คำแนะนำในการประมวลผลใบแจ้งหนี้เมื่อส่งคืนสินค้าไปยังซัพพลายเออร์

ข้อ 1 มาตรา 4 วรรค 2 มาตรา 19 แห่งพระราชกฤษฎีกาเลขที่ 123/2020/ND-CP ลงวันที่ 19 ตุลาคม 2020 ของ รัฐบาล ว่าด้วยการควบคุมใบแจ้งหนี้และเอกสาร กำหนดว่า:

“ข้อ 4 หลักการสร้าง การจัดการ และการใช้ใบแจ้งหนี้และเอกสาร

1. ในการขายสินค้าหรือให้บริการ ผู้ขายต้องออกใบแจ้งหนี้ให้แก่ผู้ซื้อ (รวมถึงกรณีสินค้าและบริการที่ใช้ในการส่งเสริมการขาย การโฆษณา การเป็นตัวอย่างสินค้า สินค้าและบริการที่ใช้ในการให้ การนำเสนอ การแลกเปลี่ยน การจ่ายแทนเงินเดือนแก่พนักงาน และการบริโภคภายใน (ยกเว้นสินค้าที่หมุนเวียนภายในเพื่อดำเนินกระบวนการผลิตต่อไป) การส่งออกสินค้าในรูปแบบการกู้ยืม การให้ยืม หรือการส่งคืนสินค้า) และต้องบันทึกเนื้อหาให้ครบถ้วนตามที่กำหนดไว้ในมาตรา 10 แห่งพระราชกฤษฎีกานี้ ในกรณีที่ใช้ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ ใบแจ้งหนี้ต้องปฏิบัติตามรูปแบบข้อมูลมาตรฐานของกรมสรรพากรตามที่กำหนดไว้ในมาตรา 12 แห่งพระราชกฤษฎีกานี้

มาตรา 19 กฎเกณฑ์เกี่ยวกับการจัดการใบแจ้งหนี้ที่ผิดพลาด

2. กรณีมีการส่งใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ที่มีรหัสกรมสรรพากร หรือใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ที่ไม่มีรหัสกรมสรรพากร ให้แก่ผู้ซื้อ และผู้ซื้อหรือผู้ขายพบข้อผิดพลาด จะต้องดำเนินการดังต่อไปนี้

ข) ในกรณีที่เกิดข้อผิดพลาด: รหัสภาษี; ข้อผิดพลาดในจำนวนเงินที่ระบุในใบแจ้งหนี้ ข้อผิดพลาดในอัตราภาษี จำนวนภาษี หรือสินค้าที่ระบุในใบแจ้งหนี้ไม่มีคุณสมบัติหรือคุณภาพที่ถูกต้อง คุณสามารถเลือกใช้ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ได้ 2 วิธีดังต่อไปนี้:

ข1) ผู้ขายออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์เพื่อแก้ไขใบแจ้งหนี้ที่ออกแล้วซึ่งมีข้อผิดพลาด ในกรณีที่ผู้ขายและผู้ซื้อตกลงที่จะจัดทำข้อตกลงเป็นลายลักษณ์อักษรก่อนออกใบแจ้งหนี้เพื่อแก้ไขใบแจ้งหนี้ที่ออกแล้วซึ่งมีข้อผิดพลาด ผู้ขายและผู้ซื้อจะต้องจัดทำข้อตกลงเป็นลายลักษณ์อักษรที่ระบุข้อผิดพลาดอย่างชัดเจน จากนั้นผู้ขายจะออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์เพื่อแก้ไขใบแจ้งหนี้ที่ออกแล้วซึ่งมีข้อผิดพลาด

ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ที่ปรับปรุงใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ที่ผิดพลาดจะต้องมีบรรทัด "การปรับปรุงสำหรับแบบฟอร์มใบแจ้งหนี้เลขที่... สัญลักษณ์... เลขที่... วันที่... เดือน... ปี"

ข2) ผู้ขายจะต้องออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ฉบับใหม่เพื่อทดแทนใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ที่ผิดพลาด เว้นแต่ผู้ขายและผู้ซื้อจะตกลงกันเป็นลายลักษณ์อักษรก่อนออกใบแจ้งหนี้ฉบับใหม่แทนใบแจ้งหนี้ที่ผิดพลาด ในกรณีนี้ ผู้ขายและผู้ซื้อจะต้องทำข้อตกลงเป็นลายลักษณ์อักษรโดยระบุข้อผิดพลาดอย่างชัดเจน จากนั้นผู้ขายจะต้องออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์เพื่อทดแทนใบแจ้งหนี้ที่ผิดพลาด

ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ฉบับใหม่ที่จะนำมาใช้แทนใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ที่ผิดพลาดจะต้องมีข้อความ “แทนที่ใบแจ้งหนี้ เลขที่แบบฟอร์ม... สัญลักษณ์... เลขที่... วันที่... เดือน... ปี”

ผู้ขายลงนามในใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ฉบับใหม่เพื่อแก้ไขหรือเปลี่ยนใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ที่ผิดพลาด จากนั้นผู้ขายจะส่งใบแจ้งหนี้ดังกล่าวให้กับผู้ซื้อ (กรณีใช้ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ที่ไม่มีรหัสกรมสรรพากร) หรือส่งไปยังกรมสรรพากรเพื่อให้กรมสรรพากรสามารถออกรหัสสำหรับใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ฉบับใหม่เพื่อส่งให้กับผู้ซื้อ (กรณีใช้ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ที่มีรหัสกรมสรรพากร)

hoa đơn .jpeg — ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ ภาพ: ภาพประกอบ

จากข้อกำหนดข้างต้น ในกรณีที่บริษัท HS Nghe An จำกัด ได้รับสินค้าแล้วแต่ภายหลังพบว่าสินค้าที่ระบุในใบแจ้งหนี้ไม่มีคุณสมบัติหรือคุณภาพที่ถูกต้องและจำเป็นต้องส่งคืนสินค้าทั้งหมดหรือบางส่วน ผู้ขายจะต้องออกใบแจ้งหนี้เพื่อปรับเปลี่ยนหรือเปลี่ยนใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์ที่ออกไป และผู้ขายและผู้ซื้อจะต้องออกข้อตกลงเป็นลายลักษณ์อักษรระบุสินค้าที่ส่งคืนอย่างชัดเจนตามบทบัญญัติของข้อ 2 ข้อ 19 แห่งพระราชกฤษฎีกาหมายเลข 123/2020/ND-CP

บริษัท เอชเอส เหงะอาน จำกัด โดยพิจารณาจากสถานการณ์จริง เปรียบเทียบกับเอกสารทางกฎหมายที่อ้างถึงข้างต้น เพื่อปฏิบัติตามระเบียบข้อบังคับ

แหล่งที่มา