Hanoi is een pionier in het toepassen van AI bij het uitgeven van digitale kopieën van elektronische documenten

Het slimme kiosksysteem dat digitale kopieën van elektronische documenten authenticeert en uitgeeft, is een van de baanbrekende oplossingen in het moderniseringsproces van het administratieve systeem van de hoofdstad. Hierbij worden kunstmatige intelligentie (AI) en slimme identificatietechnologie toegepast om het authenticatieproces te automatiseren.

Ter uitvoering van het beleid van het Volkscomité van Hanoi om digitale transformatie te bevorderen en informatietechnologie toe te passen in bestuurlijke hervormingen, werd op de middag van 10 november 2025 in vestiging nr. 1 van het Openbaar Bestuurscentrum van Hanoi, 258 Vo Chi Cong, Tay Ho, Hanoi, het pilotmodel van de Smart Kiosk en het systeem voor authenticatie en uitgifte van digitale kopieën van elektronische documenten gelanceerd.

Nieuwe stap in bestuurlijke hervorming van de hoofdstad

Voorheen moesten mensen die een document wilden certificeren of een kopie wilden opvragen, direct naar de ontvangstlocatie gaan, wachten tot het origineel met de kopie was vergeleken, hun handtekening gezet, een stempel gezet en de uitslag ontvangen. Dit proces duurde vaak enkele uren, soms wel een halve dag of langer, wat zowel de medewerkers als het administratief personeel onder druk zette.

Met het nieuwe model hoeven mensen alleen nog maar rechtstreeks bij de kiosk te handelen: ze scannen originele documenten, waarna het systeem ze automatisch herkent, de geldigheid ervan controleert, de informatie verifieert en binnen enkele minuten rechtsgeldige elektronische kopieën afgeeft. Snel, nauwkeurig en u hoeft niet meer in de rij te staan.

Volgens het Servicecentrum voor Openbare Administratie van de Stad Hanoi biedt dit model praktische voordelen in de vorm van tijd- en moeitebesparing: de verwerkingstijd voor elk bestand is teruggebracht van 15 minuten naar 3-5 minuten. De resultaten worden online weergegeven via e-mail, QR-code of mobiele applicatie.

Cu Ngoc Trang, directeur van het Public Administration Service Center in Hanoi, zei dat hervorming van administratieve procedures de frontlinie is van digitale transformatie. Elke kleine verandering levert een enorme efficiëntie op voor mensen en bedrijven.

Het hele proces van afstemming, officiële ondertekening en het afdrukken van de kopieën duurt slechts 3-5 minuten.

Alleen al voor de procedure van het waarmerken van kopieën van originelen ontvangt de gemeente maandelijks bijna 70.000 dossiers. De meeste gemeenten en wijken hebben echter slechts één of twee gerechtsdeurwaarders in dienst, wat leidt tot overbelasting, tijdrovende en foutgevoelige situaties.

Op basis van die realiteit heeft het Centrum proactief onderzoek gedaan en samengewerkt met partners om een ​​systeem te ontwikkelen voor de authenticatie en uitgifte van digitale kopieën van elektronische documenten. Dit is een krachtige oplossing voor de overstap van handmatige naar elektronische processen. Het systeem maakt gebruik van AI-technologie, OCR-tekenherkenning en gezichtsauthenticatie, waardoor mensen zich direct kunnen authenticeren bij de Smart Kiosk.

Tegelijkertijd garanderen we absolute transparantie en veiligheid, omdat elke elektronische kopie digitaal wordt ondertekend, elektronisch wordt gestempeld en centraal wordt opgeslagen, en kan worden geverifieerd via een unieke authenticatiecode.

De lancering van de Smart Kiosk, die elektronische documenten authenticeert en digitale kopieën ervan uitgeeft, draagt ​​bovendien bij aan een vermindering van het papier-, inkt- en opslaggebruik en draagt ​​zo bij aan de opbouw van een groen en duurzaam bestuur.

Mijlpaal in de samenwerking tussen de staat en het bedrijfsleven

De lanceringsceremonie van de Smart Kiosk en het systeem voor het authenticeren en uitgeven van digitale kopieën van elektronische documenten werd bijgewoond door vertegenwoordigers van het overheidskantoor , het ministerie van Justitie, het ministerie van Openbare Veiligheid, de Staatsbank van Vietnam, leiders van het Volkscomité van Hanoi, afdelingen, vestigingen en coördinerende eenheden.

De Vietnamese Bank voor Landbouw en Plattelandsontwikkeling (Agribank) is met name de partner en sponsor van de eerste tien slimme kiosken die bij het Hanoi Public Administration Service Center worden getest.

Na de proefperiode zijn de stad Hanoi, het Openbaar Administratief Centrum en Agribank van plan om het model verder te onderzoeken en uit te breiden naar vestigingen van het Openbaar Administratief Centrum, transactiepunten van Agribank en een aantal andere openbare plekken. Zo creëren ze maximaal gemak voor mensen bij het gebruik van openbare diensten.

Eerder, op 8 oktober 2025, ondertekenden Agribank, Hanoi City Public Administration Service Center en Tran Anh Law Company Limited een samenwerkingsovereenkomst met drie partijen om advies-, ondersteunings- en ontvangstpunten voor publieke diensten te installeren bij de transactiepunten van Agribank in Hanoi.

Deze samenwerkingsovereenkomst is een belangrijk uitgangspunt voor Agribank en het Hanoi City Public Administration Service Center om samen te blijven werken aan de implementatie van nieuwe modellen. Het gezamenlijke doel is om administratieve hervormingen door te voeren en mensen en bedrijven steeds beter van dienst te zijn.

Op weg naar e-burgers - moderne digitale overheid

De implementatie van het pilotmodel van de Smart Kiosk voor authenticatie en de uitgifte van digitale kopieën van elektronische documenten toont Hanoi's inspanningen om "de mens centraal te stellen in de dienstverlening", terwijl tegelijkertijd de toepassing van wetenschap, technologie en kunstmatige intelligentie in het beheer en de werking van het administratieve systeem wordt bevorderd. Dit is tevens een belangrijke stap in het proces van digitale transformatie ten behoeve van de burger, gericht op de ontwikkeling van een modern, gebruiksvriendelijk en transparant administratief systeem.

Vanaf 10 november 2025 kunnen mensen die transacties komen doen bij filiaal nr. 1 van het Hanoi City Public Administration Service Center, het nieuwe model zelf ervaren: snel, gemakkelijk, transparant en vriendelijk. Het draagt ​​bij aan het verspreiden van het imago van een modern, slim en nauwgezet openbaar bestuur onder alle burgers van de hoofdstad.

De lancering van het model vandaag is niet alleen een technologische stap voorwaarts, maar ook een verschuiving in de servicegerichte mentaliteit van het administratieve systeem van de hoofdstad: van "papierwerk" naar "data"; van "handmatige authenticatie" naar "slimme authenticatie"; van "doen voor" naar "ondersteuning"; van "centralisatie" naar "service op locatie".

Begin oktober heeft het Centrum voor de Dienstverlening aan de Openbare Administratie van de Stad Hanoi ook een pilot uitgevoerd met het "Mobiele Model voor Openbare Diensten" om burgers en bedrijven te ondersteunen bij het uitvoeren van administratieve procedures. Dit initiatief toont de vastberadenheid van de stad om administratieve hervormingen en innovatie te bevorderen en online overheidsdiensten dichter bij alle doelgroepen te brengen. Dit draagt ​​bij aan de realisatie van de doelstelling om in 2025 100% van de administratieve procedures met betrekking tot bedrijven en 100% van de administratieve procedures, ongeacht administratieve grenzen, online uit te voeren. In 2026 moeten alle in aanmerking komende administratieve procedures volledig online worden uitgevoerd.

Mobiele voertuigen voor openbare diensten bieden veel essentiële diensten, zoals: begeleiding en ondersteuning bij het online indienen van aanvragen voor openbare diensten; het aanmaken en activeren van VneID-accounts voor elektronische identificatie; het ter plaatse digitaliseren van papieren documenten, het uploaden naar het systeem, het aangeven van elektronische formulierinformatie; het ondersteunen van niet-contante betalingen van vergoedingen en kosten (POS, QR-code, e-wallet); het opzoeken van de status van aanvragen en afwikkelingsresultaten; advies en training in vaardigheden voor het gebruik van online openbare diensten.

Elk voertuig is volledig uitgerust met desktopcomputers, laptops, multifunctionele printers, speciale scanners, presentatieapparatuur, LCD-schermen, evenals een snelle wifi-/4G-verbindingsinfrastructuur, back-upzenders, UPS en kleine generatoren om een ​​continue werking te garanderen.

Volgens het tijdschrift Vietnam Science and Technology

Bron: https://mst.gov.vn/ha-noi-tien-phong-ung-dung-ai-trong-cap-ban-sao-so-tai-lieu-dien-tu-197251112090745036.htm