Оцифрування даних: підвищення корисності, безпеки та цінності знань Бакнінь

Оцифрування даних – це не лише історія про трансформацію методів зберігання, а й стратегічний крок вперед в управлінні знаннями сучасних урядів. У Бакніні оцифрування історичних архівів дає чіткі результати: понад 3,6 мільйона сторінок документів було перетворено на електронні дані, що допомагає людям та організаціям легко здійснювати пошук, скорочує час обробки в десятки разів, одночасно підвищуючи безпеку та юридичну цінність. З громіздкого паперового архіву Бакнінь створює «цифрове сховище знань» – платформу для обслуговування електронного урядування, цифрової економіки та цифрового суспільства в цифрову епоху.

Якщо раніше пошук особистої справи, адміністративного рішення чи даних аспіранта займав години пошуку по паперовому складу, то тепер для того, щоб система видала точні, повні та юридично обґрунтовані результати, потрібно лише кілька ключових слів і кілька хвилин роботи. Типовим прикладом є випадок пані Нгуєн Тхі Тху Хыонг, вчительки середньої школи Нго Сі Ліен: за допомогою команди пошуку «Рішення про припинення стажування пані Нгуєн Тхі Тху Хыонг» файл за 1993 рік було знайдено менш ніж за три хвилини. Або, як пані Фам Тхі Нгок Ха, вчителька середньої школи Нгок Сон, легко знайшла список випускників 1969-1985 років лише за кілька пошукових операцій.

З 2022 по 2024 рік Департамент внутрішніх справ Бакніня координував роботу з консалтинговим підрозділом щодо впровадження програмного забезпечення для управління електронним архівом, удосконалюючи функції введення даних, пошуку, авторизації доступу та моніторингу змін. У період з 1948 по 2014 рік було оцифровано понад 31 300 записів, що еквівалентно 3,3 мільйонам сторінок документів формату А4, переважно директивні та адміністративні документи Народного комітету провінції, департаментів і відділів. Щороку до системи звертаються в середньому понад мільйон читачів, з 1500 онлайн-використаннями файлів, що демонструє практичну ефективність застосування електронного архіву.

За словами пана Данг Куанг Сона, директора Історичного архівного центру №1 Бакнінь, цифрові технології допомагають скоротити час пошуку у 20-30 разів порівняно з попереднім станом, водночас забезпечуючи безпеку завдяки контролю доступу, авторизації користувачів та запису історії змін. «Кожен знайдений документ — це не лише адміністративний документ, а й частина збереженої пам’яті, відновлена ​​юридична цінність та свідчення ефективності цифрової трансформації», — наголосив пан Сон.

Формування цифрової бази знань – збереження цінності

Проєкт оцифрування архівних документів має на меті не лише покращити методи роботи, але й трансформувати модель від «традиційних архівів» до «сучасного управління знаннями». З окремого сховища документів, Історичний архівний центр №1 Бакнінь сформував взаємопов’язану екосистему даних, де кожен документ, постанова, офіційне розпорядження та файл державного службовця позначені та пов’язані за часом, установою, що видала документ, галуззю та темою. Створення «Архіву знань» допомагає користувачам використовувати інформацію в контексті, відкриваючи можливості для аналізу, складання статистики та застосування даних для багатьох цілей: адміністрування, досліджень, освіти , культури та права.

Однак, шлях оцифрування також стикається з багатьма труднощами. Деяким документам доводиться до десятиліть, а їхній фізичний стан погіршений, що ускладнює сканування, ідентифікацію та виправлення даних. Багато документів не мають резюме, а формат не уніфікований, що вимагає трудомісткої бізнес-обробки. Крім того, затвердження процесу, оцінка та прийняття оцифрованих продуктів відповідно до чинних норм також займає багато часу, що впливає на прогрес. З іншого боку, оскільки сервер зберігання розташований у Департаменті науки і технологій, коли виникає проблема з лінією передачі, експлуатація тимчасово переривається. На сьогоднішній день рівень оцифрованих документів досяг лише близько 75% від загальної кількості документів, що зберігаються на складі (станом на 2020 рік), тоді як щороку Центр все ще отримує великий обсяг нових документів.

Щоб подолати це обмеження та продовжити розширення масштабів, Народний комітет провінції Бакнінь схвалив проект «Оцифрування документів у Провінційному історичному архіві на період 2025-2029 років» із загальним бюджетом близько 23 мільярдів донгів, метою якого є оцифрування додаткових 3,8 мільйона сторінок формату А4 адміністративних документів Провінційного народного комітету, департаментів і відділів. Це важливий крок для завершення створення всього цифрового адміністративного сховища даних провінції, рухаючись до моделі «Електронний уряд – електронне сховище – обслуговування електронних громадян».

Згідно з планом, Міністерство внутрішніх справ візьме на себе ініціативу у впровадженні та координації з відповідними агентствами та підрозділами для забезпечення точності, повноти та безпеки даних. Історичний архівний центр Бакнінь № 1 відповідає за вибір авторитетних технологічних партнерів, організацію спеціалізованих команд з оцифрування та сприяння комунікації, щоб допомогти громадянам використовувати оцифровані дані. До середини 2025 року Центр оцифрував понад 330 000 сторінок документів Провінційного народного комітету та Міністерств освіти та навчання, науки і технологій, створивши передумови для наступного етапу.

Родзинкою моделі Бакнінь є інтеграція інфраструктури цифрового зберігання даних з багаторівневою децентралізованою безпекою. Система не лише дозволяє швидкий пошук, але й відстежує журнали доступу, виявляє аномалії та повністю захищає оригінальні дані. Це важливий критерій у контексті просування урядом Національної стратегії даних до 2030 року, яка вимагає від населених пунктів трансформувати модель зберігання з «зберігання документів» на «управління активами даних».

З ширшої точки зору, Бакнінь формує розумну модель зберігання, де минулі дані стають ресурсом для майбутнього. Коли історичні документи оцифровуються, пов'язуються та захищаються, вони не лише служать адміністративній роботі, але й створюють основу для аналітичних застосувань, прогнозування, політичних досліджень та місцевої історичної освіти.

Загалом, проєкт оцифрування архівів Бакніня демонструє сталий підхід до цифрової трансформації, не лише «перетворюючи папір на дані», а й «перетворюючи документи на знання, знання на цінності». Коли весь процес архівування, пошуку та управління записами автоматизований та прозорий, Бакнінь не лише зберігає місцеву адміністративну пам’ять, але й створює платформу даних для розумного уряду, ефективніше обслуговуючи людей та бізнес у цифрову епоху.

Центр науково-технічної комунікації

Джерело: https://mst.gov.vn/so-hoa-du-lieu-nang-cao-tien-ich-bao-mat-va-gia-tri-tri-thuc-cua-bac-ninh-197251021190245633.htm