Bac Ninh oppretter et «digitalt kunnskapslager» for å tjene e-forvaltning

Illustrasjonsfoto.

Bygge et digitalt kunnskapsarkiv, bevare dokumentverdien

I perioden 2022 til 2024 har Bac Ninhs innenriksdepartement koordinert med en konsulentenhet for å distribuere programvaren for elektronisk arkivhåndtering. Denne programvaren har fullført viktige funksjoner som dataregistrering, søk, tilgangsautorisasjon og endringsovervåking.

Til dags dato er mer enn 31 300 filer, tilsvarende 3,3 millioner A4-sider, digitalisert. Disse dokumentene er hovedsakelig direktiver og administrative dokumenter fra den provinsielle folkekomiteen og avdelinger og grener i perioden fra 1948 til 2014.

Systemet har hittil bevist sin praktiske effektivitet. Mens det tidligere krevde timer med søking i papirarkiver å søke etter en personlig profil, en administrativ avgjørelse eller data om doktorgradsstudenter, kan systemet nå returnere nøyaktige, fullstendige og juridisk gyldige resultater med bare noen få nøkkelord og noen få minutters drift. Digital teknologi har bidratt til å forkorte søketiden med 20–30 ganger sammenlignet med tradisjonelle metoder. Lagringssystemet sikrer også sikkerhet ved å kontrollere tilgang, tildele brukerrettigheter og registrere endringshistorikk. Takket være dette registrerer systemet i gjennomsnitt mer enn én million lesere og 1500 utnyttelser av online profiler hvert år.

Det digitale transformasjonsprosjektet innen dokumentlagring markerer et viktig skritt fremover fra den «tradisjonelle lagringsmetoden» til det «moderne kunnskapshåndteringssystemet». Bac Ninh Historical Archives Center No. 1 har bygget et koblet dataøkosystem i stedet for å fortsette å vedlikeholde et separat dokumentarkiv. I dette systemet er dokumenter som tekster, resolusjoner, offisielle rapporter og tjenestemannsregistre merket og koblet basert på tidsfaktorer, utstedende etater, felt og emner. Ved å opprette et «kunnskapsarkiv» kan brukere få tilgang til informasjon i spesifikke kontekster, og dermed åpne for muligheter til å bruke data til mange forskjellige formål, inkludert administrasjon, forskning, utdanning , kultur og jus, samtidig som de forbedrer analytiske og statistiske evner.

Utfordringer og utvidelsesplan for perioden 2025–2029

Ifølge Senter for vitenskaps- og teknologikommunikasjon står digitaliseringsreisen fortsatt overfor mange utfordringer, til tross for mange bemerkelsesverdige prestasjoner. Noen dokumenter er flere tiår gamle og alvorlig skadet, noe som gjør det vanskelig å skanne, identifisere og korrigere data. Mangelen på sammendrag eller inkonsistente formater i mange dokumenter skaper også en tidkrevende arbeidsmengde for forretningsprosesser. Godkjennings-, vurderings- og akseptprosessen for digitaliserte produkter i henhold til gjeldende regelverk er langvarig, noe som påvirker implementeringsfremdriften. I tillegg oppstår det noen ganger midlertidige avbrudd i datautnyttelsen på grunn av overføringsproblemer fra lagringsserveren ved Institutt for vitenskap og teknologi. Ved utgangen av 2020 nådde andelen digitaliserte dokumenter bare omtrent 75 % av det totale antallet dokumenter som er lagret på lageret, mens nye dokumenter fortsetter å mottas hvert år.

For å overvinne disse manglene og fortsette å utvide skalaen, har folkekomiteen i Bac Ninh-provinsen godkjent prosjektet «Digitalisering av dokumenter ved de provinsielle historiske arkivene for perioden 2025–2029». Dette prosjektet er anslått å koste rundt 23 milliarder VND, og målet er å digitalisere ytterligere 3,8 millioner sider med administrative dokumenter fra den provinsielle folkekomiteen og avdelinger og grener. Dette er et viktig skritt for å fullføre hele det digitale administrative datalageret i provinsen, og bevege seg nærmere modellen «elektronisk forvaltning – elektronisk lagring – som betjener elektroniske borgere».

Innenriksdepartementet vil være det ledende organet i implementeringen av prosjektet, og koordinere med relevante etater og enheter for å sikre nøyaktigheten, integriteten og sikkerheten til dataene. Bac Ninh historiske arkivsenter nr. 1 vil velge anerkjente teknologipartnere, organisere spesialiserte team for digitalisering og fremme kommunikasjon for å veilede innbyggerne i hvordan de kan utnytte digitale data. Innen midten av 2025 har senteret fullført digitaliseringen av mer enn 330 000 sider med dokumenter fra den provinsielle folkekomiteen og departementene for utdanning og opplæring, vitenskap og teknologi, og skape et solid grunnlag for neste fase.

Å forme smart regjering

Bac Ninh-modellen skiller seg ut ved sin integrering av digital lagringsinfrastruktur og flerlags desentralisert sikkerhet. Dette systemet muliggjør ikke bare rask datagjenfinning, men har også muligheten til å spore tilgangslogger, oppdage unormaliteter og absolutt beskytte originaldata. Dette er en viktig faktor i sammenheng med at regjeringen fremmer den nasjonale datastrategien frem mot 2030, som krever at lokaliteter transformerer lagringsmodellen fra «lagring av dokumenter» til «forvaltning av dataressurser».

Bac Ninh bygger en smart lagringsmodell, med mål om å gjøre historiske data om til verdifulle ressurser for fremtiden. Når historiske dokumenter digitaliseres, kobles sammen og sikres, vil de ikke bare tjene administrativt arbeid, men også skape et solid grunnlag for anvendelser innen analyse, prognoser, policyforskning og lokalhistorisk utdanning.

Hien Thao

Kilde: https://doanhnghiepvn.vn/chuyen-doi-so/bac-ninh-tao-kho-tri-thuc-so-phuc-vu-chinh-quyen-dien-tu/20251022042704967