Kota Ho Chi Minh: Usulan panduan mengenai prosedur penerbitan salinan elektronik ijazah dan sertifikat.

Menurut Komite Rakyat Kota Ho Chi Minh , saat ini belum ada pedoman khusus mengenai penerbitan salinan elektronik ijazah dan sertifikat, oleh karena itu digitalisasi hasil akademik belum dimungkinkan. Foto: Quang Phuong

Komite Rakyat Kota Ho Chi Minh baru-baru ini mengirimkan Dokumen No. 4543/UBND-VX kepada Kantor Pemerintah dan Kementerian Pendidikan dan Pelatihan (MOET) untuk meminta panduan tentang digitalisasi hasil untuk prosedur penerbitan salinan ijazah dan sertifikat.

Menurut Komite Rakyat Kota Ho Chi Minh, penerbitan salinan ijazah dan sertifikat dari register asli saat ini dilakukan sesuai dengan ketentuan Pasal 2, Ayat 27, Bab IV Surat Edaran Nomor 21/2019/TT-BGDĐT tanggal 29 November 2019 dari Kementerian Pendidikan dan Pelatihan tentang pengesahan Peraturan tentang pengelolaan ijazah dan sertifikat sistem pendidikan nasional.

Sesuai peraturan, salinan ijazah dan sertifikat diterbitkan menggunakan templat terpadu yang dikeluarkan oleh Kementerian Pendidikan dan Pelatihan. Kementerian Pendidikan dan Pelatihan hanya menetapkan dan menggunakan satu templat tunggal untuk salinan dalam bentuk kertas (Surat Edaran 21/2019/TT-BGDĐT belum memberikan panduan tentang penerbitan salinan ijazah dan sertifikat dalam bentuk elektronik).

Menurut Komite Rakyat Kota Ho Chi Minh, saat ini, salinan ijazah dan sertifikat hanya diterbitkan menggunakan templat standar yang dikeluarkan oleh Kementerian Pendidikan dan Pelatihan, dan tanda tangan digital belum diterapkan. (Gambar ilustrasi)

Karena kurangnya peraturan hukum dan pedoman teknis khusus mengenai format salinan elektronik, di Kota Ho Chi Minh, khususnya di Departemen Pendidikan dan Pelatihan, tidak ada dasar hukum untuk menerapkan penandatanganan digital pada salinan ijazah dan sertifikat.

Sementara itu, Keputusan Menteri No. 45/2025/ND-CP mengizinkan penerbitan salinan elektronik dari dokumen asli. Namun, untuk ijazah dan sertifikat, Dinas Pendidikan dan Pelatihan serta lembaga pengelola pendidikan saat ini belum memiliki dasar hukum atau prosedur terpadu untuk pelaksanaannya.

Namun, dalam sistem penilaian reformasi administrasi, tingkat digitalisasi keluaran dokumen bersifat wajib untuk prosedur administrasi, sehingga menyebabkan prosedur "penerbitan salinan ijazah dan sertifikat dari arsip asli" tidak dapat menghasilkan "keluaran elektronik" sebagaimana yang diatur saat ini. Hal ini memengaruhi tingkat digitalisasi prosedur administrasi Komite Rakyat Kota Ho Chi Minh, dan berdampak pada skor reformasi administrasi akhir tahun kota tersebut.

Selain itu, peraturan teknis mengenai format, templat, dan informasi wajib pada salinan elektronik ijazah dan sertifikat belum diterbitkan, sehingga tidak mungkin untuk menerapkannya pada sistem informasi prosedur administrasi kota.

Komite Rakyat Kota Ho Chi Minh telah mengusulkan pedoman tentang "digitalisasi" penerbitan salinan ijazah dan sertifikat untuk memastikan proses reformasi administrasi berjalan sinkron. (Gambar ilustrasi)

Berdasarkan situasi di atas, Komite Rakyat Kota Ho Chi Minh melaporkan dan mengusulkan agar Kantor Pemerintah dan Kementerian Pendidikan dan Pelatihan menerbitkan atau memberikan panduan khusus mengenai penerbitan salinan elektronik ijazah dan sertifikat dari dokumen asli sesuai dengan ketentuan Keputusan No. 45/2020/ND-CP.

Menetapkan dan menstandarisasi peraturan tentang "output digital" untuk prosedur penerbitan salinan ijazah dan sertifikat, termasuk: Templat salinan ijazah dan sertifikat elektronik; standar tentang keamanan, kode identifikasi, dan kode otentikasi; dan tanggung jawab unit penerbit untuk penyimpanan dan penandatanganan digital.

Pada saat yang sama, panduan sementara diberikan kepada daerah-daerah sambil menunggu peraturan baru, untuk menghindari perolehan nilai rendah dalam penilaian digitalisasi dokumen pada reformasi administrasi.

Selain itu, diperlukan koordinasi dengan Kementerian Kehakiman untuk menstandarisasi proses penerbitan salinan elektronik ijazah dan sertifikat dari dokumen asli, guna memastikan keabsahan hukum dalam transaksi elektronik.

Sumber: https://daibieunhandan.vn/tp-ho-chi-minh-kien-nghi-huong-dan-thu-tuc-cap-ban-sao-van-bang-chung-chi-dien-tu-10400218.html