Memanfaatkan data catatan sipil sebagai pengganti dokumen kertas dalam menangani prosedur administrasi.

Kementerian Kehakiman baru saja mengeluarkan Keputusan Nomor 3458/QD-BTP tentang publikasi data pencatatan sipil dan panduan tentang menghubungkan, memanfaatkan, dan menggunakan data pencatatan sipil untuk menggantikan dokumen kertas dalam menyelesaikan prosedur administrasi. Ini merupakan landasan hukum penting untuk mendorong transformasi digital di bidang pencatatan sipil, membantu mengurangi pekerjaan administrasi, menyederhanakan proses, dan meningkatkan efisiensi layanan bagi warga negara.

Petugas di Pusat Pelayanan Administrasi Publik ( Dak Lak ) Kelurahan Tan Lap memandu warga melalui prosedur administrasi. Foto: Nguyen Dung/TTXVN

Berdasarkan Keputusan tersebut, data dalam basis data catatan sipil elektronik dapat dimanfaatkan dan digunakan sebagai pengganti dokumen kertas dalam prosedur administrasi, termasuk: Akta kelahiran/salinan akta kelahiran, Ekstrak akta kelahiran; Akta perkawinan/salinan ekstrak akta perkawinan, Sertifikat status perkawinan; Ekstrak akta kematian/akta kematian/salinan ekstrak akta kematian.

Dokumen pendaftaran sipil lainnya: Salinan pendaftaran perubahan, koreksi, dan penambahan catatan pendaftaran sipil, penentuan ulang etnis; Salinan pendaftaran pengakuan paternitas, maternitas, dan filiasi; Sertifikat pendaftaran adopsi; Salinan pendaftaran perwalian, Salinan pendaftaran penghentian perwalian, Salinan pendaftaran pengawasan perwalian, Salinan pendaftaran kelahiran di Kantor Catatan Sipil, Salinan pendaftaran perkawinan, Salinan pendaftaran perceraian, Salinan catatan pendaftaran sipil lainnya.

Pemanfaatan atau penggunaan data yang terdapat dalam basis data catatan sipil elektronik harus mematuhi peraturan tentang: keamanan informasi, hak kekayaan intelektual terkait data, privasi; pertukaran data dan prinsip serta peraturan tentang pengelolaan, koneksi, dan berbagi data digital antar lembaga dalam sistem politik. Secara khusus, hal tersebut harus sesuai dengan Kerangka Arsitektur e-Government Vietnam dan Kerangka Arsitektur e-Government Kementerian Kehakiman .

Bidang informasi yang dibagikan berdasarkan Keputusan No. 3458 meliputi: informasi tentang pendaftaran kelahiran; informasi tentang pendaftaran kematian; informasi tentang pendaftaran perkawinan; dan informasi tentang penerbitan sertifikat status perkawinan. Data ini dibagikan untuk dieksploitasi dan digunakan sesuai dengan tingkat kelengkapan basis data sebagaimana diatur dalam Pasal 6 Ayat 1 Resolusi No. 66.7/2025/NQ-CP tanggal 15 November 2025 Pemerintah tentang pengurangan dan penyederhanaan prosedur administrasi berbasis data.

Keputusan Nomor 3458 dengan jelas menyatakan bahwa Menteri, kepala lembaga setingkat menteri, dan Komite Rakyat provinsi dan kota yang dikelola secara pusat bertanggung jawab untuk meninjau dan merestrukturisasi proses penanganan prosedur administrasi dalam lingkup manajemen negara di sektor dan bidang masing-masing; dan prosedur administrasi di bawah wewenang Komite Rakyat tingkat provinsi dan komune, berdasarkan pemanfaatan data dalam basis data catatan sipil elektronik, menggunakannya untuk menggantikan dokumen kertas dalam berkas penanganan prosedur administrasi di bawah wewenang mereka sebagaimana diatur dalam Pasal 7 Resolusi Nomor 66.7/2025/NQ-CP.

Kementerian Kehakiman telah menerbitkan dokumen tentang menghubungkan, memanfaatkan, dan berbagi informasi antara basis data catatan sipil elektronik dan sistem informasi penyelesaian prosedur administrasi di tingkat kementerian dan provinsi, beserta lampiran yang menguraikan beberapa hal yang perlu diperhatikan selama implementasi.

Data lain yang terdapat dalam Basis Data Registrasi Sipil Elektronik meliputi: data tentang perubahan, koreksi, dan penambahan catatan registrasi sipil; data tentang registrasi paternitas, maternitas, dan filiasi; data tentang registrasi adopsi; data tentang registrasi perwalian, data tentang penghentian perwalian, dan data tentang registrasi pengawasan perwalian. Data ini dapat digunakan untuk menggantikan dokumen kertas dalam penanganan prosedur administrasi oleh kementerian, lembaga setingkat kementerian, dan Komite Rakyat provinsi/kota.

Kementerian Kehakiman meminta agar, sebelum menghubungkan dan berbagi data, kementerian, lembaga setingkat kementerian, dan Komite Rakyat provinsi dan kota saling bertukar perjanjian tertulis dengan Kementerian Kehakiman mengenai ruang lingkup, bentuk, dan struktur koneksi data, tanggung jawab para pihak dalam memastikan keamanan informasi dan melindungi privasi, rahasia pribadi, dan rahasia keluarga sebagaimana diatur, serta melakukan pengujian sebelum secara resmi menghubungkan sistem tersebut.

Sumber: https://baotintuc.vn/thoi-su/khai-thac-su-dung-du-lieu-ho-tich-thay-the-giay-to-trong-giai-quyet-thu-tuc-hanh-chinh-20251211200434328.htm