Memperkuat pengelolaan dokumen dan arsip dalam proses penataan kembali aparatur sistem politik.

Dilarang keras melakukan penyitaan, pemindahtanganan, pemusnahan dokumen dan pangkalan data dokumen secara melawan hukum; tidak diperkenankan melakukan pengrusakan atau penghilangan dokumen dan pangkalan data dokumen pada saat proses penyelenggaraan aparatur.

Foto ilustrasi. Sumber: VNA

Pada tanggal 19 Maret 2025, Kementerian Dalam Negeri menerbitkan Surat Edaran Nomor 414/BNV-VTLTNN kepada Komite Rakyat provinsi dan kota/kabupaten di tingkat pusat tentang penguatan pengelolaan dokumen dan arsip dalam proses penataan kembali aparatur sistem politik sesuai dengan Kesimpulan Nomor 127-KL/TW Politbiro.

Dilarang keras memiliki, mentransfer, atau memusnahkan dokumen dan basis data dokumen secara ilegal.

Bahasa Indonesia: Untuk memastikan kelancaran dan kelanjutan pekerjaan dokumen dan arsip, memastikan pengelolaan dokumen yang aman sebelum, selama dan setelah menyelesaikan reorganisasi sistem politik sesuai dengan Kesimpulan No. 127-KL/TW tanggal 28 Februari 2025 dari Politbiro dan Sekretariat tentang pelaksanaan penelitian dan usulan untuk melanjutkan reorganisasi sistem politik, melaksanakan tanggung jawab pengelolaan negara atas dokumen dan arsip, Kementerian Dalam Negeri meminta Ketua Komite Rakyat provinsi atau kota yang dikelola pusat untuk segera mengarahkan pelaksanaan sejumlah tugas mendesak untuk memperkuat pengelolaan dokumen dan arsip dalam proses reorganisasi aparatur pemerintah daerah sebagai berikut:

Pertama, mematuhi ketentuan peraturan perundang-undangan di bidang dokumen dan arsip dengan baik dan benar, dengan memenuhi persyaratan sebagai berikut:

Pertama, semua dokumen dan basis data dokumen yang terbentuk selama kegiatan instansi dan organisasi harus dikelola secara terpusat, seragam, dan aman sesuai dengan arsip masing-masing; dokumen dan basis data dokumen suatu instansi atau organisasi harus dihitung dan dikumpulkan sesuai dengan arsip instansi atau organisasi tersebut.

Kedua, instansi atau organisasi wajib menutup arsipnya sejak tanggal penghentian kegiatan operasional. Instansi atau organisasi tidak boleh menerbitkan dokumen administratif di bawah kewenangannya sejak tanggal berlakunya keputusan otoritas yang berwenang tentang penggabungan atau penghentian kegiatan operasional.

Ketiga, sebelum dan selama penataan organisasi, dokumen dan basis data harus tetap dilestarikan di arsip Arsip Sejarah Provinsi dan Arsip Badan (atau lokasi tempat pelestariannya) unit administratif sebelum penataan.

Keempat, dilarang keras melakukan penyitaan, pemindahtanganan, pemusnahan dokumen dan pangkalan data dokumen secara melawan hukum; tidak diperkenankan melakukan pengrusakan atau penghilangan dokumen dan pangkalan data dokumen pada saat proses penyelenggaraan aparatur.

Kedua, arsip sejarah provinsi bertugas menerima dan berkoordinasi dengan pimpinan instansi, organisasi, dan unit kerja kearsipan untuk tetap melakukan pelestarian di tempat atau pelestarian sementara seluruh dokumen kearsipan dan pangkalan data dokumen di provinsi serta menyerahkan dokumen sesuai kewenangan pengelolaannya kepada instansi, organisasi, dan unit kerja kearsipan yang baru setelah terjadi perubahan struktur organisasi.

Ketiga, serah terima dokumen dan pangkalan data dokumen setelah penataan organisasi dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan tentang kewenangan pengelolaan kearsipan.

Keempat, melaksanakan secara tegas ketentuan peraturan perundang-undangan di bidang pengelolaan dan penggunaan stempel dan sertifikat tanda tangan digital bagi penyelenggaraan pelayanan publik khusus; menjaga rahasia negara dan menjamin keamanan informasi, dokumen, dan data dalam pelaksanaan tugas statistik, pengemasan, serah terima, pemeliharaan, dan penggunaan dalam proses penataan aparatur.

Penerbitan dokumen yang mengatur daftar kode identifikasi untuk dokumen, catatan, dan simbol teks lembaga dan organisasi baru.

Kepada Komite Rakyat Daerah Provinsi dan Kabupaten/Kota di tingkat pusat, Kementerian Dalam Negeri menganjurkan agar Ketua Komite Rakyat Daerah Provinsi bertanggung jawab sebagai pimpinan dalam menyelenggarakan pengelolaan kearsipan negara di daerah sesuai dengan tugas dan wewenangnya; menjaga keamanan dokumen dan pangkalan data dokumen yang menjadi kewenangan pengelolaannya sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan pada seluruh proses penataan organisasi.

Segera terbitkan Arahan Ketua Komite Rakyat Daerah Provinsi tentang penguatan tata kelola negara di bidang dokumen dan kearsipan.

Mengembangkan rencana untuk mengatur ulang arsip sejarah Negara di tingkat provinsi dalam Proyek untuk mengatur ulang dan menata kembali unit administratif di semua tingkatan dan membangun model organisasi pemerintah daerah dua tingkat, menyerahkannya kepada otoritas yang berwenang untuk penilaian dan implementasi.

Segera setelah menyelesaikan pengaturan organisasi, perlu segera melakukan tugas-tugas berikut:

Pertama, menerbitkan dokumen yang mengatur daftar kode identifikasi untuk dokumen, catatan, dan simbol teks pada instansi dan organisasi baru yang dikelola.

Kedua, memerintahkan pimpinan instansi atau organisasi yang baru untuk menerima dokumen dan pangkalan data yang berada di bawah kewenangan pengelolaannya; dan mengarahkan pimpinan unit tata usaha negara yang baru untuk menerima dokumen di ruangan dan gudang di wilayah pengelolaan yang sementara dikelola oleh Arsip Sejarah Provinsi.

Ketiga, mengarahkan unit pengelola dan pelaksana Sistem untuk melaksanakan solusi teknis guna menjamin kesinambungan dan keberlanjutan kegiatan penerbitan dokumen dan penyelesaian pekerjaan pada instansi dan organisasi yang berada di bawah pengelolaannya.

Keempat, mengarahkan pengembangan proyek dan rencana untuk manajemen dan pemrosesan bisnis dari dokumen yang telah disusun sebelumnya.

Kelima, pastikan sumber daya untuk melaksanakan tugas administrasi dan kearsipan dengan aman dan lancar sebelum, selama, dan setelah pengaturan organisasi.

Keenam, melaporkan status pelaksanaan kepada Kementerian Dalam Negeri agar Kementerian Dalam Negeri dapat melakukan sintesis dan melaporkan kepada Pemerintah .

Menerbitkan Rencana Pelaksanaan Arahan Ketua Komite Rakyat Daerah Provinsi tentang Penguatan Tata Kelola Dokumen dan Kearsipan.

Kepada Departemen Dalam Negeri, memberikan nasihat kepada Ketua Komite Rakyat Provinsi untuk mengeluarkan Arahan tentang penguatan pengelolaan dokumen dan arsip dalam proses penataan kembali aparatur sistem politik daerah.

Menerbitkan Rencana Pelaksanaan Arahan Ketua Komite Rakyat Daerah Provinsi tentang Penguatan Tata Kelola Dokumen dan Kearsipan dalam Proses Penataan Aparatur Negara dan Tatanan Politik Daerah.

Arsip Sejarah Provinsi menugaskan pejabat untuk mengorganisasikan kelompok kerja pada lembaga, organisasi, dan unit untuk menerima, mengoordinasikan pelestarian dokumen di tempat, dan membatasi basis data dokumen pada Sistem.

Memerintahkan kepada Arsip Sejarah Provinsi untuk secara proaktif mengambil tindakan guna mengumpulkan catatan-catatan yang telah disunting secara lengkap dan tersimpan secara permanen di instansi dan organisasi yang menjadi sumber dokumen yang diserahkan kepada Arsip Sejarah Provinsi.

Memberikan nasihat kepada Ketua Panitia Rakyat Daerah Provinsi untuk menyiapkan sarana dan prasarana yang cukup guna menjaga keamanan dokumen dan pangkalan data dokumen di ruangan dan gudang yang telah disahkan dan disegel oleh Arsip Sejarah Daerah Provinsi, sampai diserahkan kepada instansi atau lembaga yang berwenang setelah penataan kembali perangkat daerah.

Segera setelah menyelesaikan pengaturan organisasi, perlu segera melakukan tugas-tugas berikut:

Memberikan nasihat kepada Ketua Panitia Daerah Tingkat I untuk segera menerbitkan daftar kode identifikasi bagi dokumen, catatan, dan lambang teks instansi dan organisasi yang dibentuk pasca penataan aparatur yang berada di bawahnya.

Menyerahkan kepada Komite Rakyat Provinsi proyek untuk mengelola dan menangani dokumen lembaga dan organisasi sebelum melakukan reorganisasi aparatur.

Berkoordinasi dengan unit manajemen dan operasi Sistem untuk mengembangkan rencana serah terima, mengintegrasikan dokumen dan basis data dokumen dalam Sistem.

Bila perlu, konsultasikan dengan Departemen Arsip dan Catatan Negara mengenai rencana pengelolaan dan pemrosesan blok dokumen dan basis data dokumen yang telah disusun secara statistik sebelum menyusun struktur organisasi.

Secara berkala membimbing dan menjawab pertanyaan instansi, organisasi, dan individu mengenai dokumen dan arsip sebelum, selama, dan setelah restrukturisasi organisasi.

Konfirmasi serah terima dokumen dan pangkalan data dokumen instansi dan organisasi sebelum melakukan restrukturisasi aparatur.

Untuk arsip sejarah provinsi, Kementerian Dalam Negeri mengusulkan untuk membentuk pejabat yang memandu penghitungan, penataan, pengemasan, penyegelan, konfirmasi volume dan kondisi dokumen kertas dan dokumen pada media pembawa informasi lain (jika ada), menerima dan mengoordinasikan pelestarian di tempat atau pelestarian terpusat sementara dokumen lembaga dan organisasi.

Berkoordinasi dengan unit manajemen dan operasi Sistem untuk menentukan jumlah dokumen digital dan membatasi basis data dokumen pada Sistem setiap instansi, organisasi, dan unit administratif.

Menyusun daftar semua dokumen dan basis data dokumen yang saat ini disimpan di Arsip Sejarah Provinsi; terus memastikan keamanan, integritas dan kegunaan dokumen dan basis data dokumen di Arsip Sejarah Provinsi sampai dokumen dan basis data dokumen diserahkan kepada lembaga dan organisasi yang berwenang setelah restrukturisasi aparatur.

Mensintesiskan kuantitas, status dokumen, basis data dokumen dan melaporkan ke Departemen Dalam Negeri untuk dilaporkan ke Kementerian Dalam Negeri.

Segera setelah menyelesaikan pengaturan organisasi, perlu segera melakukan tugas-tugas berikut:

Titik fokus menyelenggarakan dan mengesahkan serah terima dokumen dan pangkalan data dokumen instansi dan organisasi sebelum penataan organisasi kepada instansi atau organisasi pengelola yang berwenang setelah penataan organisasi.

Memberikan nasihat kepada Departemen Dalam Negeri untuk mengembangkan rencana dan proyek untuk mengelola dan memproses dokumen dan basis data dokumen yang telah disusun oleh lembaga atau organisasi sebelum melakukan reorganisasi aparatur.

Berkoordinasi dengan instansi dan organisasi terkait untuk menyelenggarakan pelaksanaan proyek dan rencana untuk mengelola dan memproses operasi bisnis untuk dokumen dan basis data yang telah disusun secara statistik sebelum melakukan reorganisasi aparatur.
Mengumpulkan arsip preservasi permanen yang sebelumnya telah disunting secara lengkap di instansi dan organisasi yang menjadi sumber dokumen yang diserahkan ke Arsip Sejarah Provinsi. Jika tidak terdapat arsip khusus, Arsip Sejarah Provinsi akan menyarankan Departemen Dalam Negeri untuk menyediakan ruangan dan gudang guna menjamin keamanan dokumen yang dikumpulkan selama proses penataan.

Daftar untuk membuka atau membuka kembali akun organisasi, pemimpin, dan sekretaris di Sistem untuk memastikan penerbitan dan penerimaan dokumen.

Bagi pimpinan instansi, organisasi, dan unit penyelenggara pemerintahan, Kementerian Dalam Negeri mewajibkan kepada pimpinan instansi, organisasi, dan pimpinan DPRD tingkat kecamatan dan kelurahan untuk bertanggung jawab menjaga keamanan dokumen dan pangkalan data dokumen yang menjadi kewenangan pengelolaannya sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan selama proses penataan perangkat daerah sampai dengan diserahterimakan kepada Arsip Sejarah Daerah Provinsi dan instansi serta organisasi yang berwenang pasca penataan perangkat daerah.

Perintahkan unit dan individu untuk menyusun dan mengemas catatan dan dokumen mengenai pekerjaan yang telah selesai serta catatan dan dokumen mengenai pekerjaan yang belum selesai (buatlah daftar pekerjaan yang belum selesai untuk setiap unit).

Tugaskan unit dan individu untuk melakukan sintesis dan membuat daftar pekerjaan yang belum selesai pada suatu lembaga atau organisasi; lampirkan berkas dan dokumen yang dikemas secara terpisah dan kumpulkan untuk diserahkan ke Arsip lembaga.

Mengarahkan arsip badan statistik untuk mengemas dokumen di arsip dan mengarahkan unit dan individu untuk mengumpulkan dan mengemas berkas dan dokumen yang belum diserahkan di arsip; menerima berkas dan dokumen dari unit dan individu dan mengumpulkannya di arsip dan ruang penyimpanan terpusat. Perlu diperhatikan, dikumpulkan secara terpisah, dan dicatat dengan jelas berkas dan dokumen tentang pekerjaan yang belum selesai.

Mengatur gudang, peralatan, dan sumber daya manusia yang diperlukan untuk melindungi dan memelihara dokumen dengan aman sampai diserahkan kepada otoritas atau organisasi yang berwenang untuk dikelola setelah reorganisasi peralatan.

Memimpin unit pengelola dan pelaksana sistem statistik untuk melakukan konfirmasi jumlah dokumen dan basis data dokumen pekerjaan yang telah selesai maupun yang belum selesai; melakukan delimitasi data pada sistem atau mengekstraknya ke perangkat penyimpanan dan menjamin keamanan dan keutuhan dokumen dan basis data sampai diserahkan kepada arsip sejarah daerah atau instansi dan organisasi yang berwenang setelah penataan aparatur.

Ketua Komite Rakyat Distrik menugaskan Departemen Dalam Negeri untuk memberi nasihat tentang pengaturan gudang dan perlengkapan yang diperlukan untuk mengumpulkan dan menyimpan dokumen-dokumen badan-badan khusus di bawah Komite Rakyat Distrik dengan aman; mengatur pasukan untuk melindungi keamanan dokumen-dokumen sampai dokumen-dokumen itu diserahkan kepada badan-badan dan organisasi-organisasi yang berwenang untuk dikelola setelah menata ulang aparatur.

Segera setelah selesainya penataan organisasi, pimpinan lembaga, organisasi, atau unit administratif baru perlu segera mengarahkan:

Mendaftar untuk membuka atau membuka kembali akun organisasi, pimpinan, dan sekretaris pada Sistem untuk memastikan penerbitan dan penerimaan dokumen; mendaftar untuk menerbitkan stempel dan sertifikat tanda tangan digital untuk layanan publik khusus sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.

Berkoordinasi dengan Arsip Sejarah Provinsi, unit manajemen dan operasi Sistem, serta unit dan individu terkait untuk menerima dokumen dan basis data dokumen mengenai pekerjaan yang belum selesai di bawah wewenang manajemen untuk penyelesaian lebih lanjut.

Menerima dokumen, basis data dokumen di bawah wewenang manajemen dan dokumen di ruangan dan gudang di area manajemen; berkoordinasi dengan Arsip Sejarah untuk mengembangkan rencana penanganan operasi bisnis untuk blok dokumen tersebut.

Menghitung, menyegel, dan menyimpan dokumen dengan aman di arsip dan gudang instansi.

Bagi kearsipan instansi, bagian kearsipan instansi atau orang yang diberi tugas melakukan kearsipan pada instansi, organisasi, atau unit kerja yang bersangkutan, mempunyai tugas sebagai berikut:

Memerintahkan unit dan individu untuk menyusun, mengemas berkas dan dokumen dan menyerahkannya ke ruangan dan gudang untuk penyimpanan terpusat terlebih dahulu; menyiapkan gudang dan kondisi yang diperlukan untuk menjaga keamanan dokumen yang diterima dari unit dan individu.

Menghitung, menyegel, dan menyimpan dokumen dengan aman di kantor atau gudang penyimpanan suatu instansi atau organisasi sampai dokumen tersebut diserahkan kepada Arsip Sejarah Provinsi atau instansi atau organisasi yang berwenang setelah struktur organisasi direorganisasi.

Berkoordinasi dengan unit manajemen dan operasi Sistem Statistik untuk memastikan jumlah dokumen dan basis data dokumen instansi dan organisasi dalam Sistem.

Menerima dan menyimpan berkas serta dokumen pekerjaan yang belum selesai secara terpisah sesuai dengan daftar.

Menyerahkan atau menyusun, mengemas secara terpisah catatan-catatan yang telah diselesaikan sebelumnya dan disimpan secara permanen agar siap untuk diserahkan ke Arsip Sejarah.

Serahkan dokumen yang dikemas dan daftar pekerjaan yang belum selesai dalam kondisi aslinya.

Bagi pegawai negeri sipil, pegawai negeri sipil, dan pekerja, menyusun dan mengemas catatan dan dokumen mengenai pekerjaan yang telah selesai dan catatan dan dokumen mengenai pekerjaan yang belum selesai; untuk pekerjaan yang belum selesai perlu dibuat daftar dan dicantumkan secara jelas: nama pekerjaan; nama penanggung jawab pekerjaan; jumlah dokumen dan dokumen yang tersedia; batas waktu penanganan (jika ada).

Menyimpan statistik catatan dan dokumen mengenai pekerjaan yang telah selesai dan catatan dan dokumen mengenai pekerjaan yang belum selesai pada Sistem; membuat daftar catatan pekerjaan atau daftar dokumen mengenai pekerjaan yang belum selesai pada Sistem.

Menyerahkan status asli berkas paket, dokumen dan daftar pekerjaan yang belum selesai pada Sistem kepada arsip instansi atau unit, atau penanggung jawab pengumpulan dokumen pada saat penataan aparatur.

Segera setelah penataan organisasi selesai dilakukan, perlu segera dilakukan koordinasi dengan Arsip instansi dan unit pengelola serta pelaksana Sistem untuk menyerahkan arsip dan dokumen pekerjaan yang belum tuntas kepada unit atau penanggung jawab kelanjutan penanganannya.

Menutup akun organisasi dan individu untuk lembaga dan organisasi yang menghentikan operasinya segera setelah keputusan restrukturisasi organisasi dibuat.

Terhadap unit pengelola dan pelaksana Sistem, Kementerian Dalam Negeri melakukan identifikasi dan pembatasan ruang lingkup dokumen dan pangkalan data dokumen dalam Sistem sesuai dengan masing-masing akun instansi, organisasi, dan individu; yang mana, berdasarkan daftar pekerjaan unit dan individu yang belum tuntas, menetapkan ruang lingkup data dan membuat daftar akun organisasi dan individu yang belum tuntas; menyusun rencana serah terima apabila diarahkan.

Mengumpulkan dan melaporkan kepada Komite Rakyat Provinsi dan Departemen Dalam Negeri mengenai sistem kode identifikasi dokumen, kode berkas, dan simbol dokumen yang saat ini digunakan dalam Sistem untuk dijadikan dasar penetapan kode identifikasi dokumen, kode berkas, dan simbol dokumen instansi dan organisasi setelah melakukan penataan kembali aparatur secara terpadu, tersinkronisasi, serta menghindari duplikasi.

Segera setelah menyelesaikan pengaturan organisasi, perlu segera melakukan tugas-tugas berikut:

Menutup akun organisasi dan individu untuk lembaga dan organisasi yang menghentikan operasinya segera setelah keputusan restrukturisasi organisasi dibuat.

Memperbarui sistem kode identifikasi dokumen, kode berkas, dan simbol teks lembaga dan organisasi baru untuk memastikan sistem beroperasi dengan lancar.

Membuka akun untuk lembaga, organisasi, dan individu baru, memastikan koneksi dengan dokumen dan basis data dokumen terkait sebelumnya untuk memastikan tidak ada gangguan dalam pemrosesan kerja pada Sistem.
Mengekstrak dan mengemas dokumen serta basis data dokumen instansi, organisasi, dan unit yang tidak aktif dan menyerahkannya kepada arsip sejarah provinsi atau instansi dan organisasi yang berwenang setelah restrukturisasi aparatur.

Memiliki rencana untuk menggunakan dokumen dan basis data dokumen dalam Sistem untuk melayani kebutuhan mendesak lembaga, organisasi, dan individu selama proses restrukturisasi aparatur.
Silakan lihat teks lengkap Berita Resmi No. 414/BNV-VTLTNN dalam FILE terlampir:

Sumber: https://moha.gov.vn/tintuc/Pages/danh-sach-tin-noi-bat.aspx?ItemID=56987