Regelgeving met nadere uitwerking van bepaalde bepalingen en maatregelen voor de uitvoering van de Notariële Wet

Op 15 mei 2025 heeft de regering decreet nr. 104/2025/ND-CP uitgevaardigd, waarin een aantal artikelen en maatregelen zijn opgenomen ter uitvoering van de Wet op de notariële akte.

Volgens het decreet is directe elektronische notariële bekrachtiging van toepassing op alle civiele transacties.

Elektronische notarisatie via internet wordt toegepast op burgerlijke transacties, met uitzondering van testamenten en andere eenzijdige rechtshandelingen.

Diplomatieke missies dienen elektronische notariële bekrachtiging van transacties uit te voeren zoals voorgeschreven in artikel 73, lid 1, van de Wet op de Notariële Bekrachtiging.

Artikel 49 van decreet nr. 104/2025/ND-CP betreffende de voorwaarden voor het verlenen van elektronische notariële diensten stelt duidelijk:

Accounts voor het verrichten van elektronische notariële akten (hierna te noemen accounts voor elektronische notariële diensten) van notarissen, notarisorganisaties, diplomaten en diplomatieke missies moeten worden aangemaakt op een platform voor elektronische notariële akten dat voldoet aan de bepalingen van artikel 51 van dit decreet en de relevante wettelijke voorschriften.

Digitale handtekeningen met behulp van tijdstempeldiensten voor het uitvoeren van elektronische notariële bekrachtiging door notarissen, notarispraktijken, diplomatieke functionarissen en diplomatieke vertegenwoordigingsagentschappen, geleverd door vertrouwde dienstverleners in Vietnam, in overeenstemming met de bepalingen van de Vietnamese wet.

Notarissen en notariskantoren moeten digitale handtekeningen registreren bij het ministerie van Justitie waar het notariskantoor is geregistreerd om elektronische notariële akten te kunnen verrichten.

Notariskantoren die elektronische notariële diensten aanbieden, moeten ervoor zorgen dat ze voldoen aan de eisen met betrekking tot computers, netwerkverbindingen, elektronische apparatuur en andere noodzakelijke voorwaarden.

De levering van elektronische notariële diensten bij diplomatieke missies vindt plaats op basis van de specifieke omstandigheden van de betreffende diplomatieke missie.

Artikel 50 van decreet nr. 104/2025/ND-CP stelt de voorwaarden vast voor het gebruik van elektronische notariële diensten:

Deelnemers aan elektronische notariële transacties moeten gebruikmaken van openbare digitale handtekeningen die worden verstrekt door Vietnamese aanbieders van openbare digitale handtekeningcertificering in overeenstemming met de Vietnamese wetgeving, of van buitenlandse digitale handtekeningen en digitale handtekeningcertificaten die in Vietnam worden erkend, tenzij anders bepaald door de wet.

Organisaties en personen die deelnemen aan elektronische notariële transacties kunnen een account registreren om elektronische notariële diensten te gebruiken op het elektronische notariële platform of zich laten authenticeren om een ​​digitaal handtekeningcertificaat te ontvangen via de VNelD-applicatie of andere applicaties op het moment dat ze deelnemen aan de transactie om accounts te synchroniseren en digitale handtekeningcertificaten uit te geven in overeenstemming met de wettelijke bepalingen. Notarissen en notarispraktijken zijn verplicht om organisaties en personen te begeleiden bij het registreren van een account om elektronische notariële diensten te gebruiken en te voldoen aan de relevante wettelijke bepalingen.

Artikel 52 van decreet nr. 104/2025/ND-CP regelt de directe elektronische notariële procedure, inclusief:

- Degene die om een ​​notariële akte verzoekt en de notaris voeren de taken uit die zijn voorgeschreven in artikel 43, lid 1 en lid 2, van de Wet op de notariële akte.

- Directe elektronische notariële transacties die door notarissen worden geïnitieerd, moeten de rekening van de notaris en de rekeningen van de deelnemers aan de notariële transactie (indien van toepassing) bevatten.

- De notaris uploadt het opgestelde transactiedocument in databerichtformaat of het digitaal ondertekende transactiedocument door de bevoegde persoon die de transactie mag afsluiten, zoals bepaald in lid 2, artikel 50 van de Wet op de Notariële Beëdiging, naar het platform voor elektronische notariële beëdiging.

De persoon die de notariële bekrachtiging aanvraagt, kan het transactiedocument hardop voorlezen op het elektronische notariële platform, of de notaris kan het op verzoek van de aanvrager hardop voorlezen.

De persoon die de notariële akte aanvraagt, stemt in met de volledige inhoud van het conceptcontract en moet de in artikel 42, lid 7, van de Notariële Wet voorgeschreven documenten overleggen ter vergelijking door de notaris.

De notaris onderzoekt de door de aanvrager ingediende documenten en vergelijkt de informatie in de documenten met de database (indien beschikbaar). Na vergelijking, als de documenten authentiek worden bevonden, zet de notaris alle door de aanvrager ingediende documenten om in een databericht en uploadt dit naar het platform voor elektronische notariële diensten ter opslag.

De notaris identificeert en verifieert de identiteit van de transactiedeelnemer en is vervolgens getuige van de digitale ondertekening van het transactiedocument door de transactiedeelnemer.

- De notaris controleert de geldigheid van de digitale handtekening van de transactiedeelnemer, ondertekent vervolgens de getuigenis en voorziet deze van een tijdstempel.

- De notariële organisatie registreert het nummer van het notariële document, ondertekent het digitaal, brengt een tijdstempel aan, int de notariële kosten, int de servicekosten die verband houden met de notariële akte (hierna serviceprijzen genoemd) en andere gerelateerde kosten en verstuurt vervolgens het elektronische notariële document naar de aanvrager van de notariële akte op basis van het e-mailadres of de opslagmethode die de aanvrager van de notariële akte heeft geregistreerd.

Notarissen moeten notariële documenten registreren en elektronische notariële dossiers aanmaken en bewaren.

Artikel 53 van decreet nr. 104/2025/ND-CP betreffende de online elektronische notariële procedure:

- De persoon die om notariële bekrachtiging verzoekt en de notaris verrichten de werkzaamheden overeenkomstig de bepalingen in lid 1 en lid 2 van artikel 43 van de Wet op de Notariële Bekrachtiging.

Notarissen van organisaties voor notariële praktijk die voldoen aan de eisen van artikel 44 van de Wet op de Notariële Beëdiging, moeten online elektronische notariële transacties initiëren, inclusief accounts voor notarissen en accounts voor deelnemers aan de notariële transactie (indien van toepassing), en online videoconferenties opzetten tussen notarissen op verschillende locaties.

- De notaris die de transactie initieert, uploadt naar het platform voor elektronische notariële akten het transactiedocument dat is opgesteld in de vorm van een databericht of het transactiedocument dat digitaal is ondertekend door de persoon die bevoegd is de transactie te sluiten zoals voorgeschreven in lid 2, artikel 50 van de Wet op de Notariële Akten.

De persoon die de notariële bekrachtiging aanvraagt, kan het transactiedocument hardop voorlezen op het elektronische notariële platform, of de notaris kan het op verzoek van de aanvrager hardop voorlezen.

De persoon die de notariële akte aanvraagt, stemt in met de volledige inhoud van het conceptcontract en moet de in artikel 42, lid 7, van de Notariële Wet voorgeschreven documenten overleggen ter vergelijking door de notaris.

De notaris onderzoekt de door de aanvrager ingediende documenten en vergelijkt de informatie met de database (indien beschikbaar). Na vergelijking, als de documenten authentiek worden bevonden, zet de notaris alle door de aanvrager ingediende documenten om in een databericht en uploadt dit naar het platform voor elektronische notariële diensten, zodat notarissen en deelnemers op verschillende locaties de authenticiteit ervan kunnen verifiëren.

De notaris identificeert en verifieert de identiteit van de bij de transactie betrokken partijen en de wettigheid en authenticiteit van de transactie, en is vervolgens getuige van de digitale ondertekening van het transactiedocument door de partijen.

- Notarissen op elke locatie controleren in hun aanwezigheid de geldigheid van de digitale handtekeningen van de deelnemers aan de transactie en ondertekenen vervolgens het transactiedocument digitaal. De notaris die de elektronische notariële akte heeft geïnitieerd, controleert de geldigheid van de digitale handtekeningen van alle deelnemers en notarissen op elke locatie, ondertekent het document vervolgens digitaal en voegt er een tijdstempel aan toe.

- De notarisorganisatie die de transactie initieert, registreert het notariële documentnummer, ondertekent het digitaal, voegt een tijdstempel toe; int notariële kosten, servicekosten en andere gerelateerde kosten; en verzendt het elektronisch notarieel document naar de persoon die de notariële akte aanvraagt ​​via het e-mailadres of de opslagmethode die deze persoon heeft geregistreerd.

Het notariskantoor registreert de transactie in het notarisregister, maakt en bewaart elektronische notariële documenten en deelt de toegang tot notariële documenten met notarissen en andere notariskantoren op de andere deelnemende locaties die de transactie hebben bekrachtigd.

Het decreet bepaalt tevens dat notariskantoren die elektronische notariële diensten aanbieden, verantwoordelijk zijn voor de vergoeding van schade veroorzaakt door de fout van hun notarissen of medewerkers, zoals voorgeschreven in artikel 40 van de Wet op de Notariële Diensten. De notaris die de online elektronische notariële akte initieert en de notarissen op de externe locaties dienen schriftelijk overeen te komen over de omvang van de werkzaamheden; de notariële vergoeding, de prijs voor de dienstverlening en andere te ontvangen kosten; de verantwoordelijkheid van elke notaris voor de vergoeding; en andere gerelateerde kwesties (indien van toepassing).

Dit decreet treedt in werking op 1 juli 2025.

Dit besluit vervangt besluit nr. 29/2015/ND-CP van 15 maart 2015 van de regering , waarin de implementatie van een aantal artikelen van de Wet op de notariële akte nader wordt uitgewerkt en begeleid.

Faculteit Communicatie - Onderwijs en Opleiding (Bron: Afdeling Informatie en Communicatie van de Provincie Hung Yen )

https://hungyen.gov.vn/quy-dinh-chi-tiet-mot-so-dieu-va-bien-phap-thi-hanh-luat-cong-chung-c211417.html

Bron: https://yte.nghean.gov.vn/tin-chuyen-nganh/quy-dinh-chi-tiet-mot-so-dieu-va-bien-phap-thi-hanh-luat-cong-chung-977444