Digital signatur: «nøkkelen» til trygge og raske elektroniske transaksjoner

Digital signatur er en løsning for å autentisere og signere elektroniske dokumenter ved hjelp av kryptering, slik at signataren kan identifiseres, og dataintegritet og uavviselighet etter signering sikres. I Vietnam har digital signatur blitt et viktig verktøy for bedrifter og enkeltpersoner i elektroniske transaksjoner: skattemelding, utstedelse av elektronisk faktura, kontraktssignering, sending av administrative dokumenter, banktransaksjoner osv. Denne artikkelen presenterer tydelig konseptet, typer digital signatur, praktiske verktøy, registreringsmetoder, kostnader, sikkerhetsmerknader og anbefalinger for bedrifter og enkeltpersoner.

Hva er en digital signatur, og hva er dens juridiske verdi?

En digital signatur er en elektronisk verdi knyttet til elektroniske data (tekst, filer, fakturaer osv.), opprettet ved hjelp av en offentlig nøkkelkrypteringsalgoritme (PKI). Når et dokument signeres digitalt, oppretter systemet et nøkkelpar (offentlig nøkkel og privat nøkkel). Den private nøkkelen holdes hemmelig av underskriveren for å opprette signaturen; den offentlige nøkkelen brukes til å bekrefte signaturen og autentisere dokumentets opprinnelse og integritet.

Juridisk sett har digitale signaturer samme autentiseringsverdi som håndskrevne signaturer og segl i mange typer elektroniske transaksjoner i henhold til gjeldende regelverk: signering av dokumenter, kontrakter, elektroniske dokumenter; er obligatoriske/aksepterte metoder i mange skatteprosedyrer, toll, deklarasjoner, elektroniske fakturaer, offentlige tjenester på nett. Derfor hjelper digitale signaturer transaksjonsdeltakere med å ha et grunnlag for å bevise opprinnelsen og unngå tvister om signaturer.

Vanlige typer digitale signaturer

Digital signatur koblet til enhet (token/USB): privat nøkkel lagret på USB-tokenenheten; ved signering må tokenen kobles til enheten og PIN-koden angis.

SIM PKI digital signatur (digital signatur på telefonens SIM-kort): privat nøkkel lagret på mobilabonnentens SIM-kort; praktisk for signering på telefonen.

Digital signatur i skyen / elektronisk digital signatur (e-signatur på skyplattform): privat nøkkel oppbevares av leverandøren i et sikkert miljø (HSM). Brukeren signerer med flerfaktorautentisering (passord + OTP/biometri). Dette skjemaet blir stadig mer populært på grunn av dets brukervennlighet og støtter rask signering på nett/mobil.

Spesialiserte/tredjeparts digitale signaturer: levert av leverandører av sertifiseringstjenester for digitale signaturer med administrasjons- og integrasjonstjenester for bedrifter.

Praktiske anvendelser – hvor kan digitale signaturer hjelpe deg?

Deklarere skatt, sende inn elektroniske selvangivelser, slå opp og signer selvangivelser hos skattemyndighetene.

Utstede og signere elektroniske fakturaer (obligatorisk for mange bedrifter).

Signer elektroniske kontrakter, administrative dokumenter, rapporter, arbeidskontrakter, salgskontrakter.

Transaksjoner med statlige etater (offentlige tjenester på nett), registrering av virksomheter, innsending av anbudsdokumenter, tollprosedyrer.

Elektroniske banktransaksjoner: transaksjonsautentisering, godkjenning av store transaksjoner, elektronisk dokumentsignering.

Intern selskapsstyring: signering og godkjenning av prosedyrer, godkjenning av utgifter, regnskapsdokumenter, lagring av juridisk gyldige elektroniske dokumenter.

Enestående fordeler med digital signatur

Spar tid: signer - bytt - godkjenn direkte på den elektroniske plattformen, du trenger ikke å skrive ut eller levere.

Kostnadsbesparelser: reduser kostnader til utskrift, lagring, transport og håndtering av papirdokumenter.

Få fart på transaksjoner og e-handel: utvid mulighetene for fjernsignering, gjør transaksjoner på tvers av landegrenser enklere.

Sikkerhet og lovlighet: sikrer dataintegritet, autentiserer underskrivere; digitalt signerte dokumenter kan tjene som vitner i tvister.

Miljøvennlig: reduser papirforbruket, spar ressurser.

Automatisk integrasjon: enkel å koble til ERP, CRM, regnskapsprogramvare og elektroniske fakturasystemer.

Hvordan registrere, utstede og bruke digitale signaturer (oversikt)

Velg en anerkjent leverandør av sertifiseringstjenester for digitale signaturer. I Vietnam finnes det mange kommersielle leverandører som tilbyr digitale signaturer for bedrifter og enkeltpersoner (token-tjenester, SIM PKI, skysignatur). Velg etter dine behov: signering på datamaskin (USB-token), signering på telefon (SIM PKI) eller signering på flere plattformer (sky).

Forbered dokumenter: juridiske dokumenter (for bedrifter) eller ID-kort/CCCD/pass (for enkeltpersoner), representantinformasjon, autorisasjonsbrev (hvis nødvendig).

Send inn søknad, bekreft identitet: direkte på utstedelsesstedet eller gjennom den elektroniske KYC-prosessen hvis leverandøren støtter dette.

Motta enhet eller aktiver skytjeneste: motta USB-token eller aktiver SIM/app, motta nøkkel og brukerhåndbok; konfigurer PIN/OTP.

Installer programvare/driver: Installer tokendriver og signeringsprogramvare, eller logg inn på skysignaturportalen for å signere dokumenter.

Signering og lagring: signer dokumenter med nødvendig metode; lagre digitale signatur- og/eller sertifiseringsfiler på et elektronisk lagringssystem for å sikre gjenfinning.

Referansekostnad

Bedrift: betaler vanligvis et initialiseringsgebyr + årlig abonnementsgebyr; pakken kan inkludere USB-token eller SIM PKI eller skysignatur. Prisen avhenger av leverandøren, antall nødvendige sertifikater og tilleggstjenester (integrasjon, support).

Personlig: billigere abonnementer tilgjengelig; ved bruk av PKI SIM kan det legges til mobilregningen; skybaserte signaturabonnementer tilgjengelig per bruker.

(Faktiske kostnader varierer avhengig av leverandør og tjenestekonfigurasjon. Bedrifter bør sammenligne flere leverandører før de registrerer seg.)

Risikoer, begrensninger og sikkerhetstiltak

Mistet/tap av privat nøkkel: Hvis USB-tokenet går tapt eller SIM-kortet kapres, må du låse sertifikatet umiddelbart for å unngå misbruk. Oppbevar alltid PIN-koden og engangskoden din sikkert, og ikke del den private nøkkelen din.

Lovlighet avhenger av samsvar: for at et digitalt signert dokument skal være juridisk anerkjent, må utstedelses-, autentiserings- og sertifiseringsprosessen være i samsvar med gjeldende standarder og forskrifter.

Kompatibilitetsmerknad: Noen administrative systemer og banksystemer har sine egne tekniske krav (signaturformat, sertifikattidspunkt, PKI-standard). Før du kjøper, sjekk kompatibiliteten med programvaren/systemet du bruker.

Vedlikehold og sikkerhetskopiering: For skysignaturer, spør leverandøren om sikkerhetskopieringsplaner, HSM-sikkerhet og tjenestenivåavtale. For USB-tokener, behold flere gyldige kopier av utstedelsesposter (ikke sikkerhetskopier private nøkler til et usikkert sted).

Opplæring av ansatte: signeringsfeil (signering av feil dokument) kan forårsake skade; veiledning om signerings-, arkiverings- og kontrollprosedyrer er nødvendig.

Anbefalinger for bedrifter og enkeltpersoner

Bedrifter: vurder signeringsbehov (antall signaturer/dag, signering på mobile eller stasjonære enheter, systemintegrasjon), velg riktig signaturtype (token hvis høy sikkerhet er nødvendig; sky hvis det er behov for bekvemmelighet og API-integrasjon). Sammenlign minst tre leverandører på sikkerhet, integrasjonsmuligheter, ettersalgsservice og pris. Sett opp interne prosesser (hvem signerer, lagrer, verifiserer).

Personlig: Hvis du ofte signerer kontrakter, deklarerer skatt eller utfører banktransaksjoner, bør du ha en digital signatur (PKI SIM eller skybasert) for enkelhets skyld. Oppbevar PIN-koden/engangskoden din trygt og oppdater passordet ditt regelmessig.

Begge: før du signerer en større kontrakt, dobbeltsjekk dataene som skal signeres; oppbevar originalen med den digitale signaturen på et trygt sted; lås sertifikatet umiddelbart hvis det mistenkes at det er kompromittert.

Juridisk og samsvar: Hvis du er i tvil om den juridiske gyldigheten i en bestemt sak (tvist, spesiell transaksjon), bør du konsultere en juridisk ekspert for å sikre at den digitale signaturen og prosessen du bruker oppfyller kravene til bevis i en domstol eller hos en kompetent myndighet.

Konkludere

Digital signatur er et nøkkelverktøy i digital transformasjon, og bidrar til å optimalisere prosesser, redusere kostnader og øke sikkerheten for elektroniske transaksjoner. Med utviklingen av skysignaturer og SIM PKI er bruken av digital signatur stadig mer praktisk, egnet for både små og mellomstore bedrifter og individuelle brukere. For å maksimere fordelene og minimere risikoen er det imidlertid nødvendig å velge en anerkjent leverandør, overholde utstedelses-/sertifiseringsprosessen og implementere streng intern styring.

Kilde: https://baovanhoa.vn/nhip-song-so/chu-ky-so-chia-khoa-cho-giao-dich-dien-tu-an-toan-va-nhanh-chong-168593.html