การแปลงข้อมูลเป็นดิจิทัล: การเพิ่มประโยชน์ ความปลอดภัย และมูลค่าความรู้ของบั๊กนิญ

การเปลี่ยนข้อมูลเป็นดิจิทัลไม่เพียงแต่เป็นเรื่องราวเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงวิธีการจัดเก็บข้อมูลเท่านั้น แต่ยังเป็นก้าวสำคัญเชิงกลยุทธ์ในการจัดการความรู้ของรัฐบาลยุคใหม่อีกด้วย ในจังหวัดบั๊กนิญ การแปลงเอกสารสำคัญทางประวัติศาสตร์ให้เป็นดิจิทัลกำลังนำมาซึ่งผลลัพธ์ที่ชัดเจน โดยมีการแปลงเอกสารมากกว่า 3.6 ล้านหน้าเป็นข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ ช่วยให้ผู้คนและองค์กรต่างๆ ค้นหาข้อมูลได้ง่ายขึ้น ลดระยะเวลาในการประมวลผลลงหลายสิบเท่า และเพิ่มความปลอดภัยและคุณค่าทางกฎหมาย จากคลังเอกสารขนาดใหญ่ บั๊กนิญได้สร้าง "คลังความรู้ดิจิทัล" ซึ่งเป็นแพลตฟอร์มเพื่อรองรับรัฐบาลอิเล็กทรอนิกส์ เศรษฐกิจดิจิทัล และสังคมดิจิทัลในยุคดิจิทัล

หากในอดีต การค้นหาประวัติส่วนตัว การตัดสินใจของฝ่ายบริหาร หรือข้อมูลนักศึกษาระดับบัณฑิตศึกษา ต้องใช้เวลาหลายชั่วโมงในการค้นหาผ่านคลังเอกสาร ปัจจุบัน ระบบสามารถแสดงผลลัพธ์ที่ถูกต้อง ครบถ้วน และถูกต้องตามกฎหมายได้โดยใช้คำสำคัญเพียงไม่กี่คำและใช้เวลาเพียงไม่กี่นาที กรณีของนางสาวเหงียน ถิ ทู เฮือง ครูโรงเรียนมัธยมโง ซิ เลียน เป็นตัวอย่างทั่วไป ด้วยคำสั่งค้นหา "การตัดสินใจยุติการฝึกงานของนางสาวเหงียน ถิ ทู เฮือง" ก็สามารถค้นหาไฟล์จากปี 1993 ได้ภายในเวลาไม่ถึงสามนาที หรือเช่นเดียวกับนางสาวฝ่าม ถิ หง็อก ห่า ครูโรงเรียนมัธยมโง กซอน ที่สามารถค้นหารายชื่อผู้สำเร็จการศึกษาตั้งแต่ปี 1969-1985 ได้อย่างง่ายดายเพียงไม่กี่ขั้นตอน

ตั้งแต่ปี พ.ศ. 2565 ถึง พ.ศ. 2567 กรมกิจการภายใน จังหวัดบั๊กนิญ ได้ประสานงานกับหน่วยที่ปรึกษาเพื่อปรับใช้ซอฟต์แวร์การจัดการคลังข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Archive Management) เพื่อปรับปรุงคุณสมบัติการป้อนข้อมูล การค้นหา การอนุญาตการเข้าถึง และการตรวจสอบการเปลี่ยนแปลง บันทึกมากกว่า 31,300 รายการ หรือเทียบเท่ากับเอกสารขนาด A4 จำนวน 3.3 ล้านหน้า ได้ถูกแปลงเป็นดิจิทัลในช่วงปี พ.ศ. 2491-2557 ส่วนใหญ่เป็นเอกสารคำสั่งและเอกสารธุรการของคณะกรรมการประชาชนจังหวัด กรม และสาขาต่างๆ ในแต่ละปี มีผู้อ่านเข้าถึงระบบเฉลี่ยมากกว่าหนึ่งล้านคน โดยมีการใช้งานไฟล์ออนไลน์ 1,500 ครั้ง ซึ่งแสดงให้เห็นถึงประสิทธิภาพในการใช้งานจริงของคลังข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์

นายดัง กวาง เซิน ผู้อำนวยการศูนย์จดหมายเหตุประวัติศาสตร์บั๊กนิญ หมายเลข 1 กล่าวว่า เทคโนโลยีดิจิทัล ช่วยลดระยะเวลาในการค้นหาลง 20-30 เท่าเมื่อเทียบกับก่อนหน้านี้ พร้อมทั้งรับประกันความปลอดภัยด้วยการควบคุมการเข้าถึง การอนุญาตผู้ใช้ และการบันทึกประวัติการเปลี่ยนแปลง “เอกสารแต่ละฉบับที่ค้นพบไม่เพียงแต่เป็นเอกสารทางการบริหารเท่านั้น แต่ยังเป็นส่วนหนึ่งของความทรงจำที่เก็บรักษาไว้ คุณค่าทางกฎหมายที่ได้รับการฟื้นคืน และเป็นเครื่องพิสูจน์ถึงประสิทธิภาพของการเปลี่ยนแปลงสู่ดิจิทัล” นายเซินกล่าวเน้นย้ำ

การสร้างฐานความรู้ดิจิทัล – การรักษามูลค่า

โครงการแปลงเอกสารจดหมายเหตุเป็นดิจิทัลไม่เพียงแต่จะปรับปรุงวิธีการทำงานเท่านั้น แต่ยังเป็นการเปลี่ยนรูปแบบจาก "จดหมายเหตุแบบดั้งเดิม" ไปสู่ ​​"การจัดการความรู้สมัยใหม่" อีกด้วย จากคลังเอกสารที่แยกออกมา ศูนย์จดหมายเหตุประวัติศาสตร์บั๊กนิญ หมายเลข 1 ได้สร้างระบบนิเวศข้อมูลที่เชื่อมโยงกัน ซึ่งเอกสารแต่ละฉบับ มติ เอกสารราชการ และไฟล์ข้าราชการ จะถูกติดแท็กและเชื่อมโยงตามเวลา หน่วยงานที่ออกเอกสาร สาขา และหัวข้อ การสร้าง "คลังความรู้" ช่วยให้ผู้ใช้ใช้ประโยชน์จากข้อมูลในบริบทต่างๆ เปิดโอกาสให้สามารถวิเคราะห์ รวบรวมสถิติ และนำข้อมูลไปประยุกต์ใช้เพื่อวัตถุประสงค์ต่างๆ ได้มากมาย เช่น การบริหาร การวิจัย การศึกษา วัฒนธรรม และกฎหมาย

อย่างไรก็ตาม เส้นทางสู่ดิจิทัลยังคงเผชิญกับความท้าทายมากมาย เอกสารบางฉบับมีอายุยาวนานหลายสิบปี สภาพทางกายภาพของเอกสารเสื่อมโทรม ทำให้การสแกน การระบุ และการแก้ไขข้อมูลทำได้ยาก เอกสารหลายฉบับไม่มีบทสรุป และรูปแบบไม่สอดคล้องกัน ทำให้ต้องใช้เวลาในการดำเนินการทางธุรกิจนาน นอกจากนี้ การอนุมัติกระบวนการ การประเมิน และการยอมรับผลิตภัณฑ์ดิจิทัลตามกฎระเบียบปัจจุบันยังใช้เวลานาน ซึ่งส่งผลกระทบต่อความก้าวหน้า ในทางกลับกัน เนื่องจากเซิร์ฟเวอร์จัดเก็บข้อมูลตั้งอยู่ที่กรมวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี เมื่อสายส่งมีปัญหา การใช้งานจึงหยุดชะงักชั่วคราว ปัจจุบัน อัตราการจัดเก็บเอกสารดิจิทัลมีเพียงประมาณ 75% ของเอกสารทั้งหมดที่จัดเก็บในคลังสินค้า (ข้อมูลปี 2563) ในขณะที่ศูนย์ฯ ยังคงได้รับเอกสารใหม่จำนวนมากในแต่ละปี

เพื่อก้าวข้ามข้อจำกัดนี้และขยายขอบเขตการดำเนินงาน คณะกรรมการประชาชนจังหวัดบั๊กนิญได้อนุมัติโครงการ “การแปลงเอกสารเป็นดิจิทัล ณ หอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์จังหวัด ประจำปี พ.ศ. 2568-2572” โดยมีงบประมาณรวมประมาณ 23,000 ล้านดอง โดยมีเป้าหมายที่จะแปลงเอกสารราชการขนาด A4 ของคณะกรรมการประชาชนจังหวัด กรม และสาขาต่างๆ ให้เป็นดิจิทัลอีกจำนวน 3.8 ล้านหน้า นับเป็นก้าวสำคัญในการทำให้คลังข้อมูลราชการดิจิทัลทั้งหมดของจังหวัดเสร็จสมบูรณ์ เพื่อมุ่งสู่รูปแบบ “รัฐบาลอิเล็กทรอนิกส์ - ระบบจัดเก็บข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ - บริการประชาชนอิเล็กทรอนิกส์”

ตามแผนดังกล่าว กรมกิจการภายในจะเป็นผู้นำในการดำเนินการและประสานงานกับหน่วยงานและหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้มั่นใจถึงความถูกต้อง ครบถ้วน และความปลอดภัยของข้อมูล ศูนย์จดหมายเหตุประวัติศาสตร์บั๊กนิญ หมายเลข 1 มีหน้าที่คัดเลือกพันธมิตรด้านเทคโนโลยีที่มีชื่อเสียง จัดตั้งทีมผู้เชี่ยวชาญด้านการแปลงข้อมูลเป็นดิจิทัล และส่งเสริมการสื่อสารเพื่อชี้แนะประชาชนในการใช้ประโยชน์จากข้อมูลดิจิทัล ภายในกลางปี ​​พ.ศ. 2568 ศูนย์ฯ ได้แปลงเอกสารของคณะกรรมการประชาชนจังหวัดและกรมการศึกษาและฝึกอบรม วิทยาศาสตร์ และเทคโนโลยี กว่า 330,000 หน้าเป็นดิจิทัล ซึ่งเป็นการวางรากฐานสำหรับขั้นตอนต่อไป

จุดเด่นของโมเดลบั๊กนิญคือการผสานรวมโครงสร้างพื้นฐานการจัดเก็บข้อมูลดิจิทัลเข้ากับระบบรักษาความปลอดภัยแบบกระจายศูนย์หลายชั้น ระบบนี้ไม่เพียงแต่ช่วยให้สามารถค้นหาข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว แต่ยังติดตามบันทึกการเข้าถึง ตรวจจับความผิดปกติ และปกป้องข้อมูลต้นฉบับได้อย่างสมบูรณ์ ซึ่งเป็นเกณฑ์สำคัญในบริบทของรัฐบาลที่ส่งเสริมยุทธศาสตร์ข้อมูลแห่งชาติถึงปี 2030 ซึ่งกำหนดให้ท้องถิ่นต่างๆ เปลี่ยนรูปแบบการจัดเก็บข้อมูลจาก "การจัดเก็บเอกสาร" ไปสู่ ​​"การจัดการสินทรัพย์ข้อมูล"

จากมุมมองที่กว้างขึ้น บั๊กนิญกำลังสร้างรูปแบบการจัดเก็บข้อมูลอัจฉริยะที่ข้อมูลในอดีตจะกลายเป็นทรัพยากรสำหรับอนาคต เมื่อเอกสารทางประวัติศาสตร์ถูกแปลงเป็นดิจิทัล เชื่อมโยง และรักษาความปลอดภัย ไม่เพียงแต่จะนำไปใช้ในงานธุรการเท่านั้น แต่ยังสร้างรากฐานสำหรับการประยุกต์ใช้งานเชิงวิเคราะห์ การคาดการณ์ การวิจัยนโยบาย และการศึกษาประวัติศาสตร์ท้องถิ่นอีกด้วย

โดยรวมแล้ว โครงการแปลงเอกสารเป็นดิจิทัลของบั๊กนิญแสดงให้เห็นถึงแนวทางที่ยั่งยืนในการเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัล ไม่ใช่แค่ "การแปลงเอกสารเป็นข้อมูล" เท่านั้น แต่ยังรวมถึง "การแปลงเอกสารเป็นความรู้ ความรู้เป็นคุณค่า" ด้วย เมื่อกระบวนการจัดเก็บ การค้นหา และการจัดการเอกสารทั้งหมดเป็นระบบอัตโนมัติและโปร่งใส บั๊กนิญไม่เพียงแต่จะรักษาความทรงจำของหน่วยงานบริหารท้องถิ่นไว้เท่านั้น แต่ยังสร้างแพลตฟอร์มข้อมูลสำหรับรัฐบาลอัจฉริยะ เพื่อให้บริการประชาชนและธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นในยุคดิจิทัล

ศูนย์สื่อสารวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี

ที่มา: https://mst.gov.vn/so-hoa-du-lieu-nang-cao-tien-ich-bao-mat-va-gia-tri-tri-thuc-cua-bac-ninh-197251021190245633.htm