Udoskonalenie zarządzania dokumentacją i pracami archiwalnymi w trakcie procesu restrukturyzacji aparatu

Kinhtedothi - Surowo zabrania się nielegalnego posiadania, przekazywania lub niszczenia dokumentów oraz baz danych dokumentów; nie wolno uszkadzać ani gubić dokumentów ani baz danych dokumentów w trakcie organizacji aparatu...

Jest to godna uwagi treść Oficjalnego Komunikatu nr 414/BNV-VTLTNN z dnia 19 marca Ministerstwa Spraw Wewnętrznych wysłanego do Komitetów Ludowych prowincji i miast centralnie zarządzanych w sprawie wzmocnienia zarządzania dokumentacją i pracami archiwalnymi w procesie reorganizacji aparatu systemu politycznego zgodnie z Wnioskiem nr 127-KL/TW Biura Politycznego.

Surowo zabrania się nielegalnego posiadania, przekazywania i niszczenia dokumentów.

W dokumencie wyraźnie wskazano, że w celu zapewnienia sprawnej i ciągłej pracy dokumentacyjnej i archiwalnej oraz zagwarantowania bezpiecznego zarządzania dokumentami przed, w trakcie i po zakończeniu reorganizacji systemu politycznego zgodnie z Uchwałą nr 127-KL/TW z dnia 28 lutego 2025 r. Biura Politycznego, Sekretariat i Ministerstwo Spraw Wewnętrznych zwracają się do Przewodniczącego Komitetu Ludowego prowincji lub miasta zarządzanego centralnie o pilne zlecenie realizacji szeregu pilnych zadań mających na celu wzmocnienie zarządzania dokumentacją i archiwami w procesie reorganizacji aparatu samorządowego.

Po pierwsze , należy prawidłowo i w pełni wdrożyć regulacje prawne dotyczące dokumentów i archiwów, spełniając następujące wymagania: wszystkie dokumenty i bazy danych dokumentów powstające w wyniku działalności agencji i organizacji muszą być zarządzane centralnie, jednolicie i bezpiecznie według każdego archiwum; dokumenty i bazy danych dokumentów każdej agencji lub organizacji muszą być liczone i gromadzone według archiwum tej agencji lub organizacji.

Przeprowadzanie zamknięcia archiwów jednostek organizacyjnych i organizacji od dnia zakończenia ich działalności; jednostki organizacyjne i organizacje nie wydają dokumentów administracyjnych z zakresu swoich uprawnień od dnia wejścia w życie decyzji właściwego organu o połączeniu lub zakończeniu ich działalności.

Przed i w trakcie dokonywania ustaleń organizacyjnych dokumenty i bazy danych muszą być nadal przechowywane w archiwach Wojewódzkiego Archiwum Historycznego i Archiwum Agencji (lub w miejscu przechowywania) jednostki administracyjnej (ADU) sprzed dokonania ustaleń.

W szczególności zabrania się bezprawnego posiadania, przekazywania lub niszczenia dokumentów oraz baz danych dokumentów; nie dopuszcza się uszkadzania lub gubienia dokumentów oraz baz danych dokumentów w toku reorganizacji aparatu.

Po drugie , prowincjonalne archiwa historyczne odpowiadają za przyjmowanie i koordynację działań z kierownikami agencji, organizacji i jednostek administracyjnych w celu dalszego przechowywania na miejscu lub tymczasowego przechowywania wszystkich dokumentów archiwalnych i baz danych dokumentów w prowincji oraz przekazywania dokumentów zgodnie z ich uprawnieniami zarządczymi nowym agencjom, organizacjom i jednostkom administracyjnym po reorganizacji struktury organizacyjnej.

Po trzecie , przekazanie dokumentów i baz danych dokumentów po przeprowadzeniu ustaleń organizacyjnych odbywa się zgodnie z przepisami prawnymi dotyczącymi uprawnień do zarządzania archiwami.

Po czwarte , należy ściśle przestrzegać przepisów prawnych dotyczących zarządzania i używania pieczęci oraz certyfikatów podpisu cyfrowego w służbie publicznej; chronić tajemnice państwowe i zapewnić bezpieczeństwo informacji, dokumentów i danych podczas wykonywania zadań statystycznych, pakowania, przekazywania, przechowywania i wykorzystywania ich w procesie reorganizacji aparatu.

Rozporządzenie w sprawie wykazu kodów identyfikacyjnych dokumentów, rejestrów i symboli tekstowych nowych agencji i organizacji

W odniesieniu do Komitetów Ludowych prowincji i miast centralnie zarządzanych, Ministerstwo Spraw Wewnętrznych zwraca się do Przewodniczącego Prowincjonalnego Komitetu Ludowego o przejęcie odpowiedzialności za wdrożenie państwowego zarządzania archiwami w danej miejscowości, w ramach obowiązków i kompetencji; zapewnienie bezpieczeństwa dokumentów i baz danych, zgodnie z przepisami prawa, w trakcie całego procesu reorganizacji aparatu. Należy pilnie wydać Zarządzenie Przewodniczącego Prowincjonalnego Komitetu Ludowego w sprawie wzmocnienia państwowego zarządzania dokumentacją i pracami archiwalnymi.

Jednocześnie należy opracować plan reorganizacji państwowego archiwów historycznych na szczeblu wojewódzkim w ramach Projektu uporządkowania i reorganizacji jednostek administracyjnych wszystkich szczebli oraz budowy dwupoziomowego modelu organizacji samorządu terytorialnego, przedstawić go właściwym organom do zaopiniowania i wdrożenia.

Niezwłocznie po zakończeniu prac organizacyjnych należy niezwłocznie wydać dokument określający wykaz kodów identyfikacyjnych dokumentów, rejestrów i symboli dokumentów nowych jednostek organizacyjnych i organizacji podlegających zarządzaniu; zlecić kierownikom nowych jednostek organizacyjnych i organizacji przyjmowanie dokumentów i baz danych podlegających ich nadzorowi; a kierownikom nowych jednostek administracyjnych pierwszego szczebla przyjmowanie dokumentów w pomieszczeniach i magazynach na terenie tymczasowo zarządzanym przez Wojewódzkie Archiwum Historyczne.

Jednocześnie konieczne jest nakazanie jednostce zarządzającej i obsługującej System wdrożenia rozwiązań technicznych zapewniających ciągłość i kontynuację działalności związanej z wydawaniem dokumentów i rozliczaniem pracy podległych jej jednostek organizacyjnych.

Ministerstwo Spraw Wewnętrznych zaproponowało wzmocnienie zarządzania dokumentacją i pracami archiwalnymi w ramach reorganizacji systemu politycznego (fot. VNA)

Wydanie planu wdrożenia dyrektywy przewodniczącego prowincjonalnego komitetu ludowego

W imieniu Ministerstwa Spraw Wewnętrznych Oficjalny Komunikat zwraca się do Przewodniczącego Prowincjonalnego Komitetu Ludowego z prośbą o zalecenie Przewodniczącemu Prowincjonalnego Komitetu Ludowego wydania Dyrektywy w sprawie wzmocnienia zarządzania dokumentacją i pracami archiwalnymi w trakcie reorganizacji aparatu lokalnego systemu politycznego; wydanie planu wdrożenia Dyrektywy Przewodniczącego Prowincjonalnego Komitetu Ludowego.

Jednocześnie zlecić Archiwum Historycznemu Prowincji przydzielenie urzędników do zorganizowania grup roboczych w agencjach, organizacjach i jednostkach w celu przyjmowania i koordynowania prac nad zachowaniem dokumentów na miejscu oraz określenia zakresu bazy danych dokumentów w Systemie; polecić Archiwum Historycznemu Prowincji proaktywne podejmowanie działań w celu gromadzenia plików o trwałym okresie przechowywania, które zostały w całości zredagowane w agencjach i organizacjach będących źródłem dokumentów przekazanych do Archiwum Historycznego Prowincji.

Jednocześnie pracownicy Przewodniczącego Wojewódzkiego Komitetu Ludowego zapewniają odpowiednie zasoby w celu zagwarantowania bezpieczeństwa dokumentów i baz danych dokumentów w pomieszczeniach i magazynach, które zostały potwierdzone i opieczętowane przez Wojewódzkie Archiwum Historyczne, do czasu ich przekazania właściwej agencji lub organizacji zarządzającej po reorganizacji aparatu.

Niezwłocznie po zakończeniu ustaleń organizacyjnych należy niezwłocznie powiadomić Przewodniczącego Wojewódzkiego Komitetu Ludowego o wydaniu wykazu kodów identyfikacyjnych dokumentów, zapisów i symboli tekstowych jednostek organizacyjnych i organizacji utworzonych po utworzeniu układu organizacyjnego w zakresie zarządzania; przedłożyć Wojewódzkiemu Komitetowi Ludowemu projekt zarządzania i obsługi operacji biznesowych dla bloku dokumentów jednostek organizacyjnych i organizacji przed zawarciem układu organizacyjnego; koordynować z jednostką zarządzającą i eksploatującą system opracowanie planu przekazania i integracji dokumentów i baz danych dokumentów w Systemie.

Potwierdzanie przekazania dokumentów i baz danych dokumentów urzędów i organizacji przed restrukturyzacją aparatu

W przypadku archiwów historycznych prowincji Ministerstwo Spraw Wewnętrznych proponuje wyznaczenie urzędników, którzy zajmą się liczeniem, układaniem, pakowaniem, plombowaniem, potwierdzaniem objętości i statusu dokumentów papierowych i dokumentów na innych nośnikach informacji (jeśli takie istnieją), odbiorem i koordynacją lokalnego przechowywania lub tymczasowego scentralizowanego przechowywania dokumentów agencji i organizacji; współpraca z jednostkami zarządzającymi i operacyjnymi Systemu w celu określenia liczby dokumentów cyfrowych i wytyczenia granic bazy danych dokumentów w Systemie każdej agencji, organizacji i jednostki administracyjnej.

Sporządzić listę wszystkich dokumentów i baz danych dokumentów przechowywanych obecnie w Wojewódzkim Archiwum Historycznym; nadal zapewniać bezpieczeństwo, integralność i użyteczność dokumentów i baz danych dokumentów w Wojewódzkim Archiwum Historycznym do czasu ich przekazania właściwym agencjom i organizacjom po restrukturyzacji. Podsumować liczbę i stan dokumentów i baz danych dokumentów oraz przekazać raport do Ministerstwa Spraw Wewnętrznych, które z kolei przekaże raport Ministerstwu Spraw Wewnętrznych.

Niezwłocznie po zakończeniu ustaleń organizacyjnych należy niezwłocznie wykonać: punkt centralny organizuje i potwierdza przekazanie dokumentów i baz danych dokumentów urzędów i organizacji przed zawarciem ustaleń organizacyjnych właściwemu organowi lub organizacji zarządzającej po zawarciu ustaleń organizacyjnych; zaleca Departamentowi Spraw Wewnętrznych opracowanie projektu zarządzania i obsługi bloku dokumentów i baz danych dokumentów, które zostały zliczone urzędów i organizacji przed zawarciem ustaleń organizacyjnych.

Jednocześnie należy współpracować z odpowiednimi agencjami i organizacjami w celu zorganizowania realizacji projektów i planów zarządzania i obsługi operacji biznesowych dla bloków dokumentów i baz danych, które zostały statystycznie skompilowane przed ustaleniem organizacyjnym; należy gromadzić pliki o trwałym okresie przechowywania, które zostały wcześniej całkowicie edytowane w agencjach i organizacjach, które są źródłem dokumentów przekazanych do Wojewódzkiego Archiwum Historycznego.

Zarejestruj się, aby otworzyć nowe lub ponownie otworzyć konta dla organizacji, liderów i urzędników

Również w tym oficjalnym komunikacie Ministerstwo Spraw Wewnętrznych wymaga, aby szefowie agencji, organizacji oraz przewodniczący komitetów ludowych na szczeblu powiatowym i gminnym byli odpowiedzialni za zapewnienie bezpieczeństwa dokumentów i baz danych dokumentów znajdujących się pod ich nadzorem zgodnie z przepisami prawnymi podczas procesu restrukturyzacji aparatu, aż do momentu przekazania dokumentów i baz danych dokumentów Wojewódzkiemu Archiwum Historycznemu oraz właściwym agencjom i organizacjom po restrukturyzacji aparatu.

Jednocześnie nakaż jednostkom i osobom sporządzanie i pakowanie zapisów i dokumentów dotyczących ukończonych prac oraz zapisów i dokumentów dotyczących prac niedokończonych; przydziel jednostkom i osobom zadanie syntezy i sporządzenia listy niedokończonych prac agencji lub organizacji; dołącz zapisy i dokumenty, spakuj je osobno, zbierz i przekaż do archiwów agencji.

Kierowanie archiwami urzędu statystycznego, pakowanie dokumentów w archiwach oraz kierowanie jednostkami statystycznymi i osobami fizycznymi w celu pakowania nieskładanych akt i dokumentów w archiwach; przyjmowanie akt i dokumentów od jednostek i osób fizycznych oraz gromadzenie ich w scentralizowanych archiwach i magazynach. Jednocześnie organizowanie niezbędnych magazynów, sprzętu i zasobów ludzkich w celu ochrony i bezpiecznego przechowywania dokumentów do czasu ich przekazania właściwemu organowi lub organizacji zarządzającej po reorganizacji aparatu.

Przewodniczący Powiatowego Komitetu Ludowego zleca Departamentowi Spraw Wewnętrznych doradztwo w zakresie organizacji magazynów i niezbędnego sprzętu do gromadzenia i centralnego przechowywania dokumentów wyspecjalizowanych agencji podległych Powiatowemu Komitetowi Ludowemu; organizuje siły do ​​ochrony bezpieczeństwa dokumentów do momentu ich przekazania właściwej agencji lub organizacji zarządzającej po dokonaniu ustaleń organizacyjnych.

Niezwłocznie po zakończeniu ustaleń organizacyjnych kierownik nowej agencji, organizacji lub jednostki administracyjnej musi niezwłocznie zlecić rejestrację otwarcia lub ponownego otwarcia rachunków dla organizacji, kierownika i sekretarza w Systemie, aby zapewnić wydawanie i odbiór dokumentów; zarejestrować się w celu wydania pieczęci i certyfikatów podpisu cyfrowego dla wyspecjalizowanych służb publicznych zgodnie z przepisami...

Statystyka, plombowanie, przechowywanie dokumentów

W przypadku archiwów agencji Ministerstwo Spraw Wewnętrznych wymaga, aby dział archiwów agencji lub osoba wyznaczona do archiwizacji w agencji, organizacji lub jednostce kierowała jednostkami i osobami w zakresie sporządzania, pakowania dokumentów i przekazywania ich z wyprzedzeniem do centralnego pomieszczenia magazynowego lub magazynu; przygotowywała magazyn i niezbędne warunki do bezpiecznego przechowywania dokumentów otrzymanych od jednostek i osób; sporządzała, pieczętowała i bezpiecznie przechowywała dokumenty w pomieszczeniu magazynowym lub magazynie agencji lub organizacji do momentu ich przekazania do wojewódzkiego archiwum historycznego lub właściwej agencji lub organizacji po restrukturyzacji aparatu.

Jednocześnie należy współpracować z jednostką zarządzającą i obsługującą system statystyczny w celu potwierdzenia liczby dokumentów i baz danych dokumentów agencji i organizacji w systemie; przyjmować i oddzielnie przechowywać pliki i dokumenty dotyczące prac niedokończonych zgodnie z listą; przesyłać lub oddzielnie kompilować i pakować pliki o okresie trwałego przechowywania, które zostały wcześniej całkowicie edytowane.

Złóż zapakowane dokumenty i listę niedokończonych prac w oryginalnym stanie.

W przypadku urzędników służby cywilnej, pracowników sektora publicznego i robotników, Ministerstwo Spraw Wewnętrznych wymaga statystyk oraz pakowania akt i dokumentów dotyczących prac wykonanych i niedokończonych. W przypadku prac niedokończonych konieczne jest sporządzenie listy z wyraźnym podaniem nazwy pracy, nazwiska osoby wyznaczonej do jej wykonania, liczby dostępnych dokumentów oraz terminu ich wykonania (jeśli jest określony).

Złożyć oryginalny pakiet dokumentów i akt oraz wykaz prac niewykonanych w Systemie w archiwum jednostki lub jednostki albo osobie odpowiedzialnej za gromadzenie dokumentów w trakcie reorganizacji aparatu.

Niezwłocznie po zakończeniu prac organizacyjnych należy niezwłocznie skontaktować się z Archiwum Agencji oraz jednostką zarządzającą i obsługującą System w celu przekazania dokumentacji dotyczącej niedokończonych prac jednostce lub osobie odpowiedzialnej za ich dalsze prowadzenie.

Zamykanie kont organizacji i osób fizycznych w przypadku agencji i organizacji, które zaprzestały działalności

W przypadku jednostek zarządzających i obsługujących System, Ministerstwo Spraw Wewnętrznych wymaga identyfikacji i rozgraniczenia zakresu dokumentów oraz baz danych dokumentów w Systemie, dla każdego konta agencji, organizacji i osoby. Na podstawie listy niedokończonych prac należy określić zakres danych i sporządzić listę kont organizacji i osób z niedokończonymi pracami; na polecenie przygotować plan przekazania.

Jednocześnie należy zebrać statystyki i złożyć raport Prowincjonalnemu Komitetowi Ludowemu i Departamentowi Spraw Wewnętrznych na temat systemu kodów identyfikacyjnych dokumentów, kodów plików i symboli dokumentów obecnie używanego w Systemie, który będzie stanowił podstawę do ustalania kodów identyfikacyjnych dokumentów, kodów plików i symboli dokumentów agencji i organizacji po ujednoliceniu, zsynchronizowaniu i uniknięciu duplikacji struktury organizacyjnej.

Niezwłocznie po zakończeniu ustaleń organizacyjnych należy niezwłocznie zamknąć konta organizacji i osób fizycznych dla organów i organizacji, które zaprzestają działalności natychmiast po podjęciu decyzji o ustaleniach organizacyjnych; jednocześnie otworzyć konta dla nowych organów, organizacji i osób fizycznych, zapewniając powiązanie z poprzednio powiązanymi dokumentami i bazami danych dokumentów.

W szczególności Ministerstwo Spraw Wewnętrznych proponuje opracowanie planu wykorzystania dokumentów i baz danych dokumentów w Systemie w celu zaspokojenia pilnych potrzeb agencji, organizacji i osób fizycznych w trakcie procesu restrukturyzacji aparatu.

Źródło: https://kinhtedothi.vn/siet-quan-ly-cong-tac-van-thu-luu-tru-trong-qua-trinh-sap-xep-bo-may.html