Nieuwe 'one-stop shop' voor Hue-medewerkers: veranderende aanvraagpunten

mensen-die-administratieve-procedures-uitvoeren-op-het-postkantoor.jpg

Mensen voeren administratieve handelingen uit op het postkantoor (Foto: Ngoc Minh)

Geen geografische barrières meer

De heer Phan Xuan Tan, woonachtig in de wijk Phong Phu in de stad Phong Dien, bracht zijn documenten en papieren met enige aarzeling naar het postkantoor. Voorheen ging hij vaak naar het Volkscomité van de wijk Phong Phu om administratieve procedures te regelen, maar deze keer was het anders: hij zat vast met werk in het district Thuan Hoa, dus ging hij naar het postkantoor om de gegevens te laten verwerken. "Dit is de eerste keer dat ik naar het postkantoor ga om administratieve procedures te regelen. Ik had niet verwacht dat het zo gemakkelijk en snel zou gaan, en de resultaten zouden worden teruggestuurd naar de plaats waar ik woon," aldus de heer Tan.

Het verhaal van de heer Tan is een typisch geval dat baat heeft bij het model van "het oplossen van administratieve procedures ongeacht administratieve grenzen" dat Hue City zojuist heeft ingevoerd. Dit nieuwe model stelt mensen in staat om administratieve procedures in te dienen bij elk ontvangstpunt, ongeacht hun woonplaats of huishoudregistratie, en de resultaten op de juiste locatie te ontvangen.

In veel gemeenten en wijken zijn systemen voor overheidsdiensten opgezet bij bestaande gemeentelijke culturele postkantoren, die een "verlengstuk" vormen om de publieke dienstverlening dichter bij de mensen te brengen. De heer Le Van Doai, een gepensioneerd kaderlid in de wijk An Dong in het district Thuan Hoa, aarzelde om online procedures te volgen omdat hij niet bekend was met technologie. Nu kan hij naar het postkantoor bij hem in de buurt gaan en stap voor stap door het personeel worden begeleid. "Ik hoef alleen de originele documenten mee te nemen, ze zullen ze digitaliseren en naar me opsturen. Ik heb de resultaten binnen een paar dagen," aldus de heer Doai.

Dit model is geen wonder dat plotseling ontstond. Het is het resultaat van een strategische samenwerking tussen het Volkscomité van Hue en de Vietnam Post Corporation.

Denk eens aan de ondertekeningsceremonie van de samenwerkingsovereenkomst tussen beide partijen in maart, toen Nguyen Van Phuong, plaatsvervangend secretaris van het stadspartijcomité en voorzitter van het volkscomité van de stad Hue, benadrukte: "Dit is niet alleen een overdracht van administratief werk, maar ook een keerpunt op weg naar een proactieve en dienstbare regering."

Momenteel heeft Hue City 9 hoofdpostkantoren die aanvragen verwerken, ongeacht hun locatie, en 136 medewerkers van de publieke sector die alle gemeenten en wijken bedienen. Medewerkers van de postkantoren ontvangen niet alleen papieren aanvragen, maar begeleiden mensen ook bij het online indienen van aanvragen via het Nationaal Portaal voor Publieke Diensten of het Portaal voor Publieke Diensten van de stad. De aanvragen worden gedigitaliseerd en snel doorgestuurd naar de bevoegde autoriteit voor verwerking, waarna de resultaten aan de ontvanger worden geleverd.

Het bijzondere is dat het hele proces beveiligd en beheerd wordt via gespecialiseerde software. Na digitalisering worden de originele documenten nog steeds in originele staat aan de overheidsinstantie overgedragen. Dit waarborgt niet alleen de rechtmatigheid en transparantie, maar helpt overheidsinstanties ook om de opslag te verminderen, het zoeken te vergemakkelijken en, nog belangrijker: het apparaat te stroomlijnen en de druk op ambtenaren in één loket te verminderen.

Naast de praktische effectiviteit zorgt het model ook voor een bewustzijnsverandering bij beide partijen, zowel bij de burgers als bij de overheid. Waar mensen vroeger bang waren voor omslachtige procedures, beginnen ze nu te vertrouwen op online overheidsdiensten en proactief gebruik te maken van die diensten. De overheid heeft, in plaats van alles zelf te doen, een rol overgedragen aan capabele en professionele bedrijven, waardoor de focus meer ligt op controle, beleidsvorming en dienstverlening.

Verander je aanpak

De vernieuwing in de dienstverleningsstijl van dit model ligt niet alleen in het "verplaatsen van het moment waarop documenten worden ingediend", maar eerder in het veranderen van de hele aanpak van staatsbeheer. In plaats van mensen te dwingen naar de overheid te komen, komt de overheid naar de burgers. Dit is een levendige manifestatie van de geest van "dienstbaarheid aan de overheid", die premier Pham Minh Chinh herhaaldelijk heeft benadrukt.

Om dit model echt tot leven te brengen, is niet alleen het proces van belang, maar ook de manier waarop het model vanaf de basis wordt geïmplementeerd. Het personeel bij de recepties bestaat voornamelijk uit postbeambten, die de mensen direct 'aanraken'. Ze moeten niet alleen worden getraind in professionele vaardigheden, maar ook in luister- en uitlegvaardigheden om een gevoel van vertrouwen en vriendelijkheid te creëren. Bovendien moet het informatietechnologiesysteem stabiel functioneren en soepele verbindingen leggen tussen niveaus en sectoren. Als er maar één schakel los zit, moeten mensen mogelijk vele dagen langer wachten, wat hun vertrouwen in de hervorming ondermijnt.

En natuurlijk hebben ook de gewoonten van mensen tijd nodig om te veranderen. Naar het postkantoor gaan voor administratieve handelingen in plaats van naar de wijk of gemeente is iets nieuws. Als mensen de dienst moedig willen gebruiken, moeten de overheid en aanverwante diensten voortdurend blijven communiceren, begeleiden en begeleiden. Wanneer er volledig vertrouwen is opgebouwd, zal het openbaar bestuur echt dichter bij de mensen staan dan welke geografische grenzen dan ook.

Volgens de heer Chu Quang Hao, algemeen directeur van Vietnam Post Corporation, is Hue een van de gemeenten die dit model serieus en systematisch implementeert. "We zetten ons in om maximale middelen te mobiliseren en de veiligheid van netwerk- en informatiegegevens te waarborgen. De vlotte coördinatie met de autoriteiten van Hue City zal ervoor zorgen dat het model niet alleen technisch correct is, maar ook voldoet aan de maatschappelijke eisen", aldus de heer Hao tijdens de ondertekeningsceremonie tussen het Volkscomité van Hue City en Vietnam Post Corporation in maart.

Momenteel hebben 39 provincies en steden in het hele land een deel van hun publieke bestuurstaken overgedragen aan het postkantoor. Hue City is de gemeente die het model heeft ontworpen om het postkantoor en overheidsinstanties nauw met elkaar te verbinden, niet alleen op stadsniveau, maar ook op gemeentelijk en wijkniveau – een duurzame stap in het proces van daadwerkelijke digitale transformatie.

Le Tho (huengaynay.vn)

Bron: https://vnpost.vn/vi/hanh-chinh-cong/mot-cua-moi-cua-nguoi-dan-hue-doi-diem-nop-ho-so-doi-ca-tu-duy-quan-ly