
Illustratiefoto.
In de periode van 2022 tot en met 2024 heeft het ministerie van Binnenlandse Zaken van Bac Ninh samengewerkt met een adviesbureau om de software voor elektronisch archiefbeheer te implementeren. Deze software heeft belangrijke functies voltooid, zoals gegevensinvoer, zoeken, toegangsautorisatie en wijzigingsbewaking.
Tot op heden zijn meer dan 31.300 dossiers, goed voor 3,3 miljoen A4-pagina's, gedigitaliseerd. Deze documenten betreffen voornamelijk richtlijnen en administratieve documenten van het Provinciaal Volkscomité en departementen en afdelingen uit de periode 1948-2014.
Tot op heden heeft het systeem zijn effectiviteit in de praktijk bewezen. Waar het zoeken naar een persoonlijk profiel, een administratieve beslissing of gegevens van een afgestudeerde student voorheen urenlang zoeken in papieren archieven vergde, kan het systeem nu nauwkeurige, volledige en rechtsgeldige resultaten opleveren met slechts een paar trefwoorden en een paar minuten werk. Digitale technologie heeft de zoektijd met een factor 20 tot 30 verkort ten opzichte van traditionele methoden. Het opslagsysteem waarborgt ook de veiligheid door toegangscontrole, het toekennen van gebruikersrechten en het vastleggen van de wijzigingsgeschiedenis. Daardoor registreert het systeem gemiddeld jaarlijks meer dan een miljoen lezers en 1500 online profielbewerkingen.
Het digitale transformatieproject in documentopslag markeert een belangrijke stap voorwaarts van de 'traditionele opslagmethode' naar het 'moderne kennisbeheersysteem'. Bac Ninh Historical Archives Center No. 1 heeft een gekoppeld data-ecosysteem gebouwd in plaats van een aparte documentenopslag te blijven onderhouden. In dit systeem worden documenten zoals teksten, resoluties, officiële berichten en ambtenarendossiers getagd en gekoppeld op basis van tijdsfactoren, uitgevende instanties, vakgebieden en onderwerpen. Door een 'kennisarchief' te creëren, kunnen gebruikers toegang krijgen tot informatie in specifieke contexten, waardoor er mogelijkheden ontstaan om data toe te passen voor veel verschillende doeleinden, waaronder administratie, onderzoek, onderwijs , cultuur en recht, terwijl tegelijkertijd de analytische en statistische mogelijkheden worden verbeterd.
Uitdagingen en uitbreidingsplan voor de periode 2025-2029
Volgens het Center for Science and Technology Communication kent de digitaliseringsreis, ondanks vele opmerkelijke prestaties, nog steeds vele uitdagingen. Sommige documenten zijn tientallen jaren oud en ernstig beschadigd, waardoor het scannen, identificeren en corrigeren van gegevens moeilijk is. Het ontbreken van samenvattingen of inconsistente formaten van veel documenten creëert ook een tijdrovende werklast voor de bedrijfsverwerking. Het goedkeurings-, beoordelings- en acceptatieproces van gedigitaliseerde producten volgens de huidige regelgeving duurt lang, wat de voortgang van de implementatie beïnvloedt. Bovendien treden er soms tijdelijke onderbrekingen op in de gegevensverwerking als gevolg van transmissieproblemen vanaf de opslagserver bij het Department of Science and Technology. Eind 2020 bereikte het percentage gedigitaliseerde documenten slechts ongeveer 75% van het totale aantal documenten dat in het magazijn is opgeslagen, terwijl er jaarlijks nog steeds nieuwe documenten worden ontvangen.
Om deze tekortkomingen te verhelpen en de schaal te blijven uitbreiden, heeft het Volkscomité van de provincie Bac Ninh het project "Digitalisering van documenten in het Provinciaal Historisch Archief voor de periode 2025-2029" goedgekeurd. De kosten van dit project worden geraamd op ongeveer 23 miljard VND en het doel is om nog eens 3,8 miljoen pagina's aan administratieve documenten van het Provinciaal Volkscomité en de bijbehorende afdelingen en afdelingen te digitaliseren. Dit is een belangrijke stap in de voltooiing van het volledige digitale administratieve datawarehouse van de provincie, waarmee het model van "Elektronische overheid - elektronische opslag - ten dienste van elektronische burgers" dichterbij komt.
Het ministerie van Binnenlandse Zaken zal de leiding hebben bij de uitvoering van het project en zal samenwerken met relevante instanties en eenheden om de nauwkeurigheid, integriteit en veiligheid van de gegevens te waarborgen. Het Bac Ninh Historical Archives Center No. 1 zal gerenommeerde technologiepartners selecteren, gespecialiseerde digitaliseringsteams organiseren en de communicatie bevorderen om burgers te begeleiden bij het gebruik van digitale gegevens. Medio 2025 heeft het centrum de digitalisering van meer dan 330.000 pagina's aan documenten van het Provinciaal Volkscomité en de ministeries van Onderwijs & Opleiding, Wetenschap & Technologie voltooid, waarmee een solide basis is gelegd voor de volgende fase.
Het vormgeven van een slimme overheid
Het Bac Ninh-model onderscheidt zich door de integratie van digitale opslaginfrastructuur en meerlaagse decentrale beveiliging. Dit systeem maakt niet alleen snelle gegevensopvraging mogelijk, maar biedt ook de mogelijkheid om toegangslogs te volgen, afwijkingen te detecteren en originele gegevens volledig te beschermen. Dit is een belangrijke factor in het kader van de promotie van de Nationale Datastrategie voor 2030 door de overheid, die vereist dat gemeenten het opslagmodel transformeren van "documenten bewaren" naar "databeheer".
Bac Ninh ontwikkelt een slim opslagmodel met als doel historische data om te zetten in waardevolle bronnen voor de toekomst. Wanneer historische documenten gedigitaliseerd, gekoppeld en beveiligd worden, zullen ze niet alleen administratief werk verrichten, maar ook een solide basis vormen voor toepassingen in analyse, prognoses, beleidsonderzoek en lokaal historisch onderwijs.
Bron: https://doanhnghiepvn.vn/chuyen-doi-so/bac-ninh-tao-kho-tri-thuc-so-phuc-vu-chinh-quyen-dien-tu/20251022042704967
Reactie (0)