Standaryzacja systemów informatycznych – trwały fundament dla dwupoziomowego samorządu terytorialnego

W procesie usprawniania aparatu państwowego zgodnie z modelem dwupoziomowego ustroju, modernizacja i standaryzacja systemu informatycznego obsługującego operacje (elektroniczny system dokumentów, spotkania online, poczta służbowa, oprogramowanie do zarządzania kadrami, urzędnikami i pracownikami sektora publicznego – CBCCVC) to nie tylko zadanie techniczne, ale również pilna potrzeba zapewnienia ciągłego, przejrzystego i efektywnego funkcjonowania aparatu państwowego. Działania te są realizowane synchronicznie, zgodnie z jasno określonym planem działania, przy aktywnym udziale sektora nauki i technologii oraz odpowiednich agencji.

Wdrażając dwupoziomowy model administracji publicznej, struktura organizacyjna, hierarchia zadań i granice administracyjne mogą ulec zmianie, co wymaga szybkiego dostosowania systemu informatycznego w celu uniknięcia fragmentacji danych i „przeskakiwania” rekordów między departamentami. Dlatego standaryzacja danych, synchronizacja drzew jednostek oraz integracja interfejsów API między wewnętrznymi systemami oprogramowania a krajową bazą danych to fundamentalne kroki. Dokument dotyczący wdrożenia Planu nr 02-KH/BCĐTW jasno określił wymogi dotyczące przeglądu, aktualizacji oprogramowania i dostosowania bazy danych do nowego modelu organizacyjnego, przy jednoczesnym połączeniu i synchronizacji z krajowymi interfejsami API.

We współczesnej administracji dokumenty nie są już wyłącznie dokumentami papierowymi. Dokumenty elektroniczne i oficjalne e-maile stały się głównym sposobem przekazywania instrukcji, przydzielania zadań i przechowywania dokumentacji. Modernizacja wojewódzkiego systemu dokumentów elektronicznych, połączenie z krajowym portalem dokumentów, pomaga zapewnić legalność, identyfikowalność i skrócić czas przetwarzania. Ponadto, oficjalny system poczty elektronicznej jest ujednolicony pod względem zarządzania kontami, autoryzacji, przechowywania i bezpieczeństwa, co ułatwia urzędnikom sprawne funkcjonowanie w środowisku cyfrowym.

Doświadczenia pandemii dowiodły, że spotkania online są skutecznym narzędziem w administracji państwowej. Jednak aby spotkania online stały się oficjalnym i bezpiecznym kanałem zarządzania, konieczna jest modernizacja platformy spotkań, aby spełniała standardy bezpieczeństwa informacji, umożliwiała przechowywanie protokołów, nagrywanie oraz integrację z elektronicznym systemem dokumentów w celu akceptacji i przydzielania zadań bezpośrednio w trakcie spotkania. Wiele miejscowości rozpoczęło standaryzację infrastruktury wideokonferencyjnej i opracowanie przepisów dotyczących organizacji spotkań online, zgodnych z przepisami prawa, aby zapewnić transparentność i rozliczalność.

Zarządzanie urzędnikami służby cywilnej i pracownikami sektora publicznego jest kluczowym elementem. Aby model dwupoziomowy działał prawidłowo, Ministerstwo Spraw Wewnętrznych zarządziło wdrożenie Krajowej Bazy Danych o Urzędnikach Służby Cywilnej i Pracownikach Sektora Publicznego zgodnie z nowym modelem organizacyjnym, wymagającym od oprogramowania do zarządzania w ministerstwach, oddziałach i jednostkach samorządu terytorialnego aktualizacji, cyfrowego podpisywania rejestrów i synchronizacji danych zgodnie ze standardowym API. Ma to zapewnić, że wszelkie zmiany stanowisk, zadań, umów i wyników oceny będą niezwłocznie uwzględniane we wspólnej bazie danych, co usprawni proces mobilizacji, rotacji i oceny efektywności służby publicznej.

Ministerstwo Spraw Wewnętrznych ukończyło budowę Krajowej Bazy Danych o Urzędnikach Służby Cywilnej i Pracownikach Publicznych.

Wraz z modernizacją i standaryzacją systemu, samorządy odczują trzy wyraźne korzyści: (1) przyspieszenie przetwarzania dokumentów i zapisów w obiegu elektronicznym; (2) poprawę przejrzystości i rozliczalności dzięki możliwości śledzenia i publicznej historii postępów; (3) poprawę doświadczeń obywateli i przedsiębiorstw dzięki mniejszej ilości papierkowej roboty i szybszym rezultatom dostarczanym za pośrednictwem platform elektronicznych. Te rezultaty dowodzą, że technologia, pod warunkiem dobrego zarządzania, może rzeczywiście służyć ludziom, a nie być obciążeniem administracyjnym.

Droga do standaryzacji nie jest pozbawiona wyzwań: infrastruktura telekomunikacyjna w odległych obszarach jest nadal ograniczona; stare oprogramowanie, nieustandaryzowane dane; zróżnicowane możliwości technologiczne zespołów lokalnych; konieczne jest zagwarantowanie bezwzględnych wymogów bezpieczeństwa. Aby sprostać tym wyzwaniom, konieczne jest skupienie się na: (i) inwestowaniu we wspólną infrastrukturę i platformy chmurowe; (ii) standaryzacji danych, wdrażaniu standardowych interfejsów API i map danych; (iii) szkoleniu i transformacji potencjału kadrowego; (iv) doskonaleniu ram prawnych dotyczących przechowywania, udostępniania i ochrony danych.

Modernizacja i standaryzacja systemu informatycznego obsługującego administrację dwóch szczebli władzy to nie tylko zadanie aparatu technologicznego, ale także zobowiązanie całego systemu politycznego wobec obywateli i przedsiębiorstw: zobowiązanie do zapewnienia ciągłości, przejrzystości, odpowiedzialności i efektywności działania. Gdy dokumenty, spotkania online, e-maile i dane pracownicze zostaną ujednolicone i połączone, administracja będzie nie tylko „działać”, ale także „służyć” bardziej profesjonalnie.

Centrum Komunikacji Naukowej i Technologicznej

Source: https://mst.gov.vn/chuan-hoa-he-thong-thong-tin-nen-tang-ben-vung-cho-chinh-quyen-dia-phuong-hai-cap-19725101215075674.htm