Ка Мау считает, что оцифровка документов должна проводиться выборочно по времени и только по тем документам, которые необходимо оцифровать, а не оцифровывать их в массовом порядке, чтобы избежать потерь.

Днем 21 апреля 2025 года товарищ Нгуен Дык Хиен, постоянный заместитель секретаря провинциального комитета партии Камау, провел рабочее совещание с представителями руководства консультативных и вспомогательных органов провинциального комитета партии, Комитета Отечественного фронта и общественно-политических организаций провинциального уровня, районных комитетов партии, городских комитетов партии и комитетов партии непосредственного подчинения провинциальному комитету партии по вопросам работы по архивированию, управлению документами, созданию баз данных документов и оцифровке документов в процессе реорганизации аппарата политической системы.

Сцена встречи

На рабочем заседании делегаты были проинформированы об официальном сообщении Секретариата № 64-CV/TW от 10 апреля 2025 года об архивировании и управлении документами и базами данных документов в процессе организации и упорядочивания аппарата политической системы и административных единиц на местном уровне; официальном сообщении Центрального офиса партии № 14204-CV/VPTW от 9 апреля 2025 года, содержащем руководство по ряду положений об оцифровке документов при упорядочении административных единиц и ряде связанных с этим документов.

Представители ряда учреждений и подразделений доложили о результатах, достигнутых в области архивного дела, управления документами, баз данных документов и оцифровки архивов учреждений и подразделений; одновременно с этим отразили трудности и проблемы в кадровом, материальном, финансовом обеспечении архивного дела, управления документами, баз данных документов и оцифровки документов в процессе реорганизации аппарата...

Представитель Инспекционного комитета провинции Камау сообщил о текущем состоянии архивных документов в Инспекционном комитете провинциального комитета партии; о ходе реализации оцифровки и применения программного обеспечения Центрального инспекционного комитета по управлению документами за прошедшее время: соответственно, записи проверок и надзора, хранящиеся в Агентстве, были упорядочены, проиндексированы, оцифрованы 5914/9396 входящих документов, оцифрованы 2700/3176 исходящих документов (срок 2020-2025 гг.); специализированные отделы обновляют ходатайства и файлы дел в программном обеспечении Центрального инспекционного комитета; для инспекционного комитета районного уровня они редактируют и оцифровывают документы и файлы дел (подразделение 01 завершило редактирование и оцифровку), обновление ходатайств и файлов в программном обеспечении Центрального инспекционного комитета на районном уровне не было выполнено, программное обеспечение работает нестабильно, а некоторые места не подключены; В то же время сообщается о ряде трудностей и проблем в процессе редактирования и оцифровки документов: нехватка сканеров и защищённых USB-накопителей для копирования конфиденциальных документов, а также первоначально возникшие трудности с обновлением записей в программном обеспечении Центральной контрольной комиссии. « Информация о партийных организациях и членах партии не была синхронизирована с базой данных, что привело к трудностям с обновлением полей кода партийной организации и кода члена партии, информации было недостаточно; программное обеспечение для работы с петициями не позволяет прикреплять файлы петиций к системе, требуется ручной ввод, что занимает много времени ... ».

Товарищ Нгуен Дык Хиен, постоянный заместитель секретаря провинциального комитета партии Камау , заключил: «В докладе говорится, что оцифровка архивных документов некоторых учреждений и подразделений не оправдала ожиданий; он просил консультативные и вспомогательные органы провинциального комитета партии, агентства, подразделения и партийные организации, находящиеся в прямом подчинении провинциального комитета партии, определить оцифровку документов как срочную необходимость и выделить приоритетные ресурсы для скорейшего редактирования и оцифровки документов, чтобы обеспечить установленные сроки в соответствии с указаниями Центрального комитета; и не винить в этом конфиденциальные документы, то или иное, чтобы избежать задержек в оцифровке документов». Он предложил руководителям агентств и подразделений встретиться, чтобы тщательно обсудить методы, способы реализации, сроки завершения и необходимость создания групп, набора дополнительных кадров и государственных служащих, а также четко распределить задачи по совместному редактированию и оцифровке документов; Обратите внимание, что при оцифровке необходимо выбрать временные рамки и документы, которые необходимо оцифровать. Не следует проводить массовую оцифровку, поскольку если оцифровка завершена, но не используется, не распространяется и не используется в работе, она не только неэффективна, но и расточительна. Поручить аппарату провинциального комитета партии руководить процессом оцифровки документов, одновременно обобщая трудности, проблемы и предложения учреждений и подразделений, и докладывать Постоянному комитету провинциального комитета партии для получения указаний по их устранению, помогая партийным организациям, учреждениям и подразделениям в кратчайшие сроки завершить редактирование и оцифровку в соответствии с установленным порядком и в установленные сроки.

Кхань Хунг

Источник: https://ubkttw.vn/danh-muc/tin-tuc-thoi-su/ca-mau-chi-dao-so-hoa-tai-lieu-can-co-chon-loc-thoi-gian-tai-lieu-can-so-hoa-khong-nen-so-hoa-o-at-nham-tranh-lang-phi.html