Akuntan, SDM dan pekerja perlu tahu

Ringkasan beberapa peraturan penting dan jawaban seputar penutupan buku asuransi sosial tahun 2023 yang perlu diperhatikan oleh akuntan, sumber daya manusia, dan karyawan.

Tanggung jawab untuk menutup buku asuransi sosial bagi karyawan

Sesuai dengan Pasal 48 Undang-Undang Ketenagakerjaan Tahun 2019, pada saat pemutusan hubungan kerja, perusahaan dan pekerja/buruh mempunyai tanggung jawab masing-masing sebagai berikut:

- Dalam waktu 14 (empat belas) hari kerja sejak tanggal berakhirnya perjanjian kerja, kedua belah pihak wajib melunasi seluruh jumlah yang menjadi hak masing-masing pihak, kecuali dalam hal-hal berikut ini yang dapat diperpanjang paling lama 30 (tiga puluh) hari:

+ Perusahaan non-perorangan menghentikan operasinya;

+ Perusahaan mengubah struktur, teknologi atau karena alasan ekonomi ;

+ Pembagian, pemisahan, peleburan, penggabungan, penjualan, sewa-menyewa, alih jenis usaha, pengalihan hak milik dan hak guna usaha perusahaan dan koperasi;

+ Karena bencana alam, kebakaran, serangan musuh atau epidemi berbahaya.

- Gaji, jaminan sosial, jaminan kesehatan , jaminan pengangguran, uang pesangon, dan hak-hak manfaat lain yang diberikan kepada pekerja/buruh berdasarkan perjanjian kerja bersama dan perjanjian kerja, diutamakan pembayarannya apabila perusahaan atau koperasi tersebut berakhir, bubar, atau pailit.

- Perusahaan mempunyai tanggung jawab sebagai berikut:

+ Menyelesaikan prosedur konfirmasi masa pembayaran jaminan sosial dan jaminan pengangguran serta mengembalikannya beserta dokumen asli pegawai lainnya apabila masih disimpan oleh perusahaan;

+ Memberikan salinan dokumen terkait proses kerja karyawan jika diminta oleh karyawan. Biaya penyalinan dan pengiriman dokumen ditanggung oleh perusahaan.

Dengan demikian: Berdasarkan ketentuan di atas, maka pada saat pemutusan hubungan kerja, perusahaan bertanggung jawab untuk meneguhkan jangka waktu pembayaran jaminan sosial dan jaminan pengangguran (atau disebut juga dengan penutupan buku jaminan sosial) bagi pekerja.

Oleh karena itu, akuntan dan staf sumber daya manusia di perusahaan perlu memperhatikan peraturan ini untuk melakukan pekerjaan yang diperlukan untuk menutup buku asuransi sosial bagi karyawan yang mengakhiri kontrak kerjanya.

Bisakah karyawan menutup sendiri buku asuransi sosialnya?

Berdasarkan Pasal 48 Undang-Undang Ketenagakerjaan Tahun 2019, perusahaan bertanggung jawab untuk menyelesaikan prosedur pengesahan periode pembayaran jaminan sosial dan jaminan pengangguran serta mengembalikannya beserta salinan asli dokumen lainnya jika perusahaan menyimpannya dari karyawan.

Selain itu, Pasal 21 ayat 5 Undang-Undang Jaminan Sosial Tahun 2014 juga mengatur bahwa perusahaan wajib berkoordinasi dengan Badan Penyelenggara Jaminan Sosial untuk mengembalikan buku jaminan sosial kepada pekerja, meneguhkan jangka waktu pembayaran jaminan sosial apabila pekerja berakhir masa perjanjian kerja, pemutusan hubungan kerja, atau keluar dari pekerjaan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Dengan demikian dapat diketahui bahwa penutupan buku jaminan sosial merupakan tanggung jawab perusahaan dan dilakukan dengan koordinasi badan penyelenggara jaminan sosial.

Oleh karena itu, pegawai tidak dapat menutup pembukuan asuransi sosialnya di badan penyelenggara jaminan sosial setelah berhenti dari pekerjaannya, baik berhenti secara resmi maupun tiba-tiba, tetapi harus kembali ke perusahaan lamanya untuk meminta mereka melengkapi prosedur penutupan pembukuan asuransi sosialnya.

Sanksi bagi perusahaan yang tidak menutup buku asuransi sosial bagi karyawannya

Sesuai dengan Pasal 12 Keputusan Presiden Nomor 12 Tahun 2022/ND-CP, perusahaan yang tidak melaksanakan prosedur penetapan masa pembayaran Jaminan Sosial dan Jaminan Pengangguran bagi pekerja setelah pemutusan hubungan kerja sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan akan dikenakan sanksi sebagai berikut:

- Denda Rp2 juta sampai dengan Rp4 juta untuk pelanggaran yang melibatkan 01 orang sampai dengan 10 orang pegawai;

- Denda Rp4 juta sampai dengan Rp10 juta untuk pelanggaran yang melibatkan 11 sampai dengan 50 pekerja;

- Denda Rp10 juta sampai dengan Rp20 juta untuk pelanggaran yang melibatkan 51 sampai dengan 100 pekerja;

- Denda Rp20 juta sampai dengan Rp30 juta untuk pelanggaran yang melibatkan 101 sampai dengan 300 pekerja;

- Dari 30 juta VND hingga 40 juta VND untuk pelanggaran yang melibatkan 301 karyawan atau lebih.

Selain itu, pelaku usaha juga diharuskan menyelesaikan prosedur untuk memastikan periode pembayaran jaminan sosial dan jaminan pengangguran bagi karyawan sesuai ketentuan perundang-undangan.

Apa yang harus dilakukan karyawan ketika perusahaan tidak menutup buku asuransi sosial?

Berdasarkan Pasal 18 Undang-Undang tentang Jaminan Sosial Tahun 2014, pekerja berhak meminta instansi, organisasi, dan perseorangan yang berwenang untuk meninjau kembali keputusan dan tindakan instansi, organisasi, dan perseorangan tersebut apabila terdapat alasan yang dapat dipercaya bahwa keputusan dan tindakan tersebut melanggar Undang-Undang tentang Jaminan Sosial dan merugikan hak dan kepentingan sah pekerja.

Oleh karena itu, apabila pekerja sudah melakukan pemutusan hubungan kerja namun perusahaan tidak menutup buku jaminan sosialnya sesuai ketentuan, maka pekerja harus menghubungi perusahaan terlebih dahulu dan meminta agar buku jaminan sosialnya ditutup.

Apabila perusahaan tetap tidak menutup buku jaminan sosial sesuai ketentuan, maka pekerja dapat menyampaikan pengaduan kepada Kepala Inspektorat Dinas Tenaga Kerja, Penyandang Disabilitas Perang dan Sosial dimana perusahaan berkantor pusat untuk diselesaikan sesuai dengan kewenangannya.

Tata Cara Penutupan Buku Jaminan Sosial Tahun 2023

Berdasarkan Keputusan 595/QD-BHXH tahun 2017, pemberi kerja harus menutup buku asuransi sosial dengan urutan sebagai berikut:

Langkah 1: Laporkan pengurangan tenaga kerja

Sebelum melakukan prosedur penutupan asuransi sosial, pemberi kerja perlu melakukan prosedur pemberitahuan pengurangan tenaga kerja.

- Berdasarkan Pasal 23 Keputusan 595/QD-BHXH, berkas pelaporan pengurangan tenaga kerja meliputi:

+ Formulir Pernyataan Penyesuaian Informasi Asuransi Sosial dan Asuransi Kesehatan (Formulir TK1-TS)

+ Formulir Pernyataan Unit Penyesuaian Informasi Jaminan Sosial dan Jaminan Kesehatan (Formulir TK3-TS);

+ Daftar pekerja peserta jaminan sosial, jaminan kesehatan, jaminan kecelakaan, jaminan kecelakaan kerja dan penyakit (Formulir D02-TS);

+ Daftar informasi (Formulir D01-TS);

+ Kartu Jaminan Kesehatan Pegawai yang masih berlaku (1 lembar fotokopi/orang);

- Berkas pemberitahuan pengurangan tenaga kerja disampaikan oleh pemberi kerja secara langsung kepada Badan Penyelenggara Jaminan Sosial tempat pemberi kerja berpartisipasi, atau melalui pos .

- Setelah berhasil melaporkan pengurangan asuransi sosial, Anda dapat melanjutkan untuk menutup buku asuransi sosial.

Langkah 2: Tutup buku asuransi sosial

- Sesuai dengan Pasal 23 Keputusan 595/QD-BHXH, dokumen-dokumen untuk prosedur penutupan buku asuransi meliputi:

+ Deklarasi unit peserta, penyesuaian informasi asuransi sosial dan asuransi kesehatan (Formulir TK3-TS);

+ Daftar karyawan yang berpartisipasi dalam asuransi sosial, asuransi kesehatan, asuransi pengangguran, asuransi kecelakaan kerja dan penyakit (Formulir D02-TS).

+ Daftar informasi (Formulir D01-TS).

+ Buku asuransi sosial

+ Selebaran asuransi sosial.

+ Keputusan untuk mengakhiri kontrak kerja (atau dokumen lain yang terkait dengan pemutusan kontrak kerja).

+ Kartu Jaminan Kesehatan Pegawai yang masih berlaku (1 lembar fotokopi/orang);

- Pemberi kerja menyampaikan permohonan penutupan buku jaminan sosial kepada Badan Penyelenggara Jaminan Sosial tempat pemberi kerja berpartisipasi atau menyampaikan melalui pos.

Waktu penutupan buku asuransi sosial

Sesuai dengan Pasal 1, Pasal 48 Kitab Undang-Undang Hukum Perburuhan Tahun 2019, dalam waktu 14 hari kerja sejak tanggal pemutusan hubungan kerja, kedua belah pihak bertanggung jawab untuk melunasi seluruh jumlah yang berkaitan dengan hak masing-masing pihak, kecuali dalam hal-hal berikut ini, yang dapat diperpanjang tetapi tidak lebih dari 30 hari:

- Pemberi kerja bukan merupakan orang perseorangan yang menghentikan kegiatan usahanya;

- Majikan mengubah struktur, teknologi atau karena alasan ekonomi;

- Pembagian, pemisahan, peleburan, penggabungan, penjualan, sewa-menyewa, alih jenis perusahaan, pengalihan hak milik dan hak guna kekayaan perusahaan dan koperasi;

- Karena bencana alam, kebakaran, serangan musuh atau epidemi berbahaya.

Dengan demikian, sesuai ketentuan, jangka waktu penutupan buku jaminan sosial tidak akan melebihi 14 hari dan dalam hal khusus sebagaimana dimaksud dalam Pasal 1 ayat 48 Undang-Undang Ketenagakerjaan Tahun 2019, jangka waktu penutupan buku jaminan sosial maksimal tidak akan melebihi 30 hari.

Sumber: https://baoquocte.vn/chot-so-bhxh-2023-ke-toan-nhan-su-va-nguoi-lao-dong-can-biet-241767.html