Ubah tantangan yang ditimbulkan oleh sistem pemerintahan dua tingkat menjadi peluang untuk melayani rakyat dengan "infrastruktur lunak".

Teknologi menjadi "infrastruktur lunak" yang penting saat mengoperasikan sistem pemerintahan dua tingkat.

Perubahan peran teknologi dalam pemerintahan dua tingkat.

Jika dulu orang harus pergi ke distrik atau kecamatan untuk menyelesaikan urusan administrasi, kini semuanya berubah. Vietnam telah melaksanakan reformasi aparatur yang belum pernah terjadi sebelumnya, dari model tiga tingkat (provinsi-distrik-kecamatan) menjadi model dua tingkat (provinsi-kecamatan/kelurahan).

Perubahan ini telah menciptakan realitas baru: skala dan beban kerja di tingkat komune dan kelurahan telah meningkat berkali-kali lipat. Menurut Bapak Duong Cong Duc, Direktur Smart City Center (IOC) di Viettel Solutions, sekitar 85% tugas layanan administrasi publik yang sebelumnya ditangani oleh distrik dan kabupaten telah dialihkan ke komune dan kelurahan.

Misalnya, di Hanoi , meskipun jumlah penduduknya sama, yakni lebih dari 8,8 juta jiwa, pasca penggabungan, pemerintah kota kini hanya mengelola langsung sekitar 126 komune dan distrik, dari sebelumnya 526. Ini berarti setiap komune/distrik kini memikul beban kerja yang jauh lebih besar, dan sistem harus menerima serta memproses transaksi, dokumen, dan permintaan layanan publik dari warga dalam jumlah yang jauh lebih banyak setiap harinya dibandingkan sebelumnya.

“Oleh karena itu, jika kita terus melakukan segala sesuatunya secara manual seperti sebelumnya, empat fungsi inti pemerintah, yaitu melayani masyarakat dan dunia usaha, mengelola dan mengoperasikan, mendorong pembangunan sosial- ekonomi , dan merencanakan masa depan, akan menjadi mustahil,” komentar Bapak Duc.

Dalam tantangan inilah peran teknologi ditegaskan dengan kuat, bukan lagi sebagai alat pendukung yang terpisah, melainkan sebagai "infrastruktur lunak" yang esensial, fondasi vital bagi berfungsinya sistem. "Sebelumnya, transformasi digital hanya memberikan dukungan parsial, tetapi kini teknologi menunjukkan kekuatan absolut dalam mendukung operasional aparatur pemerintah," ujar pakar ini.

Kekuatan ini terutama ditunjukkan oleh kemampuannya untuk menstandardisasi dan mengotomatiskan seluruh proses bisnis antara provinsi dan komune/kelurahan. Hasilnya, prosedur yang rumit diubah menjadi alur kerja digital yang lancar. Data saling terhubung dan dibagikan dengan lancar melalui 12 basis data nasional dan 330 basis data sektoral, sehingga menghilangkan "pulau-pulau" informasi.

Hal ini membantu meminimalkan waktu pemrosesan dokumen dan melayani masyarakat di tempat. Di saat yang sama, sistem ini memungkinkan pemantauan dan pengelolaan terpusat dari Pusat Operasi Cerdas (IOC) di setiap provinsi dan kota, tetapi tetap dapat mempersonalisasi layanan sesuai karakteristik masing-masing daerah.

Kisah penerapan teknologi digital di Da Nang.

Di antara daerah-daerah yang berhasil menerapkan teknologi digital selama transisi menuju sistem pemerintahan dua tingkat, Da Nang adalah contoh utamanya. Kota ini tidak hanya mengadopsi teknologi, tetapi juga mengubahnya menjadi alat yang ampuh dalam manajemen dan administrasi, mencapai hasil-hasil mengesankan yang sebelumnya sulit dicapai.

Faktanya, sebelum beralih ke sistem pemerintahan dua tingkat, Da Nang telah berhasil menerapkan model Pusat Operasi Cerdas (IOC) tingkat kota, dengan tujuh OC tingkat distrik/kabupaten yang telah beroperasi secara efektif. Lebih lanjut, Da Nang telah membangun basis data yang komprehensif dan saling terhubung, disertai kesiapan untuk mengoptimalkan proses digital yang tepat…

Di kota ini, Departemen Sains dan Teknologi menyarankan para pemimpin kota untuk menggunakan Pusat Operasi Terpadu (IOC) guna memantau dan mengelola laju penyampaian layanan publik di tingkat lokal. Dengan demikian, IOC membantu merancang KPI (jumlah total prosedur, tingkat ketepatan waktu, tingkat keterlambatan, dan masalah yang timbul) serta memantau kinerja melalui sistem.

Berkat sistem ini, para pemimpin Da Nang dapat memantau perkembangan harian di setiap pusat (baik sibuk maupun tidak, dan apakah tingkat antrean tinggi atau rendah) untuk segera mengoordinasikan personel dan menerapkan solusi yang tepat dan cepat. Sebelumnya, tingkat penyelesaian layanan publik yang tepat waktu masih rendah dan informasi tidak diperbarui secara tepat waktu. Sejak menggunakan IOC, tingkat penyelesaian layanan publik yang tepat waktu di Da Nang telah meningkat secara signifikan: banyak tempat telah mencapai lebih dari 90%, dan beberapa tempat mendekati 100%.

Terobosan terbesar adalah model administrasi publik proaktif di Da Nang (baru), yang telah diujicobakan di Provinsi Quang Nam (lebih dari dua bulan sebelum penggabungan). Dengan demikian, administrasi publik proaktif merupakan konsep yang benar-benar baru, di mana sistemnya secara otomatis mengenali kebutuhan warga dan secara proaktif menyediakan layanan.

Wilayah ini menerapkan 8 layanan administrasi publik proaktif di 16 komune dan kelurahan. Layanan-layanan ini meliputi: Pencatatan kelahiran proaktif; Pendaftaran dan pemrosesan aplikasi sekolah proaktif; Perpanjangan izin praktik kedokteran; Perpanjangan/penerbitan ulang kartu pemandu wisata; Dukungan untuk rumah tangga miskin dan hampir miskin; Perpanjangan sertifikat praktik dokter hewan dan perdagangan obat hewan; Perpanjangan/penerbitan ulang izin usaha transportasi; Dukungan dalam penyusunan dokumen pembangunan rumah dan layanan terkait.

Perbedaan dalam administrasi publik proaktif dapat mengejutkan banyak orang di daerah lain. Sebagai contoh, layanan pencatatan kelahiran proaktif, yang telah diujicobakan di Rumah Sakit Umum Provinsi Quang Nam. Sebelumnya, masyarakat harus membawa akta kelahiran ke kantor kelurahan untuk mendaftarkan kelahiran anak mereka. Kini, setelah rumah sakit menerbitkan akta kelahiran, orang tua hanya perlu mengisi nomor induk kependudukan (NIK) mereka.

Sistem rumah sakit kemudian secara otomatis terhubung ke basis data kependudukan nasional dan mengirimkan pesan teks ke nomor telepon ayah untuk menanyakan nama yang diusulkan untuk anak tersebut. Setelah nama dipilih dan dikonfirmasi melalui pesan teks, sistem secara otomatis meneruskan informasi tersebut ke catatan sipil untuk akta kelahiran. Beberapa hari kemudian, akta kelahiran akan dikirimkan ke rumah keluarga.

Saat ini, Da Nang sedang menguji coba penerapan 27 layanan administrasi publik proaktif. Perluasan ini bukan hanya soal angka, tetapi juga menegaskan visi di mana teknologi terintegrasi secara mendalam dan sinkron untuk melayani warga dan pelaku bisnis. Dari sana, kedua tingkat pemerintahan dapat melayani masyarakat secara proaktif, alih-alih pasif, mengubah prosedur administratif menjadi pengalaman digital yang sesungguhnya.

NGUYEN BAO

Sumber: https://nhandan.vn/bien-thach-thuc-tu-chinh-quyen-hai-cap-thanh-co-hoi-phuc-vu-nguoi-dan-voi-ha-tang-mem-post929177.html