Kelola catatan dan dokumen secara ketat saat membuat pengaturan.

Sesuai arahan Ketua Komite Rakyat Provinsi, dalam pelaksanaan penataan dan reorganisasi, instansi dan unit kerja wajib menutup arsip sebelum menyerahkan arsip dan dokumen kepada unit kerja yang baru. Dokumen yang memiliki nilai preservasi permanen wajib diserahkan kepada Pusat Arsip Sejarah, Departemen Dalam Negeri dalam waktu 45 hari sejak tanggal keputusan penataan. Penyerahan arsip dan dokumen wajib sesuai dengan instruksi dalam Surat Edaran No. 16/2014/TT-BNV Kementerian Dalam Negeri .

Pertukaran layanan kearsipan di distrik Hung Thanh, kota Tuyen Quang .

Untuk dokumen yang menjadi arsip instansi, unit lama bertanggung jawab untuk menyerahkannya kepada unit baru yang menerima kantor pusat untuk pengelolaan lebih lanjut. Jika unit baru tidak menerima kantor pusat yang lama, pengelolaan dokumen akan dilakukan oleh instansi penerima dengan sebagian besar fungsi dan tugas. Berkas dan dokumen yang diserahkan harus dipastikan memiliki semua komponen dan isi sesuai ketentuan.

Khususnya, berkas dan dokumen terkait pekerjaan yang sedang ditangani, termasuk berkas kertas dan berkas elektronik, akan diserahkan langsung ke unit baru untuk diproses lebih lanjut. Komite Rakyat Provinsi menugaskan Tuyen Quang Telecommunications untuk berkoordinasi dengan instansi terkait guna mentransfer data elektronik ke unit penerima, memastikan penyimpanan dan operasional tidak terganggu.

Departemen Dalam Negeri bertanggung jawab untuk memantau dan mendorong pelaksanaan pengelolaan arsip dan dokumen sesuai dengan peraturan yang berlaku. Departemen Informasi dan Komunikasi membimbing instansi dan unit dalam pemanfaatan data teks dan dokumen arsip setelah reorganisasi aparatur, dan sekaligus mendukung konversi data arsip elektronik yang tepat waktu.

Para pimpinan departemen, cabang, dan unit harus melaksanakan hal ini secara sungguh-sungguh guna menjamin kesinambungan dan transparansi dalam pengelolaan arsip dan dokumen, sehingga dapat memberikan kontribusi bagi peningkatan efisiensi operasional aparatur administrasi pasca penataan dan reorganisasi.

Sumber: https://baotuyenquang.com.vn/thuc-hien-nghiem-viec-quan-ly-ho-so-tai-lieu-khi-thuc-hien-sap-xep-207426.html