Цифрові підписи та позначки часу: основа безпечного електронного нотаріального засвідчення

Цифрова трансформація активно відбувається в усіх сферах, від державного управління до цивільного життя. Нотаріальна діяльність, яка тісно пов'язана з юридичними операціями на велику суму, не є винятком із цієї тенденції. Коли Закон про електронні операції 2023 року набуде чинності з 1 липня 2024 року, а Закон про нотаріальне посвідчення 2024 року набуде чинності з 1 липня 2025 року, електронне нотаріальне посвідчення офіційно стане новим кроком у реформі адміністративного процесу.

Доповідачі обговорили питання на семінарі «Роль цифрових підписів та довірчих сервісів в електронному нотаріальному засвідченні», 19 вересня 2025 року.

Однією з найважливіших особливостей нової правової системи є конкретні положення щодо використання цифрових підписів та позначок часу в процесі електронного нотаріального засвідчення – двох факторів, які вважаються «ключовими» для забезпечення безпеки, прозорості та юридичної цінності транзакцій у цифровому середовищі.

Рішення для подолання ситуації підробки та спорів у нотаріально засвідчених угодах

Нотаріальне посвідчення – це особлива юридична діяльність, яка вимагає високого рівня безпеки та автентифікації. Пункт 1 статті 3 Закону про нотаріальне посвідчення стверджує: «Правочин, який підлягає нотаріальному посвідченню, – це важливий правочин, який вимагає високого рівня юридичної безпеки та передбачений законом або законом, визначеним Урядом , для нотаріального посвідчення».

Фактично, протягом багатьох років нотаріальна діяльність все ще створювала багато ризиків. Ситуація з підробкою документів, підробкою підписів осіб, які запитують нотаріальне посвідчення, навіть підробкою нотаріусів чи нотаріальних печаток відбувалася складним та витонченим чином. Ці дії не лише завдають великої шкоди людям, але й знижують довіру до правової системи. Крім того, ще однією поширеною проблемою є суперечки, пов'язані з датою набрання чинності нотаріально посвідченими документами – ключовим фактором у визначенні прав, обов'язків та дійсності угод.

Зіткнувшись із цією ситуацією, Міністерство юстиції вжило багатьох коригувальних заходів. У жовтні 2023 року Департамент судової допомоги видав офіційне розсилання № 1459/BTTP-CC, TPL, в якому вимагав суворого дотримання правил нотаріального засвідчення, одночасно покращуючи навички виявлення підробленої та шахрайської поведінки. Однак, в контексті активного розвитку електронних транзакцій, ручних рішень вже недостатньо. Існує потреба в технологічних інструментах для забезпечення автентичності, прозорості та невідмовності – і саме в цьому полягає роль цифрових підписів та позначок часу в електронному нотаріальному засвідченні.

Цифровий підпис – «власноручний підпис» у цифровому просторі

Згідно із Законом про електронні транзакції 2023 року, цифровий підпис – це форма електронного підпису, яка використовує асиметричний ключовий алгоритм, включаючи секретний ключ для підписання та відкритий ключ для перевірки. Цифровий підпис гарантує три фактори: автентичність (хто насправді підписує), цілісність (дані не змінюються після підписання) та невідмовність (підписувач не може заперечувати, що підписав).

Семінар про роль цифрових підписів та довірчих послуг з електронним нотаріальним засвідченням

Закон також підтверджує, що цифрові підписи мають таку ж юридичну силу, як і власноручні підписи в електронних транзакціях. Це важливий крок вперед, щоб допомогти електронним документам, контрактам та транзакціям, включаючи електронне нотаріальне посвідчення, бути юридично визнаними та мати таку ж цінність, як і традиційні документи.

У сфері електронного нотаріального засвідчення, Указ 104/2025/ND-CP чітко передбачає використання публічних цифрових підписів. Це тип цифрового підпису, гарантований цифровим сертифікатом, виданим організацією, що надає послуги з сертифікації публічних цифрових підписів. Іншими словами, особу цифрового підписувача перевіряє довірена третя сторона, що допомагає переконатися, що підписувач справжній, а підпис дійсний.

Примітно, що послуги сертифікації публічних цифрових підписів та послуги позначення часу класифікуються як довірені послуги – умовні сектори бізнес-інвестицій, ліцензовані Міністерством науки і технологій . Таким чином, автентифікація цифрового підпису та позначення часу є не лише технічною, а й має міцну правову основу.

Застосовуючи електронного нотаріального засвідчення, публічні цифрові підписи допомагають запобігти ризику нотаріальної підробки, підробки нотаріальної організації та водночас абсолютно автентифікують суб'єкта підпису. Кожну транзакцію можна відстежити та перевірити на цілісність, що гарантує, що «те, що підписано, є справжнім, те, що підписано, є дійсним».

Мітка часу – гарантує дату набрання чинності документом

Якщо цифровий підпис допомагає визначити, «хто є підписантом», то позначка часу допомагає визначити, «коли відбулося підписання». Це один із важливих факторів у вирішенні суперечок щодо дійсності електронних нотаріально засвідчених документів.

Згідно з новими правилами, позначка часу додається до повідомлення даних під час цифрового підпису, створюючи технічний доказ часу підписання. Позначка часу, видана довіреним постачальником послуг, має таку ж юридичну силу, як і нотаріальне підтвердження часу підписання на паперовому документі.

Закон про нотаріальне посвідчення 2024 року та Указ 104/2025/ND-CP чітко визначають: Електронні нотаріально посвідчені документи набувають чинності з моменту їх підписання цифровим підписом нотаріуса та нотаріальної організації. Цифрові підписи з використанням послуг позначення часу є обов'язковою умовою для надання послуг електронного нотаріального посвідчення. Учасники електронних нотаріальних операцій повинні використовувати публічні цифрові підписи, визнані у В'єтнамі.

Крім того, цифрові підписи та позначки часу використовуються протягом усього процесу електронного нотаріального засвідчення – від створення, виправлення технічних помилок, підписання та підтвердження до архівування записів. Коли паперові записи нотаріального засвідчення переносяться на електронне сховище, нотаріальна організація повинна накласти цифровий підпис, щоб підтвердити правильність вмісту перед зберіганням, забезпечуючи цілісність та неможливість редагування.

Таким чином, від моменту створення нотаріально засвідченого документа до його зберігання, кожна операція захищена подвійним рівнем автентифікації – цифровим підписом та позначкою часу, що допомагає запобігти підробці, шахрайству та суперечкам.

Великий крок вперед у цифровізації нотаріальної діяльності

Додавання положень про цифрові підписи та позначки часу до нового Закону про нотаріат не лише має на меті усунення існуючих ризиків, але й прокладає шлях для комплексної системи електронного нотаріального засвідчення в майбутньому.

Для нотаріальних організацій це можливість перейти на цифрове середовище, заощаджуючи час, кошти та людські ресурси. Для фізичних осіб та бізнесу електронне нотаріальне засвідчення допомагає скоротити процес, дозволяє проводити операції дистанційно та мінімізувати ризик втрати або підробки документів.

Що ще важливіше, нові правила також сприяють зміцненню довіри до всієї екосистеми електронної комерції, сприяючи активнішому розвитку електронної комерції, цифрових фінансів та суміжних галузей.

З точки зору державного управління, використання цифрових підписів та позначок часу допомагає органам влади легко контролювати, отримувати, зберігати та порівнювати інформацію, водночас створюючи міцну правову основу для формування національної бази даних нотаріусів.

Електронне нотаріальне засвідчення є неминучим кроком у процесі національної цифрової трансформації. Чіткі правила використання цифрових підписів та позначок часу в Законі про нотаріальне засвідчення та його імплементаційних документах мають не лише технічне значення, але й демонструють прагнення держави забезпечити безпеку, прозорість та справедливість усіх транзакцій у цифровому середовищі.

Можна сказати, що цифрові підписи та позначки часу є «цифровими печатками» для кожного електронного нотаріально засвідченого документа, які підтверджують юридичну силу та захищають права людей та організацій. Це не лише інновація в техніках нотаріального засвідчення, але й крок вперед у правовому мисленні, що наближає в'єтнамське нотаріальне засвідчення до міжнародних стандартів цифрової епохи.

Центр науково-технічної комунікації

Джерело: https://mst.gov.vn/chu-ky-so-va-dau-thoi-gian-nen-tang-bao-dam-an-toan-cho-cong-chung-dien-tu-197251013143442608.htm