Rencana 02-KH/BCĐTW: Platform untuk membawa GenAI dan asisten virtual ke dalam reformasi administrasi

Dalam proses transformasi digital nasional, kebutuhan untuk berinovasi dalam cara operasional instansi administrasi menjadi semakin mendesak. Volume dokumen yang besar, prosedur pemrosesan yang berlapis-lapis, dan keterbatasan kemampuan penggalian data membuat efisiensi operasional tidak sebanding dengan kebutuhan pembangunan. Keterbatasan ini berdampak langsung pada produktivitas internal dan kualitas layanan bagi warga negara dan pelaku bisnis.

Beralih dari pengolahan kata ke manajemen data dan AI

Rencana No. 02-KH/BCĐTW dari Komite Pengarah Pusat Sains , Teknologi, Inovasi, dan Transformasi Digital, yang diterbitkan pada awal 2025, menandai pergeseran penting dalam pemikiran administrasi publik. Bukan sekadar orientasi teknis, rencana ini menetapkan pendekatan baru: Beralih dari manajemen administratif berbasis dokumen ke model tata kelola berbasis data dan kecerdasan buatan.

Selama bertahun-tahun, aktivitas administratif telah beroperasi dengan model tradisional, yang didasarkan pada pemrosesan dokumen berbasis kertas dan sirkulasi berkas melalui berbagai tingkat persetujuan. Pendekatan ini menyebabkan penundaan yang signifikan dalam pemrosesan, membutuhkan sumber daya yang besar untuk dokumen, penyimpanan, dan pemeriksaan silang, serta membatasi kemampuan untuk memanfaatkan data dalam pengambilan keputusan.

Rencana 02 menetapkan perubahan mendasar ketika dibutuhkan "peningkatan transformasi digital yang saling terhubung, sinkron, cepat, efisien, dan berpusat pada data". Ini berarti mengalihkan fokus manajemen dari teks ke data, dari pemrosesan berkas manual ke pengoperasian pada platform digital. Data perlu distandarisasi, dibagikan, dan diintegrasikan agar lembaga dapat mengakses, memanfaatkan, dan menganalisis secara real-time. Ketika data menjadi tulang punggung operasional, perangkat tersebut mampu melakukan peramalan, pemantauan, dan pengambilan keputusan berdasarkan bukti, alih-alih bergantung pada rantai pelaporan manual seperti sebelumnya. Inilah fondasi untuk merestrukturisasi seluruh proses, mengurangi langkah-langkah perantara, dan meningkatkan transparansi.

Mempromosikan transformasi digital yang saling terhubung, sinkron, cepat, efisien, dan berpusat pada data.

Khususnya, dimasukkannya AI, big data, asisten virtual, dan drone ke dalam kelompok teknologi inti dokumen tingkat pusat untuk pertama kalinya menunjukkan perubahan signifikan dalam pemikiran perencanaan kebijakan teknologi. Teknologi-teknologi ini tidak hanya dianggap sebagai alat pendukung, tetapi juga diposisikan sebagai komponen penting dari sistem operasi. AI yang memproses big data, asisten virtual yang mendukung tugas sehari-hari para pejabat, dan drone yang melayani pengawasan lapangan, semuanya berkontribusi pada pembentukan model tata kelola berbasis teknologi tinggi.

Dorongan untuk model operasi baru

Jika di masa lalu, digitalisasi terutama berhenti pada langkah mengubah dokumen kertas menjadi berkas elektronik, maka dengan GenAI, seluruh proses administrasi dapat ditata ulang menuju otomatisasi dan personalisasi.

Dalam model ini, setiap pejabat dan pegawai negeri sipil dapat didukung oleh asisten digital yang beroperasi secara real-time, menangani sebagian besar tugas administratif yang berulang. Sistem ini mampu menyusun dokumen resmi, laporan, dan pengajuan secara otomatis berdasarkan data dan templat standar; meringkas dokumen hukum puluhan halaman dengan cepat; mencari dan mengutip dokumen hukum sesuai permintaan dengan akurasi tinggi; dan sekaligus mendukung manajemen kerja melalui pengingat kalender, memprioritaskan, dan melacak kemajuan. Penerapan asisten digital membantu mengurangi waktu pemrosesan manual secara signifikan, menstandardisasi isi dokumen, dan meningkatkan efisiensi kerja setiap individu maupun seluruh instansi.

Mempromosikan transformasi digital membantu mengurangi waktu pemrosesan hingga 70-80%.

Pengujian menunjukkan bahwa waktu pemrosesan dapat dikurangi hingga 70-80%, sementara kualitas dan konsistensi dokumen meningkat secara signifikan. Pada tingkat sistem, GenAI dapat berperan sebagai pusat analitik data: Membaca, mengklasifikasikan, dan merutekan teks; mensintesis dan menganalisis data dari berbagai sumber, mendukung para pemimpin dalam pengambilan keputusan yang cepat dan berbasis bukti. Instansi pemerintah beralih dari model pemrosesan pasif ke model operasional proaktif berbasis data waktu nyata.

Inti dari Rencana 02 adalah memastikan prinsip penerapan teknologi untuk meningkatkan kualitas layanan, bukan menggantikan manusia. Dengan dukungan perangkat otomatisasi dan analisis cerdas, para pejabat dan pegawai negeri sipil memiliki kondisi untuk lebih fokus pada pekerjaan yang membutuhkan keahlian, kreativitas, dan interaksi dengan masyarakat.

Penerapan AI juga berkontribusi pada peningkatan transparansi, konsistensi, dan pengurangan ketergantungan pada proses manual. Hal ini merupakan langkah penting menuju tahap lanjutan model Pemerintahan Digital dalam Pemerintahan Kecerdasan Buatan, di mana data, teknologi, dan manusia bekerja sama untuk menciptakan aparatur administratif yang efisien dan efektif.

Ketika GenAI menjadi alat pendukung yang populer dan setiap pegawai negeri sipil dilengkapi dengan "asisten digital", model operasional lembaga negara akan beralih dari pemrosesan manual ke pemrosesan berbasis data dan otomatisasi cerdas. Waktu pemrosesan pekerjaan akan dipersingkat, kesalahan berkurang, dan sintesis serta analisis informasi menjadi lebih akurat dan konsisten. Lebih penting lagi, kualitas layanan kepada masyarakat dan bisnis akan meningkat berkat kemampuan untuk merespons dengan cepat, transparan, dan berbasis bukti digital. Dengan demikian, teknologi tidak hanya meningkatkan produktivitas tetapi juga meningkatkan standar administrasi publik.

Dalam konteks tersebut, Rencana 02-KH/BCĐTW tidak hanya berperan sebagai dokumen teknis, tetapi menjadi orientasi strategis bagi proses restrukturisasi metode kerja aparatur administrasi. Penetapan data dan kecerdasan buatan sebagai pilar tata kelola pemerintahan yang jelas menunjukkan komitmen yang kuat terhadap inovasi dalam tata kelola pemerintahan negara. Rencana ini menciptakan fondasi bagi penerapan AI secara terkendali, terarah, dan praktis, untuk membangun aparatur yang efisien, beroperasi berbasis data, dan beroperasi sesuai standar pemerintahan digital modern.

Pusat Komunikasi Sains dan Teknologi

Sumber: https://mst.gov.vn/ke-hoach-02-kh-bcdtw-nen-tang-dua-genai-va-tro-ly-ao-vao-cai-cach-bo-may-hanh-chinh-197251115113331852.htm