Uniek model voor het scannen van identiteitskaarten om een aangifteformulier te maken in de wijk Tan Hung.

Na de fusie hoeft men niet langer elk formulier met de hand in te vullen of naar het adres te vragen. Mensen die naar het openbare administratiekantoor van Tan Hung Ward (Ho Chi Minh-stad) komen, hoeven nu alleen nog maar hun identiteitskaart te scannen bij de kiosk. Het formulier wordt dan automatisch ingevuld en in slechts enkele stappen kunnen ze snel hun oude en nieuwe adres opzoeken.

De reden hiervoor is dat dit centrum informatietechnologie heeft ingezet met kiosken voor het invullen van formulieren en een nieuw systeem voor het opzoeken van buurten, om zo een snellere, gemakkelijkere en gebruiksvriendelijkere administratieve ervaring te bieden.

Mensen komen naar het openbare administratiecentrum van Tan Hung Ward voor medische behandelingen. Foto: HUYNH THO

Snelle procedure, geen handschrift nodig.

Vroeg maandagochtend ging mevrouw Nguyen Ngoc Thanh (woonachtig in District 7) naar het openbare administratiecentrum van de wijk Tan Hung om een verklaring van burgerlijke staat aan te vragen.

Anders dan voorheen, toen ze de formulieren met de hand moest invullen, werd ze deze keer door een medewerker begeleid bij het gebruik van de kiosk. Ze hoefde alleen haar identiteitskaart in de machine te steken, waarna het systeem de beschikbare informatie automatisch las en invulde.

“De machine vulde bijna al mijn gegevens automatisch in. Ik hoefde alleen nog maar een paar details toe te voegen volgens de instructies, waarna de machine de complete verklaring afdrukte. Ik heb getekend en klaar was het. Snel, handig en heel interessant. Dit is de eerste keer dat ik technologie zo effectief zie toegepast worden in administratieve procedures”, aldus mevrouw Thanh.

Mevrouw Nguyen Ngoc Thanh kreeg van de heer Nguyen Minh Thien, vicevoorzitter van het Volkscomité en directeur van het Servicecentrum voor Openbare Administratie van de wijk Tan Hung, instructies over het gebruik van de kiosk om haar identiteitskaart te scannen en het aangifteformulier af te drukken. Foto: HUYNH THO

Mevrouw Vo Thi Ngoc Tram gaf ook aan tevreden te zijn toen ze naar het centrum kwam om de certificeringsprocedure af te ronden. Nadat haar identiteitsbewijs was gescand, werd haar gevraagd de app te gebruiken om de oude en nieuwe adressen in de buurt op te zoeken en de gegevens na de fusie bij te werken.

"Ik denk dat deze modellen in andere wijken zouden moeten worden overgenomen. Ze zijn gebruiksvriendelijk, snel en besparen zowel inwoners als ambtenaren moeite," aldus mevrouw Tram.

Volgens de gegevens heerst er in het centrum altijd een levendige maar ordelijke sfeer. Veel ouderen en mensen die niet vertrouwd zijn met technologie worden enthousiast ondersteund door de leden van de vakbond of de wijkfunctionarissen; niemand raakt in de war door machines of digitale systemen.

Ambtenaren en burgers hebben minder werk.

De heer Nguyen Minh Thien, vicevoorzitter van het Volkscomité en directeur van het Servicecentrum voor Openbare Administratie van de wijk Tan Hung, zei dat het centrum sinds 1 juli in gebruik is. Dagelijks komen er ongeveer 300 mensen om procedures te laten uitvoeren.

Om de kwaliteit van de dienstverlening te verbeteren, heeft het centrum twee informatietechnologiemodellen geïmplementeerd: een kiosk die helpt bij het invullen van formulieren en een systeem voor het zoeken naar nieuwe buurten via een website.

Bij het kioskmodel hoeven mensen alleen hun identiteitskaart in te voeren, het type procedure te selecteren, waarna de machine hen helpt bij het invullen van het formulier en het afdrukken van een complete verklaring.

"Dit bespaart mensen niet alleen tijd, maar verlaagt ook de kosten omdat er geen formulieren meer gekocht hoeven te worden. Zelfs als de mensen uit andere plaatsen komen, kan de machine de gegevens nog steeds lezen. Ouderen of mensen die niet weten hoe ze technologie moeten gebruiken, kunnen rekenen op ondersteuning van vakbondsleden of medewerkers", aldus de heer Thien.

Volgens de heer Thien zijn na de fusie, naast de naam van het stadsdeel, ook enkele buurtnamen veranderd, wat het lastig maakt om informatie te controleren. Daarom heeft het centrum de website https://phuongtanhung.com opgezet, zodat mensen hun oude adres kunnen wijzigen in een nieuw adres, hun oude buurt in een nieuwe buurt kunnen wijzigen en tegelijkertijd de locatie van hun buurt kunnen opzoeken.

Op de website kunnen mensen ook informatie en telefoonnummers opzoeken van de wijkleider, de secretaris van de partijcel, de secretaris van de jeugdvereniging, het hoofd van de frontwerkcommissie, enzovoort.

"Het nieuwe model voor wijkbeheer helpt mensen zelf informatie op te zoeken zonder dat ze wijkfunctionarissen hoeven te vragen. We hebben ook de locaties van de politie, het leger , het partijcomité en het fronthoofdkwartier op de website geplaatst, zodat mensen gemakkelijk informatie kunnen opzoeken", benadrukte de heer Thien.

In het centrum staan machines waarmee mensen oude en nieuwe buurten kunnen omzetten. Mensen kunnen ook hun telefoon of computer gebruiken om via de website een omzetting te regelen. Foto: HUYNH THO

De heer Thien zei dat de wijk zich voorbereidt om nog meer voorzieningen in dit model te integreren, zoals het openbaar maken van bouwvergunningen, een lijst met centrale medewerkers, de mogelijkheid om direct contact op te nemen met verantwoordelijke ambtenaren, het implementeren van papierloze vergaderruimtes, het beheer van pensions en appartementen...

Vragen en antwoorden met virtuele assistent Tan Hung Ward

Het Vietnamese Vaderlands Front Comité van de wijk Tan Hung heeft onlangs ook de applicatie "Tan Hung Ward Q&A Virtual Assistant" in gebruik genomen. Gebruikers hoeven alleen de QR-code te scannen die bij de informatiepunten is geplaatst om vervolgens via een link toegang te krijgen tot het ChatGTP-platform met geïntegreerde virtuele assistent.

Hier kunnen burgers gemakkelijk vragen stellen en antwoorden krijgen over de organisatiestructuur van de wijk; het adres, de locatie van het kantoor en de operationele informatie van het openbare administratieve dienstencentrum...

Bovendien biedt de virtuele assistent gedetailleerde begeleiding bij de procedures en benodigde documenten voor alle administratieve procedures binnen het rechtsgebied van de wijk; burgers kunnen er ook besluiten en resoluties opzoeken met betrekking tot de organisatiestructuur, woongroepen, buurten, enzovoort.

Een virtuele assistent is als een wijkagent van Tan Hung die 24/7 beschikbaar is; mensen kunnen op elk moment vragen stellen en antwoorden krijgen.

Deze applicatie helpt mensen tijd te besparen, omdat ze niet rechtstreeks naar het wijkcomité hoeven te gaan, maar toch ondersteuning krijgen bij administratieve procedures. Dit draagt bij aan het verminderen van de hoeveelheid repetitief werk voor de receptie.

De heer KHUU THIEN THANH , permanent vicevoorzitter van het Comité van het Vietnamese Vaderlands Front voor de wijk Tan Hung.

Opgenomen door BAO PHUONG

Bron: https://ttbc-hcm.gov.vn/doc-dao-mo-hinh-quet-can-cuoc-ra-to-khai-o-phuong-tan-hung-1019288.html