Administratieve procedures online oplossen - Slotartikel: Er zijn nog steeds problemen met het verbinden van gegevens tussen ministeries en afdelingen

Na vele inspanningen om het tweeledige overheidsmodel te implementeren, kent de verbinding en uitwisseling van gegevens tussen ministeries en afdelingen nog steeds knelpunten. Hoewel de meeste problemen zijn opgelost, zijn de problemen met de 10/20-dataverbinding nog niet volledig opgelost, wat de effectiviteit van de implementatie van online overheidsdiensten gedurende het hele proces beïnvloedt.

Probleem met gegevensverbinding

De heer Ho Duc Thang, directeur van het Nationaal Instituut voor Digitale Technologie en Digitale Transformatie ( Ministerie van Wetenschap en Technologie ), vertelde over de oplossing voor online afhandeling van overheidsadministratieve procedures: "Na ongeveer vier maanden in gebruik te zijn geweest, worden de problemen met softwaretoepassingen geleidelijk overwonnen en verbeterd door technologische eenheden in samenwerking met de tweeledige overheid. Het grootste probleem is echter het verbinden en communiceren van gegevens tussen ministeries, afdelingen en eenheden en het hergebruiken van bestaande gegevens om bestaande processen te verkorten, het werk voor ambtenaren te optimaliseren en tegelijkertijd de naleving van regelgeving te waarborgen en het ongemak voor burgers te verminderen."

Administratieve procedures afhandelen in Ho Chi Minhstad . Foto: Hoang Tuyet

De vertegenwoordiger van het Nationaal Agentschap voor Digitale Transformatie zei specifiek: "Bij de implementatie van administratieve procedures en online overheidsdiensten volgens het model van lokale overheden met twee niveaus heeft het Ministerie van Wetenschap en Technologie (MOST) 28 bestaande problemen gebundeld, waarvan er 22 zijn opgelost, terwijl 6 langetermijnproblemen zijn waarvoor middelen moeten worden ingezet om ze grondig aan te pakken. De belangrijkste problemen hebben betrekking op het optimaliseren van interactieve elektronische formulieren (eForms), het vereenvoudigen van profielcomponenten, het waarborgen van voorzieningen voor achtergestelde gemeenten, het oplossen van signaaldips, het effectief benutten van oude en nieuwe elektronische datawarehouses, en het verbinden en benutten van gegevens uit nationale databases en systemen van ministeries en afdelingen."

Volgens lokale berichten zijn er nog steeds knelpunten in de gegevensverbinding tussen ministeries en afdelingen bij de afhandeling van online overheidsdiensten. Hierdoor is er geen sprake van een soepele en effectieve implementatie en worden de tijd en kosten voor naleving van administratieve procedures niet substantieel teruggebracht.

Concreet: Het Ministerie van Financiën kampt met 4 verbindingsproblemen, waaronder: het integreren en aanbieden van online betaaldiensten voor financiële verplichtingen (belastingen, registratiekosten) bij het uitvoeren van administratieve procedures op het land voor huishoudens, individuen en bedrijven; het verbinden van de Nationale Database voor Bedrijfsregistratie met het provinciale systeem voor de afhandeling van administratieve procedures (TTTT GQ TTHC); het verbinden van de provinciale TTHC GQ HTTT met het codetoekenningssysteem voor begrotingsgerelateerde eenheden; er doen zich regelmatig fouten voor in het Nationale Eénloketportaal.

Het Ministerie van Volksgezondheid heeft nog een probleem met betrekking tot de modernisering van het Nationaal Managementsysteem voor de registratie en vergunningverlening van medisch onderzoek en behandeling en het voltooien van de verbinding met de nationale database uiterlijk in december 2025.

Het Ministerie van Justitie kampt nog steeds met een probleem met het elektronische registratie- en beheersysteem voor de burgerlijke stand. Sommige provincies en steden melden nog steeds trage en gebrekkige systemen (An Giang, Bac Ninh, Can Tho City, Dong Nai).

Het ministerie van Binnenlandse Zaken ondervindt nog steeds een probleem bij de koppeling van het provinciale systeem voor de verwerking van administratieve procedures met de database van begunstigden van preferentiële regelingen voor verdienstelijke personen. Het ministerie van Wetenschap en Technologie heeft de oorzaak gecoördineerd, geverifieerd en vastgesteld dat er geen technische problemen zijn. Het ministerie van Binnenlandse Zaken onderzoekt dit en lost het op.

Het Ministerie van Openbare Veiligheid kampt nog met twee problemen met betrekking tot de verbinding tussen het provinciale systeem voor de verwerking van administratieve procedures en de daaraan gekoppelde software voor overheidsdiensten om twee groepen elektronische, onderling verbonden administratieve procedures uit te voeren, in overeenstemming met de bepalingen van Decreet nr. 63/2024/ND-CP. Het Ministerie van Openbare Veiligheid heeft een oplossing voorgesteld om deze problemen op te lossen.

Het Ministerie van Natuurlijke Hulpbronnen en Milieu ondervindt een probleem bij de verbinding met de kadasterdatabase. Tot nu toe hebben 33/34 provincies en steden de verbinding voltooid bij het uitvoeren van administratieve procedures op het land; de resterende stad is Hanoi. Het Ministerie van Natuurlijke Hulpbronnen en Milieu moet met Hanoi samenwerken om dit te voltooien.

Volgens het Nationaal Agentschap voor Digitale Transformatie hebben ministeries, afdelingen en gemeenten tot nu toe actief maatregelen genomen om knelpunten in het implementatieproces te verhelpen. Problemen met de 10/20-verbinding blijven echter knelpunten die de implementatie van administratieve procedures en de levering van online overheidsdiensten in het tweelaagsmodel van lokale overheden belemmeren. Het Nationaal Agentschap voor Digitale Transformatie heeft aangegeven dat het zal blijven samenwerken met relevante afdelingen om deze knelpunten volledig weg te nemen en zo synchronisatie en daadwerkelijke effectiviteit bij de implementatie van online overheidsdiensten gedurende het hele proces te waarborgen.

Gegevens opschonen

Vanuit het perspectief van een technologie-expert zei de heer Tran Huy Tung, directeur van het Research and Development Center van ELCOM Corporation: "In het verleden hebben we samengewerkt met vele afdelingen en vestigingen in de regio op het gebied van dataverwerking. Wanneer we elke datagroep onderzoeken, zien we de chaotische situatie, het gebrek aan standaardisatie en het niet volgen van regels. Dit leidt ertoe dat, hoewel veel datacenters georganiseerd zijn en hightechtoepassingen zijn ingezet om data te exploiteren, deze centra het na verwerking nog steeds moeilijk vinden om effectief te functioneren, omdat de invoergegevens niet gesynchroniseerd en gestandaardiseerd zijn, waardoor ze moeilijk te exploiteren zijn."

Wijs gespecialiseerd personeel aan dat specifiek aan mensen uitleg kan geven over online procedures voor het openbaar bestuur.

Wanneer het verbindingssysteem tussen partijen niet consistent is, kunnen gegevens van de ene eenheid niet door de andere worden gebruikt. Dit is een groot probleem waar de komende tijd aandacht aan moet worden besteed; anders zal de inzet van kunstmatige intelligentiemodellen de effectiviteit van de huidige niet-standaard gegevensbron niet effectief kunnen bevorderen.

Dhr. Tran Huy Tung deelde: "Ik heb zelf de Public Service Portal gebruikt om administratieve procedures online uit te voeren en vond het lastig om zonder begeleiding te werken. Momenteel bevindt de Portal zich in de 'computeriseringsfase', wat betekent dat het papieren proces wordt overgezet naar de digitale omgeving, maar de bestemming moet 'volledig proces' zijn. Dit betekent dat het hele proces opnieuw moet worden ontworpen, zodat mensen en bedrijven het gemakkelijk kunnen gebruiken." In plaats van alleen het oude proces te digitaliseren, is het noodzakelijk om de aanpak te veranderen, waarbij de focus ligt op gebruikers en we kijken welke voordelen die service hen kan opleveren.

Bij de integratie van kunstmatige intelligentie (AI) in het proces vervult deze technologie niet alleen de rol van een chatbot om vragen te beantwoorden, maar kan ze ook helpen het hele proces te verkorten, zelfs tot slechts enkele stappen. Om dat te bereiken, is het noodzakelijk om de mindset te veranderen vanaf de ontwerpfase van de applicatie, richting gebruiksvriendelijkheid, gemak en ervaring, vergelijkbaar met de e-commercediensten die mensen kennen.

De realiteit van de afgelopen vier maanden heeft aangetoond dat de implementatie van het tweeledige bestuursmodel de werklast van ambtenaren aan de basis aanzienlijk heeft vergroot; gemiddeld moet een gemeente of wijk zo'n 30.000 mensen bedienen. Het bouwen van een digitale overheid is als het bouwen van een huis met drie pijlers: Mensen - Data - Technologie. Mensen vormen hierbij de belangrijkste factor, van de betrokkenheid van leiders tot de deelname van uitvoerende ambtenaren; data moet worden gestandaardiseerd, gedeeld en met elkaar verbonden tijdens de uitvoering; technologische toepassingen omvatten digitale infrastructuur en AI-toepassingen.

"Om AI toe te passen, is het belangrijk om gestandaardiseerde data te creëren. Momenteel implementeren eenheden volgens het motto "Correct - Voldoende - Schoon - Levend". Op basis daarvan zullen de AI-engine (kunstmatige intelligentie kern) en beveiligingsoplossingen leiders ondersteunen bij het nemen van beslissingen, personeel ondersteunen bij het afhandelen van werkzaamheden en mensen begeleiden bij het effectiever uitvoeren van online administratieve procedures", aldus de heer Tran Huy Tung.

Bron: https://baotintuc.vn/xa-hoi/giai-quyet-thu-tuc-hanh-chinh-truc-tuyen-bai-cuoi-van-con-vuong-mac-ket-noi-du-lieu-giua-cac-bo-nganh-20251111152718249.htm