Jakie dokumenty i zapisy z dziedziny edukacji podlegają trwałej archiwizacji?

Ministerstwo Edukacji i Szkolenia Zawodowego właśnie ogłosiło projekt Okólnika regulującego okres przechowywania dokumentacji i dokumentów z zakresu edukacji i szkoleń. Rozporządzenie to zastąpi okólnik regulujący okres przechowywania dokumentów zawodowych z sektora edukacji wydany w 2016 r.

W związku z tym projekt Okólnika regulującego okres przechowywania zapisów i dokumentów w dziedzinie oświaty i szkolenia ma zastosowanie do jednostek podległych bezpośrednio Ministerstwu Edukacji i Szkolenia; Departamentów Edukacji i Szkolenia; Departamentów Edukacji i Szkolenia; przedszkoli, placówek oświatowych, placówek kształcenia ustawicznego, uniwersytetów, szkół pedagogicznych, szkół specjalistycznych, innych placówek edukacyjnych prowadzących działalność edukacyjną w ramach państwowej odpowiedzialności zarządczej Ministerstwa Edukacji i Szkolenia oraz powiązanych agencji, organizacji i osób fizycznych.

200 rodzajów rekordów i dokumentów jest trwale przechowywanych

Zgodnie z tym rozporządzeniem, istnieje ponad 200 rodzajów rejestrów i dokumentów, które są trwale przechowywane. Na przykład rejestry zatwierdzające politykę tworzenia lub zezwalające na tworzenie uniwersytetów, rejestry uznające prywatne uniwersytety działające non-profit, rejestry umożliwiające przeniesienie kształcenia na poziom uniwersytecki.

Dokumenty dotyczące przyjęć na studia wyższe zaliczają się do dokumentów trwale archiwizowanych w sektorze edukacji.

Dokumenty dotyczące przyjęć na studia doktoranckie, magisterskie, uniwersyteckie i do szkół wyższych, takie jak zapisy określające roczne cele przyjęć, zapisy opracowywania planów mających na celu zapewnienie jakości danych wejściowych do procesu przyjęć, wyniki testów porównawczych, decyzje o przyjęciu i listy przyjętych.

Dokumenty dotyczące uznawania ukończeń szkół wyższych, takie jak decyzje o uznawaniu ukończeń szkół wyższych i nadaniu stopnia naukowego, listy absolwentów, protokoły uznawania ukończeń szkół wyższych; zapisy i dokumenty dotyczące kształcenia doktoranckiego, takie jak zapisy zezwoleń na kształcenie, zawieszenia zapisu, cofnięcia decyzji zezwalającej na kształcenie w kierunkach i specjalnościach doktoranckich; zapisy zezwoleń na współpracę z krajowymi placówkami edukacyjnymi w zakresie kształcenia doktoranckiego; transkrypty podsumowujące wyniki kształcenia według semestru, roku akademickiego i przedmiotu; zapisy uznawania ukończeń szkół wyższych i nadania stopnia doktora; zapisy oceny rozprawy doktorskiej na poziomie podstawowym; zapisy wniosków o obronę rozprawy doktorskiej na poziomie szkoły lub instytutu...

Zapisy i dokumenty przechowywane przez 20 lat lub dłużej

Jeśli chodzi o 70-letni okres przechowywania, istnieje tylko jeden plik, który pozwala na zbudowanie bazy danych pracowników administracji publicznej, nauczycieli i administratorów oświaty. Jest to nowa treść, wcześniej nieuwzględniona w okólniku z 2016 roku.

Istnieją 3 rodzaje dokumentów, które są archiwizowane przez 30 lat, w tym zapisy ocen prac magisterskich, zapisy ocen prac magisterskich i przetwarzanie wyników ocen prac magisterskich w przypadku złożenia skargi, gdy praca magisterska zostanie oceniona przez radę oceniającą jako spełniająca wymagania lub wyższa.

Istnieje ponad 80 teczek papierowych, które należy przechowywać przez 20 lat, na przykład akta dotyczące utworzenia rady szkoły i mianowania przewodniczącego rady uniwersytetu publicznego; dokumenty dotyczące uznawania ukończenia studiów wyższych; projekty i prace dyplomowe ukończenia studiów wyższych, które rada oceniła jako spełniające lub wyższe wymagania; akta programowe i tematy badań naukowych wykładowców i badaczy na szczeblu ministerialnym; akta dotyczące wyboru i przydziału studentów przygotowujących się do studiów na uniwersytetach, w szkołach wyższych i szkołach średnich; tabele podsumowujące wyniki nauczania i kształcenia uczniów szkół podstawowych itp.

Zapisy i dokumenty przechowywane przez okres 2-10 lat

Archiwum z okresu 10 lat obejmuje następujące dokumenty: transkrypty z każdego przedmiotu, w tym wyniki testów, egzaminów, kursy uniwersyteckie; zapisy zatwierdzające wyniki egzaminów semestralnych na uniwersytecie; zapisy dotyczące przeglądu wyników egzaminów semestralnych, transkrypty z każdego przedmiotu, w tym wyniki testów, egzaminów, kursy magisterskie itp.

W ciągu 5 lat znajdują się następujące dokumenty: prace dyplomowe i rozprawy, które nie spełniają wymagań na poziomie uniwersyteckim; dokumenty aplikacyjne i egzaminy magisterskie; transkrypty z każdego przedmiotu zawierające wyniki testów, wyniki egzaminów, wyniki przedmiotów na poziomie magisterskim; dokumenty do przeglądu wyników egzaminów końcowych, egzaminów końcowych na poziomie doktorskim...

Raporty z praktyk ukończenia studiów wyższych i uniwersyteckich są archiwizowane przez 3 lata; arkusze egzaminacyjne i inne dokumenty związane z egzaminami ukończenia studiów wyższych i uniwersyteckich są archiwizowane przez 2 lata.

Pełny tekst projektu Okólnika regulującego okres przechowywania dokumentacji i dokumentów z zakresu edukacji i szkoleń dostępny jest TUTAJ

Różnice między starymi i nowymi przepisami

Podczas gdy poprzedni okólnik obejmował 274 rodzaje dokumentów, nowy projekt okólnika obejmuje ich aż 387. Wprowadzono pewne zmiany, takie jak np. stare rozporządzenie dotyczące dokumentów wymiany edukacyjnej i szkoleniowej, które było przechowywane tylko przez 10 lat, podczas gdy nowy projekt przewiduje okres przechowywania tylko 5 lat; stare rozporządzenie dotyczące opracowywania, wyboru, oceny, zatwierdzania i wykorzystywania materiałów dydaktycznych i podręczników na wszystkich poziomach edukacji uniwersyteckiej obowiązywało przez 20 lat, nowe rozporządzenie ma charakter stały.

Ponadto, lista międzynarodowych organizacji oceny jakości kształcenia i akredytacji uznanych przez Wietnam, zgodnie ze starymi przepisami, jest przechowywana przez 20 lat, ale nowy projekt przewiduje okres 10 lat. Zapisy dotyczące założenia lub zezwoleń na założenie, rozwiązanie, zmianę nazwy, udzielenie, ponowne udzielenie licencji na prowadzenie działalności, zawieszenie działalności w zakresie oceny jakości kształcenia dla organizacji oceny jakości kształcenia w starym okólniku są przechowywane na stałe, ale nowy projekt przewiduje okres 10 lat...

Source: https://thanhnien.vn/tai-lieu-ho-so-nao-trong-linh-vuc-giao-duc-duoc-luu-tru-vinh-vien-18524122816381055.htm