Ny «one-stop-shop» for Hue-folk: Endring av søknadsinnleveringspunkter

folk-som-utfører-administrative-prosedyrer-på-postkontoret.jpg

Folk utfører administrative prosedyrer på postkontoret (Foto: Ngoc Minh)

Ingen flere geografiske barrierer

Herr Phan Xuan Tan, bosatt i Phong Phu-distriktet i Phong Dien by, tok med seg dokumentene og papirene sine til postkontoret med litt nølelse. Tidligere gangene dro han ofte til folkekomiteen i Phong Phu-distriktet for å utføre administrative prosedyrer, men denne gangen var det annerledes. Han satt fast med arbeid i Thuan Hoa-distriktet, så han stakk innom postkontoret for å få det behandlet. «Dette er første gang jeg dro til postkontoret for å utføre administrative prosedyrer. Jeg forventet ikke at det skulle være så enkelt og raskt, og resultatene skulle etter planen returneres til stedet der jeg bor», sa herr Tan.

Herr Tans historie er et typisk tilfelle som drar nytte av modellen med «å løse administrative prosedyrer uavhengig av administrative grenser» som Hue by nettopp har tatt i bruk. Denne nye modellen lar folk sende inn administrative prosedyrer på et hvilket som helst mottakspunkt, uavhengig av bosted eller husstandsregistrering, og motta resultatene returnert til riktig sted.

I mange kommuner og bydeler har det blitt opprettet systemer for offentlige tjenester rett ved eksisterende kulturelle postkontorer i kommunen, og dette har blitt en «forlenget arm» for å bringe offentlige tjenester nærmere folket. Le Van Doai, en pensjonert kader i An Dong-distriktet i Thuan Hoa-distriktet, var motvillig til å gjennomføre nettbaserte prosedyrer fordi han ikke var kjent med teknologi. Nå kan han gå til postkontoret i nærheten av huset sitt og bli veiledet trinn for trinn av personalet. «Jeg trenger bare å ta med originaldokumentene, så digitaliserer de dem og sender dem til meg. Jeg får resultatene om noen dager», sa Doai.

Denne modellen er ikke et mirakel som plutselig dukket opp. Den er et resultat av en strategisk samarbeidsprosess mellom folkekomiteen i Hue by og Vietnam Post Corporation.

Husk at i mars, under signeringsseremonien for samarbeidsavtalen mellom de to sidene, understreket visesekretæren i bypartiets komité og lederen av folkekomiteen i Hue by, Nguyen Van Phuong: «Dette er ikke bare en overføring av administrativt arbeid, men også et vendepunkt for å bygge en proaktiv og tjenestegjørende regjering.»

Hue City har for tiden ni hovedpostkontorer som mottar søknader uavhengig av beliggenhet, i tillegg til 136 offentlige tjenesteagenter som dekker alle kommuner og bydeler. Postkontorpersonalet mottar ikke bare papirsøknader, men veileder også folk til å sende inn søknader på nett på den nasjonale offentlige tjenesteportalen eller byens offentlige tjenesteportal. Søknadene digitaliseres og overføres raskt til den kompetente myndigheten for behandling, og resultatene leveres deretter til mottakeren.

Det spesielle er at hele prosessen er sikret og administrert gjennom spesialisert programvare. Etter fullført digitalisering overleveres originaldokumentene fortsatt i sin opprinnelige stand til forvaltningsorganet. Dette sikrer ikke bare lovlighet og åpenhet, men hjelper også statlige etater med å redusere lagring, gjøre søking enklere og, viktigst av alt: Effektivisere apparatet, redusere presset på tjenestemenn i ett-steds-avdelingen.

I tillegg til praktisk effektivitet skaper modellen også en endring i bevisstheten fra begge sider, både folket og myndighetene. Hvis folk pleide å være redde for tungvinte prosedyrer, begynner de nå å stole på og proaktivt bruke offentlige tjenester på nett. Når det gjelder myndighetene, har de i stedet for å gjøre alt, overført en del til dyktige og profesjonelle bedrifter, og dermed fokusert mer på kontroll, politikkutforming og service.

Endre tilnærmingen din

Innovasjonen i tjenestestilen til denne modellen ligger ikke bare i å «flytte tidspunktet for innlevering av dokumenter», men snarere i å endre hele tilnærmingen til statsforvaltning. I stedet for å tvinge folk til å komme til regjeringen, kommer regjeringen til folket. Dette er en levende manifestasjon av ånden av å «tjene regjeringen», som statsminister Pham Minh Chinh gjentatte ganger har understreket.

For at denne modellen virkelig skal bli virkelighet, er det viktigste ikke bare prosessen, men også hvordan modellen implementeres fra grasrota. Personalet ved mottakspunktene er for det meste postbetjenter, som direkte «berører» folk. De må trenes, ikke bare i faglige ferdigheter, men også i lytte- og forklaringsferdigheter for å skape en følelse av tillit og vennlighet. I tillegg må IT-systemet fungere stabilt og koble sammen jevnt mellom nivåer og sektorer. Hvis det bare er én løs lenke, kan folk måtte vente i mange dager til, noe som reduserer tilliten til reformen.

Og selvfølgelig trenger folks vaner også tid til å endres. Å gå til postkontoret for å utføre administrative prosedyrer i stedet for å gå til bydelen eller kommunen er en ny ting. Hvis folk frimodig ønsker å bruke tjenesten, må myndighetene og relaterte enheter fortsette å kommunisere, veilede og følge opp. Når tilliten er fullt bygget opp, vil offentlig forvaltning virkelig være nærmere folket enn noen geografiske grenser.

Ifølge Chu Quang Hao, administrerende direktør i Vietnam Post Corporation, er Hue et av stedene som implementerer denne modellen på en seriøs og systematisk måte. «Vi er forpliktet til å mobilisere maksimale ressurser og sikre nettverks- og informasjonssikkerhet. Den smidige koordineringen med myndighetene i Hue by vil bidra til at modellen ikke bare blir teknisk korrekt, men også oppfyller sosiale krav», sa Hao under signeringsseremonien mellom Hue bys folkekomité og Vietnam Post Corporation i mars.

For tiden har 39 provinser og byer over hele landet overført deler av sine offentlige administrative oppgaver til postkontoret. Hue City er stedet som utformet modellen for å knytte postkontoret og statlige etater tett sammen, ikke bare på bynivå, men også ned på kommune- og bydelnivå – et bærekraftig skritt i prosessen med reell digital transformasjon.

Le Tho (huengaynay.vn)

Kilde: https://vnpost.vn/vi/hanh-chinh-cong/mot-cua-moi-cua-nguoi-dan-hue-doi-diem-nop-ho-so-doi-ca-tu-duy-quan-ly