Jakie dokumenty i zapisy w sektorze edukacji są trwale przechowywane?

Ministerstwo Edukacji i Szkolenia Zawodowego właśnie ogłosiło projekt Okólnika regulującego okres przechowywania dokumentacji i dokumentów z zakresu edukacji i szkoleń. Rozporządzenie to zastąpi okólnik regulujący okres przechowywania dokumentów zawodowych z sektora edukacji wydany w 2016 r.

W związku z tym projekt Okólnika określa okres przechowywania zapisów i dokumentów z dziedziny edukacji i szkoleń mający zastosowanie do jednostek podległych bezpośrednio Ministerstwu Edukacji i Szkolenia; Departamentów Edukacji i Szkolenia; Departamentów Edukacji i Szkolenia; przedszkoli, placówek kształcenia ogólnego, placówek kształcenia ustawicznego, uniwersytetów, szkół wyższych, szkół specjalistycznych, innych placówek edukacyjnych prowadzących działalność edukacyjną w ramach państwowej odpowiedzialności zarządczej Ministerstwa Edukacji i Szkolenia oraz powiązanych agencji, organizacji i osób fizycznych.

200 rodzajów rekordów i dokumentów jest trwale przechowywanych

W związku z tym, w niniejszym rozporządzeniu istnieje ponad 200 rodzajów rejestrów i dokumentów, które są trwale przechowywane. Na przykład rejestry zatwierdzające politykę tworzenia lub zezwalające na tworzenie uniwersytetów, rejestry uznające prywatne uniwersytety działające non-profit, rejestry zezwalające na kształcenie na poziomie uniwersyteckim.

Dokumenty dotyczące przyjęć na studia wyższe zaliczają się do dokumentów trwale archiwizowanych w sektorze edukacji.

Dokumenty dotyczące przyjęć na studia doktoranckie, magisterskie, uniwersytety i szkoły wyższe pedagogiczne, takie jak zapisy określające roczne cele przyjęć, zapisy opracowywania planów mających na celu zapewnienie jakości danych wejściowych do procesu przyjęć, wyniki testów porównawczych, decyzje o przyjęciu i listy przyjętych.

Dokumenty dotyczące uznawania ukończeń szkół wyższych, takie jak decyzje o uznawaniu ukończeń szkół wyższych i nadaniu stopnia naukowego, listy absolwentów, protokoły uznawania ukończeń szkół wyższych; protokoły i dokumenty dotyczące kształcenia doktoranckiego, takie jak protokoły zezwoleń na kształcenie, zawieszenia zapisu, cofnięcia decyzji zezwalającej na kształcenie w kierunkach i specjalnościach doktoranckich; protokoły zezwoleń na współpracę z krajowymi instytucjami edukacyjnymi w zakresie kształcenia doktoranckiego; transkrypty podsumowujące wyniki kształcenia według semestru, roku akademickiego i przedmiotu; protokoły uznawania ukończeń szkół wyższych i nadania stopnia doktora; protokoły oceny prac doktorskich na poziomie podstawowym; protokoły wniosków o obronę pracy doktorskiej na poziomie szkoły lub instytutu itp.

Zapisy i dokumenty przechowywane przez 20 lat lub dłużej

Jeśli chodzi o 70-letni okres przechowywania, istnieje tylko jeden plik, który służy do tworzenia bazy danych urzędników państwowych, nauczycieli i administratorów oświaty. Jest to nowa treść, wcześniej nieuwzględniona w okólniku z 2016 roku.

Istnieją 3 rodzaje dokumentów, które są archiwizowane przez 30 lat, w tym zapisy ocen prac magisterskich, zapisy ocen prac magisterskich i przetwarzanie wyników ocen prac magisterskich w przypadku złożenia skargi, gdy praca magisterska zostanie oceniona przez radę oceniającą jako spełniająca wymagania lub wyższa.

Ponad 80 papierowych dokumentów musi być przechowywanych przez 20 lat, na przykład dokumenty dotyczące powołania rady szkoły i mianowania przewodniczącego rady publicznych uniwersytetów; dokumenty dotyczące uznawania ukończenia studiów wyższych; projekty i prace dyplomowe ukończenia studiów wyższych, które rada oceniła jako zadowalające lub lepsze; dokumenty dotyczące programów i tematów badań naukowych wykładowców i badaczy w ministerstwach i przemyśle; dokumenty dotyczące wyboru i przydziału studentów szkół średnich do studiów na uniwersytetach, w szkołach wyższych i szkołach średnich; tabele podsumowujące wyniki nauczania i kształcenia uczniów szkół podstawowych itp.

Zapisy i dokumenty przechowywane przez okres 2-10 lat

Archiwum obejmuje następujące dokumenty z okresu 10 lat: transkrypty z każdego przedmiotu, w tym wyniki testów, egzaminów, kursy uniwersyteckie; protokoły zatwierdzenia wyników egzaminów końcowych na uniwersytecie; protokoły zatwierdzenia wyników egzaminów końcowych, transkrypty z każdego przedmiotu, w tym wyniki testów, egzaminów, kursy magisterskie itp.

W ciągu 5 lat znajdują się następujące dokumenty: prace dyplomowe i rozprawy, które nie spełniają wymagań na poziomie uniwersyteckim; dokumenty aplikacyjne i egzaminy magisterskie; transkrypty z każdego przedmiotu zawierające wyniki testów, wyniki egzaminów, wyniki przedmiotów na poziomie magisterskim; dokumenty zawierające przegląd wyników egzaminów końcowych, egzaminy końcowe na poziomie doktorskim...

Raporty z praktyk ukończenia studiów wyższych i uniwersyteckich są archiwizowane przez 3 lata; arkusze egzaminacyjne i inne dokumenty związane z egzaminami ukończenia studiów wyższych i uniwersyteckich są archiwizowane przez 2 lata.

Pełny tekst projektu Okólnika regulującego okres przechowywania dokumentacji i dokumentów z zakresu edukacji i szkoleń dostępny jest TUTAJ

Różnice między starymi i nowymi przepisami

Podczas gdy poprzedni okólnik obejmował 274 rodzaje dokumentów, nowy projekt okólnika obejmuje ich aż 387. Wprowadzono pewne zmiany, takie jak: stare rozporządzenie dotyczące wymiany dokumentów edukacyjnych i szkoleniowych było przechowywane tylko przez 10 lat, podczas gdy nowy projekt przewiduje okres przechowywania tylko 5 lat; stare rozporządzenie dotyczące opracowywania, wyboru, oceny, zatwierdzania i wykorzystywania materiałów dydaktycznych i podręczników na wszystkich poziomach edukacji uniwersyteckiej obowiązywało przez 20 lat, podczas gdy nowe rozporządzenie ma charakter stały.

Ponadto, lista międzynarodowych organizacji oceny jakości kształcenia i akredytacji uznanych przez Wietnam, zgodnie ze starymi przepisami, jest przechowywana przez 20 lat, natomiast nowy projekt – przez 10 lat. Zapisy dotyczące utworzenia lub zezwoleń na utworzenie, rozwiązanie, zmianę nazwy, udzielenie, ponowne udzielenie licencji na prowadzenie działalności, zawieszenie działalności w zakresie oceny jakości kształcenia dla organizacji oceny jakości kształcenia w starym okólniku są przechowywane na stałe, natomiast nowy projekt – przez 10 lat.

Source: https://thanhnien.vn/tai-lieu-ho-so-nao-trong-linh-vuc-giao-duc-duoc-luu-tru-vinh-vien-18524122816381055.htm