Zastosowanie sztucznej inteligencji poprawia efektywność obsługi procedur administracyjnych

Zespół inżynierów IT firmy VNPT wdraża rozwiązania technologiczne służące klientom.

Restrukturyzacja aparatu i jednostek administracyjnych, a zwłaszcza restrukturyzacja jednostek administracyjnych szczebla powiatowego i gminnego, jest ważnym zadaniem o strategicznym znaczeniu dla usprawnienia aparatu oraz poprawy efektywności i skuteczności zarządzania. Proces ten stwarza jednak i będzie stwarzał istotne wyzwania w zakresie regulacji procedur administracyjnych.

W szczególności zmiany granic administracyjnych, nazewnictwa i powiązanych z nimi przepisów spowodowały zamieszanie i brak informacji dla obywateli i firm, co doprowadziło do nagłego wzrostu potrzeby zadawania pytań i przeprowadzania procedur administracyjnych. Ponadto, w kontekście usprawnienia systemu płac, zespół urzędników i pracowników służby cywilnej musi zarówno zrozumieć nowe procesy biznesowe, jak i obsługiwać rosnącą liczbę dokumentów, co powoduje dużą presję i potencjalne ryzyko opóźnień i błędów.

Aby skutecznie stawić czoła tym wyzwaniom, zagwarantować płynny i przejrzysty przebieg procesu, zminimalizować niedogodności dla osób i przedsiębiorstw oraz zoptymalizować zasoby administracyjne, Wietnamska Grupa Poczty i Telekomunikacji (VNPT) opracowała specjalistyczne aplikacje ze sztuczną inteligencją, które wspomagają efektywne przetwarzanie procedur administracyjnych w okresie przejściowym.

„Personalizacja” służąca ludziom i firmom

„Obywatel – Wirtualny Asystent Biznesu” to zintegrowana platforma AI, która działa jako pojedynczy, inteligentny cyfrowy punkt kontaktowy, kompleksowo wspierając obywateli i przedsiębiorstwa we wszystkich kwestiach procedur administracyjnych wynikających z procesu fuzji.

Dzięki możliwości automatycznego udzielania odpowiedzi 24/7, aplikacja wykorzystuje technologię przetwarzania języka naturalnego (NLP), aby zrozumieć i odpowiedzieć na tysiące pytań od osób prywatnych i firm dotyczących nowych granic administracyjnych, zmian nazw i nazw oraz niezbędnych dokumentów, które należy dostosować (rejestracja gospodarstwa domowego, dowód osobisty, licencja na prowadzenie działalności gospodarczej, certyfikat prawa do użytkowania gruntu itp.). Aplikacja dostarcza również informacji o nowych zasadach i przepisach obowiązujących po fuzji w sposób łatwy do zrozumienia i spersonalizowany dla każdego przypadku.

Z drugiej strony, na podstawie informacji dostarczonych przez użytkownika (rodzaj dokumentu do zmiany, stary/nowy adres, rodzaj działalności), sztuczna inteligencja automatycznie zidentyfikuje procedury administracyjne, które należy wykonać, i poda szczegółowe instrukcje dotyczące każdego kroku i każdego dokumentu, który należy przygotować. Zapewni też bezpośrednie linki do formularzy elektronicznych do wypełnienia, a nawet umożliwi automatyczne wypełnianie części informacji, jeśli dane są już dostępne w krajowej bazie danych, minimalizując w ten sposób błędy i czas pracy ludzi.

Ten system sztucznej inteligencji automatycznie zbiera, analizuje i aktualizuje najnowsze dokumenty prawne i ogłoszenia z ministerstw, oddziałów i miejscowości związane z fuzjami, dzięki czemu informacje są zawsze dokładne i aktualne dla ludzi i firm.

Dzięki powyższym funkcjom aplikacja AI „Wirtualny asystent dla Obywateli - Przedsiębiorstw” znacznie zmniejszy obciążenie urzędników odpowiedzialnych za obsługę procedur administracyjnych związane z bezpośrednimi pytaniami, uwalniając ich czas, aby mogli skupić się na przetwarzaniu złożonych dokumentów wymagających dogłębnej oceny.

Aplikacja przyczynia się również do poprawy satysfakcji i doświadczenia klientów i firm, umożliwiając im proaktywne wyszukiwanie informacji i przeprowadzanie procedur administracyjnych w dowolnym miejscu i czasie, skracając czas oczekiwania i podróży, budując przejrzystość i zaufanie. W szczególności aplikacja zapewnia również jednolitość i dokładność informacji, ograniczając sytuacje, w których każde miejsce wyjaśnia inaczej, co prowadzi do nieporozumień, a także zapewniając uczciwość dla wszystkich podmiotów.

Sztuczna inteligencja wspiera przetwarzanie procedur administracyjnych

VNPT opracował również szereg aplikacji opartych na sztucznej inteligencji, ściśle zintegrowanych z systemem przetwarzania procedur administracyjnych, aby pomóc urzędnikom i pracownikom służby cywilnej skuteczniej przetwarzać procedury administracyjne w okresie przejściowym.

Przede wszystkim istnieje system sztucznej inteligencji (AI), który wspiera inteligentną klasyfikację i sprawdzanie dokumentacji. Wykorzystuje on technologię „widzenia komputerowego” do automatycznego skanowania, identyfikacji i odczytywania informacji z dokumentów i dokumentacji; automatycznie klasyfikuje dokumentację, wyodrębnia dane i sprawdza poprawność zgodnie z nowymi przepisami i formularzami jednostek administracyjnych po fuzji; a następnie automatycznie ostrzega o brakach, błędach lub nieważnych dokumentach, pomagając urzędnikom we wczesnym wykrywaniu i terminowym wnioskowaniu o uzupełnienie, zmniejszając liczbę dokumentów, które należy zwrócić.

Kolejnym obszarem są sztuczne inteligencje wspierające podejmowanie decyzji i przetwarzanie plików. Analizują one dane z pliku, porównują je z odpowiednimi przepisami, aby zaproponować rozwiązanie lub zasugerować pracownikom dalsze kroki. W skomplikowanych przypadkach sztuczna inteligencja może wskazać pracownikom punkty do odnotowania lub istotne dokumenty prawne, przyspieszając tym samym proces oceny.

Wreszcie, sztuczna inteligencja automatyzuje raportowanie i statystyki. W związku z tym aplikacja automatycznie syntetyzuje dane z procesu przyjmowania i przetwarzania procedur administracyjnych (liczba rekordów, średni czas przetwarzania, najczęściej występujące rodzaje procedur administracyjnych, typowe błędy itp.).

Na tej podstawie możesz tworzyć wizualne raporty statystyczne w czasie rzeczywistym, które pomogą lokalnym liderom, wydziałom i oddziałom uzyskać kompleksowy obraz skuteczności procedur administracyjnych, a także łatwo identyfikować wąskie gardła, aby na czas podejmować decyzje.

Wyniki testów praktycznych pokazują, że systemy AI znacząco poprawiły produktywność personelu, ograniczyły liczbę zadań wykonywanych ręcznie, powtarzalnych i podatnych na błędy, pomagając pracownikom skupić się na obowiązkach zawodowych, a także rozwiązywać bardziej złożone problemy; zapewniły przejrzystość i uczciwość w obsłudze procedur administracyjnych, gdy procesy są zdigitalizowane i kontrolowane przez AI, minimalizując subiektywną interwencję i negatywne ryzyka; jednocześnie dostarczyły dokładne i aktualne dane dla kadry zarządzającej, wspierając lokalnych liderów i lokalnych liderów w podejmowaniu szybkich i skutecznych decyzji operacyjnych w oparciu o rzeczywiste dane.

Poznaj nowoczesną, szybką i wydajną administrację cyfrową

Pilotażowe wdrożenie sztucznej inteligencji (AI) we wspieraniu procedur administracyjnych w Ho Chi Minh City w maju 2025 roku przyniosło wiele pozytywnych rezultatów. W szczególności: czas przyjmowania i udzielania odpowiedzi został znacznie skrócony; pracownicy i firmy są wspierani dokładniej, co ogranicza konieczność częstych podróży; jednocześnie urzędnicy dysponują dodatkowymi narzędziami, które wspierają bardziej proaktywne i efektywne przetwarzanie dokumentów.

Dzięki temu system sztucznej inteligencji obsługuje średnio 10 000–13 000 dokumentów składanych bezpośrednio przez obywateli każdego dnia, co pozwala zaoszczędzić czas przetwarzania o około 1400 godzin dziennie, ponad 30 800 godzin miesięcznie i 369 600 godzin rocznie, co odpowiada pracy około 175 urzędników.

Ponadto aplikacje AI obsługują także średnio 5000–6000 wniosków online dziennie, co pozwala skrócić czas przetwarzania o około 550 godzin dziennie, ponad 12 100 godzin miesięcznie i 145 200 godzin rocznie, co odpowiada pracy prawie 70 pracowników.

Ponadto, monitorując postęp procedur administracyjnych, osoby prywatne i firmy mogą wyszukiwać i wyświetlać informacje o transakcjach ChatBota, co ułatwia zrozumienie całego procesu. Zastosowanie sztucznej inteligencji w Portalu Usług Publicznych i Systemie Informacji o Postępowaniach Administracyjnych (ASIC) pomogło zoptymalizować proces, skrócić czas oczekiwania i koszty przetwarzania, zapewniając szybką i transparentną obsługę oraz kompleksową obsługę.

Dla VNPT sztuczna inteligencja to nie tylko trend, ale także długoterminowa strategia, zainicjowana bardzo wcześnie. VNPT rozumie, że opanowanie technologii sztucznej inteligencji nie jest możliwe w sprincie, ale wymaga systematycznych, zrównoważonych i wizjonerskich inwestycji. VNPT jasno wskazuje trzy filary, w które należy inwestować: ludzi, infrastrukturę i dane. Aby sztuczna inteligencja mogła się prawdziwie rozwijać, same finanse nie wystarczą, ale potrzebne są również elastyczne mechanizmy, specjalna polityka i determinacja w działaniu.

Technologie AI opracowane przez VNPT są w całości zawarte w konkretnych produktach i usługach, ściśle zintegrowanych z cyfrowym ekosystemem wdrażanym dla rządu, obywateli i firm. Dzięki temu procesowi „robienia tego na serio – używania tego na serio”, technologia AI VNPT jest coraz bardziej udoskonalana, a zespół ds. zasobów ludzkich AI staje się coraz bardziej dojrzały.

Według gazety THAI LINH/Nhan Dan

Link do oryginalnego artykułu

Source: https://baovanhoa.vn/nhip-song-so/ung-dung-ai-nang-cao-hieu-qua-giai-quyet-thu-tuc-hanh-chinh-143013.html