Kementerian Kehakiman mengumumkan data pendaftaran sivil untuk menggantikan dokumen kertas dalam pengendalian prosedur pentadbiran.

Timbalan Menteri Kehakiman Nguyen Thanh Tinh baru sahaja menandatangani Keputusan No. 3458/QD-BTP mengenai penerbitan data pendaftaran sivil dan panduan mengenai penyambungan, pengeksploitasian dan penggunaan data pendaftaran sivil untuk menggantikan dokumen kertas dalam menyelesaikan prosedur pentadbiran.

Menurut Keputusan tersebut, data dalam Pangkalan Data Pendaftaran Sivil Elektronik (ECDB) yang layak untuk dieksploitasi dan digunakan sebagai pengganti dokumen kertas dalam prosedur pentadbiran termasuk: Sijil kelahiran/salinan sijil kelahiran, Cabutan kelahiran; Sijil perkahwinan/salinan cabutan perkahwinan, Sijil status perkahwinan; Cabutan kematian/Sijil kematian/salinan cabutan kematian. Dokumen pendaftaran sivil lain: Cabutan pendaftaran perubahan, pembetulan, dan penambahan pada rekod pendaftaran sivil, penentuan semula etnik; Cabutan pendaftaran paterniti, bersalin, dan beranak pinak; Sijil pendaftaran pengangkatan; Cabutan pendaftaran perwalian, Cabutan pendaftaran penamatan perwalian, Cabutan pendaftaran penyeliaan perwalian, Cabutan pendaftaran kelahiran dalam Buku Pendaftaran Sivil, Cabutan anotasi perkahwinan, Cabutan anotasi perceraian, Cabutan entri pendaftaran sivil lain.

Matlamatnya adalah untuk menggantikan atau mengurangkan bilangan dokumen yang diperlukan dalam prosedur pentadbiran dengan menggunakan data yang sepadan daripada pangkalan data e-Kerajaan. Keperluan tersebut termasuk pematuhan terhadap peraturan mengenai keselamatan maklumat, hak harta intelek yang berkaitan dengan data dan privasi; pematuhan kepada peraturan dan garis panduan teknikal mengenai pertukaran data dan prinsip serta peraturan mengenai pengurusan, penyambungan dan perkongsian data digital antara agensi dalam sistem politik ; dan penyelarasan dengan Rangka Kerja Senibina e-Kerajaan Vietnam dan Rangka Kerja Senibina e-Kerajaan Kementerian Kehakiman.

Keputusan 3458 menyatakan bahawa medan maklumat yang akan dikongsi termasuk: Maklumat mengenai pendaftaran kelahiran (Nama keluarga, nama tengah, nama diberi orang yang didaftarkan; Tarikh lahir; Jantina, tempat lahir, kampung halaman; Etnik; Kerakyatan; Nombor pengenalan diri; Nama keluarga, nama tengah, nama diberi, nombor pengenalan diri ibu; Nama keluarga, nama tengah, nama diberi, nombor pengenalan diri bapa; Nombor sijil kelahiran, agensi pendaftaran kelahiran; Tarikh pendaftaran); Maklumat mengenai pendaftaran kematian (Nama keluarga, nama tengah, nama diberi; Tarikh lahir; Nombor pengenalan diri; Jantina; Etnik; Kerakyatan; Tempat kediaman; Dokumen pengenalan diri; Pendaftaran tempat kematian; Tarikh pendaftaran); Maklumat mengenai pendaftaran perkahwinan (Nama keluarga, nama tengah, nama diberi isteri; nama keluarga, nama tengah, nama diberi suami; Tarikh lahir; Etnik, kewarganegaraan, tempat kediaman; Dokumen pengenalan diri; Tarikh penubuhan perkahwinan). Orang; Tempat pendaftaran perkahwinan); Maklumat mengenai pengeluaran Sijil Status Perkahwinan (Nama keluarga, nama tengah, nama diberi orang yang menerima Sijil Status Perkahwinan; Tarikh lahir; Nombor pengenalan diri; Jantina; Etnik; Kewarganegaraan; Tempat kediaman; Status perkahwinan).

Data di atas dikongsi untuk eksploitasi dan penggunaan mengikut tahap kelengkapan pangkalan data seperti yang ditetapkan dalam Klausa 1, Perkara 6 Resolusi No. 66.7/2025/NQ-CP bertarikh 15 November 2025 Kerajaan mengenai pengurangan dan pemudahan prosedur pentadbiran berdasarkan data.

Menurut Keputusan tersebut, Menteri, ketua agensi peringkat menteri, dan Jawatankuasa Rakyat wilayah dan bandar yang ditadbir secara pusat bertanggungjawab untuk menyemak dan menstruktur semula proses penyelesaian prosedur pentadbiran dalam skop pengurusan negeri bagi sektor dan bidang masing-masing; dan prosedur pentadbiran di bawah kuasa Jawatankuasa Rakyat peringkat wilayah dan komun, berdasarkan eksploitasi data dalam Pangkalan Data Pendaftaran Sivil Elektronik, menggunakannya untuk menggantikan dokumen kertas dalam dossier untuk menyelesaikan prosedur pentadbiran di bawah kuasa mereka seperti yang ditetapkan dalam Perkara 7 Resolusi No. 66.7/2025/NQ-CP. Berdasarkan dokumen sambungan Kementerian Kehakiman, sistem maklumat penyelesaian prosedur pentadbiran peringkat Kementerian dan peringkat wilayah akan diselaraskan untuk memastikan ketersambungan yang sesuai untuk eksploitasi data pendaftaran sivil seperti yang dikehendaki oleh pengurusan negeri dan mengikut undang-undang.

Kementerian Kehakiman telah mengeluarkan dokumen mengenai penyambungan, pengeksploitasian dan perkongsian maklumat antara Pangkalan Data Maklumat Elektronik dan Sistem Maklumat untuk menyelesaikan prosedur pentadbiran di peringkat kementerian dan wilayah, berserta lampiran yang menggariskan beberapa isu yang perlu diberi perhatian semasa pelaksanaan.

Dalam Lampiran, Kementerian Kehakiman menyatakan bahawa data yang diterbitkan oleh Kementerian Kehakiman boleh digunakan sebagai pengganti salinan kertas Sijil Kelahiran/Salinan Sijil Kelahiran, Cabutan Kelahiran; Salinan Sijil Perkahwinan/Cabutan Perkahwinan, Sijil Status Perkahwinan; Cabutan Kematian/Sijil Kematian/Salinan Cabutan Kematian dalam proses penyelesaian prosedur pentadbiran di bawah pengurusan Kementerian, agensi peringkat menteri, dan Jawatankuasa Rakyat wilayah dan bandar.

Data lain yang termasuk dalam Pangkalan Data Pendaftaran Sivil Elektronik: data tentang perubahan, pembetulan, dan penambahan pada rekod pendaftaran sivil, penentuan semula etnik; data tentang pendaftaran paterniti, keibuan, dan keturunan; data tentang pendaftaran pengangkatan; data tentang pendaftaran perwalian, pendaftaran penamatan perwalian, dan pendaftaran penyeliaan perwalian boleh digunakan untuk menggantikan dokumen kertas dalam menyelesaikan prosedur pentadbiran Kementerian, agensi peringkat menteri, dan Jawatankuasa Rakyat wilayah dan bandar mengikut peta jalan yang dinyatakan di atas.

Dalam kes di mana pangkalan data pendaftaran awam elektronik kekurangan maklumat tetapi warganegara masih memiliki dokumen pendaftaran awam yang asal, atau di mana maklumat dalam pangkalan data elektronik tidak konsisten dengan dokumen pendaftaran awam yang disediakan oleh warganegara, agensi penerima akan membimbing warganegara untuk menghubungi Jawatankuasa Rakyat komune tempat pendaftaran awam didaftarkan sebelum ini atau Jawatankuasa Rakyat komune tempat warganegara tinggal untuk mengemas kini/membetulkan maklumat dalam pangkalan data elektronik mengikut undang-undang pendaftaran awam.

Sebelum meneruskan penyambungan dan perkongsian data, Kementerian, agensi peringkat menteri, dan Jawatankuasa Rakyat wilayah dan bandar diminta untuk bertukar dan bersetuju secara bertulis dengan Kementerian Kehakiman mengenai skop, bentuk, dan struktur penyambungan data, tanggungjawab pihak-pihak dalam memastikan keselamatan maklumat dan melindungi privasi, rahsia peribadi, dan rahsia keluarga seperti yang ditetapkan dalam Klausa 4, Perkara 10 Keputusan Kerajaan No. 87/2020/ND-CP bertarikh 28 Julai 2020, mengenai Pangkalan Data Elektronik Status Sivil, pendaftaran sivil dalam talian, dan untuk menjalankan ujian sebelum menyambungkan sistem secara rasmi.

Sumber: https://sotuphap.camau.gov.vn/thoi-su-chinh-polit-va-tin-tuc/bo-tu-phap-cong-bo-cac-du-lieu-ho-tich-thay-the-giay-to-trong-giai-quyet-thu-tuc-hanh-chinh-292270