Apa yang perlu diketahui oleh akuntan, profesional SDM, dan karyawan.

Berikut adalah ringkasan beberapa peraturan dan jawaban penting terkait penutupan rekening asuransi sosial pada tahun 2023 yang perlu diketahui oleh akuntan, personel SDM, dan karyawan.

Chốt sổ BHXH 2023: Kế toán, nhân sự và người lao động cần biết

Tanggung jawab untuk menyelesaikan pencatatan data asuransi sosial karyawan.

Berdasarkan ketentuan Pasal 48 Undang-Undang Ketenagakerjaan 2019, pada saat pemutusan kontrak kerja, perusahaan dan karyawan masing-masing memiliki tanggung jawab sebagai berikut:

- Dalam waktu 14 hari kerja sejak tanggal pemutusan kontrak kerja, kedua belah pihak bertanggung jawab untuk melunasi sepenuhnya semua jumlah yang terkait dengan hak masing-masing pihak, kecuali dalam kasus-kasus berikut di mana jangka waktu tersebut dapat diperpanjang tetapi tidak melebihi 30 hari:

+ Bisnis yang bukan perorangan menghentikan operasinya;

+ Perusahaan mengubah struktur, teknologi, atau karena alasan ekonomi ;

+ Membagi, memisahkan, menggabungkan, mengkonsolidasikan; menjual, menyewakan, mengubah jenis usaha; mengalihkan kepemilikan dan hak penggunaan aset perusahaan dan koperasi;

+ Karena bencana alam, kebakaran, tindakan perang, atau wabah penyakit berbahaya.

- Upah, jaminan sosial, jaminan kesehatan , jaminan pengangguran, pesangon, dan tunjangan karyawan lainnya sebagaimana diatur dalam perjanjian perundingan kolektif dan kontrak kerja diprioritaskan dalam pembayaran jika suatu usaha atau koperasi berhenti beroperasi, dibubarkan, atau bangkrut.

- Perusahaan memiliki tanggung jawab sebagai berikut:

+ Lengkapi prosedur untuk mengkonfirmasi periode pembayaran iuran asuransi sosial dan asuransi pengangguran dan kembalikan bersama dengan dokumen asli lainnya jika perusahaan telah menyimpannya dari karyawan;

+ Menyediakan salinan dokumen yang berkaitan dengan proses kerja karyawan jika karyawan memintanya. Biaya penggandaan dan pengiriman dokumen akan ditanggung oleh perusahaan.

Oleh karena itu, berdasarkan peraturan di atas, pada saat berakhirnya kontrak kerja, perusahaan bertanggung jawab untuk mengkonfirmasi periode pembayaran iuran jaminan sosial dan jaminan pengangguran (atau, dalam praktiknya, menutup rekening jaminan sosial) untuk karyawan tersebut.

Oleh karena itu, akuntan dan personel SDM di perusahaan perlu menyadari peraturan ini agar dapat melaksanakan tugas-tugas yang diperlukan untuk menyelesaikan catatan jaminan sosial bagi karyawan yang kontrak kerjanya telah diakhiri.

Apakah karyawan dapat menyelesaikan catatan asuransi sosial mereka sendiri?

Sesuai dengan Pasal 48 Kode Tenaga Kerja 2019, perusahaan bertanggung jawab untuk menyelesaikan prosedur konfirmasi periode pembayaran iuran jaminan sosial dan jaminan pengangguran serta mengembalikannya bersama dengan salinan asli dokumen lain jika perusahaan telah menyimpan dokumen tersebut dari karyawan.

Selain itu, Pasal 5, Ayat 21 Undang-Undang Asuransi Sosial Tahun 2014 juga menetapkan bahwa perusahaan bertanggung jawab untuk berkoordinasi dengan lembaga asuransi sosial untuk mengembalikan buku asuransi sosial kepada karyawan dan mengkonfirmasi periode iuran asuransi sosial ketika karyawan mengakhiri kontrak kerja, perjanjian kerja, atau mengundurkan diri sesuai dengan hukum.

Dengan demikian, dapat dilihat bahwa penutupan rekening asuransi sosial merupakan tanggung jawab perusahaan dan dilakukan berkoordinasi dengan lembaga asuransi sosial.

Oleh karena itu, karyawan tidak dapat menyelesaikan sendiri catatan asuransi sosial mereka di lembaga asuransi sosial setelah meninggalkan pekerjaan mereka, baik pengunduran diri mereka sah atau sewenang-wenang. Sebaliknya, mereka harus kembali ke perusahaan tempat mereka bekerja sebelumnya untuk meminta agar perusahaan tersebut menyelesaikan prosedur penyelesaian catatan asuransi sosial.

Sanksi bagi bisnis yang gagal menyelesaikan pencatatan asuransi sosial untuk karyawan.

Berdasarkan ketentuan Pasal 12 Peraturan Pemerintah Nomor 12/2022/ND-CP, perusahaan yang gagal menyelesaikan prosedur pengesahan masa iuran jaminan sosial dan jaminan pengangguran bagi karyawan setelah berakhirnya kontrak kerja sebagaimana diatur dalam undang-undang akan dikenakan sanksi sebagai berikut:

- Denda mulai dari 2 juta VND hingga 4 juta VND untuk pelanggaran yang melibatkan 1 hingga 10 karyawan;

- Denda berkisar antara 4 juta VND hingga 10 juta VND untuk pelanggaran yang melibatkan 11 hingga 50 karyawan;

- Denda mulai dari 10 juta VND hingga 20 juta VND untuk pelanggaran yang melibatkan 51 hingga 100 karyawan;

- Denda mulai dari 20 juta VND hingga 30 juta VND untuk pelanggaran yang melibatkan 101 hingga 300 karyawan;

- Denda berkisar antara 30 juta VND hingga 40 juta VND untuk pelanggaran yang melibatkan 301 karyawan atau lebih.

Selain itu, perusahaan juga diwajibkan untuk menyelesaikan prosedur verifikasi masa pembayaran iuran jaminan sosial dan jaminan pengangguran bagi karyawan mereka sebagaimana diatur dalam peraturan.

Apa yang harus dilakukan karyawan ketika perusahaan tempat mereka bekerja gagal menyelesaikan catatan asuransi sosial mereka?

Berdasarkan ketentuan Pasal 18 Undang-Undang Asuransi Sosial Tahun 2014, karyawan berhak meminta instansi, organisasi, dan individu yang berwenang untuk meninjau keputusan dan tindakan instansi, organisasi, dan individu tersebut apabila terdapat alasan untuk meyakini bahwa keputusan dan tindakan tersebut melanggar hukum asuransi sosial dan melanggar hak serta kepentingan sah mereka.

Oleh karena itu, jika seorang karyawan telah mengakhiri kontrak kerjanya tetapi pemberi kerja belum menyelesaikan catatan asuransi sosial mereka sebagaimana dipersyaratkan, karyawan tersebut harus terlebih dahulu menghubungi pemberi kerja dan meminta agar mereka menyelesaikan catatan asuransi sosial tersebut.

Jika perusahaan masih gagal menyelesaikan catatan asuransi sosial sebagaimana dipersyaratkan, karyawan dapat mengajukan pengaduan kepada Kepala Inspektur Departemen Tenaga Kerja, Veteran Perang, dan Urusan Sosial di tempat perusahaan tersebut berada untuk penyelesaian sesuai kewenangan mereka.

Prosedur penutupan rekening asuransi sosial pada tahun 2023

Berdasarkan Keputusan 595/QD-BHXH tahun 2017, pemberi kerja wajib menyelesaikan catatan asuransi sosial dengan urutan sebagai berikut:

Langkah 1: Laporkan pengurangan tenaga kerja

Sebelum menyelesaikan pencatatan asuransi sosial, pemberi kerja perlu menyelesaikan prosedur pelaporan pengurangan jumlah karyawan.

- Sesuai dengan Pasal 23 Keputusan 595/QD-BHXH, berkas laporan pengurangan tenaga kerja meliputi:

+ Formulir deklarasi untuk penyesuaian informasi asuransi sosial dan asuransi kesehatan (Formulir TK1-TS)

+ Formulir deklarasi untuk penyesuaian informasi asuransi sosial dan asuransi kesehatan (Formulir TK3-TS);

+ Daftar karyawan yang berpartisipasi dalam asuransi sosial, asuransi kesehatan, asuransi kecelakaan, asuransi kecelakaan kerja, dan asuransi penyakit akibat kerja (Formulir D02-TS);

+ Lembar ringkasan informasi (Formulir D01-TS);

+ Kartu asuransi kesehatan karyawan yang masih berlaku (1 lembar/orang);

- Pihak pemberi kerja mengirimkan laporan pengurangan tenaga kerja langsung ke lembaga asuransi sosial tempat pemberi kerja terdaftar atau mengirimkannya melalui pos .

- Setelah berhasil melaporkan pengurangan iuran jaminan sosial, Anda dapat melanjutkan dengan menutup akun jaminan sosial Anda.

Langkah 2: Menyelesaikan pencatatan data asuransi sosial.

- Sesuai dengan Pasal 23 Keputusan 595/QD-BHXH, dokumen yang diperlukan untuk menutup rekening asuransi sosial meliputi:

+ Formulir deklarasi untuk unit peserta, penyesuaian informasi asuransi sosial dan asuransi kesehatan (Formulir TK3-TS);

+ Daftar karyawan yang berpartisipasi dalam asuransi sosial, asuransi kesehatan, asuransi pengangguran, asuransi kecelakaan kerja, dan asuransi penyakit akibat kerja (Formulir D02-TS).

+ Lembar ringkasan informasi (Formulir D01-TS).

+ Buku asuransi sosial

+ Slip asuransi sosial.

+ Keputusan untuk mengakhiri kontrak kerja (atau dokumen lain yang berkaitan dengan pengakhiran kontrak kerja).

+ Kartu asuransi kesehatan karyawan yang masih berlaku (1 lembar/orang);

- Pemberi kerja menyerahkan dokumen penutupan asuransi sosial ke lembaga asuransi sosial tempat pemberi kerja terdaftar atau mengirimkannya melalui pos.

Tanggal penutupan asuransi sosial

Sesuai dengan Pasal 48 ayat 1 Kitab Undang-Undang Ketenagakerjaan tahun 2019, dalam waktu 14 hari kerja sejak tanggal berakhirnya perjanjian kerja, kedua belah pihak bertanggung jawab untuk melunasi sepenuhnya semua jumlah yang berkaitan dengan hak dan manfaat masing-masing pihak, kecuali dalam kasus-kasus berikut di mana jangka waktu ini dapat diperpanjang tetapi tidak melebihi 30 hari:

- Pemberi kerja bukanlah individu yang menghentikan operasinya;

- Perusahaan mengubah struktur, teknologi, atau karena alasan ekonomi;

- Membagi, memisahkan, menggabungkan, mengkonsolidasikan; menjual, menyewakan, mengubah jenis usaha; mengalihkan kepemilikan dan hak penggunaan aset perusahaan dan koperasi;

- Karena bencana alam, kebakaran, tindakan perang, atau wabah penyakit berbahaya.

Oleh karena itu, sesuai dengan peraturan, waktu penutupan rekening asuransi sosial tidak akan melebihi 14 hari, dan dalam kasus khusus sebagaimana diatur dalam Pasal 48 ayat 1 Kitab Undang-Undang Ketenagakerjaan tahun 2019, waktu maksimum penutupan rekening asuransi sosial tidak akan melebihi 30 hari.

Sumber