Det er strengt forbudt å beslaglegge, overføre eller ødelegge dokumenter under omstruktureringsprosessen i den organisatoriske virksomheten.

(NLĐO) - Overleveringen av dokumenter og dokumentdatabaser etter omorganiseringen av organisasjonsstrukturen ble utført i samsvar med arkivlovens forskrifter om forvaltningsmyndighet.

Innenriksdepartementet har nylig sendt et dokument til folkekomiteene i provinser og sentralt administrerte byer angående styrking av styringen av dokument- og arkivforvaltning under prosessen med å omorganisere det politiske systemets organisasjonsstruktur i samsvar med konklusjon nr. 127-KL/TW fra politbyrået.

Innenriksdepartementet ber derfor formennene for folkekomiteene i provinser og byer om å snarest iverksette flere hasteoppgaver for å styrke styringen av dokumenthåndtering og arkivering under omorganiseringen av det lokale forvaltningsapparatet.

Alle dokumenter og dokumentdatabaser som genereres i forbindelse med virksomheten til etater og organisasjoner må administreres sentralt, ensartet og sikkert i henhold til hver arkivsamling; dokumenter og dokumentdatabaser tilhørende ethvert etat eller organisasjon må katalogiseres og sammenstilles i henhold til arkivsamlingen til det aktuelle etatet eller organisasjonen.

«Byrået eller organisasjonen skal stenge arkivene sine fra datoen driften opphører. Byrået eller organisasjonen skal ikke utstede administrative dokumenter innenfor sin myndighet fra den datoen den kompetente myndighetens beslutning om sammenslåing eller opphør av drift trer i kraft», står det tydelig i dokumentet fra innenriksdepartementet.

Før og under omorganiseringen av det administrative apparatet ber innenriksdepartementet om at dokumenter og databaser fortsatt bevares i arkivene til de provinsielle historiske arkivene og arkivene til de administrative enhetene (eller nåværende lagringssteder) før omorganiseringen.

Uautorisert besittelse, overføring eller ødeleggelse av dokumenter og dokumentdatabaser er strengt forbudt; det er også forbudt å skade eller miste dokumenter og dokumentdatabaser under omstruktureringsprosessen i organisasjonen.

Ifølge innenriksdepartementet er historiske arkiver på provinsielt nivå ansvarlige for å motta og koordinere med lederne for etater, organisasjoner og administrative enheter for å fortsette å bevare alle arkivdokumenter og dokumentdatabaser i provinsen, enten på stedet eller midlertidig på et sentralisert sted, og overlevere dokumentene til de nye etatene, organisasjonene og administrative enhetene etter organisatorisk omstrukturering, i henhold til deres forvaltningsmyndighet.

I tillegg ble overleveringen av dokumenter og dokumentdatabaser etter den organisatoriske omstruktureringen utført i samsvar med arkivlovens forskrifter om forvaltningsmyndighet.

Innenriksdepartementet ba også om streng implementering av lovbestemmelser om håndtering og bruk av offisielle segl og digitale signatursertifikater; beskyttelse av statshemmeligheter og sikring av sikkerheten til informasjon, dokumenter og data når man utfører oppgaver knyttet til statistikk, pakking, overlevering, lagring og bruk under omorganiseringen av organisasjonsstrukturen.

Kilde: https://nld.com.vn/nghiem-cam-chiem-giu-chuyen-giao-huy-tai-lieu-trong-qua-trinh-sap-xep-bo-may-196250320210644217.htm