Цифровая трансформация человеческих ресурсов: «узкое место» не в программном обеспечении

Хотя цифровая трансформация считается ключом к повышению эффективности управления, многие вьетнамские компании всё ещё разрываются между программным обеспечением и бумажной работой, между данными и старыми привычками. Технологии внедряются, но не освобождают рабочую силу, а наоборот, создают дополнительную нагрузку на отдел кадров.

В последние месяцы года предприятиям придется нанимать много работников.

Технологии еще не дошли до бизнеса

Цифровая трансформация в сфере управления персоналом уже много лет считается неизбежной тенденцией, но на практике сталкивается с множеством препятствий. Во многих компаниях приобретается программное обеспечение для управления персоналом, настраиваются системы обработки данных, но старые рабочие процессы остаются прежними, что приводит к тому, что объём работы не только не сокращается, но и удваивается.

В компании, специализирующейся на производстве автозапчастей в экспортно-производственной зоне Тан Туан (город Хошимин ), г-жа Минь Ти, менеджер по персоналу, рассказала, что программное обеспечение для управления персоналом используется уже три года, но все записи по-прежнему приходится параллельно хранить на бумажных носителях. Каждый месяц отделу кадров приходится обрабатывать десятки записей об увольнении, приёме на работу новых сотрудников, аттестации на испытательный срок, учёте рабочего времени, льготах и ​​т.д., но данные, внесённые в программу, предназначены только для «сравнения», и окончательное решение по-прежнему принимается на бумажных носителях.

«Раньше делать это вручную было сложно, но теперь, с появлением программного обеспечения, нам всё равно приходится делать это вручную, потому что мы боимся ошибиться. Так что это вдвойне сложнее», — добавила г-жа Минь Ти.

Сотрудница отдела кадров компании Hanwan Company Limited в округе Тан Бинь г-жа Нгуен Ха рассказала, что компания хотела провести цифровизацию, но чтобы сэкономить средства, они выбрали дешевое программное обеспечение с ограниченными функциями, не связанное с системой учета рабочего времени и расчета заработной платы, из-за чего сотрудникам приходилось дважды вручную вводить данные.

Кроме того, руководители компании по-прежнему привыкли управлять, основываясь на эмоциях, «любят смотреть на лица, чтобы распределить задачи», поэтому технологические отчёты — это просто формальность. «Начальник по-прежнему больше верит в бумажную документацию, чем в программное обеспечение, поэтому цифровая система нужна только для представления», — поделилась г-жа Ха.

При выполнении государственных административных процедур работникам по-прежнему необходимо подавать декларацию на бумажном носителе.

Аналогичным образом, г-н Нгуен Чонг Дай, директор по персоналу компании Dai Thanh Paper Company, отметил, что при цифровой трансформации компании сталкиваются с трудностями в подборе квалифицированных сотрудников. Несмотря на обилие профилей в социальных сетях и на рекрутинговых платформах, информация, содержащаяся в них, не является достоверной.

«У многих людей очень хорошие профили и внушительные должности, но когда они приступают к работе, их реальная производительность составляет всего около 40%. Кроме того, сложно проверить их предыдущее место работы, поскольку компании часто не обмениваются данными о персонале друг с другом», — добавил г-н Чонг Дай.

Согласно отчёту ABeam Consulting, хотя 68% вьетнамских предприятий планируют инвестировать в систему управления персоналом (HRIS), большинство из них по-прежнему используют Excel, где данные разрозненны и не связаны между собой. В результате технологии играют не вспомогательную, а обременительную роль. Эти примеры показывают, что главная проблема заключается не в отсутствии технологий, а в том, что люди не изменили свой подход к работе, процессы не были реструктурированы, данные не стандартизированы, а руководители не в полной мере используют возможности цифровой операционной системы.

Измените свое мышление, чтобы служить людям

Вопрос цифровой трансформации в управлении персоналом необходимо рассматривать со стратегической точки зрения. Согласно отчету Всемирного банка, 63% компаний Юго-Восточной Азии испытывают трудности с подбором персонала с необходимыми навыками. Кроме того, во Вьетнаме уровень смены работы остается на уровне 20–25% в год, при этом самый высокий показатель наблюдается среди молодых специалистов. Это свидетельствует о том, что удержание персонала зависит не только от заработной платы и льгот, но и от рабочей среды, корпоративной культуры и механизмов карьерного роста.

Для решения проблемы применения цифровых технологий в управлении персоналом г-жа Ван Хоанг, представитель ABeam Consulting, также предложила компаниям использовать модель HR-портфеля. Эта модель рассматривает сотрудников как инвестиционный актив. Вместо того, чтобы просто хранить данные и оценивать ключевые показатели эффективности (KPI), компаниям достаточно создать централизованную систему данных о навыках, потенциале, затратах на обучение и планировании преемственности. Это не программное обеспечение, а способ переосмыслить подход к управлению персоналом.

Соответственно, некоторые организации во Вьетнаме также продемонстрировали эффективность использования этой модели. Например, Techcombank использует данные о человеческих ресурсах для прогнозирования потребности в производственных мощностях, что позволяет систематически планировать преемственность и сократить текучесть кадров среди молодых сотрудников на 30%. Компания JUKI Vietnam внедрила программу «Smart Factory HR», стандартизировав данные о 5000 сотрудников в режиме реального времени с помощью системы SAP SuccessFactors, что помогло сократить количество ошибок и повысить прозрачность оценки...

Применение цифровых технологий помогает снизить рабочую нагрузку и расширить возможности управления.

«Будущее HR-отдела заключается во взаимосвязи между людьми, данными и стратегией. HR-специалисты больше не просто обработчики файлов, а лидеры изменений, использующие данные для прогнозирования потребностей в человеческих ресурсах и развития команд», — добавила г-жа Хоанг Ван.

С точки зрения государственного управления, доцент, доктор Тран Ван Минь, эксперт по государственному управлению Национальной академии государственного управления, считает, что цифровая трансформация эффективна только в сочетании с реформированием процессов. Если к старому процессу добавляется только программное обеспечение, это ничем не отличается от вождения автомобиля по проселочной дороге. Перед цифровизацией необходимо стандартизировать процесс, четко определить обязанности, обучить пользователей и, прежде всего, создать доверие к данным. Технологии — это всего лишь средство, а движущая сила — люди. Для эффективной цифровой трансформации компаниям следует проводить цифровую трансформацию поэтапно, тестируя ее в одном отделе, а затем расширять на основе отзывов и практических корректировок, а не внедрять ее масштабно.

По данным Ассоциации предпринимателей города Хошимин, после объединения административных границ многие документы по регистрации предприятий и земельных участков были задержаны из-за неисправного программного обеспечения для государственных органов, нехватки персонала и несинхронизированных операций. Уровень просроченных документов достигает 41%, что свидетельствует о том, что даже государственный сектор, где цифровая трансформация является приоритетом, не может избежать ситуации «программное обеспечение без людей».

Таким образом, цифровая трансформация в управлении персоналом — это не история сильного или слабого программного обеспечения, а история реорганизации методов управления персоналом в компаниях. Технологии действительно ценны только тогда, когда они помогают снизить нагрузку, повысить производительность и создать прозрачную рабочую среду, а не усложняют всё. Для успешной цифровой трансформации первое, что необходимо изменить, — это образ мышления и доверие к данным.

Источник: https://baotintuc.vn/van-de-quan-tam/chuyen-doi-so-nhan-su-nut-that-khong-nam-o-phan-mem-20251105163024460.htm