Zastosowania sztucznej inteligencji podnoszą efektywność procedur administracyjnych.

VHO - Zastosowanie sztucznej inteligencji (AI) w rozwiązywaniu procedur administracyjnych jest nie tylko optymalnym rozwiązaniem sytuacji, które mogą pojawić się w trakcie reorganizacji aparatu i jednostek administracyjnych, ale także krokiem strategicznym, który kształtuje przyszły rozwój miejscowości w kierunku administracji cyfrowej.

Zespół inżynierów IT firmy VNPT wdraża rozwiązania technologiczne służące klientom.

Zadanie reorganizacji aparatu i jednostek administracyjnych, zwłaszcza reorganizacji jednostek administracyjnych szczebla powiatowego i gminnego, jest ważnym zadaniem o strategicznym znaczeniu dla usprawnienia aparatu oraz poprawy efektywności i skuteczności zarządzania. Proces ten stwarza jednak i będzie stwarzał istotne wyzwania w zakresie obsługi procedur administracyjnych.

W szczególności zmiany granic administracyjnych, nazw i powiązanych z nimi przepisów wprowadziły zamieszanie wśród obywateli i przedsiębiorstw, co doprowadziło do wzrostu liczby zapytań i procedur administracyjnych. Ponadto, w kontekście redukcji zatrudnienia, urzędnicy i pracownicy służby cywilnej muszą jednocześnie dostosowywać się do nowych procedur operacyjnych i radzić sobie ze zwiększoną ilością dokumentów, co stwarza znaczną presję i zwiększa ryzyko opóźnień i błędów.

Aby skutecznie stawić czoła tym wyzwaniom, zapewnić sprawny i przejrzysty proces restrukturyzacji, zminimalizować niedogodności dla obywateli i przedsiębiorstw oraz zoptymalizować zasoby administracyjne, Wietnamska Grupa Poczty i Telekomunikacji (VNPT) opracowała specjalistyczne aplikacje ze sztuczną inteligencją, które wspomagają efektywne przetwarzanie procedur administracyjnych w okresie przejściowym.

Usługi „spersonalizowane” dla obywateli i przedsiębiorstw.

„Asystent wirtualny obywatela i przedsiębiorcy” to zintegrowana platforma oparta na sztucznej inteligencji, która działa jako pojedynczy, inteligentny punkt kontaktu cyfrowego, zapewniając kompleksowe wsparcie obywatelom i przedsiębiorstwom we wszystkich procedurach administracyjnych wynikających z procesu fuzji.

Dzięki funkcji automatycznego, całodobowego udzielania odpowiedzi, aplikacja wykorzystuje technologię przetwarzania języka naturalnego (NLP), aby zrozumieć i precyzyjnie oraz natychmiast odpowiadać na tysiące pytań od obywateli i firm dotyczących nowych granic administracyjnych, zmian nazw i nazwisk oraz niezbędnych zmian w dokumentach (meldunek, dowód osobisty, licencja na prowadzenie działalności gospodarczej, zaświadczenie o prawie użytkowania gruntu itp.). Aplikacja dostarcza również informacji o nowych przepisach i regulacjach, które powstają po fuzjach, w sposób łatwy do zrozumienia i spersonalizowany dla każdego przypadku.

Z drugiej strony, na podstawie informacji podanych przez użytkownika (rodzaj dokumentu do zmiany, stary/nowy adres, rodzaj działalności), sztuczna inteligencja automatycznie zidentyfikuje procedury administracyjne do wykonania i udzieli szczegółowych instrukcji krok po kroku, jakie dokumenty należy przygotować. Zapewni również bezpośrednie linki do formularzy elektronicznych do wypełnienia, a nawet pomoże w automatycznym uzupełnieniu części informacji, jeśli dane są już dostępne w krajowej bazie danych, minimalizując błędy i oszczędzając czas obywateli.

Ten system sztucznej inteligencji automatycznie zbiera, analizuje i aktualizuje najnowsze dokumenty prawne i ogłoszenia z ministerstw, departamentów i miejscowości związane z fuzjami, dzięki czemu informacje są zawsze dokładne i aktualne dla obywateli i przedsiębiorstw.

Dzięki tym funkcjom oparta na sztucznej inteligencji aplikacja „Wirtualny asystent Obywatel-Biznes” znacznie zmniejszy obciążenie urzędników odpowiedzialnych za obsługę procedur administracyjnych związane z bezpośrednimi sesjami pytań i odpowiedzi, uwalniając ich czas, który mogą poświęcić na przetwarzanie złożonych plików wymagających dogłębnej oceny.

Aplikacja pomaga również zwiększyć zadowolenie i zadowolenie obywateli i firm, umożliwiając im proaktywne wyszukiwanie informacji i przeprowadzanie procedur administracyjnych w dowolnym miejscu i czasie, minimalizując czas oczekiwania i podróży oraz budując przejrzystość i zaufanie. W szczególności aplikacja zapewnia spójność i dokładność informacji, ograniczając sytuacje, w których różne miejsca podają różne interpretacje, powodując zamieszanie, i zapewniając sprawiedliwość dla wszystkich stron.

Sztuczna inteligencja wspomaga przetwarzanie procedur administracyjnych.

VNPT opracował również szereg aplikacji opartych na sztucznej inteligencji, ściśle zintegrowanych z systemem przetwarzania procedur administracyjnych, aby pomóc urzędnikom i pracownikom służby cywilnej w skuteczniejszym zarządzaniu procedurami administracyjnymi w okresie przejściowym.

Po pierwsze, istnieje system sztucznej inteligencji (AI), który wspiera inteligentną klasyfikację i weryfikację dokumentów. Wykorzystuje on technologię „widzenia komputerowego” do automatycznego skanowania, rozpoznawania i odczytywania informacji z różnych typów dokumentów i plików; automatycznie klasyfikuje pliki, wyodrębnia dane i sprawdza ich poprawność zgodnie z nowymi przepisami i formularzami scalonej jednostki administracyjnej; a następnie automatycznie powiadamia o brakach, rozbieżnościach lub nieważnych plikach, pomagając urzędnikom we wczesnym wykrywaniu problemów i terminowym wnioskowaniu o uzupełnienie, zmniejszając liczbę zwracanych plików.

Następnie sztuczna inteligencja wspomaga proces podejmowania decyzji i przetwarzania dokumentów. Analizuje ona dane z dokumentów, porównuje je z odpowiednimi przepisami i sugeruje urzędnikom rozwiązania lub dalsze kroki. W skomplikowanych przypadkach sztuczna inteligencja może wskazać punkty, na które warto zwrócić uwagę, lub udostępnić urzędnikom odpowiednie dokumenty prawne, przyspieszając tym samym proces weryfikacji.

Wreszcie, dostępne są zautomatyzowane raporty i statystyki oparte na sztucznej inteligencji. Dzięki temu aplikacja automatycznie kompiluje dane z procesu przyjmowania i obsługi procedur administracyjnych (liczba plików, średni czas przetwarzania, najczęściej występujące rodzaje procedur administracyjnych, typowe błędy itp.).

Generuje wizualne raporty statystyczne w czasie rzeczywistym, dzięki którym lokalni liderzy i wydziały zyskują kompleksowy obraz skuteczności procedur administracyjnych, co ułatwia identyfikację wąskich gardeł i zapewnia terminowe wskazówki i instrukcje.

Wyniki testów w warunkach rzeczywistych pokazują, że systemy sztucznej inteligencji znacząco poprawiły produktywność urzędników, redukując liczbę zadań wykonywanych ręcznie, powtarzalnych i podatnych na błędy, pozwalając urzędnikom skupić się na swoich obowiązkach zawodowych i rozwiązywać bardziej złożone problemy, zapewniając przejrzystość i uczciwość procedur administracyjnych, ponieważ procesy są digitalizowane i kontrolowane przez sztuczną inteligencję, minimalizując subiektywne zakłócenia i negatywne ryzyka, a także dostarczając dokładne i aktualne dane dla kadry zarządzającej, wspierając lokalnych liderów i lokalnych liderów w podejmowaniu szybkich i skutecznych decyzji operacyjnych w oparciu o rzeczywiste dane.

Skorzystaj z nowoczesnej, szybkiej i wydajnej administracji cyfrowej.

Program pilotażowy wdrożenia sztucznej inteligencji do wsparcia procedur administracyjnych w Ho Chi Minh City, który odbył się w maju 2025 roku, przyniósł wiele pozytywnych rezultatów. W szczególności: czas przyjmowania i odpowiadania na wnioski został znacznie skrócony; obywatele i firmy otrzymują bardziej precyzyjne wsparcie, co ogranicza konieczność wielokrotnych wizyt; a urzędnicy zyskali dodatkowe narzędzia do bardziej proaktywnego i wydajnego przetwarzania wniosków.

Dzięki temu system sztucznej inteligencji wsparł przetwarzanie średnio 10 000–13 000 wniosków składanych bezpośrednio przez obywateli każdego dnia, oszczędzając szacunkowo 1400 godzin dziennie, ponad 30 800 godzin miesięcznie i 369 600 godzin rocznie na czasie przetwarzania, co odpowiada pracy około 175 urzędników.

Ponadto aplikacje AI wspierają przetwarzanie średnio 5000–6000 wniosków online dziennie, co pozwala zaoszczędzić szacunkowo 550 godzin dziennie, 12 100 godzin miesięcznie i 145 200 godzin rocznie na przetwarzaniu wniosków, co odpowiada pracy prawie 70 urzędników.

Co więcej, gdy obywatele i firmy monitorują postępy procedur administracyjnych, mogą wyszukiwać i wyświetlać swoje informacje na platformie transakcyjnej ChatBot, co usprawnia ogólne doświadczenie. Zastosowanie sztucznej inteligencji w Portalu Usług Publicznych i Systemie Informacji o Rozwiązywaniu Postępowań Administracyjnych zoptymalizowało procesy, skróciło czas oczekiwania i koszty przetwarzania oraz zapewniło szybką, transparentną i dedykowaną obsługę obywateli.

Dla VNPT sztuczna inteligencja to nie tylko trend, ale długoterminowa strategia, która została wdrożona na bardzo wczesnym etapie. VNPT rozumie, że opanowanie technologii sztucznej inteligencji nie jest możliwe poprzez pochopne działania; wymaga ona systematycznych, zrównoważonych i wizjonerskich inwestycji. VNPT jasno zidentyfikował trzy filary, w które należy zainwestować: ludzi, infrastrukturę i dane. Aby sztuczna inteligencja mogła się prawdziwie rozwijać, samo finansowanie nie wystarczy; niezbędne są również elastyczne mechanizmy, specjalne strategie i zdecydowane zaangażowanie w działania.

Technologie sztucznej inteligencji (AI) opracowane przez VNPT są pakowane w konkretne produkty i usługi, ściśle zintegrowane z cyfrowym ekosystemem wdrażanym dla rządu, obywateli i przedsiębiorstw. To właśnie dzięki temu procesowi „zrób to-zrób” technologia AI VNPT stale się rozwija, a jej personel zajmujący się AI staje się coraz bardziej dojrzały.

Według gazety THAI LINH/Nhan Dan

Link do oryginalnego artykułu

Source: https://baovanhoa.vn/nhip-song-so/ung-dung-ai-nang-cao-hieu-qua-giai-quyet-thu-tuc-hanh-chinh-143013.html