A közigazgatási egységek rendszerezésekor sürgősen digitalizálja az iratokat

Július 1-jétől az egész országban kétszintű önkormányzati rendszer működik. Fogy az idő, ezért Ho Si Minh-város és Hanoi települései az emberi erőforrásokra összpontosítanak, sürgősen szerkesztik az iratokat, digitalizálják a dokumentumokat, valamint rendszerezik és archiválják azokat, hogy a közigazgatási egységek szervezésének munkáját szolgálják.

Ho Si Minh-város: Proaktív digitalizálás és határidőre történő szállítás

Az SGGP újságírói szerint az elmúlt napokban Ho Si Minh-város számos kerülete és járása sürgősen intézkedett, és megbízta a tisztviselőket és a köztisztviselőket az iratok és dokumentumok előírásoknak megfelelő tárolásának előkészítésével és szerkesztésével.

A 14. kerület (10. kerület) Népi Bizottságában a proaktív korai megvalósítási időszakot követően befejeződött az iratok digitalizálást és egy modern archívum kiépítését szolgáló javítása. Ha Tuan Phuong úr, a 14. kerület Népi Bizottságának elnöke szerint a kerület proaktívan minden évben elvégzi az iratok és dokumentumok javítását és digitalizálását. A 2025 elejétől napjainkig keletkezett iratok és dokumentumok esetében a kerület továbbra is folytatja a javítást és digitalizálást. Jelenleg a kerület archívuma közel 60 négyzetméter széles, több mint 156 méternyi dokumentumpolcot tartalmaz (egy méternyi dokumentumpolc 1 méter hosszú, függőlegesen, egymáshoz közel elrendezett dokumentumokat jelent a polcon - PV), amelyeket 1971-től napjainkig javítottak.

Hasonlóképpen, An Lac kerületben (Binh Tan kerület) sürgősen folyamatban van a pártblokkok digitalizáláshoz és archiváláshoz szükséges dokumentumainak szerkesztése. Tran Thi Thu Huong asszony, az An Lac kerület pártbizottságának állandó titkárhelyettese elmondta, hogy a kerület 2003 és 2020 májusa között 760 állandó és 201 ideiglenes dokumentum szerkesztését fejezte be, és 2020 júniusától napjainkig folytatja a mintegy 12 méter hosszú dokumentumpolc szerkesztését azzal a céllal, hogy június 25-ig befejezze, és ezzel egyidejűleg június 15-ig beszkennelje a 2003 és 2025 közötti időszakból származó összes dokumentumot.

Egy Lac kerületi tisztviselők (Binh Tan kerület, Ho Si Minh-város) a pártblokk aktáit és dokumentumait nézik át és szerkesztik. Fotó: VAN MINH

Számos kerület, megye és Thu Duc város proaktívan felülvizsgálta, szerkesztette és digitalizálta a dokumentumokat. Például Binh Tan kerületben a 2003 és 2018 közötti áttekintés és statisztikák alapján a szerkesztett fájlok és dokumentumok száma 5230 állandó fájl. Jelenleg a kerület sürgősen szerkeszti és szkenneli a fájlokat, hogy 2019-től napjainkig folytathassa az archiválást, és felkészülhessen az átadásra, miután a kerület politikai rendszerének és közigazgatási egységeinek szervezeti átalakítása megtörtént.

A 10. kerületben Nguyen Thi Thu Huong asszony, a kerületi Népi Bizottság elnöke elmondta, hogy a kerület irányította a szerkesztett papír alapú dokumentumok összeállítását és listázását, a szerkesztetlen dokumentumok előzetes szerkesztését, valamint az új egységnek való átadásra való előkészítését. Ezzel egyidejűleg a kerület áttekinti az elektronikus dokumentumokat, elkülöníti az adatokat, kinyeri azokat tárolóeszközökre, és biztosítja az adatok biztonságát és integritását az átadáshoz.

Hanoi : Központosított és összekapcsolt adatok biztosítása

Hanoiban a Városi Népi Bizottság jóváhagyta a „Megosztott adatbázis létrehozása a hanoi ügynökségek központosított dokumentumainak digitalizálásából” című projektet, és megbízta a Hanoi Közigazgatási Szolgáltató Központot a projekt megvalósításának lebonyolításával és megszervezésével. A projekt célja az iratok és dokumentumok digitalizálása és átrendezése a kerületi szintű közigazgatási tevékenységek és a község-egyesítések felfüggesztésének elősegítése érdekében, a Politikai Bizottság és a Titkárság 2025. február 28-i 127-KL/TW számú, a kutatások végrehajtásáról és a politikai rendszer szervezésének folytatására irányuló javaslatról szóló határozatában foglaltak szerint.

Truong Viet Dung úr, a Hanoi Népi Bizottság hivatalvezetője szerint a projekt megvalósításának célja egy közös adatbázis létrehozása, amely magában foglalja a hanoi párt-, kormányzati és tömegszervezetek dokumentumait, biztosítva a központosított, összekapcsolt, megosztott és újrafelhasználható adatokat. Másrészt célja a menedzsment és az adminisztráció hatékonyságának, eredményességének és teljesítményének javítása a papíralapú nyilvántartások elhagyásával, a mesterséges intelligencia integrálásával, valamint az adatok egyszerű kihasználásával és felhasználásával. Jelenleg a Hanoiban kerületi és községi szinten szerkesztendő dokumentumok becsült mennyisége meghaladja a 68 860 milliót; a kerületi és községi szinten digitalizálandó dokumentumok teljes száma meghaladja a 94 millió A4-es oldalt. Ez egy nagyon nagy mennyiség, ezért a dokumentumok digitalizálása két szakaszra oszlik. Az 1. szakaszban az ügynökségek dokumentumait digitalizálják, 5 prioritással, beleértve: 1. a párt- és kormányzati dokumentumok szerkesztése és digitalizálása kerületi szinten; 2. a párt- és kormányzati dokumentumok szerkesztése és digitalizálása községi szinten; 3. a párt dokumentumainak szerkesztése és digitalizálása városi szinten; 4. a városi szintű kormányzati dokumentumok szerkesztése és digitalizálása; az 5. a tömegszervezetek dokumentumainak szerkesztése és digitalizálása 3 szinten.

Cu Ngoc Trang úr, a Hanoi Közigazgatási Szolgáltató Központ igazgatója szerint a központ mostantól június 30-ig az 1. és 2. prioritás megvalósítására fog összpontosítani; a tartós tárolási idejű dokumentumok digitalizálására, amelyeket a párt és a kormányzat gyakran újra felhasznál kerületi és községi szinten, és amelyek a nyers mennyiség mintegy 25%-át és a szerkesztett mennyiség 5%-át teszik ki. A digitalizált dokumentumok esetében, a szabályozásoknak megfelelő minőség biztosítása érdekében, az adatokat szinkronizálják, nem pedig újra digitalizálják, hogy elkerüljék az idő- és költségvetés-pazarlást.

Egy modern közigazgatás kiépítése felé

A helyi önkormányzatokban történő megvalósítás során egyes szakértők és a Nemzetgyűlés képviselői (NA képviselők) úgy vélték, hogy az iratok és dokumentumok szerkesztése és digitalizálása nemcsak technikai feladat, hanem az átszervezési folyamat átláthatóságának, biztonságának és hatékonyságának biztosítását is jelenti, kényelmet teremtve az emberek és a vállalkozások számára. Ez egy fontos lépés egy modern közigazgatás kiépítése felé is, amely jobban szolgálja a társadalmi igényeket az új időszakban.

Nguyễn Quang Huan, a Nemzetgyűlés képviselője a digitalizálás kulcsszerepét hangsúlyozva kiemelte, hogy a közigazgatási egységek összevonásakor a közigazgatási határok szélesebbek lesznek, az infrastruktúra kiépítése 5-10 évet vesz igénybe, így kezdetben az adminisztratív eljárások lebonyolításához szükséges utazások minden bizonnyal nehézkesek lesznek. Ezért, ha nem használják ki a digitális technológiát, az embereknek nagy kellemetlenségeket kell okozniuk, hogy a dokumentumok feldolgozásához állami szervekhez kell fordulniuk. Szerinte minden iratot digitalizálni kell, az adminisztratív eljárásokat hálózati környezetbe kell helyezni a hiányosságok minimalizálása érdekében, és meg kell teremteni a digitális kormányzás és a digitális társadalom megvalósításának előfeltételeit. Ezt gyorsan és szinkronban kell végrehajtani, és nem szabad a központi kormányzat utasításaira várni, hanem a helyi önkormányzatoknak proaktívan kell végrehajtaniuk, már most.

Ezenkívül Pham Van Hoa, a Nemzetgyűlés képviselője kijelentette, hogy a feljegyzések felülvizsgálatának és tárolásának folyamata során a helyi pártbizottságoknak és hatóságoknak határozottan kell irányítaniuk, ellenőrizniük és emlékeztetniük kell őket, hogy elkerüljék az iratok elvesztését, elkallódását vagy akár szándékos megsemmisítését. „Ha nem vagyunk óvatosak, és elveszítjük az iratokat, az nemcsak az állami szerveket fogja érinteni, hanem nagyban érinti az embereket és a vállalkozásokat is. Ezért ebben az időben egyértelműen meg kell határozni a szervezetek, egységek, egyének és vezetők konkrét felelősségét az iratok elvesztésekor, elkallásakor vagy illegális megsemmisítésekor” – jegyezte meg Pham Van Hoa, a Nemzetgyűlés képviselője.

A zökkenőmentes és folyamatos dokumentum- és levéltári munka, valamint a biztonságos dokumentumkezelés biztosítása érdekében Ho Si Minh-város politikai rendszerének átszervezése előtt, alatt és után a Ho Si Minh-város Népi Bizottsága kiadta a 04. számú irányelvet. Az irányelv egyértelműen kimondja: előírja a város, Thu Duc város, a kerületek és megyék osztályainak, fiókjainak és szektorainak vezetői számára, hogy sürgősen irányítsák számos sürgős feladat végrehajtását a dokumentum- és levéltári munka irányításának megerősítése érdekében a város politikai rendszerének átszervezése során.

CIVILIZÁCIÓ - PHAN THAO - NEMZETI NAP

Forrás: https://www.sggp.org.vn/khan-truong-so-hoa-ho-so-khi-sap-xep-don-vi-hanh-chinh-post799633.html