Adatdigitalizálás: A Bac Ninh hasznosságának, biztonságának és tudásértékének növelése

Az adatdigitalizálás nemcsak a tárolási módszerek átalakításáról szól, hanem stratégiai lépést is jelent a modern kormányok tudásmenedzsmentjében. Bac Ninhben a történeti archívumok digitalizálása egyértelmű eredményeket hoz: több mint 3,6 millió oldalnyi dokumentumot alakítottak át elektronikus adattá, segítve az emberek és szervezetek számára a könnyű keresést, több tucatszorosára csökkentve a feldolgozási időt, miközben javítja a biztonságot és a jogi értéket. Egy terjedelmes papíralapú archívumból a Bac Ninh egy „digitális tudástárházat” hozott létre – egy platformot, amely az e-kormányzatot, a digitális gazdaságot és a digitális társadalmat szolgálja a digitális korszakban.

Ha a múltban egy személyes adat, egy adminisztratív határozat vagy egy végzős hallgatói adat felkutatása órákig tartott egy papíralapú adatbázisban, akkor ma már csak néhány kulcsszó és néhány percnyi művelet szükséges ahhoz, hogy a rendszer pontos, teljes és jogilag érvényes találatokat adjon vissza. Nguyen Thi Thu Huong asszony, a Ngo Si Lien Középiskola tanárnőjének esete tipikus példa erre: a „Határozat Nguyen Thi Thu Huong asszony szakmai gyakorlatának befejezéséről” keresési paranccsal az 1993-as fájl kevesebb mint három perc alatt előkerült. Vagy akárcsak Pham Thi Ngoc Ha asszony, a Ngoc Son Középiskola tanárnője, aki könnyedén megtalálta az 1969-1985 közötti végzősök listáját mindössze néhány keresési művelettel.

2022 és 2024 között a Bac Ninh Belügyi Minisztérium egy tanácsadó egységgel együttműködve telepítette az Elektronikus Archívumkezelő szoftvert, tökéletesítve az adatbeviteli, keresési, hozzáférés-engedélyezési és változásfigyelési funkciókat. Több mint 31 300 iratot, ami 3,3 millió A4-es dokumentumoldalnak felel meg, digitalizáltak, főként a Tartományi Népi Bizottság, valamint a részlegek és fiókok 1948 és 2014 közötti irányelveit és adminisztratív dokumentumait. Évente átlagosan több mint egymillió olvasó fér hozzá a rendszerhez, 1500 online fájlkihasználással, ami bizonyítja az elektronikus archívum gyakorlati alkalmazásának hatékonyságát.

Dang Quang Son úr, a Bac Ninh 1. számú Történeti Levéltár igazgatója szerint a digitális technológia 20-30-szorosára lerövidíti a keresési időt a korábbihoz képest, miközben a hozzáférés-vezérlésnek, a felhasználói hitelesítésnek és a változtatások előzményeinek rögzítésének köszönhetően garantálja a biztonságot. „Minden megtalált dokumentum nemcsak adminisztratív dokumentum, hanem a megőrzött emlékezet része, helyreállított jogi értékkel bír, és a digitális átalakulás hatékonyságának bizonyítéka” – hangsúlyozta Son úr.

Digitális tudásbázis építése – értékmegőrzés

A levéltári dokumentumok digitalizálására irányuló projekt nemcsak a munkamódszerek fejlesztését célozza, hanem a modell „hagyományos archívumról” „modern tudásmenedzsmentre” való átalakítását is. Egy különálló dokumentumraktárból a Bac Ninh Történeti Levéltár 1. számú központja egy összekapcsolt adat-ökoszisztémát hozott létre, ahol minden dokumentum, határozat, hivatalos küldemény és köztisztviselői irat idő, kibocsátó szerv, szakterület és téma szerint van címkézve és összekapcsolva. A „Tudásarchívum” felépítése segíti a felhasználókat az információk kontextusban történő kiaknázásában, megnyitva a lehetőséget az elemzésre, statisztikák összeállítására és az adatok számos célra történő alkalmazására: adminisztráció, kutatás, oktatás , kultúra és jog.

A digitalizálás folyamata azonban számos kihívással is szembesül. Egyes dokumentumok akár évtizedek óta léteznek, fizikai állapotuk leromlott, ami megnehezíti az adatok szkennelését, azonosítását és javítását. Sok dokumentumhoz nem tartozik összefoglaló, és a formátum sem egységes, ami időigényes üzleti feldolgozást igényel. Ezenkívül a folyamat jóváhagyása, az értékelés és a digitalizált termékek elfogadása a jelenlegi szabályozás szerint is hosszú időt vesz igénybe, ami befolyásolja a folyamatot. Másrészt, mivel a tároló szerver a Tudományos és Technológiai Minisztériumban található, az átviteli vonal meghibásodása esetén a kihasználás ideiglenesen szünetel. A digitalizált dokumentumok aránya a mai napig a raktárban tárolt összes dokumentumnak csak körülbelül 75%-át érte el (2020-as állapot szerint), miközben a Központ minden évben nagy mennyiségű új dokumentumot kap.

Ennek a korlátozásnak a leküzdése és a méretek további bővítése érdekében a Bac Ninh tartomány Népi Bizottsága jóváhagyta a „Tartományi Történeti Levéltár dokumentumainak digitalizálása a 2025-2029 közötti időszakra” című projektet, amelynek teljes költségvetése körülbelül 23 milliárd VND, és amelynek célja a Tartományi Népi Bizottság, valamint annak részlegei és fiókjai további 3,8 millió A4-es oldalnyi közigazgatási dokumentum digitalizálása. Ez egy fontos lépés a tartomány teljes digitális közigazgatási adattárházának kiépítése felé, az „Elektronikus kormányzás - elektronikus tárolás - az elektronikus polgárok szolgálata” modell felé haladva.

A terv szerint a Belügyminisztérium vezető szerepet vállal a megvalósításban és az illetékes ügynökségekkel és egységekkel való koordinációban az adatok pontosságának, teljességének és biztonságának biztosítása érdekében. A Bac Ninh 1. számú Történeti Levéltár felelős a jó hírű technológiai partnerek kiválasztásáért, a speciális digitalizáló csapatok szervezéséért és a kommunikáció előmozdításáért, hogy eligazítsa a polgárokat a digitalizált adatok felhasználásában. 2025 közepére a Központ több mint 330 000 oldalnyi, a Tartományi Népi Bizottság és az Oktatási és Képzési, valamint a Tudományos és Technológiai Minisztérium dokumentumát digitalizálta, megteremtve a következő szakasz alapjait.

A Bac Ninh modell kiemelkedő eleme a digitális tárolási infrastruktúra integrálása a többrétegű decentralizált biztonsággal. A rendszer nemcsak gyors keresést tesz lehetővé, hanem nyomon követi a hozzáférési naplókat, észleli a rendellenességeket és abszolút védelmet nyújt az eredeti adatoknak. Ez fontos kritérium a 2030-ig tartó Nemzeti Adatstratégia előmozdítását célzó kormányzat kontextusában, amely előírja a települések számára, hogy a tárolási modellt a „dokumentumok megőrzéséről” az „adatvagyon-kezelésre” alakítsák át.

Tágabb perspektívából nézve a Bac Ninh egy intelligens tárolási modellt alakít, ahol a múltbeli adatok a jövő erőforrásává válnak. Amikor a történelmi dokumentumokat digitalizálják, összekapcsolják és biztosítják, azok nemcsak az adminisztratív munkát szolgálják, hanem alapot teremtenek az analitikai alkalmazásokhoz, az előrejelzésekhez, a politikai kutatásokhoz és a helytörténeti oktatáshoz is.

Összességében a Bac Ninh archívum-digitalizációs projektje a digitális átalakulás fenntartható megközelítését mutatja be, nemcsak a „papír adattá alakítását”, hanem a „dokumentumok tudássá, a tudás értékké alakítását”. Amikor az archiválás, a keresés és a nyilvántartások kezelése teljes folyamata automatizált és átlátható, a Bac Ninh nemcsak a helyi közigazgatási memóriát őrzi meg, hanem egy intelligens kormányzat adatplatformját is létrehozza, hatékonyabban szolgálva az embereket és a vállalkozásokat a digitális korban.

Tudományos és Technológiai Kommunikációs Központ

Forrás: https://mst.gov.vn/so-hoa-du-lieu-nang-cao-tien-ich-bao-mat-va-gia-tri-tri-thuc-cua-bac-ninh-197251021190245633.htm