Оцифровка записей в Городском архивном центре

Стандартизировать бизнес

Недавно в городе Фонгдьен Департамент внутренних дел организовал учебную конференцию по VTLT с участием многих кадров, государственных служащих и государственных служащих из специализированных департаментов, народных комитетов коммун, районов и городов, а также школ по всему региону.

Важным содержанием программы является комплексное руководство по основным направлениям деятельности государственного управления при функционировании двухуровневых органов местного самоуправления. От того, как создавать записи, отправлять документы в архив агентства; управлять исходящими и входящими документами; электронная подача документов; Сбор, редактирование и определение ценности документов... все это представлено системно, приближенно к реальности.

Чиновники, участвовавшие в обучении, получили непосредственные указания и смогли решить свои проблемы при использовании городских систем программного обеспечения общего пользования, а также одновременно приблизились к реализации Постановления 458/QD-TTg премьер-министра об электронном архивировании документов на период 2020–2025 годов. Это необходимый подготовительный шаг к процессу административной модернизации и созданию цифрового архива на пути к цифровому правительству.

Г-н Тран Нгуен Хоанг, сотрудник офиса Народного комитета коммуны Фонг Чыонг, сказал: «Раньше я выполнял канцелярскую работу, основываясь в основном на опыте. В ходе учебного курса многие процедуры были четко проинструктированы, особенно создание электронных записей и сбор документов в соответствии с новыми стандартами. Я считаю, что когда двухуровневое правительство вступит в силу, эти знания помогут работе идти более гладко».

Не только в городе Фонгдьен Департамент внутренних дел обеспечивает всех должностных лиц, государственных служащих и государственных служащих города знаниями и навыками ведения архивов для должностных лиц общин и округов, необходимыми для функционирования двухуровневого местного самоуправления.

Г-жа Нгуен Тхи Лиен, госслужащая в современном отделе приема и обработки результатов отделения Ан Кыу, округ Туан Хоа, сказала: «Обучение помогло мне систематизировать весь бизнес-процесс от создания записей, организации документов до подачи и управления электронными документами. Это помогает мне быть более уверенной в создании записей, соответствующих стандартам, что способствует быстрому, удобному и прозрачному процессу обработки административных процедур».

Директива 05/CT-UBND от 1 апреля 2025 года Народного комитета города Хюэ и План № 1198/KH-SNV от 17 апреля 2025 года Министерства внутренних дел по усилению управления работой VTLT в процессе реорганизации аппарата политической системы в соответствии с Заключением № 127-KL/TW Политбюро показывают серьезную подготовку города Хюэ к формированию команды кадров коммун и округов с достаточным потенциалом для цифрового архивирования. Разработаны четкие подробные правила оцифровки, сохранения, использования и уничтожения цифровых архивов, что создает прочную правовую основу для учебной работы.

Оснащение должностных лиц коммун и округов навыками ведения архивов не только отвечает насущным потребностям, но и является условием для создания электронного правительства и цифрового правительства, которые играют центральную роль в процессе административной революции.

Новые требования в цифровую эпоху

С профессиональной точки зрения г-н Нгуен Тат Тханг, директор Архивного центра Министерства внутренних дел, поделился: «В контексте двухуровневого правительства и цифровой трансформации архивирование больше не является чисто административной обязанностью, а ключевым фактором в системе операционных данных».

По словам г-на Танга, многие подразделения на уровне коммун и округов все еще не уверены в создании электронных записей, классификации и определении ценности документов. Программа обучения помогает сотрудникам понять стандартные процедуры и повысить осведомленность о роли архивирования в процессе организации оптимизированного и эффективного аппарата. «Двухуровневое правительство не может работать эффективно, если административные данные по-прежнему запутанны. Необходима централизованная, синхронная и устойчивая электронная система хранения», — подтвердил г-н Тханг.

По данным Министерства внутренних дел, первоначальное внедрение одновременного обучения на местах дало положительные результаты, помогая должностным лицам более активно архивировать официальные документы и создавать цифровую модель архива на низовом уровне. После обучения многие коммуны и округа пересмотрели и реорганизовали свои записи, поместили важные документы в электронную систему хранения и подготовились к передаче данных, когда официально заработает двухуровневая модель управления.

В условиях реструктуризации административного аппарата в сторону оптимизации и эффективности полное оснащение персонала коммун и приходов знаниями и навыками архивирования уже не является возможностью, а обязательным требованием. Это важный фактор в трансформации модели управления из ручной в цифровую, из бумажного администрирования в операции на основе данных. Что еще важнее, это фундаментальный шаг на пути к формированию современной администрации, которая будет служить людям более оперативно, точно и прозрачно.

Статья и фотографии: HAI THUAN

Источник: https://huengaynay.vn/chinh-tri-xa-hoi/cai-cach-hanh-chinh/chuan-bi-cong-tac-van-thu-luu-tru-cho-chinh-quyen-dia-phuong-2-cap-154089.html