसरा, संगठनात्मक व्यवस्था से पहले और उसके दौरान, दस्तावेजों और डेटाबेस को व्यवस्था से पहले प्रशासनिक इकाई के प्रांतीय ऐतिहासिक अभिलेखागार और एजेंसी अभिलेखागार (या वह स्थान जहां उन्हें संरक्षित किया जा रहा है) के अभिलेखागार में संरक्षित किया जाना जारी रहना चाहिए।

चौथा, दस्तावेजों और दस्तावेज़ डेटाबेस को अवैध रूप से रखना, स्थानांतरित करना या नष्ट करना सख्त मना है; तंत्र को पुनर्गठित करने की प्रक्रिया के दौरान दस्तावेजों और दस्तावेज़ डेटाबेस को नुकसान पहुंचाने या खोने की अनुमति नहीं है।

दूसरा, प्रांतीय ऐतिहासिक अभिलेखागार एजेंसियों, संगठनों और प्रशासनिक इकाइयों के प्रमुखों के साथ समन्वय स्थापित करने और उन्हें प्राप्त करने के लिए जिम्मेदार हैं, ताकि प्रांत में सभी अभिलेखीय दस्तावेजों और दस्तावेज़ डेटाबेस को साइट पर संरक्षित या अस्थायी रूप से संरक्षित किया जा सके और संगठनात्मक व्यवस्था के बाद नई एजेंसियों, संगठनों और प्रशासनिक इकाइयों को उनके प्रबंधन प्राधिकरण के अनुसार दस्तावेज सौंपे जा सकें।

तीसरा, संगठनात्मक व्यवस्था के बाद दस्तावेजों और दस्तावेज़ डेटाबेस का हस्तांतरण अभिलेखीय प्रबंधन प्राधिकरण पर कानून के प्रावधानों के अनुसार किया जाता है।

चौथा, सार्वजनिक सेवा के लिए मुहरों और डिजिटल हस्ताक्षर प्रमाणपत्रों के प्रबंधन और उपयोग पर कानूनी नियमों को सख्ती से लागू करना; राज्य के रहस्यों की रक्षा करना और सांख्यिकीय कार्य करते समय सूचना, दस्तावेजों और डेटा की सुरक्षा सुनिश्चित करना, पैकेजिंग करना, सौंपना, संरक्षित करना और तंत्र को पुनर्गठित करने की प्रक्रिया में उनका उपयोग करना।

नई एजेंसियों और संगठनों के दस्तावेजों, अभिलेखों और पाठ प्रतीकों के लिए पहचान कोड की सूची को विनियमित करने वाले दस्तावेज जारी करना

प्रांतों और केन्द्र द्वारा संचालित शहरों की जन समितियों के लिए, गृह मंत्रालय यह सिफारिश करता है कि प्रांतीय जन समिति के अध्यक्ष कर्तव्यों और शक्तियों के दायरे में स्थानीय स्तर पर अभिलेखागार के राज्य प्रबंधन को लागू करने में प्रमुख के रूप में जिम्मेदार होंगे; तंत्र के पुनर्गठन की पूरी प्रक्रिया के दौरान कानून के प्रावधानों के अनुसार उनके प्रबंधन प्राधिकरण के तहत दस्तावेजों और दस्तावेज़ डेटाबेस की सुरक्षा सुनिश्चित करेंगे।

दस्तावेज़ और अभिलेखीय कार्य के राज्य प्रबंधन को मजबूत करने पर प्रांतीय पीपुल्स कमेटी के अध्यक्ष के निर्देश को तत्काल जारी करें।

परियोजना में प्रांतीय स्तर पर राज्य के ऐतिहासिक अभिलेखागार को पुनर्गठित करने के लिए एक योजना विकसित करना, सभी स्तरों पर प्रशासनिक इकाइयों को पुनर्व्यवस्थित और पुनर्गठित करना तथा दो-स्तरीय स्थानीय सरकार संगठन मॉडल का निर्माण करना, इसे मूल्यांकन और कार्यान्वयन के लिए सक्षम प्राधिकारियों को प्रस्तुत करना।

संगठनात्मक व्यवस्था पूरी करने के तुरंत बाद, निम्नलिखित कार्यों को तुरंत निष्पादित करना आवश्यक है:

सबसे पहले, प्रबंधन के अंतर्गत नई एजेंसियों और संगठनों के दस्तावेजों, अभिलेखों और पाठ प्रतीकों के लिए पहचान कोड की सूची को विनियमित करने वाला एक दस्तावेज जारी करें।

दूसरा, नई एजेंसियों और संगठनों के प्रमुखों को उनके प्रबंधन प्राधिकरण के अंतर्गत दस्तावेज और डेटाबेस प्राप्त करने का निर्देश दिया जाए; नई जमीनी स्तर की प्रशासनिक इकाइयों के प्रमुखों को प्रांतीय ऐतिहासिक अभिलेखागार द्वारा अस्थायी रूप से प्रबंधित प्रबंधन क्षेत्र के कमरों और गोदामों में दस्तावेज प्राप्त करने का निर्देश दिया जाए।

तीसरा, प्रणाली का प्रबंधन और संचालन करने वाली इकाई को निर्देश देना कि वह अपने प्रबंधन के तहत एजेंसियों और संगठनों के दस्तावेज़ जारी करने और कार्य निपटान गतिविधियों की निरंतरता सुनिश्चित करने के लिए तकनीकी समाधान लागू करे।

चौथा, पहले से संकलित दस्तावेजों के लिए व्यावसायिक संचालन का प्रबंधन और प्रसंस्करण करने हेतु परियोजनाओं और योजनाओं के विकास का निर्देशन करना।

पांचवां, संगठनात्मक व्यवस्था से पहले, उसके दौरान और बाद में लिपिकीय और अभिलेखीय कार्यों को सुरक्षित और सुचारू रूप से निष्पादित करने के लिए संसाधन सुनिश्चित करें।

छठा, गृह मंत्रालय को कार्यान्वयन की स्थिति की रिपोर्ट दें ताकि गृह मंत्रालय उसका संश्लेषण कर सरकार को रिपोर्ट कर सके।

दस्तावेज़ और अभिलेखीय कार्य के प्रबंधन को सुदृढ़ करने पर प्रांतीय जन समिति के अध्यक्ष के निर्देश को लागू करने के लिए योजना जारी करना

गृह मामलों के विभाग के लिए, प्रांतीय जन समिति के अध्यक्ष को स्थानीय राजनीतिक प्रणाली के तंत्र को पुनर्गठित करने की प्रक्रिया में दस्तावेज़ और अभिलेखीय कार्य के प्रबंधन को मजबूत करने के लिए एक निर्देश जारी करने की सलाह दें।

स्थानीय राजनीतिक प्रणाली के तंत्र को पुनर्गठित करने की प्रक्रिया में दस्तावेज़ और अभिलेखीय कार्य के प्रबंधन को मजबूत करने पर प्रांतीय पीपुल्स कमेटी के अध्यक्ष के निर्देश को लागू करने के लिए एक योजना जारी करें।

प्रांतीय ऐतिहासिक अभिलेखागार, एजेंसियों, संगठनों और इकाइयों के लिए कार्य समूहों को संगठित करने के लिए अधिकारियों को नियुक्त करता है, ताकि दस्तावेजों को प्राप्त किया जा सके, साइट पर उनके संरक्षण का समन्वय किया जा सके, और सिस्टम पर दस्तावेज़ डेटाबेस को सीमित किया जा सके।

प्रांतीय ऐतिहासिक अभिलेखागार को निर्देश दें कि वे स्थायी रूप से संरक्षित अभिलेखों को एकत्रित करने के लिए सक्रिय रूप से कदम उठाएं, जिन्हें उन एजेंसियों और संगठनों द्वारा पूरी तरह से संपादित किया गया है जो प्रांतीय ऐतिहासिक अभिलेखागार को प्रस्तुत दस्तावेजों के स्रोत हैं।

प्रांतीय जन समिति के अध्यक्ष को सलाह दी जाए कि वे कमरों और गोदामों में दस्तावेजों और दस्तावेज डेटाबेस की सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए पर्याप्त संसाधनों की व्यवस्था करें, जिन्हें प्रांतीय ऐतिहासिक अभिलेखागार द्वारा पुष्टि और सील कर दिया गया है, जब तक कि उन्हें तंत्र के पुनर्गठन के बाद जिम्मेदार प्रबंधन एजेंसी या संगठन को नहीं सौंप दिया जाता है।

संगठनात्मक व्यवस्था पूरी करने के तुरंत बाद, निम्नलिखित कार्यों को तुरंत निष्पादित करना आवश्यक है:

प्रांतीय जन समिति के अध्यक्ष को सलाह दी जाए कि वे अपने प्रबंधन क्षेत्र के अंतर्गत तंत्र के पुनर्गठन के बाद गठित एजेंसियों और संगठनों के दस्तावेजों, अभिलेखों और पाठ प्रतीकों के लिए पहचान कोड की सूची शीघ्र जारी करें।

तंत्र को पुनर्गठित करने से पहले एजेंसियों और संगठनों के दस्तावेजों के प्रबंधन और प्रसंस्करण के लिए प्रांतीय पीपुल्स समिति को योजनाएं और परियोजनाएं प्रस्तुत करें।

सिस्टम प्रबंधन और संचालन इकाई के साथ समन्वय स्थापित कर हैंडओवर योजना विकसित करना, सिस्टम में दस्तावेजों और दस्तावेज़ डेटाबेस को एकीकृत करना।

यदि आवश्यक हो, तो संगठनात्मक संरचना की व्यवस्था करने से पहले संकलित किए गए दस्तावेज़ ब्लॉक और दस्तावेज़ डेटाबेस के प्रबंधन और प्रसंस्करण योजना पर राज्य अभिलेख और अभिलेखागार विभाग से परामर्श करें।

संगठनात्मक पुनर्गठन से पहले, उसके दौरान और बाद में दस्तावेजों और अभिलेखों के बारे में एजेंसियों, संगठनों और व्यक्तियों के प्रश्नों का नियमित रूप से मार्गदर्शन और उत्तर देना।

तंत्र को पुनर्गठित करने से पहले एजेंसियों और संगठनों के दस्तावेजों और दस्तावेज़ डेटाबेस के हस्तांतरण की पुष्टि करें

प्रांतीय ऐतिहासिक अभिलेखागारों के लिए, गृह मंत्रालय कागजी दस्तावेजों और अन्य सूचना वाहकों (यदि कोई हो) पर दस्तावेजों की गिनती, व्यवस्था, पैकेजिंग, सीलिंग, मात्रा और स्थिति की पुष्टि, और एजेंसियों और संगठनों के दस्तावेजों के ऑन-साइट संरक्षण या अस्थायी केंद्रीकृत संरक्षण को प्राप्त करने और समन्वय करने के लिए अधिकारियों की व्यवस्था करने की सिफारिश करता है।

डिजिटल दस्तावेजों की संख्या निर्धारित करने और प्रत्येक एजेंसी, संगठन और प्रशासनिक इकाई के सिस्टम पर दस्तावेज़ डेटाबेस को सीमित करने के लिए सिस्टम की प्रबंधन और संचालन इकाई के साथ समन्वय करना।

प्रांतीय ऐतिहासिक अभिलेखागार में वर्तमान में संरक्षित किए जा रहे सभी दस्तावेजों और दस्तावेज डेटाबेस की सूची बनाएं; संगठनात्मक संरचना के पुनर्गठन के बाद दस्तावेजों और दस्तावेज डेटाबेस को सक्षम एजेंसियों और संगठनों को सौंपे जाने तक प्रांतीय ऐतिहासिक अभिलेखागार में दस्तावेजों और दस्तावेज डेटाबेस की सुरक्षा, अखंडता और उपयोगिता सुनिश्चित करना जारी रखें।

दस्तावेजों की मात्रा, स्थिति, दस्तावेज डेटाबेस का संश्लेषण करना तथा गृह मंत्रालय को रिपोर्ट करने के लिए गृह विभाग को रिपोर्ट करना।

संगठनात्मक व्यवस्था पूरी करने के तुरंत बाद, निम्नलिखित कार्यों को तुरंत निष्पादित करना आवश्यक है:

फोकल प्वाइंट संगठनात्मक व्यवस्था से पहले एजेंसियों और संगठनों के दस्तावेजों और दस्तावेज डेटाबेस को संगठनात्मक व्यवस्था के बाद सक्षम प्रबंधन एजेंसी या संगठन को सौंपने की व्यवस्था और पुष्टि करता है।

गृह मंत्रालय को सलाह देना कि वह दस्तावेज ब्लॉक और दस्तावेज डाटाबेस के लिए व्यावसायिक परिचालनों का प्रबंधन और संचालन करने के लिए योजनाएं और परियोजनाएं विकसित करे, जिसे एजेंसी या संगठन द्वारा तंत्र को पुनर्गठित करने से पहले सांख्यिकीय रूप से संकलित किया गया है।

तंत्र को पुनर्गठित करने से पहले संकलित दस्तावेजों और डेटाबेस का प्रबंधन और प्रसंस्करण करने के लिए परियोजनाओं और योजनाओं के कार्यान्वयन को व्यवस्थित करने के लिए प्रासंगिक एजेंसियों और संगठनों के साथ समन्वय करना।
प्रांतीय ऐतिहासिक अभिलेखागार में प्रस्तुत दस्तावेजों के स्रोत एजेंसियों और संगठनों द्वारा पहले से ही पूरी तरह से संपादित की जा चुकी स्थायी संरक्षण अवधि वाली फाइलों का संग्रह। यदि कोई विशेष अभिलेखागार नहीं है, तो प्रांतीय ऐतिहासिक अभिलेखागार, गृह विभाग को उपकरणों के पुनर्गठन की प्रक्रिया के दौरान एकत्रित दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए कमरों और गोदामों की व्यवस्था करने का सुझाव देगा।

दस्तावेजों के जारी करने और प्राप्ति को सुनिश्चित करने के लिए सिस्टम पर संगठनों, नेताओं और सचिवों के नए खाते खोलने या पुनः खोलने के लिए पंजीकरण करें।

एजेंसियों, संगठनों और प्रशासनिक इकाइयों के प्रमुखों के लिए, गृह मंत्रालय ने एजेंसियों, संगठनों के प्रमुखों और जिला और कम्यून स्तर पर जन समितियों के अध्यक्षों से अपेक्षा की है कि वे तंत्र के पुनर्गठन की प्रक्रिया के दौरान कानून के प्रावधानों के अनुसार अपने प्रबंधन प्राधिकरण के तहत दस्तावेजों और दस्तावेज़ डेटाबेस की सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए जिम्मेदार होंगे, जब तक कि तंत्र के पुनर्गठन के बाद दस्तावेजों और दस्तावेज़ डेटाबेस को प्रांतीय ऐतिहासिक अभिलेखागार और सक्षम एजेंसियों और संगठनों को नहीं सौंप दिया जाता।

इकाइयों और व्यक्तियों को पूर्ण हो चुके कार्य के अभिलेखों और दस्तावेजों तथा अपूर्ण कार्य के अभिलेखों और दस्तावेजों को संकलित और पैकेज करने का निर्देश देना (प्रत्येक इकाई के अपूर्ण कार्य की सूची बनाना)।

एजेंसी या संगठन के अधूरे कार्यों की सूची बनाने और उसे संकलित करने के लिए इकाइयों और व्यक्तियों को नियुक्त करें; फाइलों और दस्तावेजों को संलग्न करें, अलग से पैक करें और एजेंसी के अभिलेखागार में जमा करने के लिए एकत्र करें।

सांख्यिकीय एजेंसी के अभिलेखागार को निर्देशित करना, अभिलेखागार में दस्तावेज़ों को पैक करना और इकाइयों व व्यक्तियों को अभिलेखागार में अप्राप्त फ़ाइलों व दस्तावेज़ों को संकलित व पैक करने के लिए मार्गदर्शन करना; इकाइयों व व्यक्तियों से फ़ाइलें व दस्तावेज़ प्राप्त करना और उन्हें अभिलेखागार तथा केंद्रीकृत भंडारण कक्षों व गोदामों में एकत्रित करना। अधूरे कार्यों के बारे में फ़ाइलों व दस्तावेज़ों पर ध्यान देना, उन्हें अलग से एकत्रित करना और उनके लिए स्पष्ट नोट्स बनाना आवश्यक है।

दस्तावेजों की सुरक्षा और सुरक्षित संरक्षण के लिए आवश्यक गोदामों, उपकरणों और मानव संसाधनों की व्यवस्था करें, जब तक कि उन्हें उपकरणों को पुनर्गठित करने के बाद प्रबंधन के लिए सक्षम प्राधिकारी या संगठन को नहीं सौंप दिया जाता।

सांख्यिकीय प्रणाली का प्रबंधन और संचालन करने वाली इकाई को निर्देश देना कि वह पूर्ण और अपूर्ण कार्य के दस्तावेजों और दस्तावेज डेटाबेस की संख्या की पुष्टि करे; सिस्टम पर डेटा को सीमांकित करें या इसे भंडारण उपकरणों में निकालें और तंत्र के पुनर्गठन के बाद प्रांतीय ऐतिहासिक अभिलेखागार या सक्षम एजेंसियों और संगठनों को सौंपने तक दस्तावेजों और डेटाबेस की सुरक्षा और अखंडता सुनिश्चित करें।

जिला जन समिति के अध्यक्ष गृह विभाग को जिला जन समिति के अधीन विशेष एजेंसियों के दस्तावेजों को एकत्रित करने और केंद्रीय रूप से संरक्षित करने के लिए गोदामों और आवश्यक उपकरणों की व्यवस्था पर सलाह देने का कार्य सौंपते हैं; संगठनात्मक व्यवस्था के बाद सक्षम प्रबंधन एजेंसी या संगठन को सौंपे जाने तक दस्तावेजों की सुरक्षा की रक्षा के लिए बलों की व्यवस्था करते हैं।

संगठनात्मक व्यवस्था पूरी करने के तुरंत बाद, नई एजेंसी, संगठन या प्रशासनिक इकाई के प्रमुख को तुरंत निर्देश देने की आवश्यकता है:

दस्तावेजों के जारी करने और प्राप्ति को सुनिश्चित करने के लिए सिस्टम पर संगठनों, नेताओं और सचिवों के नए खाते खोलने या पुनः खोलने के लिए पंजीकरण करें; विनियमों के अनुसार विशेष सार्वजनिक सेवा के लिए मुहर और डिजिटल हस्ताक्षर प्रमाण पत्र जारी करने के लिए पंजीकरण करें।

प्रांतीय ऐतिहासिक अभिलेखागार, प्रणाली प्रबंधन और संचालन इकाई तथा संबंधित इकाइयों और व्यक्तियों के साथ समन्वय स्थापित करना, ताकि आगे के समाधान के लिए उनके प्रबंधन प्राधिकरण के अंतर्गत अधूरे कार्यों पर दस्तावेज और दस्तावेज डेटाबेस प्राप्त किए जा सकें।

दस्तावेजों, प्रबंधन प्राधिकरण के अंतर्गत दस्तावेज डेटाबेस और प्रबंधन क्षेत्र में कमरों और गोदामों में दस्तावेजों को प्राप्त करना; दस्तावेजों के उस ब्लॉक के लिए व्यवसाय प्रसंस्करण योजना विकसित करने के लिए ऐतिहासिक अभिलेखागार के साथ समन्वय करना।

दस्तावेजों की गणना करना, उन्हें सील करना तथा एजेंसी के अभिलेखागार और गोदामों में सुरक्षित रूप से संग्रहीत करना।

एजेंसी अभिलेखागार के लिए, एजेंसी अभिलेखागार विभाग या एजेंसी, संगठन या इकाई में अभिलेखागार के लिए नियुक्त व्यक्ति निम्नलिखित कार्य करेगा:

इकाइयों और व्यक्तियों को निर्देश दें कि वे फाइलों और दस्तावेजों को संकलित और पैकेज करें तथा उन्हें पहले से ही केंद्रीकृत भंडारण कक्षों और गोदामों में सौंप दें; इकाइयों और व्यक्तियों से प्राप्त दस्तावेजों को सुरक्षित रूप से संरक्षित करने के लिए गोदाम और आवश्यक परिस्थितियां तैयार करें।

दस्तावेजों को गिनना, सील करना और एजेंसी या संगठन के कार्यालय या अभिलेखागार में सुरक्षित रूप से संरक्षित करना, जब तक कि संगठनात्मक संरचना के पुनर्गठन के बाद दस्तावेजों को प्रांतीय ऐतिहासिक अभिलेखागार या सक्षम एजेंसी या संगठन को नहीं सौंप दिया जाता।

प्रणाली में एजेंसियों और संगठनों के दस्तावेजों और दस्तावेज़ डेटाबेस की संख्या की पुष्टि करने के लिए सांख्यिकीय प्रणाली की प्रबंधन और संचालन इकाई के साथ समन्वय करना।

सूची के अनुसार अधूरे कार्य की फाइलें और दस्तावेज प्राप्त करें और अलग से संग्रहीत करें।

ऐतिहासिक अभिलेखागार में प्रस्तुत करने के लिए पहले से पूर्ण और स्थायी रूप से संरक्षित अभिलेखों को अलग से पैकेज में प्रस्तुत या संकलित करें।

पैकेज किए गए दस्तावेज़ और अधूरे कार्यों की सूची उनकी मूल स्थिति में प्रस्तुत करें।

सिविल सेवकों, सार्वजनिक कर्मचारियों और श्रमिकों के लिए, पूर्ण हो चुके कार्य के अभिलेखों और दस्तावेजों तथा अपूर्ण कार्य के अभिलेखों और दस्तावेजों को संकलित और पैकेज करना आवश्यक है; अपूर्ण कार्य के लिए, एक सूची बनाना और स्पष्ट रूप से बताना आवश्यक है: कार्य का नाम; इसे संभालने के लिए नियुक्त व्यक्ति का नाम; मौजूदा दस्तावेजों और सामग्रियों की संख्या; निपटान की समय सीमा (यदि कोई हो)।

सिस्टम पर पूर्ण किए गए कार्य के अभिलेखों और दस्तावेजों तथा अपूर्ण कार्य के अभिलेखों और दस्तावेजों के आंकड़े रखना; सिस्टम पर कार्य अभिलेखों की सूची या अपूर्ण कार्य के दस्तावेजों की सूची बनाना।

दस्तावेजों और फाइलों का मूल पैकेज और सिस्टम पर अधूरे कार्यों की सूची एजेंसी या इकाई अभिलेखागार, या तंत्र को पुनर्गठित करने की प्रक्रिया के दौरान दस्तावेजों को एकत्र करने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति को प्रस्तुत करें।

संगठनात्मक व्यवस्था पूरी करने के तुरंत बाद, एजेंसी अभिलेखागार और सिस्टम का प्रबंधन और संचालन करने वाली इकाई के साथ समन्वय करना आवश्यक है, ताकि अधूरे कार्य के रिकॉर्ड और दस्तावेजों को उस इकाई या व्यक्ति को सौंप दिया जाए जो इसे जारी रखने के लिए जिम्मेदार है।

संगठनात्मक पुनर्गठन पर निर्णय होने के तुरंत बाद परिचालन बंद करने वाली एजेंसियों और संगठनों के संगठनों और व्यक्तियों के खाते बंद करना।

जहां तक ​​प्रणाली का प्रबंधन और संचालन करने वाली इकाई का सवाल है, गृह मंत्रालय को एजेंसी, संगठन और व्यक्ति के प्रत्येक खाते के अनुसार प्रणाली में दस्तावेजों और दस्तावेज डेटाबेस के दायरे की पहचान और सीमांकन करने की आवश्यकता है; जिसमें इकाइयों और व्यक्तियों के अधूरे कार्य की सूची के आधार पर, डेटा का दायरा निर्धारित करना और अधूरे कार्य वाले संगठनों और व्यक्तियों के खातों की सूची बनाना; निर्देश मिलने पर हैंडओवर योजना तैयार करना।

वर्तमान में सिस्टम में प्रयुक्त दस्तावेज़ पहचान कोड, फ़ाइल कोड और दस्तावेज़ प्रतीकों की प्रणाली को एकत्रित करना और प्रांतीय पीपुल्स कमेटी तथा गृह मामलों के विभाग को रिपोर्ट करना, ताकि दोहराव से बचते हुए, एकीकृत, समकालिक तरीके से तंत्र को पुनर्गठित करने के बाद एजेंसियों और संगठनों के दस्तावेज़ पहचान कोड, फ़ाइल कोड और दस्तावेज़ प्रतीकों को निर्धारित करने के लिए आधार के रूप में कार्य किया जा सके।

संगठनात्मक व्यवस्था पूरी करने के तुरंत बाद, निम्नलिखित कार्यों को तुरंत निष्पादित करना आवश्यक है:

संगठनात्मक पुनर्गठन पर निर्णय होने के तुरंत बाद परिचालन बंद करने वाली एजेंसियों और संगठनों के संगठनों और व्यक्तियों के खाते बंद करना।

प्रणाली का सुचारू रूप से संचालन सुनिश्चित करने के लिए नई एजेंसियों और संगठनों के दस्तावेज़ पहचान कोड, फ़ाइल कोड और पाठ प्रतीकों की प्रणाली को अद्यतन करें।

नई एजेंसियों, संगठनों और व्यक्तियों के लिए खाते खोलें, तथा पहले से संबंधित दस्तावेजों और दस्तावेज़ डेटाबेस के साथ कनेक्शन सुनिश्चित करें ताकि सिस्टम पर कार्य प्रक्रिया में कोई रुकावट न आए।
निष्क्रिय एजेंसियों, संगठनों और इकाइयों के दस्तावेजों और दस्तावेज डेटाबेस को निकालना और पैकेज करना तथा तंत्र के पुनर्गठन के बाद उन्हें प्रांतीय ऐतिहासिक अभिलेखागार या सक्षम एजेंसियों और संगठनों को सौंपना।

तंत्र के पुनर्गठन की प्रक्रिया के दौरान एजेंसियों, संगठनों और व्यक्तियों की तत्काल आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए सिस्टम में दस्तावेजों और दस्तावेज़ डेटाबेस का उपयोग करने की योजना बनाएं।
कृपया संलग्न फ़ाइल में आधिकारिक डिस्पैच संख्या 414/BNV-VTLTNN का पूरा पाठ देखें:

स्रोत: https://moha.gov.vn/tintuc/Pages/danh-sach-tin-noi-bat.aspx?ItemID=56987