Ho Chi Minh City zaostrza zarządzanie i digitalizuje dokumentację po reorganizacji jednostek administracyjnych

Przewodniczący Ludowego Komitetu Ho Chi Minh City właśnie wydał polecenie dotyczące zarządzania dokumentacją i archiwami po reorganizacji jednostek administracyjnych i agencji oraz organizacji w mieście.

Przedstawiciele okręgu przeglądają i edytują akta i dokumenty bloku partyjnego. Zdjęcie: VAN MINH

Dokładniej rzecz ujmując, agencje i organizacje muszą przejrzeć i uzupełnić księgę rejestracyjną oraz bazę danych do zarządzania dokumentami wychodzącymi i przychodzącymi, a jednocześnie ostemplować skompletowany zestaw dokumentów wychodzących przed przekazaniem pieczęci do jednostki policji, w której rejestrowany jest wzór pieczęci.

Agencje i organizacje utworzone po reorganizacji muszą wydać przepisy dotyczące obiegu dokumentów zgodnie z rozporządzeniem 30/2020 oraz wytycznymi Departamentu Dokumentacji Państwowej i Archiwów. Przepisy te muszą określać format i sposób prezentacji dokumentów, zakładania nowych rejestrów, wprowadzania nowych systemów numeracji oraz oznaczania dokumentów przychodzących i wychodzących, począwszy od numeru 01.

W odniesieniu do prac archiwalnych, Przewodniczący Komitetu Ludowego Ho Chi Minh City zwrócił się do kierowników departamentów, oddziałów i sektorów o przekazanie dokumentacji, archiwów i baz danych z odpowiednich departamentów i oddziałów prowincji Binh Duong (starej) oraz Ba Ria-Vung Tau (starej); dokumentacja i zapisy będą nadal przechowywane w celu zapewnienia bezpieczeństwa. W szczególności należy koordynować działania z Departamentem Spraw Wewnętrznych w celu opracowania i przekazania Komitetowi Ludowemu Ho Chi Minh City prac nad redakcją, naprawą, renowacją i tworzeniem bazy danych archiwalnych.

Przewodniczący Komitetu Ludowego okręgu, gminy lub strefy specjalnej otrzymuje zapisy i dokumenty ze starej jednostki administracyjnej i ma odpowiedni plan eksploatacji oraz przepisy służące ludziom i przedsiębiorstwom.

Przewodniczący Ludowego Komitetu Ho Chi Minh City zwrócił się również do Dyrektora Centrum Transformacji Cyfrowej Ho Chi Minh City z prośbą o przygotowanie serwerów i infrastruktury pamięci masowej, zagwarantowanie bezpieczeństwa informacji, opracowanie planów integracji, wykorzystanie wspólnych danych oraz zapewnienie połączeń międzysystemowych służących systemowi politycznemu , agencjom, organizacjom i osobom prywatnym.

Przewodniczący Komitetu Ludowego w Ho Chi Minh City powierzył Dyrektorowi Departamentu Policji w Ho Chi Minh City zadanie kierowania odtajnianiem, zabezpieczaniem i przekazywaniem poufnych dokumentów oraz tajnych urządzeń do przechowywania dokumentów; zapewnienie bezpieczeństwa i ochrony przeciwpożarowej w tymczasowych magazynach magazynowych w trakcie procesu ich organizacji. W szczególności, badanie i surowe postępowanie w przypadkach umyślnego przywłaszczenia, zniszczenia, nielegalnego nabycia lub przekazania dokumentów.

CAM NUONG

Źródło: https://www.sggp.org.vn/tphcm-siet-chat-quan-ly-so-hoa-ho-so-sau-sap-xep-don-vi-hanh-chinh-post802992.html