Usprawnij zarządzanie dokumentacją i archiwizacją podczas procesu restrukturyzacji organizacyjnej.

Kinhtedothi - Surowo zabrania się nielegalnego przejmowania, przekazywania lub niszczenia dokumentów oraz baz danych dokumentów; nie wolno uszkadzać ani gubić dokumentów oraz baz danych dokumentów w trakcie organizacji aparatu...

Jest to godna uwagi treść Oficjalnego Komunikatu nr 414/BNV-VTLTNN z dnia 19 marca Ministerstwa Spraw Wewnętrznych wysłanego do Komitetów Ludowych prowincji i miast centralnie zarządzanych w sprawie wzmocnienia zarządzania dokumentacją i pracami archiwalnymi w procesie reorganizacji aparatu systemu politycznego zgodnie z Wnioskiem nr 127-KL/TW Biura Politycznego.

Surowo zabrania się nielegalnego posiadania, przekazywania i niszczenia dokumentów.

W dokumencie wyraźnie wskazano, że w celu zapewnienia sprawnej i ciągłej pracy dokumentacyjnej i archiwalnej oraz zagwarantowania bezpiecznego zarządzania dokumentami przed, w trakcie i po zakończeniu reorganizacji systemu politycznego zgodnie z Uchwałą nr 127-KL/TW z dnia 28 lutego 2025 r. Biura Politycznego, Sekretariat i Ministerstwo Spraw Wewnętrznych zwracają się do Przewodniczącego Komitetu Ludowego prowincji lub miasta zarządzanego centralnie o pilne zlecenie realizacji szeregu pilnych zadań mających na celu wzmocnienie zarządzania dokumentacją i archiwami w procesie reorganizacji aparatu samorządowego.

Po pierwsze , należy prawidłowo i w pełni wdrożyć regulacje prawne dotyczące dokumentów i archiwów, spełniając następujące wymagania: wszystkie dokumenty i bazy danych dokumentów powstające w toku działalności urzędów i organizacji muszą być zarządzane centralnie, jednolicie i bezpiecznie według każdego archiwum; dokumenty i bazy danych dokumentów każdej urzędy lub organizacji muszą być statystycznie i gromadzone według archiwum tej urzędy lub organizacji.

Zamknąć archiwa jednostek organizacyjnych i organizacji od dnia zakończenia ich działalności; jednostki organizacyjne i organizacje nie wydają dokumentów administracyjnych z zakresu swoich uprawnień od dnia, w którym decyzja właściwego organu o połączeniu lub zakończeniu działalności stanie się skuteczna.

Przed i w trakcie dokonywania ustaleń organizacyjnych dokumenty i bazy danych muszą być nadal przechowywane w archiwach Wojewódzkiego Archiwum Historycznego i Archiwum Agencji (lub w obecnym miejscu przechowywania) jednostki administracyjnej (ADU) sprzed dokonania ustaleń.

W szczególności zabrania się bezprawnego przejmowania, przekazywania lub niszczenia dokumentów oraz baz danych dokumentów; nie dopuszcza się uszkadzania lub gubienia dokumentów oraz baz danych dokumentów w toku organizacji aparatu.

Po drugie , prowincjonalne archiwa historyczne odpowiadają za przyjmowanie i koordynację działań z kierownikami agencji, organizacji i jednostek administracyjnych w celu dalszego przechowywania na miejscu lub tymczasowego przechowywania wszystkich dokumentów archiwalnych i baz danych dokumentów w prowincji oraz przekazywania dokumentów zgodnie z ich uprawnieniami zarządczymi nowym agencjom, organizacjom i jednostkom administracyjnym po reorganizacji struktury organizacyjnej.

Po trzecie , przekazanie dokumentów i baz danych dokumentów po przeprowadzeniu ustaleń organizacyjnych odbywa się zgodnie z przepisami prawnymi dotyczącymi uprawnień do zarządzania archiwami.

Po czwarte , należy ściśle przestrzegać przepisów prawnych dotyczących zarządzania i stosowania pieczęci oraz certyfikatów podpisu cyfrowego w wyspecjalizowanych służbach publicznych; chronić tajemnice państwowe i zapewnić bezpieczeństwo informacji, dokumentów i danych podczas wykonywania zadań statystycznych, pakowania, przekazywania, przechowywania i wykorzystywania w procesie reorganizacji aparatu.

Rozporządzenie w sprawie wykazu kodów identyfikacyjnych dokumentów, rejestrów i symboli tekstowych nowych agencji i organizacji

W odniesieniu do Komitetów Ludowych prowincji i miast centralnie zarządzanych, Ministerstwo Spraw Wewnętrznych zwraca się do Przewodniczącego Prowincjonalnego Komitetu Ludowego o przejęcie odpowiedzialności za wdrożenie państwowego zarządzania archiwami w danej miejscowości, w ramach obowiązków i kompetencji; zapewnienie bezpieczeństwa dokumentów i baz danych, zgodnie z przepisami prawa, w trakcie całego procesu reorganizacji aparatu. Należy pilnie wydać Zarządzenie Przewodniczącego Prowincjonalnego Komitetu Ludowego w sprawie wzmocnienia państwowego zarządzania dokumentacją i pracami archiwalnymi.

Jednocześnie należy opracować plan reorganizacji państwowego archiwów historycznych na szczeblu wojewódzkim w ramach Projektu uporządkowania i reorganizacji jednostek administracyjnych wszystkich szczebli oraz budowy dwupoziomowego modelu organizacji samorządu terytorialnego, przedstawić go właściwym organom do zaopiniowania i wdrożenia.

Niezwłocznie po zakończeniu prac organizacyjnych należy niezwłocznie wydać dokument określający wykaz kodów identyfikacyjnych dokumentów, rejestrów i symboli dokumentów nowych jednostek organizacyjnych i organizacji podlegających zarządzaniu; zlecić kierownikom nowych jednostek organizacyjnych i organizacji przyjmowanie dokumentów i baz danych podlegających ich nadzorowi; kierownikom nowych jednostek administracyjnych pierwszego szczebla przyjmowanie dokumentów w pomieszczeniach i magazynach na terenie tymczasowo zarządzanym przez Wojewódzkie Archiwum Historyczne.

Jednocześnie należy nakazać jednostce zarządzającej i obsługującej System wdrożenie rozwiązań technicznych zapewniających ciągłość i kontynuację działalności w zakresie wydawania dokumentów i rozliczania pracy podległych jej jednostek i organizacji.

Ministerstwo Spraw Wewnętrznych zaproponowało wzmocnienie zarządzania dokumentacją i pracami archiwalnymi w ramach reorganizacji aparatu ustrojowego (fot. VNA)

Wydanie planu wdrożenia dyrektywy przewodniczącego prowincjonalnego komitetu ludowego

W imieniu Ministerstwa Spraw Wewnętrznych Oficjalny Komunikat zwraca się do Przewodniczącego Prowincjonalnego Komitetu Ludowego z prośbą o wydanie Dyrektywy w sprawie wzmocnienia zarządzania dokumentacją i pracami archiwalnymi w ramach reorganizacji aparatu lokalnego systemu politycznego; wydanie planu wdrożenia Dyrektywy Przewodniczącego Prowincjonalnego Komitetu Ludowego.

Jednocześnie zlecić Archiwum Historycznemu Prowincji przydzielenie urzędników do zorganizowania grup roboczych w agencjach, organizacjach i jednostkach w celu przyjmowania i koordynowania prac nad zachowaniem dokumentów na miejscu oraz określenia zakresu bazy danych dokumentów w Systemie; polecić Archiwum Historycznemu Prowincji proaktywne podejmowanie działań w celu gromadzenia plików o trwałym okresie przechowywania, które zostały w całości zredagowane w agencjach i organizacjach będących źródłem dokumentów przekazanych do Archiwum Historycznego Prowincji.

Jednocześnie należy zalecić Przewodniczącemu Wojewódzkiego Komitetu Ludowego zorganizowanie odpowiednich środków w celu zagwarantowania bezpieczeństwa dokumentów i baz danych dokumentów w pomieszczeniach i magazynach, które zostały potwierdzone i opieczętowane przez Wojewódzkie Archiwum Historyczne, do czasu ich przekazania właściwej agencji lub organizacji zarządzającej po reorganizacji aparatu.

Niezwłocznie po zakończeniu ustaleń organizacyjnych należy niezwłocznie powiadomić Przewodniczącego Wojewódzkiego Komitetu Ludowego o wydaniu wykazu kodów identyfikacyjnych dokumentów, zapisów i symboli tekstowych jednostek organizacyjnych i organizacji utworzonych po utworzeniu układu organizacyjnego w zakresie zarządzania; przedłożyć Wojewódzkiemu Komitetowi Ludowemu projekt zarządzania i obsługi operacji biznesowych dla bloku dokumentów jednostek organizacyjnych i organizacji przed zawarciem układu organizacyjnego; koordynować z jednostką zarządzającą i eksploatującą system opracowanie planu przekazania i integracji dokumentów i baz danych dokumentów w Systemie.

Potwierdzenie przekazania dokumentów i baz danych dokumentów urzędów i organizacji przed restrukturyzacją aparatu.

W przypadku archiwów historycznych prowincji Ministerstwo Spraw Wewnętrznych proponuje wyznaczenie urzędników, którzy zajmą się liczeniem, układaniem, pakowaniem, plombowaniem, potwierdzaniem objętości i statusu dokumentów papierowych i dokumentów na innych nośnikach informacji (jeśli takie istnieją), odbiorem i koordynacją lokalnego przechowywania lub tymczasowego scentralizowanego przechowywania dokumentów agencji i organizacji; współpraca z jednostkami zarządzającymi i operacyjnymi Systemu w celu określenia liczby dokumentów cyfrowych i wytyczenia granic bazy danych dokumentów w Systemie każdej agencji, organizacji i jednostki administracyjnej.

Sporządzić listę wszystkich dokumentów i baz danych dokumentów przechowywanych obecnie w Wojewódzkim Archiwum Historycznym; nadal zapewniać bezpieczeństwo, integralność i użyteczność dokumentów i baz danych dokumentów w Wojewódzkim Archiwum Historycznym do czasu ich przekazania właściwym agencjom i organizacjom po restrukturyzacji. Podsumować liczbę i stan dokumentów i baz danych dokumentów oraz przekazać raport do Departamentu Spraw Wewnętrznych, który z kolei przekaże go Ministerstwu Spraw Wewnętrznych.

Niezwłocznie po zakończeniu ustaleń organizacyjnych należy niezwłocznie: zorganizować i potwierdzić przekazanie dokumentów i baz danych dokumentów organów i organizacji sprzed ustaleń organizacyjnych właściwemu organowi lub organizacji po zakończeniu ustaleń organizacyjnych; zalecić Ministerstwu Spraw Wewnętrznych opracowanie projektu zarządzania i obsługi bloku dokumentów oraz bazy danych dokumentów, które zostały statystycznie zarejestrowane w organie lub organizacji przed zawarciem ustaleń organizacyjnych.

Jednocześnie należy współpracować z odpowiednimi agencjami i organizacjami w celu zorganizowania realizacji projektów i planów zarządzania i obsługi operacji dotyczących bloków dokumentów i baz danych, które zostały statystycznie skompilowane przed ustaleniem organizacyjnym; należy gromadzić pliki o stałych okresach przechowywania, które zostały wcześniej całkowicie edytowane w agencjach i organizacjach, które są źródłem dokumentów przekazanych do Wojewódzkiego Archiwum Historycznego.

Zarejestruj się, aby otworzyć nowe lub ponownie otworzyć konta dla organizacji, liderów i urzędników

Również w tym oficjalnym komunikacie Ministerstwo Spraw Wewnętrznych żąda, aby szefowie agencji, organizacji oraz przewodniczący powiatowych i gminnych komitetów ludowych byli odpowiedzialni za zapewnienie bezpieczeństwa dokumentów i baz danych dokumentów znajdujących się pod ich nadzorem zgodnie z przepisami prawnymi przez cały proces restrukturyzacji aparatu, aż do momentu przekazania dokumentów i baz danych dokumentów wojewódzkiemu archiwum historycznemu oraz właściwym agencjom i organizacjom po restrukturyzacji aparatu.

Jednocześnie nakaż jednostkom i osobom sporządzanie i pakowanie zapisów i dokumentów dotyczących ukończonych prac oraz zapisów i dokumentów dotyczących prac niedokończonych; przydziel jednostkom i osobom zadanie syntezy i sporządzenia listy niedokończonych prac agencji lub organizacji; dołącz zapisy i dokumenty, spakuj je osobno, zbierz i przekaż do archiwów agencji.

Kierowanie archiwami urzędu statystycznego, pakowanie dokumentów w archiwach oraz kierowanie jednostkami i osobami w celu sporządzania i pakowania akt i dokumentów, które nie zostały przekazane do archiwów; przyjmowanie akt i dokumentów od jednostek i osób oraz gromadzenie ich w archiwach i magazynach w celu scentralizowanego przechowywania. Jednocześnie organizowanie niezbędnych magazynów, sprzętu i zasobów ludzkich w celu ochrony i bezpiecznego przechowywania dokumentów do czasu ich przekazania właściwemu organowi lub organizacji zarządzającej po reorganizacji aparatu.

Przewodniczący Powiatowego Komitetu Ludowego zleca Departamentowi Spraw Wewnętrznych doradztwo w zakresie organizacji magazynów i niezbędnego sprzętu do gromadzenia i bezpiecznego przechowywania dokumentów wyspecjalizowanych agencji podległych Powiatowemu Komitetowi Ludowemu; zorganizowanie sił do ochrony bezpieczeństwa dokumentów do czasu przekazania ich właściwym agencjom i organizacjom w celu zarządzania po reorganizacji aparatu.

Niezwłocznie po zakończeniu ustaleń organizacyjnych kierownik nowej agencji, organizacji lub jednostki administracyjnej musi niezwłocznie zlecić rejestrację otwarcia lub ponownego otwarcia rachunków dla organizacji, lidera i biura dokumentów w Systemie, aby zapewnić wydawanie i odbiór dokumentów; zarejestrować się w celu wydania pieczęci i certyfikatów podpisu cyfrowego dla wyspecjalizowanych służb publicznych zgodnie z przepisami...

Statystyka, plombowanie, przechowywanie dokumentów

W przypadku archiwów agencji Ministerstwo Spraw Wewnętrznych wymaga, aby dział archiwów agencji lub osoba wyznaczona do archiwizacji w agencji, organizacji lub jednostce kierowała jednostkami i osobami w zakresie sporządzania, pakowania dokumentów i przekazywania ich do pomieszczenia lub magazynu w celu scentralizowanego przechowywania z wyprzedzeniem; przygotowywała magazyn i niezbędne warunki do bezpiecznego przechowywania dokumentów otrzymanych od jednostek i osób; sporządzała, pieczętowała i bezpiecznie przechowywała dokumenty w pomieszczeniu lub magazynie agencji lub organizacji do momentu ich przekazania do wojewódzkiego archiwum historycznego lub właściwej agencji lub organizacji po restrukturyzacji aparatu.

Jednocześnie należy współpracować z jednostką zarządzającą i operacyjną systemu statystycznego w celu potwierdzenia liczby dokumentów i baz danych dokumentów agencji i organizacji w systemie; przyjmować i oddzielnie przechowywać pliki i dokumenty dotyczące niedokończonych prac zgodnie z listą; przesyłać lub oddzielnie liczyć i pakować pliki o trwałym okresie przechowywania, które zostały wcześniej całkowicie edytowane.

Złóż zapakowane dokumenty i listę niedokończonych prac w oryginalnym stanie.

W przypadku urzędników służby cywilnej, pracowników sektora publicznego i robotników, Ministerstwo Spraw Wewnętrznych wymaga statystyk oraz pakowania akt i dokumentów dotyczących prac wykonanych i niedokończonych. W przypadku prac niedokończonych konieczne jest sporządzenie listy z wyraźnym podaniem nazwy pracy, nazwiska osoby wyznaczonej do jej wykonania, liczby dostępnych dokumentów oraz terminu ich wykonania (jeśli jest określony).

Złożyć oryginalny stan spakowanych plików, dokumentów i wykazu prac nieukończonych w Systemie do archiwum danej jednostki lub jednostki albo osoby odpowiedzialnej za gromadzenie dokumentów w trakcie organizacji aparatu.

Niezwłocznie po zakończeniu prac organizacyjnych należy niezwłocznie skontaktować się z Archiwum danej agencji oraz jednostką zarządzającą i obsługującą System w celu przekazania dokumentacji dotyczącej niedokończonych prac jednostce lub osobie odpowiedzialnej za ich dalsze prowadzenie.

Zamykanie kont organizacji i osób fizycznych w przypadku agencji i organizacji, które zakończyły działalność

W przypadku jednostek zarządzających i obsługujących System, Ministerstwo Spraw Wewnętrznych wymaga identyfikacji i rozgraniczenia zakresu dokumentów i baz danych dokumentów w Systemie, dla każdego konta agencji, organizacji i osoby. Na podstawie listy niedokończonych prac, należy określić zakres danych i sporządzić listę kont organizacji i osób z niedokończonymi pracami; na polecenie przygotować plan przekazania.

Jednocześnie zbierz statystyki i złóż raport Prowincjonalnemu Komitetowi Ludowemu i Departamentowi Spraw Wewnętrznych na temat systemu kodów identyfikacji dokumentów, kodów plików i symboli dokumentów obecnie używanego w Systemie, który będzie stanowić podstawę do ustalania kodów identyfikacji dokumentów, kodów plików i symboli dokumentów agencji i organizacji po reorganizacji struktury organizacyjnej w sposób ujednolicony, zsynchronizowany, unikając duplikacji.

Niezwłocznie po zakończeniu ustaleń organizacyjnych należy niezwłocznie zamknąć konta organizacji i osób fizycznych dla organów i organizacji, które zaprzestają działalności natychmiast po podjęciu decyzji o ustaleniach organizacyjnych; jednocześnie otworzyć konta dla nowych organów, organizacji i osób fizycznych, zapewniając powiązanie z poprzednio powiązanymi dokumentami i bazami danych dokumentów.

W szczególności Ministerstwo Spraw Wewnętrznych proponuje opracowanie planu wykorzystania dokumentów i baz danych dokumentów w Systemie w celu zaspokojenia pilnych potrzeb agencji, organizacji i osób fizycznych w trakcie procesu restrukturyzacji aparatu.

Źródło: https://kinhtedothi.vn/siet-quan-ly-cong-tac-van-thu-luu-tru-trong-qua-trinh-sap-xep-bo-may.html