Pilnie digitalizuj dokumentację podczas organizacji jednostek administracyjnych

Ho Chi Minh City: Proaktywnie digitalizuj i dostarczaj na czas

Jak podają reporterzy SGGP, w ostatnich dniach wiele okręgów i dzielnic w Ho Chi Minh City w trybie pilnym zorganizowało i wyznaczyło urzędników i pracowników służby cywilnej, których zadaniem było uporządkowanie i edycja akt oraz zapewnienie, że akta i dokumenty będą przechowywane zgodnie z przepisami.

W Komitecie Ludowym Dzielnicy 14 (Dzielnica 10), po okresie proaktywnej, wczesnej realizacji, zakończono korektę zapisów w celu obsługi digitalizacji i budowę nowoczesnego archiwum. Według Pana Ha Tuan Phuonga, Przewodniczącego Komitetu Ludowego Dzielnicy 14, dzielnica proaktywnie przeprowadza korektę i digitalizację zapisów i dokumentów każdego roku. W przypadku zapisów i dokumentów powstałych od początku 2025 r. do chwili obecnej, dzielnica kontynuuje korektę i digitalizację. Obecnie archiwum dzielnicy ma prawie 60 metrów kwadratowych szerokości i zawiera ponad 156 metrów półek na dokumenty (jeden metr półki na dokumenty to 1 metr długości dokumentów ułożonych pionowo, blisko siebie na półce - PV), korygowanych od 1971 r. do chwili obecnej.

Podobnie, w okręgu An Lac (dystrykt Binh Tan), pilnie trwają prace nad redagowaniem akt bloków partyjnych w celu ich digitalizacji i archiwizacji. Pani Tran Thi Thu Huong, stała zastępczyni sekretarza Komitetu Partii w okręgu An Lac, poinformowała, że okręg zakończył redagowanie 760 akt stałych i 201 akt tymczasowych od 2003 r. do maja 2020 r. i kontynuuje redagowanie około 12 metrów półek z dokumentami od czerwca 2020 r. do chwili obecnej, z celem ukończenia prac przed 25 czerwca, a jednocześnie zeskanowania wszystkich dokumentów z lat 2003–2025 przed 15 czerwca.

Urzędnicy okręgu An Lac (dzielnica Binh Tan, Ho Chi Minh) przeglądają i edytują akta i dokumenty bloku partyjnego. Zdjęcie: VAN MINH

Wiele dystryktów, powiatów i miasta Thu Duc aktywnie przeglądało, edytowało i digitalizowało dokumenty. Na przykład w dystrykcie Binh Tan, dzięki przeglądowi i statystykom z lat 2003–2018, liczba edytowanych plików i dokumentów wyniosła 5230 plików stałych. Obecnie dystrykt pilnie edytuje i skanuje pliki, aby kontynuować archiwizację od 2019 roku do chwili obecnej, przygotowując się do przekazania po wdrożeniu organizacji systemu politycznego i jednostek administracyjnych w dystrykcie.

W Dystrykcie 10, pani Nguyen Thi Thu Huong, Przewodnicząca Dystryktowego Komitetu Ludowego, poinformowała, że dystrykt zlecił zestawianie i sporządzanie listy edytowanych dokumentów papierowych, wstępną edycję dokumentów nieedytowanych oraz przygotowanie do przekazania nowej jednostce. Jednocześnie dystrykt dokonuje przeglądu dokumentów elektronicznych, izoluje dane, wyodrębnia je na nośniki danych oraz zapewnia bezpieczeństwo i integralność danych do przekazania.

Hanoi : Zapewnienie scentralizowanych i połączonych danych

W Hanoi Miejski Komitet Ludowy zatwierdził projekt „Budowa wspólnej bazy danych poprzez digitalizację scentralizowanych dokumentów agencji w Hanoi” i powierzył Centrum Obsługi Administracji Publicznej w Hanoi kierowanie projektem i jego organizację. Projekt ten ma na celu digitalizację i uporządkowanie akt i dokumentów, aby umożliwić zawieszenie działalności administracyjnej na poziomie powiatu oraz fuzje gmin, zgodnie z postępem prac w ramach Wniosku nr 127-KL/TW z dnia 28 lutego 2025 r. Biura Politycznego i Sekretariatu w sprawie wdrażania badań i propozycji dalszej reorganizacji systemu politycznego.

Według pana Truong Viet Dunga, szefa biura Komitetu Ludowego Hanoi, wdrożenie projektu ma na celu utworzenie wspólnej bazy danych, obejmującej dokumenty Partii, rządu i organizacji masowych w Hanoi, zapewniającej scentralizowane, połączone, współdzielone i wielokrotnego użytku dane. Z drugiej strony, ma on na celu poprawę wydajności, efektywności i efektywności zarządzania i administracji poprzez rezygnację z używania papierowych zapisów, integrację sztucznej inteligencji oraz łatwe wykorzystywanie i używanie danych. Obecnie szacowana objętość dokumentów, które należy edytować na poziomie dystryktu i gminy w Hanoi, wynosi ponad 68 860 mln; całkowita liczba dokumentów, które należy zdigitalizować na poziomie dystryktu i gminy, wynosi ponad 94 miliony stron A4. Jest to bardzo duża objętość, dlatego digitalizacja dokumentów jest podzielona na 2 fazy. Faza 1 będzie digitalizować dokumenty agencji, z 5 priorytetami, w tym: 1 to edycja i digitalizacja dokumentów Partii i rządu na poziomie dystryktu; 2 to edycja i digitalizacja dokumentów Partii i rządu na poziomie gminy; 3 dotyczy edycji i digitalizacji dokumentów Partii na szczeblu miejskim; 4 dotyczy edycji i digitalizacji dokumentów rządu na szczeblu miejskim; 5 dotyczy edycji i digitalizacji dokumentów organizacji masowych na 3 szczeblach.

Według pana Cu Ngoc Tranga, dyrektora Centrum Obsługi Administracji Publicznej w Hanoi, do 30 czerwca centrum skoncentruje się na wdrażaniu priorytetów 1 i 2: digitalizacji dokumentów z trwałym okresem przechowywania, dokumentów często ponownie wykorzystywanych w Partii i administracji rządowej na poziomie powiatów i gmin, co według szacunków stanowi około 25% całości dokumentów i 5% całości dokumentów edytowanych. W przypadku dokumentów zdigitalizowanych, zgodnie z przepisami, dane będą synchronizowane, a nie redigitalizowane, aby uniknąć marnowania czasu i budżetu.

W kierunku budowania nowoczesnej administracji

W odniesieniu do wdrażania w poszczególnych miejscowościach, niektórzy eksperci i deputowani Zgromadzenia Narodowego (NA) stwierdzili, że redagowanie i digitalizacja rejestrów i dokumentów to nie tylko zadanie techniczne, ale także zapewnienie przejrzystości, bezpieczeństwa i efektywności w procesie reorganizacji aparatu, co przekłada się na wygodę obywateli i firm. To również ważny krok w kierunku budowania nowoczesnej administracji, lepiej odpowiadającej potrzebom społecznym w nadchodzącym okresie.

Podkreślając kluczową rolę digitalizacji dokumentacji w obecnym kontekście, poseł Zgromadzenia Narodowego Nguyen Quang Huan podkreślił, że w przypadku łączenia jednostek administracyjnych granice administracyjne będą szersze, a infrastruktura będzie wymagała 5-10 lat na ukończenie, więc na początku przemieszczanie się w celu przeprowadzenia procedur administracyjnych z pewnością będzie utrudnione. Dlatego też, jeśli technologia cyfrowa nie zostanie wykorzystana, konieczność udawania się do urzędów w celu przetwarzania dokumentów będzie stwarzać duże niedogodności. Według niego, konieczna jest digitalizacja wszystkich dokumentów, wdrożenie procedur administracyjnych w środowisku sieciowym w celu zminimalizowania niedociągnięć oraz stworzenie warunków do wdrożenia cyfrowego rządu i cyfrowego społeczeństwa. Należy to zrobić szybko i synchronicznie, nie czekając na instrukcje rządu centralnego, lecz lokalne władze muszą proaktywnie wdrożyć ten proces już teraz.

Ponadto, w trakcie procesu przeglądania i przechowywania dokumentacji, poseł Zgromadzenia Narodowego Pham Van Hoa stwierdził, że lokalne komitety i władze partyjne muszą zdecydowanie kierować, kontrolować i przypominać o konieczności przestrzegania przepisów, aby uniknąć utraty, zagubienia, a nawet celowego zniszczenia dokumentacji. „Jeśli nie będziemy ostrożni i utracimy dokumentację, wpłynie to nie tylko na agencje państwowe, ale także znacząco na ludzi i firmy. Dlatego w tym momencie konieczne jest jasne określenie szczegółowych obowiązków organizacji, jednostek, osób i liderów w przypadku utraty, zagubienia lub nielegalnego zniszczenia dokumentacji” – zauważył poseł Zgromadzenia Narodowego Pham Van Hoa.

Aby zapewnić płynną i ciągłą pracę nad dokumentacją i archiwizacją oraz zagwarantować bezpieczne zarządzanie dokumentacją przed, w trakcie i po zakończeniu reorganizacji systemu politycznego w Ho Chi Minh City, Ludowy Komitet Miasta Ho Chi Minh wydał Dyrektywę 04. Dyrektywa wyraźnie stanowi: zobowiązująca kierowników departamentów, oddziałów i sektorów miasta, miasta Thu Duc, dzielnic i powiatów do pilnego kierowania realizacją szeregu pilnych zadań w celu wzmocnienia zarządzania dokumentacją i archiwizacją w procesie reorganizacji systemu politycznego w mieście.

CYWILIZACJA - PHAN THAO - DZIEŃ NARODOWY

Źródło: https://www.sggp.org.vn/khan-truong-so-hoa-ho-so-khi-sap-xep-don-vi-hanh-chinh-post799633.html