Diretrizes para unificar a digitalização de registros e documentos no sistema político

O Ministério da Ciência e Tecnologia emitiu o Despacho Oficial nº 7197/BKHCN-CĐSQG, de 29 de novembro de 2025, que fornece diretrizes unificadas sobre a digitalização de registros e documentos em todo o sistema político. O documento foi emitido para implementar as tarefas atribuídas pelo Comitê Central de Direção para Ciência, Desenvolvimento Tecnológico, Inovação e Transformação Digital, criando, ao mesmo tempo, uma base legal para que as agências, desde o nível central até o local, atuem de forma uniforme no processo de transformação digital nacional.

Foto ilustrativa

As diretrizes aplicam-se à conversão de registros e documentos de papel ou formato arquivado para formato digital, visando a gestão, o armazenamento e a utilização eficazes. Para garantir a precisão, a consistência e a segurança dos registros digitais, o Ministério da Ciência e Tecnologia estipula 10 princípios básicos que todas as agências e unidades devem cumprir.

Assim, os documentos digitalizados devem garantir a integridade, refletir com precisão o conteúdo original e não perder o valor jurídico. Os formatos, as estruturas de dados e os metadados devem estar em conformidade com as normas técnicas, assegurando a capacidade de conexão e compartilhamento de dados. A digitalização deve também cumprir as normas de segurança da informação, proteção de segredos de Estado e dados pessoais. Todas as operações de edição e acesso devem ser totalmente rastreadas. Ao mesmo tempo, documentos de alto valor ou que sirvam diretamente à gestão e prestação de serviços públicos terão prioridade na digitalização.

O documento descreve o processo de seleção de documentos, a avaliação de riscos, a estimativa de custos e os procedimentos de digitalização. Especificamente:

1. Seleção de registros e documentos: Os documentos prioritários para digitalização incluem arquivos permanentes, documentos frequentemente consultados, documentos que servem à reforma administrativa ou que correm risco de serem danificados se forem diretamente manipulados. Por outro lado, documentos que já possuem versões eletrônicas com assinaturas digitais, documentos temporários ou documentos cujo prazo de armazenamento expirou não serão digitalizados.

2. Avaliação de riscos e custos: Os documentos são classificados de baixo a muito alto risco. Documentos de alto risco podem precisar ser restaurados antes da digitalização, ou mesmo não serem digitalizados, sendo apenas o original preservado. Além disso, o custo da digitalização (preparação, digitalização, processamento, armazenamento, recursos humanos) deve ser cuidadosamente avaliado para garantir a eficiência do investimento.

3. Processo de digitalização em 6 etapas: O processo inclui: preparação - contagem - padrões técnicos - digitalização e OCR - criação de metadados - assinatura digital - armazenamento e backup - integração de dados. É importante ressaltar que as imagens digitalizadas devem ter pelo menos 300 dpi e serem salvas em formato TIFF/PNG, e o arquivo principal deve ser PDF/A. Os documentos digitalizados são assinados digitalmente e armazenados em um sistema que atende aos padrões de segurança da informação.

Para garantir a consistência, o guia especifica a estrutura do identificador DocCode e a nomenclatura dos arquivos de acordo com o padrão CODE_YYYYMMDD_DESC.EXT, ajudando a evitar duplicação e facilitando a exploração e o gerenciamento a longo prazo.

A publicação de diretrizes unificadas sobre a digitalização de registros e documentos no sistema político não só cria um arcabouço técnico e jurídico claro, como também contribui para aprimorar a eficácia da gestão pública, promover o compartilhamento de dados e acelerar a transformação digital nacional. Quando órgãos e unidades aplicarem essas normas de forma sincronizada e rigorosa, o processo de digitalização se tornará mais profissional, seguro, econômico e sustentável. Este é um passo importante na construção de uma administração moderna e transparente, que opere com base em dados e sirva cidadãos e empresas da maneira mais conveniente e eficaz.

Fonte: https://sonnmt.camau.gov.vn/tin-hoat-dong/huong-dan-thong-nhat-viec-so-hoa-ho-so-tai-lieu-trong-he-thong-chinh-tri-292149