Усиление управления документооборотом и архивным делом в процессе реорганизации аппарата политической системы.

Категорически запрещается незаконное завладение, передача, уничтожение документов и баз данных, не допускается порча и утрата документов и баз данных при реорганизации аппарата.

19 марта 2025 года Министерство внутренних дел КНР направило Народным комитетам провинций и городов республиканского подчинения официальное распоряжение № 414/BNV-VTLTNN об усилении управления документацией и архивным делом в процессе реорганизации аппарата политической системы в соответствии с заключением Политбюро № 127-KL/TW.

Категорически запрещается незаконное хранение, передача или уничтожение документов и баз данных документов.

В целях обеспечения бесперебойной и непрерывной работы с документами и архивами, обеспечения безопасного управления документами до, во время и после завершения реорганизации политической системы в соответствии с Заключением № 127-KL/TW от 28 февраля 2025 года Политбюро и Секретариата о проведении исследований и предложении продолжить реорганизацию политической системы, осуществляя функции государственного управления документами и архивами, Министерство внутренних дел просит Председателя Народного комитета провинции или города центрально-территориального подчинения безотлагательно руководить выполнением ряда неотложных задач по усилению управления документами и архивами в процессе реорганизации аппарата местного самоуправления, а именно:

Во-первых, должным образом и в полном объеме соблюдать правовые нормы в отношении документов и архивов, выполняя следующие требования:

Во-первых, все документы и базы данных документов, сформированные в ходе деятельности учреждений и организаций, должны централизованно, единообразно и безопасно управляться по каждому архиву; документы и базы данных документов любого учреждения или организации должны учитываться и собираться по архиву этого учреждения или организации.

Во-вторых, учреждение или организация обязаны закрыть свои архивы с даты прекращения деятельности. Учреждение или организация не вправе издавать распорядительные документы, находящиеся в их ведении, с даты вступления в силу решения компетентного органа о слиянии или прекращении деятельности.

В-третьих, до и во время организационного урегулирования документы и базы данных должны по-прежнему храниться в архивах Провинциального исторического архива и Архива агентства (или в месте, где они хранятся) административной единицы до урегулирования.

В-четвертых, категорически запрещается незаконное владение, передача, уничтожение документов и баз данных, не допускается порча или утрата документов и баз данных при реорганизации аппарата.

Во-вторых, провинциальные исторические архивы отвечают за прием и координацию с руководителями учреждений, организаций и административных единиц с целью дальнейшего хранения на месте или временного хранения всех архивных документов и баз данных документов в провинции и передачи документов в соответствии со своими полномочиями по управлению новым учреждениям, организациям и административным единицам после организационного урегулирования.

В-третьих, передача документов и баз данных документов после организационного оформления осуществляется в соответствии с положениями закона об архивном управлении.

В-четвертых, строго соблюдать правовые нормы по управлению и использованию печатей и сертификатов электронной подписи для государственной службы, защищать государственную тайну и обеспечивать сохранность информации, документов и данных при выполнении статистических задач, их упаковке, передаче, хранении и использовании при реорганизации аппарата.

Издание документов, регламентирующих перечень идентификационных кодов документов, записей и текстовых обозначений новых органов и организаций

Для Народных комитетов провинций и городов центрального подчинения Министерство внутренних дел рекомендует, чтобы председатель провинциального Народного комитета был ответственным руководителем по осуществлению государственного управления архивами на местах в пределах своих обязанностей и полномочий; обеспечивал сохранность документов и баз данных документов, находящихся в его ведении, в соответствии с положениями закона на протяжении всего процесса реорганизации аппарата.

Срочно издать Директиву председателя провинциального Народного Комитета об усилении государственного управления документационным и архивным делом.

Разработать план реорганизации государственных исторических архивов на провинциальном уровне в рамках Проекта реорганизации и реорганизации административных единиц всех уровней и построения двухуровневой модели организации местного самоуправления, представить его компетентным органам для оценки и внедрения.

Сразу после завершения организационной работы необходимо оперативно выполнить следующие задачи:

Во-первых, издать документ, регламентирующий перечень идентификационных кодов документов, записей и текстовых обозначений новых ведомств и организаций, находящихся в ведении.

Во-вторых, поручить руководителям новых учреждений и организаций получать документы и базы данных, находящиеся в их ведении; руководителям новых низовых административных единиц — получать документы в помещениях и на складах, находящихся на территории управления, временно находящейся в ведении губернского исторического архива.

В-третьих, поручить подразделению, управляющему и эксплуатировавшему Систему, внедрить технические решения, обеспечивающие непрерывность и непрерывность документооборота и урегулирования трудовых отношений подведомственных ему учреждений и организаций.

В-четвертых, руководить разработкой проектов и планов по управлению и обработке бизнес-операций по ранее составленным документам.

В-пятых, обеспечьте ресурсы для безопасного и бесперебойного выполнения канцелярских и архивных задач до, во время и после организационного мероприятия.

В-шестых, предоставить Министерству внутренних дел отчет о ходе реализации проекта, который затем обобщит информацию и представит ее Правительству .

Выпуск Плана по реализации Директивы председателя провинциального Народного Комитета по усилению управления документацией и архивным делом.

По Департаменту внутренних дел рекомендовать Председателю Провинциального Народного Комитета издать Директиву об усилении управления документацией и архивным делом в процессе реорганизации аппарата местной политической системы.

Разработать План мероприятий по реализации Директивы председателя провинциального Народного Комитета об усилении руководства документационным и архивным делом в процессе реорганизации аппарата местной политической системы.

Провинциальный исторический архив назначает должностных лиц для организации рабочих групп в учреждениях, организациях и подразделениях по приему, координации хранения документов на месте и разграничению базы данных документов в Системе.

Поручить губернскому историческому архиву принять заблаговременные меры по сбору постоянно хранящихся записей, прошедших полную редакцию в учреждениях и организациях, являющихся источником документов, представленных в губернский исторический архив.

Рекомендовать председателю провинциального народного комитета организовать достаточные ресурсы для обеспечения сохранности документов и баз данных документов в помещениях и на складах, которые были подтверждены и опечатаны провинциальным историческим архивом, до их передачи ответственному управляющему органу или организации после реорганизации аппарата.

Сразу после завершения организационной работы необходимо оперативно выполнить следующие задачи:

Предложить Председателю Провинциального Народного Комитета оперативно опубликовать перечень идентификационных кодов документов, протоколов и текстовых обозначений учреждений и организаций, образованных после реорганизации аппарата, находящегося в его подчинении.

Представить в провинциальный народный комитет планы и проекты по управлению и обработке документов учреждений и организаций до реорганизации аппарата.

Взаимодействовать с отделом управления и эксплуатации системы для разработки плана передачи, интеграции документов и баз данных документов в систему.

При необходимости проконсультируйтесь с Департаментом государственных документов и архивов по составленному плану управления и обработки блока документов и базы данных документов до формирования организационной структуры.

Регулярно консультировать и отвечать на вопросы агентств, организаций и отдельных лиц относительно документов и архивов до, во время и после реструктуризации организации.

Утвердить порядок передачи документов и баз данных документов органов и организаций до реорганизации аппарата.

Для губернских исторических архивов МВД рекомендует организовать должностных лиц, которые будут руководить подсчетом, упорядочением, упаковкой, опечатыванием, подтверждением объема и состояния бумажных документов и документов на иных носителях информации (при наличии), а также приемом и координацией хранения на месте или временного централизованного хранения документов учреждений и организаций.

Совместно с руководством и операционным подразделением Системы определить количество цифровых документов и разграничить базу данных документов в Системе каждого агентства, организации и административного подразделения.

Составить список всех документов и баз данных документов, которые в настоящее время хранятся в областном историческом архиве; продолжать обеспечивать сохранность, целостность и удобство использования документов и баз данных документов в областном историческом архиве до тех пор, пока документы и базы данных документов не будут переданы компетентным органам и организациям после реорганизации организационной структуры.

Обобщить количество, статус документов, базу данных документов и предоставить отчет в Департамент внутренних дел для представления Министерству внутренних дел.

Сразу после завершения организационной работы необходимо оперативно выполнить следующие задачи:

Координационный центр организует и подтверждает передачу документов и баз данных документов учреждений и организаций до организационного мероприятия компетентному управляющему органу или организации после организационного мероприятия.

Рекомендовать Министерству внутренних дел разработать планы и проекты по управлению и обработке документов и баз данных документов, собранных агентствами и организациями, до реорганизации аппарата.

Осуществлять координацию с соответствующими ведомствами и организациями по организации реализации проектов и планов по управлению и обработке документов и баз данных, составленных до реорганизации аппарата.
Сбор дел с постоянным сроком хранения, полностью отредактированных ранее, в учреждениях и организациях, являющихся источниками документов, представленных в Провинциальный исторический архив. В случае отсутствия специализированного архива Провинциальный исторический архив рекомендует Министерству внутренних дел организовать помещения и склады для обеспечения сохранности документов, собранных в процессе реорганизации аппарата.

Зарегистрируйтесь для открытия новых или повторного открытия учетных записей организаций, руководителей и секретарей в Системе для обеспечения выдачи и получения документов.

Министерство внутренних дел возлагает на руководителей учреждений, организаций и административных подразделений, а также на председателей народных комитетов на уровне районов и коммун ответственность за обеспечение сохранности документов и баз данных документов, находящихся в их ведении, в соответствии с положениями закона в процессе реструктуризации аппарата до тех пор, пока документы и базы данных документов не будут переданы в провинциальный исторический архив и компетентным учреждениям и организациям после реструктуризации аппарата.

Дать указание подразделениям и отдельным лицам составить и упаковать записи и документы по выполненной работе, а также записи и документы по незавершенной работе (составить список незавершенной работы каждого подразделения).

Поручить подразделениям и отдельным лицам обобщить и составить список незавершенной работы агентства или организации; прикрепить файлы и документы, упаковать их отдельно и собрать для отправки в архив агентства.

Руководить архивом статистического агентства, упаковывать документы в архиве, руководить подразделениями и отдельными лицами по сбору и упаковке непредставленных дел и документов в архиве; принимать дела и документы от подразделений и отдельных лиц и накапливать их в архиве, централизованных хранилищах и на складах. Необходимо уделять внимание, собирать материалы раздельно и иметь четкие отметки о незаконченных делах и документах.

Организовать необходимые складские помещения, оборудование и людские ресурсы для защиты и безопасного сохранения документов до момента их передачи в управление компетентному органу или организации после реорганизации аппарата.

Поручить подразделению, управляющему и эксплуатировавшему статистическую систему, подтвердить количество документов и баз данных документов по выполненным и невыполненным работам; разграничить данные в системе или извлечь их на устройства хранения и обеспечить сохранность и целостность документов и баз данных до передачи их в областные исторические архивы или компетентные учреждения и организации после реструктуризации аппарата.

Председатель районного народного комитета поручает отделу внутренних дел давать рекомендации по организации складов и необходимого оборудования для сбора и централизованного хранения документов специализированных учреждений, подчиненных районному народному комитету; организовывать силы для охраны сохранности документов до их передачи компетентному органу или организации управления после организационного оформления.

Сразу после завершения организационной работы руководителю нового агентства, организации или административного подразделения необходимо оперативно распорядиться:

Зарегистрируйтесь для открытия новых или повторного открытия учетных записей организаций, руководителей и секретарей в Системе в целях обеспечения выдачи и получения документов; зарегистрируйтесь для выдачи печатей и сертификатов электронной подписи для оказания специализированных государственных услуг в соответствии с нормативными актами.

Взаимодействовать с областным историческим архивом, отделом управления и эксплуатации системы, а также соответствующими подразделениями и лицами для получения документов и баз данных документов по незавершенным работам, находящимся в их ведении, для дальнейшего разрешения.

Получать документы, базы данных документов, находящиеся в ведении руководства, а также документы в помещениях и на складах в зоне управления; взаимодействовать с историческим архивом для разработки планов бизнес-обработки для данного блока документов.

Подсчитывайте, опечатывайте и безопасно храните документы в архивах и на складах агентства.

В отношении архивов учреждения отдел архива учреждения или лицо, назначенное для ведения архива в учреждении, организации или подразделении, выполняет следующие задачи:

Поручить подразделениям и отдельным лицам заблаговременно комплектовать, упаковывать дела и документы и сдавать их в централизованные хранилища и на склады; подготовить склады и необходимые условия для надежного сохранения документов, полученных от подразделений и отдельных лиц.

Пересчитать, опечатать и надежно сохранить документы в офисе или архиве учреждения или организации до момента их передачи в областной исторический архив или компетентному учреждению или организации после реорганизации организационной структуры.

Согласовывать с руководством и операционным подразделением Статистической системы количество документов и баз данных документов учреждений и организаций в Системе.

Принимать и отдельно хранить дела и документы незавершенных работ согласно перечню.

Предоставить или составить, отдельно упаковать ранее заполненные и постоянно сохраняемые записи, готовые к отправке в Исторический архив.

Передайте упакованные документы и файлы, а также список незавершенных работ в их первоначальном состоянии.

Для государственных служащих, работников бюджетной сферы и рабочих необходимо составить и упаковать записи и документы по выполненным работам, а также записи и документы по невыполненным работам; для невыполненных работ необходимо составить список и четко указать: наименование работы; ФИО лица, назначенного для ее обработки; количество имеющихся документов и материалов; срок обработки (если таковой имеется).

Вести статистику записей и документов о выполненных работах, записей и документов о незавершенных работах в Системе; формировать список записей о выполненных работах или список документов о незавершенных работах в Системе.

Передать первоначальный пакет документов и дел, а также перечень незавершенных работ по Системе в архив учреждения, подразделения или лицу, ответственному за комплектование документов в процессе реорганизации аппарата.

Сразу после завершения организационной работы необходимо оперативно согласовать с Архивом Агентства и подразделением, осуществляющим управление и эксплуатацию Системы, передачу записей и документов по незавершенной работе подразделению или лицу, ответственному за продолжение работы с ними.

Закрытие счетов организаций и физических лиц для учреждений и организаций, прекращающих свою деятельность, непосредственно после принятия решения об организационной реструктуризации.

Что касается подразделения, управляющего и эксплуатирующего Систему, то Министерству внутренних дел необходимо определить и разграничить объем документов и баз данных документов в Системе по каждому счету агентства, организации и физического лица; при этом на основании перечня незавершенных работ подразделений и физических лиц определить объем данных и составить перечень счетов организаций и физических лиц с незавершенными работами; подготовить план передачи по указанию.

Собирать и отчитываться перед провинциальным народным комитетом и Министерством внутренних дел о системе идентификационных кодов документов, кодов дел и условных обозначений документов, используемых в настоящее время в Системе, с тем чтобы она служила основой для установления идентификационных кодов документов, кодов дел и условных обозначений документов учреждений и организаций после реорганизации аппарата в унифицированном, синхронизированном порядке, избегая дублирования.

Сразу после завершения организационной работы необходимо оперативно выполнить следующие задачи:

Обновите систему идентификационных кодов документов, кодов файлов и текстовых символов новых агентств и организаций, чтобы обеспечить бесперебойную работу системы.

Открывайте учетные записи для новых агентств, организаций и частных лиц, обеспечивая связь с ранее связанными документами и базами данных документов, чтобы не допустить перебоев в работе Системы.
Извлечь и упаковать документы и базы данных документов бездействующих учреждений, организаций и подразделений и передать их в губернский исторический архив или компетентные учреждения и организации после реструктуризации аппарата.

Разработать план использования документов и баз данных документов в Системе для удовлетворения неотложных потребностей учреждений, организаций и отдельных лиц в процессе реструктуризации аппарата.
Полный текст официального донесения № 414/BNV-VTLTNN смотрите в прикрепленном ФАЙЛЕ:

Источник: https://moha.gov.vn/tintuc/Pages/danh-sach-tin-noi-bat.aspx?ItemID=56987