Digitala signaturer och tidsstämplar: Grunden för säker elektronisk notarisering

Digital transformation sker starkt inom alla områden, från statlig förvaltning till civilsamhället. Notariseringsverksamhet – som är nära förknippad med juridiska transaktioner av högt värde – är inget undantag från denna trend. När lagen om elektroniska transaktioner 2023 träder i kraft den 1 juli 2024 och lagen om notarisering 2024 träder i kraft den 1 juli 2025, blir elektronisk notarisering officiellt ett nytt steg framåt i reformen av administrativa förfaranden.

Talare diskuterade på workshopen "Digitala signaturers och betrodda tjänsters roll i elektronisk notarisering", 19 september 2025.

En av de mest framträdande dragen i det nya rättssystemet är de specifika bestämmelserna om användning av digitala signaturer och tidsstämplar i den elektroniska notarieprocessen – två faktorer som anses vara "nyckel" för att säkerställa säkerheten, transparensen och det rättsliga värdet av transaktioner i den digitala miljön.

Lösningar för att övervinna situationen med förfalskning och tvister i notariebekräftade transaktioner

Notarisering är en särskild juridisk verksamhet som kräver en hög säkerhets- och autentiseringsnivå. Klausul 1, artikel 3 i lagen om notarisering bekräftar: "En transaktion som måste notariseras är en viktig transaktion som kräver en hög rättssäkerhetsnivå och som föreskrivs i lag eller den lag som regeringen utsett för att notariseras."

Faktum är att notariebekräftelseverksamhet under årens lopp fortfarande har inneburit många risker. Situationen med dokumentförfalskning, förfalskning av underskrifter från personer som begär notariebekräftelse, till och med förfalskning av notarier eller notariesigill har inträffat på ett komplext och sofistikerat sätt. Dessa handlingar orsakar inte bara stor skada för människor, utan minskar också förtroendet för rättssystemet. Dessutom är ett annat vanligt problem tvister relaterade till ikraftträdandedatumet för notariebekräftade dokument - en nyckelfaktor för att fastställa rättigheter, skyldigheter och giltighet av transaktioner.

Inför denna situation har justitieministeriet vidtagit många korrigerande åtgärder. I oktober 2023 utfärdade avdelningen för rättsligt bistånd officiell försändelse nr 1459/BTTP-CC, TPL, där man krävde strikt tillämpning av notariebestämmelserna, samtidigt som man förbättrade färdigheterna i att identifiera förfalskningar och bedrägerier. Men i samband med den starka utvecklingen av elektroniska transaktioner räcker manuella lösningar inte längre till. Det finns ett behov av tekniska verktyg för att säkerställa äkthet, transparens och oförnekanlighet – och det är rollen för digitala signaturer och tidsstämplar i elektronisk notariebekräftelse.

Digital signatur – "Handskriven signatur" i det digitala rummet

Enligt lagen om elektroniska transaktioner från 2023 är en digital signatur en form av elektronisk signatur som använder en asymmetrisk nyckelalgoritm, inklusive en hemlig nyckel för signering och en offentlig nyckel för verifiering. En digital signatur säkerställer tre faktorer: äkthet (vem undertecknaren egentligen är), integritet (data ändras inte efter signering) och oavvislighet (undertecknaren kan inte förneka att ha signerat).

Workshop om digitala signaturers och betrodda tjänsters roll vid elektronisk notarisering

Lagen bekräftar också att digitala signaturer har samma juridiska värde som handskrivna signaturer i elektroniska transaktioner. Detta är ett viktigt steg framåt för att elektroniska dokument, kontrakt och transaktioner – inklusive elektronisk notariebekräftelse – ska bli juridiskt erkända och ha samma värde som traditionella dokument.

Inom området elektronisk notarisering föreskriver dekret 104/2025/ND-CP tydligt användningen av offentliga digitala signaturer. Detta är en typ av digital signatur som garanteras av ett digitalt certifikat utfärdat av en organisation som tillhandahåller offentliga certifieringstjänster för digitala signaturer. Med andra ord verifieras den digitala signerarens identitet genom en betrodd tredje part, vilket bidrar till att säkerställa att signeraren är verklig och att signaturen är giltig.

Det är värt att notera att offentliga certifieringstjänster för digitala signaturer och tidsstämplingstjänster båda klassificeras som betrodda tjänster – villkorade affärsinvesteringssektorer, licensierade av ministeriet för vetenskap och teknik . Därför är autentisering av digitala signaturer och tidsstämplar inte bara tekniska, utan har också en solid rättslig grund.

När de tillämpas på elektronisk notarisering hjälper offentliga digitala signaturer till att förhindra risken för notarieförfalskning och förfalskning av notarieorganisationer, och samtidigt autentiserar de fullständigt den undertecknande personen. Varje transaktion kan spåras och verifieras för integritet, vilket säkerställer att "det som är undertecknat är verkligt och det som är undertecknat är giltigt".

Tidsstämpel – Garanterar dokumentets ikraftträdandedatum

Om den digitala signaturen hjälper till att avgöra "vem som är undertecknaren", hjälper tidsstämpeln till att avgöra "när undertecknandet ägde rum". Detta är en av de viktiga faktorerna för att lösa tvister om giltigheten av elektroniskt notariebekräftade dokument.

Enligt de nya bestämmelserna bifogas en tidsstämpel till datameddelandet vid tidpunkten för digital signatur, vilket skapar ett tekniskt bevis på tidpunkten för signering. Tidsstämpeln, som utfärdas av en betrodd tjänsteleverantör, har samma juridiska värde som en notarie som bekräftar tidpunkten för signering av ett pappersdokument.

Notarielagen från 2024 och dekret 104/2025/ND-CP föreskriver tydligt: ​​Elektroniskt notariebekräftade dokument är giltiga från den tidpunkt de undertecknas med notariens och notarieorganisationens digitala signatur. Digitala signaturer med tidsstämplingstjänster är ett obligatoriskt villkor för att tillhandahålla elektroniska notarietjänster. Deltagare i elektroniska notarietransaktioner måste använda offentliga digitala signaturer som är erkända i Vietnam.

Dessutom används digitala signaturer och tidsstämplar genom hela den elektroniska notariseringsprocessen – från skapande, korrigering av tekniska fel, signering och bekräftelse till arkivering av handlingar. När pappersdokument för notariebekräftelse överförs till elektronisk lagring måste notarieorganisationen signera digitalt för att bekräfta det korrekta innehållet innan lagring, vilket säkerställer integritet och oredigerbarhet.

Således, från det ögonblick det notariebekräftade dokumentet skapas tills det lagras, skyddas varje operation av ett dubbelt lager av autentisering – digital signatur och tidsstämpel för att förhindra förfalskning, bedrägerier och tvister.

Ett stort steg framåt i digitaliseringen av notarieverksamheten

Tillägget av bestämmelser om digitala signaturer och tidsstämplar i den nya notarielagen syftar inte bara till att hantera befintliga risker, utan banar också väg för ett heltäckande elektroniskt notariesystem i framtiden.

För notarieorganisationer är detta en möjlighet att konvertera sin verksamhetsmodell till en digital miljö, vilket sparar tid, kostnader och personalresurser. För privatpersoner och företag hjälper elektronisk notariebekräftelse till att förkorta processen, kan genomföra transaktioner på distans och minimera risken för att förlora eller förfalska dokument.

Ännu viktigare är att de nya reglerna också bidrar till att bygga förtroende för hela e-handelsekosystemet, vilket främjar en starkare utveckling av e-handel, digital finans och relaterade områden.

Ur ett statligt förvaltningsperspektiv hjälper användningen av digitala signaturer och tidsstämplar myndigheter att enkelt övervaka, hämta, lagra och jämföra information, samtidigt som det skapar en solid rättslig grund för bildandet av en nationell notariedatabas.

Elektronisk notarisering är ett oundvikligt steg i den nationella digitala transformationsprocessen. De tydliga reglerna om användning av digitala signaturer och tidsstämplar i notariseringslagen och dess tillämpningsdokument har inte bara teknisk betydelse, utan visar också statens engagemang för att säkerställa säkerhet, transparens och rättvisa för alla transaktioner i den digitala miljön.

Man kan säga att digitala signaturer och tidsstämplar är de "digitala sigillen" för varje elektroniskt notariserat dokument, vilket både bekräftar juridiskt värde och skyddar människors och organisationers rättigheter. Detta är inte bara en innovation inom notariseringstekniker, utan också ett steg framåt inom juridiskt tänkande, vilket för vietnamesisk notarisering närmare internationella standarder i den digitala tidsåldern.

Centrum för vetenskaps- och teknikkommunikation

Källa: https://mst.gov.vn/chu-ky-so-va-dau-thoi-gian-nen-tang-bao-dam-an-toan-cho-cong-chung-dien-tu-197251013143442608.htm