Juridische waarde van digitale handtekeningen en elektronische documenten

Het Ministerie van Defensie ontving een petitie van kiezers uit de provincie Quang Nam, verzonden door het overheidskantoor, met de volgende inhoud: "Vraag om uniforme richtlijnen voor de juridische waarde van digitale handtekeningen en elektronische registraties (momenteel passen veel overheidsinstanties en kredietinstellingen deze inhoud niet op uniforme wijze toe en moeten zij conventionele handtekeningen en papieren registraties parallel gebruiken met digitale handtekeningen en elektronische registraties)".

Het Ministerie van Nationale Defensie heeft het volgende schriftelijke antwoord aan de kiezers van de provincie Quang Nam gestuurd:

I. Wettelijke bepalingen met betrekking tot digitale handtekeningen en elektronische documenten

- Wet op elektronische transacties 2015

Artikel 24. Juridische waarde van de elektronische handtekening

1. In de gevallen waarin de wet vereist dat een document een handtekening heeft, wordt aan die vereiste voor een databericht geacht te zijn voldaan indien de elektronische handtekening die wordt gebruikt om het databericht te ondertekenen, voldoet aan de volgende voorwaarden:

a) Met de methode voor het aanmaken van een elektronische handtekening kan de ondertekenaar worden geïdentificeerd en kan worden aangetoond dat hij/zij akkoord gaat met de inhoud van het gegevensbericht.

b) De methode is voldoende betrouwbaar en geschikt voor het doel waarvoor het databericht is gegenereerd en verzonden.

2. In gevallen waarin de wet voorschrijft dat een document door een agentschap of organisatie moet worden afgestempeld, wordt aan die vereiste voor een gegevensbericht geacht te zijn voldaan indien het gegevensbericht is ondertekend met een elektronische handtekening van het agentschap of de organisatie die voldoet aan de voorwaarden zoals gespecificeerd in Clausule 1, Artikel 22 van deze wet en die elektronische handtekening is gecertificeerd.

3. De overheid specificeert het beheer en gebruik van elektronische handtekeningen door instanties en organisaties.

- Besluit nr. 130/2018/ND-CP van 27 september 2018 van de regering waarin de implementatie van de wet op elektronische transacties op digitale handtekeningen en certificeringsdiensten voor digitale handtekeningen wordt beschreven

Artikel 8. Juridische waarde van de digitale handtekening

1. In de gevallen waarin de wet voorschrijft dat een document een handtekening moet hebben, wordt aan de eis van een databericht geacht te zijn voldaan indien het databericht is ondertekend met een digitale handtekening en de veiligheid van de digitale handtekening is gegarandeerd zoals voorgeschreven in artikel 9 van dit besluit.

2. In gevallen waarin de wet voorschrijft dat een document door een instantie of organisatie moet worden afgestempeld, wordt aan die vereiste voor een databericht geacht te zijn voldaan indien het databericht is ondertekend met een digitale handtekening van de instantie of organisatie en de veiligheid van die digitale handtekening is gegarandeerd zoals voorgeschreven in artikel 9 van dit besluit.

3. Buitenlandse digitale handtekeningen en digitale certificaten die in Vietnam in licentie zijn gegeven voor gebruik overeenkomstig de bepalingen van Hoofdstuk V van dit Besluit, hebben dezelfde juridische waarde en effectiviteit als digitale handtekeningen en digitale certificaten die zijn uitgegeven door organisaties die openbare certificeringsdiensten voor digitale handtekeningen in Vietnam aanbieden.

- Richtlijn nr. 02/CT-TTg van 23 januari 2019 betreffende het verbeteren van het gebruik van gespecialiseerde digitale handtekeningen van de overheid bij de werkzaamheden van overheidsinstanties op alle niveaus

Bij punt c, clausule 1, verzoekt de premier ministeries, agentschappen op ministerieel niveau, overheidsinstanties en volkscomités van provincies en centraal bestuurde steden om agentschappen en eenheden onder hun beheer opdracht te geven om gespecialiseerde digitale overheidshandtekeningen te gebruiken bij alle soorten elektronische transacties ten behoeve van beheer, administratie, werkverwerking en levering van online openbare diensten. Tevens stelt hij prioriteiten vast voor de middelen die nodig zijn om dit werk uit te voeren.

Wanneer een agentschap of eenheid gebruikmaakt van een openbare digitale handtekening, moet het een plan hebben om over te stappen op gespecialiseerde digitale handtekeningen van de overheid.

- Besluit nr. 30/2020/ND-CP van 5 maart 2020 van de regering betreffende documentwerk

Artikel 5. Juridische waarde van elektronische documenten

1. Elektronische documenten die digitaal zijn ondertekend door bevoegde personen en digitaal zijn ondertekend door instanties en organisaties zoals voorgeschreven door de wet, hebben dezelfde juridische waarde als originele documenten en papieren documenten.

2. Digitale handtekeningen op elektronische documenten moeten volledig voldoen aan de wettelijke voorschriften.

- Besluit nr. 165/2018/ND-CP van 24 december 2018 van de regering betreffende elektronische transacties in financiële activiteiten

Artikel 5. Juridische waarde van elektronische documenten

1. Elektronische documenten moeten volledig voldoen aan de eisen van de overheid en aan de specifieke wetgeving. De vorm, creatie, verzending, ontvangst, opslag en juridische waarde van elektronische documenten worden geïmplementeerd volgens de Wet op Elektronische Transacties.

2. Een elektronisch document wordt als origineel beschouwd wanneer een van de volgende maatregelen is genomen:

a) Elektronische documenten worden digitaal ondertekend door de instantie, organisatie of persoon die het elektronische document initieert en de instantie, organisatie of persoon met de relevante verantwoordelijkheden overeenkomstig de bepalingen van gespecialiseerde wetten...”.

- Besluit nr. 28/2018/QD-TTg van 12 juli 2018 van de premier over het verzenden en ontvangen van elektronische documenten tussen instanties in het staatsadministratiesysteem

Artikel 4. Juridische waarde van elektronische documenten

1. Elektronische documenten die digitaal zijn ondertekend overeenkomstig de wettelijke bepalingen en die via het in dit besluit voorgeschreven documentbeheer- en administratiesysteem worden verzonden en ontvangen, hebben dezelfde juridische waarde als papieren documenten en vervangen het verzenden en ontvangen van papieren documenten…”.

II. Wet op elektronische transacties nr. 20/2023/QH15 van 22 juni 2023 is aangenomen door de 15e Nationale Vergadering tijdens de 5e zitting, en treedt in werking op 1 juli 2024.

Artikel 23. Juridische waarde van de elektronische handtekening

1. Een elektronische handtekening heeft niet automatisch geen juridische waarde omdat deze in de vorm van een elektronische handtekening is vastgelegd.

2. Een gespecialiseerde elektronische handtekening zorgt voor veiligheid of een digitale handtekening heeft dezelfde juridische waarde als de handtekening van die persoon in een papieren document.

3. In gevallen waarin de wet vereist dat een document door een instantie of organisatie wordt gecertificeerd, wordt aan die vereiste voldaan voor een databericht als het databericht is ondertekend met een gespecialiseerde elektronische handtekening die de veiligheid garandeert, of een digitale handtekening van die instantie of organisatie.

Het Ministerie van Defensie verklaarde: Op basis van de hierboven genoemde grondslagen is de juridische waarde van digitale handtekeningen en elektronische documenten specifiek en consistent geregeld in juridische documenten en heeft de premier instructies gegeven voor de implementatie.

Bron