Цифровий підпис: «ключ» до безпечних та швидких електронних транзакцій

VHO – Цифрові підписи поступово замінюють традиційні підписи в цифрову епоху, допомагаючи окремим особам та підприємствам безпечно здійснювати транзакції, заощаджувати кошти та мати правову прозорість.

Цифровий підпис – це рішення для автентифікації та підписання електронних документів за допомогою шифрування, що дозволяє ідентифікувати підписувача, гарантуючи цілісність даних та їхню невідмовність після підписання. У В'єтнамі цифровий підпис став важливим інструментом для бізнесу та фізичних осіб в електронних транзакціях: податкових деклараціях, виписці електронних рахунків-фактур, підписанні договорів, надсиланні адміністративних документів, банківських операціях тощо. У цій статті чітко представлено концепцію, типи цифрового підпису, практичні корисні властивості, методи реєстрації, витрати, примітки щодо безпеки та рекомендації для бізнесу та фізичних осіб.

Ілюстрація.

Що таке цифровий підпис і яка його юридична сила?

Цифровий підпис – це електронна цінність, пов’язана з електронними даними (текстом, файлами, рахунками-фактурами тощо), створена за допомогою алгоритму шифрування з відкритим ключем (PKI). Коли документ підписується цифровим способом, система створює пару ключів (відкритий ключ і закритий ключ). Закритий ключ зберігається підписувачем у таємниці для створення підпису; відкритий ключ використовується для перевірки підпису та автентифікації походження та цілісності документа.

Згідно з чинним законодавством, цифрові підписи мають таку ж автентифікаційну силу, як і власноручні підписи та печатки в багатьох видах електронних транзакцій: підписання документів, контрактів, електронних записів; є обов'язковими/прийнятими засобами в багатьох податкових процедурах, митниці, деклараціях, електронних рахунках-фактурах, онлайн-державних послугах. Таким чином, цифрові підписи допомагають сторонам транзакції мати основу для підтвердження походження та уникнення суперечок щодо підписів.

Поширені типи цифрових підписів

Цифровий підпис, прикріплений до пристрою (токен/USB): закритий ключ зберігається на USB-пристрої токена; під час підписання необхідно підключити токен до пристрою та ввести PIN-код.

Цифровий підпис SIM PKI (цифровий підпис на SIM-картці телефону): закритий ключ, що зберігається на SIM-картці мобільного абонента; зручний для підписання на телефоні.

Хмарний цифровий підпис / електронний цифровий підпис (електронний підпис на хмарній платформі): закритий ключ зберігається постачальником у безпечному середовищі (HSM). Користувач підписує за допомогою багатофакторної автентифікації (пароль + OTP/біометрія). Ця форма стає дедалі популярнішою завдяки своїй зручності, підтримці швидкого підписання в Інтернеті/на мобільному пристрої.

Спеціалізовані/сторонні цифрові підписи: надаються постачальниками послуг сертифікації цифрових підписів з послугами управління та інтеграції для бізнесу.

Практичне застосування — де вам можуть допомогти цифрові підписи?

Декларуйте податки, подавайте електронні декларації, переглядайте та підписуйте декларації в податкових органах.

Виписка та підписання електронних рахунків-фактур (обов'язково для багатьох підприємств).

Підписувати електронні договори, адміністративні документи, звіти, трудові договори, договори купівлі-продажу.

Операції з державними органами (онлайн-послуги державного сектору), реєстрація бізнесу, подання тендерної документації, митні процедури.

Електронні банківські операції: автентифікація транзакцій, схвалення великих транзакцій, електронний підпис документів.

Внутрішнє корпоративне управління: підписання та затвердження процедур, затвердження витрат, бухгалтерських документів, зберігання юридично дійсних електронних документів.

Видатні переваги цифрового підпису

Економте час: підпишіть - обміняйте - затвердіть прямо на електронній платформі, не потрібно друкувати чи доставляти.

Економія коштів: зменшення витрат на друк, зберігання, транспортування та управління паперовими документами.

Прискорення транзакцій, електронна комерція: розширення можливостей віддаленого підписання, спрощення транскордонних транзакцій.

Безпека та законність: забезпечує цілісність даних, автентифікує підписантів; документи з цифровим підписом можуть слугувати свідками у суперечках.

Екологічно чистий: зменшує використання паперу, економить ресурси.

Автоматична інтеграція: легко підключається до ERP, CRM, бухгалтерського програмного забезпечення, систем електронних рахунків-фактур.

Як зареєструвати, видавати та використовувати цифрові підписи (огляд)

Оберіть авторитетного постачальника послуг сертифікації цифрових підписів. У В'єтнамі є багато комерційних постачальників, які надають цифрові підписи для підприємств та приватних осіб (сервіси токенів, SIM PKI, хмарний підпис). Оберіть відповідно до ваших потреб: вхід на комп'ютері (USB-токен), вхід на телефоні (SIM PKI) або багатоплатформний (хмарний) підпис.

Підготуйте документи: юридичні документи (для підприємств) або посвідчення особи/CCCD/паспорт (для фізичних осіб), інформацію про представника, довіреність (за потреби).

Подайте заявку, підтвердьте особу: безпосередньо в пункті видачі або через електронний процес KYC, якщо він підтримується постачальником.

Отримання пристрою або активація хмарного сервісу: отримання USB-токена або активація SIM-картки/додатку, отримання ключа та інструкції користувача; налаштування PIN-коду/OTP.

Встановлення програмного забезпечення/драйвера: встановіть драйвер токена та програмне забезпечення для підпису або увійдіть до хмарного порталу підписів, щоб підписувати документи.

Підписання та зберігання: підписування документів необхідним методом; зберігання файлів цифрового підпису та/або сертифікації в електронній системі зберігання для забезпечення їхнього пошуку.

Довідкова вартість

Підприємство: зазвичай сплачує ініціалізаційний внесок + річну абонентську плату; пакет може включати USB-токен, SIM-карту PKI або хмарний підпис. Ціна залежить від постачальника, кількості необхідних сертифікатів та додаткових послуг (інтеграція, підтримка).

Персональні: доступні дешевші плани; якщо використовується PKI SIM, можна додати до рахунку за мобільний зв'язок; хмарні підписані плани доступні для кожного користувача.

(Фактична вартість залежить від постачальника та конфігурації послуги; компаніям слід порівняти пропозиції кількох постачальників, перш ніж реєструватися.)

Ризики, обмеження та запобіжні заходи

Втрата/загуба приватного ключа: Якщо USB-токен втрачено або SIM-картку викрадено, негайно заблокуйте сертифікат, щоб уникнути неправомірного використання. Завжди зберігайте свій PIN-код, OTP-код у безпеці та не повідомляйте свій приватний ключ нікому.

Законність залежить від дотримання вимог: для того, щоб документ із цифровим підписом був юридично визнаний, процес видачі, автентифікації та сертифікації має відповідати чинним стандартам і нормам.

Примітка щодо сумісності: деякі адміністративні та банківські системи мають власні технічні вимоги (формат підпису, час сертифіката, стандарт PKI). Перед покупкою перевірте сумісність із програмним забезпеченням/системою, яку ви використовуєте.

Технічне обслуговування та резервне копіювання: для хмарних підписів запитайте у постачальника про плани резервного копіювання, безпеку HSM та SLA; для USB-токенів зберігайте кілька дійсних копій записів про випуск (не створюйте резервні копії закритих ключів у небезпечному місці).

Навчання персоналу: помилки підписання (підписання неправильного документа) можуть призвести до пошкодження; необхідні інструкції щодо процедур підписання, архівування та перевірки.

Рекомендації для бізнесу та приватних осіб

Підприємства: оцінити потреби в підписуванні (кількість підписів/день, підписання на мобільних або настільних пристроях, системна інтеграція), вибрати відповідний тип підпису (токен, якщо потрібен високий рівень безпеки; хмарний, якщо потрібна зручність та інтеграція API). Порівняти щонайменше 3 постачальників за безпекою, можливостями інтеграції, післяпродажним обслуговуванням та ціною. Налаштувати внутрішні процеси (хто підписує, зберігає, перевіряє).

Особисте: Якщо ви часто підписуєте контракти, декларуєте податки або здійснюєте банківські операції, вам слід мати цифровий підпис (PKI SIM або хмара) для зручності. Зберігайте свій PIN-код/OTP у безпеці та регулярно оновлюйте пароль.

Обидва пункти: перед підписанням великого контракту перевірте ще раз дані, що підлягають підписуванню; зберігайте оригінал із цифровим підписом у безпечному місці; негайно заблокуйте сертифікат, якщо є підозра на його компрометацію.

Юридичні аспекти та відповідність вимогам: якщо у вас є сумніви щодо юридичної дійсності в певній справі (спор, спеціальна транзакція), проконсультуйтеся з юрист-експертом, щоб переконатися, що цифровий підпис та процес, які ви використовуєте, відповідають вимогам доказування в суді або компетентному органі.

Висновок

Цифровий підпис є ключовим інструментом цифрової трансформації, що допомагає оптимізувати процеси, знизити витрати та підвищити безпеку електронних транзакцій. З розвитком хмарного підпису та SIM PKI, застосування цифрового підпису стає все більш зручним, підходить як для малих та середніх підприємств, так і для індивідуальних користувачів. Однак, щоб максимізувати переваги та мінімізувати ризики, необхідно вибрати авторитетного постачальника, дотримуватися процесу видачі/сертифікації та запровадити суворе внутрішнє управління.

Джерело: https://baovanhoa.vn/nhip-song-so/chu-ky-so-chia-khoa-cho-giao-dich-dien-tu-an-toan-va-nhanh-chong-168593.html