Перший день застосування нового закону про нотаріат: Напружений робочий темп, очікування великих змін

1 липня на центральних вулицях Хошиміна, таких як Нгуєн Тхі Мін Кхай, Во Ван Тан, Пастер… атмосфера в нотаріальних конторах, як державних, так і приватних, була жвавішою, ніж зазвичай.

Це перший день офіційного набрання чинності Закону про нотаріальне посвідчення 2024 року та Указу 104/2025/ND-CP, що розпочинає період потужної цифрової трансформації в нотаріальній діяльності, особливо впровадження електронного нотаріального посвідчення та електронного зберігання документів.

Нотаріальна контора № 1 у місті Хошимін має обладнану інфраструктуру та обладнання, таке як сканери, для обслуговування електронного нотаріального засвідчення.

До нотаріальної контори № 1 у місті Хошимін (вулиця Пастера) люди постійно приходять для виконання процедур. У ролі людей, які йдуть засвідчувати документи, ми стали свідками ранкової термінової роботи спеціалістів та нотаріусів. Коли ми запитали про фотографування під час нотаріального засвідчення документів, записів та застосування електронного нотаріального засвідчення, фахівці тут відповіли з ентузіазмом та чітко.

Вранці 1 липня більшість приватних нотаріальних контор були змушені звернутися до компетентних органів для зміни печаток, тоді як державні нотаріальні контори, такі як Нотаріальна контора № 1, почали працювати за новими правилами.

В інтерв'ю газеті SGGP пан Нгуєн Хо Фуонг Вінь, заступник керівника нотаріальної контори № 1 міста Хошимін, повідомив, що, не чекаючи до 1 липня, підрозділ провів внутрішнє навчання, розробив процедури щодо того, хто що робить, як зберігати та як конвертувати паперові записи в електронні.

Згідно з нормативними актами, починаючи з 1 липня, паперові нотаріально засвідчені записи повинні бути перетворені на повідомлення даних для електронного зберігання нотаріально засвідчених операцій. Нотаріально засвідчені записи, складені до 1 липня 2025 року, будуть перетворені та зберігатися в електронному вигляді відповідно до операційних вимог нотаріальної організації, яка веде записи.

За словами пана Віня, наразі в Хошиміні, як і по всій країні, електронне нотаріальне засвідчення впроваджується в багатьох напрямках, а програмне забезпечення також тестується різними способами. Зокрема, програмне забезпечення CMC Хошиміна пройшло навчання в Міністерстві юстиції, а нотаріальні контори також ознайомилися з демо-версією програмного забезпечення для електронного нотаріального засвідчення. Однак найважливішим залишаються реальні потреби людей.

«Усі нотаріальні організації можуть оснаститися електронними системами нотаріального засвідчення, але якщо людям вони не потрібні, вони все одно оберуть паперове нотаріальне засвідчення, як і раніше. Більшість електронних нотаріальних засвідчень наразі використовуються лише в установах та підрозділах, які вимагають подання документів онлайн», – проаналізував пан Вінь.

Хоча ще багато чого потрібно покращити, пан Вінь вважає, що за умови правильного впровадження електронне нотаріальне засвідчення принесе великі переваги. Якщо установи синхронізуватимуть та обмінюватимуться даними, то підроблених документів майже більше не існуватиме. Підроблені документи на право власності на землю, підроблені документи, що посвідчують особу, – все це можна усунути, якщо дані оцифрувати, перевірити за допомогою біометричних даних, відбитків пальців, фотографій очей... Нотаріусам потрібно лише шукати, щоб одразу виявити це.

За словами нотаріуса Нгуєн Хо Фуонг Віня, зміни в законодавстві мають на меті краще служити людям, але для того, щоб перетворення було справді ефективним, людям потрібен час, щоб до нього звикнути, потрібна синхронна технологічна інфраструктура та зміна мислення нотаріусів та агентств, які отримують документи.

У перший день впровадження нового закону, хоча ще багато чого потрібно налаштувати, атмосфера в нотаріальних конторах демонструє позитивний сигнал.

Не для всіх типів документів потрібна фотографія.

За словами нотаріуса Нгуєн Хо Фуонг Віня, не всі типи документів при нотаріальному засвідченні вимагають фотографії підписанта. Нотаріальна діяльність у нотаріальних організаціях поділяється на багато видів, включаючи засвідчення правочинів, засвідчення вірних копій оригіналів, засвідчення підписів та засвідчення підписів перекладачів.

З них лише засвідчення транзакцій, також відоме як нотаріально засвідчені документи, вимагає фотографування всіх сторін, які підписують документи, щоб переконатися в автентичності транзакції. Крім того, деякі дії, такі як засвідчення копій з оригіналів, засвідчення підписів або засвідчення підпису перекладачів, не вимагають фотографування.

Однак, регулювання фотографування під час засвідчення транзакцій іноді призводить до ситуацій, коли «напівсміх, напівплач» викликає. «Наприклад, нас запрошують підписати біля штаб-квартири, але це слідчий ізолятор або місце, де фотографування заборонено. У такому разі має бути консенсус, або нотаріальний відділ має бути гнучким, або сторона, що запрошує, має створити відповідні умови. Це не може бути жорстким, безумовно, одна з двох сторін повинна буде проактивно адаптуватися», – поділився пан Вінь.

КАМ НУОНГ

Джерело: https://www.sggp.org.vn/ngay-dau-ap-dung-luat-cong-chung-moi-nhip-lam-viec-tat-bat-ky-vong-ve-su-thay-doi-lon-post802068.html