Застосування штучного інтелекту підвищує ефективність виконання адміністративних процедур

VHO - Застосування штучного інтелекту (ШІ) в адміністративному процесі врегулювання є не лише оптимальним рішенням для ситуацій, які можуть виникнути під час виконання завдання з організації апарату та адміністративних одиниць, але й стратегічним кроком, що формує майбутній розвиток місцевості в напрямку цифрового урядування.

Команда ІТ-інженерів VNPT впроваджує технологічні рішення для обслуговування клієнтів.

Завдання реструктуризації апарату та адміністративних одиниць, особливо реструктуризація адміністративних одиниць на районному та комунальному рівнях, є важливою політикою зі стратегічним значенням для оптимізації апарату та підвищення ефективності та результативності управління. Однак цей процес породжує та призведе до значних труднощів у сфері врегулювання адміністративних процедур.

Зокрема, зміна адміністративних меж, назв та пов'язаних з ними правил спричинила плутанину та брак інформації для людей та підприємств, що призвело до раптового збільшення потреби у питаннях та відповідях, а також у впровадженні адміністративних процедур. Крім того, в контексті оптимізації нарахування заробітної плати команда посадовців та державних службовців повинна як опанувати нові бізнес-процеси, так і обробляти зростаючу кількість документів, що створює великий тиск та потенційні ризики затримок та помилок.

Щоб ефективно вирішити ці проблеми, забезпечити безперебійний та прозорий процес оформлення документів, мінімізувати незручності для людей та бізнесу, а також оптимізувати адміністративні ресурси, В'єтнамська група пошт та телекомунікацій (VNPT) розробила спеціалізовані програми штучного інтелекту для підтримки ефективного виконання адміністративних процедур протягом перехідного періоду.

«Персоналізація» для обслуговування людей та бізнесу

«Віртуальний помічник громадянина для бізнесу» – це інтегрована платформа зі штучним інтелектом, яка діє як єдина інтелектуальна цифрова точка дотику, комплексно підтримуючи громадян та бізнес у всіх питаннях адміністративних процедур, що виникають у процесі злиття.

Завдяки можливості автоматично відповідати на інформацію цілодобово, цей додаток використовує технологію обробки природної мови (NLP), щоб розуміти та точно й негайно відповідати на тисячі запитань від людей та підприємств щодо нових адміністративних кордонів, змін назв та необхідних документів, які потребують коригування (реєстрація домогосподарства, посвідчення особи громадянина, бізнес-ліцензія, сертифікат права користування землею тощо). Додаток також надає інформацію про нові політики та правила, що виникають після об'єднання, у зрозумілій та персоналізованій формі для кожного випадку.

З іншого боку, на основі інформації, наданої користувачем (тип документа, який потрібно змінити, стара/нова адреса, вид бізнесу), штучний інтелект автоматично визначатиме адміністративні процедури, які необхідно виконати, та надаватиме детальні інструкції для кожного кроку та кожного документа, який потрібно підготувати, водночас надаючи прямі посилання на електронні форми, які потрібно заповнити, навіть підтримуючи автоматичне заповнення частини інформації, якщо дані вже доступні в національній базі даних, мінімізуючи помилки та час для людей.

Ця система штучного інтелекту також автоматично збирає, аналізує та оновлює найновіші правові документи та оголошення від міністерств, галузей та місцевих органів влади, пов’язані зі злиттями, забезпечуючи постійну точність та своєчасність інформації для людей та бізнесу.

Завдяки вищезазначеним функціям, застосунок штучного інтелекту «Віртуальний помічник для громадян – підприємств» значно зменшить навантаження на прямих опитувань для посадовців, відповідальних за адміністративні процедури, звільняючи їхній час для зосередження на обробці складних документів, які потребують поглибленої оцінки.

Додаток також допомагає покращити задоволеність та досвід людей і підприємств, допомагаючи їм проактивно шукати інформацію та виконувати адміністративні процедури будь-коли та будь-де, скорочуючи час очікування та подорожей, створюючи прозорість та довіру. Зокрема, додаток також забезпечує однорідність та точність інформації, обмежуючи ситуації, коли кожне місце пояснює по-різному, що призводить до плутанини, створюючи справедливість для всіх суб'єктів.

Штучний інтелект підтримує обробку адміністративних процедур

VNPT також розробила серію програм штучного інтелекту, глибоко інтегрованих у систему обробки адміністративних процедур, щоб допомогти посадовцям та державним службовцям ефективніше обробляти адміністративні процедури протягом перехідного періоду.

Перш за все, існує система штучного інтелекту, яка підтримує інтелектуальну класифікацію та перевірку записів. Ці штучні інтелекти використовують технологію «комп’ютерного зору» для автоматичного сканування, розпізнавання та зчитування інформації з документів і записів; автоматично класифікують записи, витягують дані та перевіряють їх достовірність відповідно до нових правил та форм адміністративних одиниць після об’єднання; потім автоматично попереджають про недоліки, помилки або недійсні записи, допомагаючи посадовцям виявляти їх на ранній стадії та своєчасно запитувати доповнення, зменшуючи кількість записів, які необхідно повернути.

Далі йдуть штучні інтелекти, які підтримують прийняття рішень та обробку файлів. Ці штучні інтелекти аналізуватимуть дані з файлів, порівнюватимуть їх з відповідними нормативними актами, щоб пропонувати рішення або наступні кроки для посадовців. У складних випадках штучний інтелект може вказати на моменти, на які слід звернути увагу, або на відповідні юридичні документи, на які посадовці можуть посилатися, що пришвидшує процес оцінювання.

Зрештою, ШІ автоматизує звітність та статистику. Відповідно, застосунок автоматично синтезуватиме дані з процесу отримання та обробки адміністративних процедур (кількість записів, середній час обробки, найчастіше зустрічаються типи адміністративних процедур, типові помилки тощо).

Звідти створюйте візуальні статистичні звіти в режимі реального часу, допомагаючи місцевим керівникам, департаментам, філіям та секторам мати повне уявлення про ефективність врегулювання адміністративних процедур, легко виявляти вузькі місця для своєчасного надання вказівок.

Результати практичних випробувань показують, що ці системи штучного інтелекту значно підвищили продуктивність персоналу, зменшили кількість ручних, повторюваних та схильних до помилок завдань, допомогли співробітникам зосередитися на професійних завданнях, а також вирішувати складніші проблеми; забезпечили прозорість та справедливість у виконанні адміністративних процедур, коли процеси були оцифровані та контрольовані штучним інтелектом, мінімізуючи суб'єктивне втручання та негативні ризики; водночас надали точні та своєчасні дані для керівництва, підтримуючи низових та місцевих лідерів у прийнятті швидких та ефективних виконавчих рішень на основі реальних даних.

Відчуйте сучасне, швидке та ефективне цифрове адміністрування

Пілотне застосування штучного інтелекту для підтримки обробки адміністративних процедур у місті Хошимін у травні 2025 року принесло багато позитивних результатів. Зокрема: час на прийом та реагування на звернення людей значно скоротився; люди та підприємства отримують точнішу підтримку, що зменшує необхідність багаторазових поїздок; водночас посадовці також мають додаткові інструменти для підтримки більш проактивної та ефективної обробки документів.

Відповідно, система штучного інтелекту щодня підтримувала прийом в середньому 10 000-13 000 документів, поданих безпосередньо громадянами, що допомагало заощадити час обробки приблизно на 1400 годин на день, понад 30 800 годин на місяць та 369 600 годин на рік, що еквівалентно роботі близько 175 співробітників.

Крім того, програми штучного інтелекту також підтримують отримання в середньому 5000-6000 онлайн-заявок на день, що допомагає заощадити час обробки приблизно на 550 годин на день, понад 12 100 годин на місяць та 145 200 годин на рік, що еквівалентно роботі майже 70 співробітників.

Крім того, коли люди та підприємства відстежують хід адміністративних процедур, вони можуть шукати та відображати інформацію про транзакції людей через ChatBot, допомагаючи відчути весь процес. Застосування штучного інтелекту до Порталу державних послуг та Інформаційної системи адміністративних процедур допомогло оптимізувати процес, скоротити час очікування та витрати на обробку, забезпечивши швидкі та прозорі послуги, а також щире обслуговування людей.

Для VNPT штучний інтелект — це не лише тренд, а й довгострокова стратегія, яка була започаткована дуже рано. Оскільки VNPT розуміє, що опанування технології штучного інтелекту неможливо здійснити за короткий час, а вимагає систематичних, сталих та далекоглядних інвестицій. VNPT чітко визначає три основні напрямки, які потребують інвестицій: люди, інфраструктура та дані. Для справжнього розвитку штучного інтелекту лише фінансування недостатньо, потрібні також гнучкі механізми, спеціальна політика та рішучість діяти.

Технології штучного інтелекту, розроблені VNPT, упаковані в конкретні продукти та послуги, тісно інтегровані в цифрову екосистему, що розгортається для уряду, населення та бізнесу. Завдяки цьому процесу «реальна робота – реальне використання» технологія штучного інтелекту VNPT дедалі більше вдосконалюється, а команда відділу кадрів зі штучного інтелекту також стає дедалі зрілішою.

За матеріалами газети THAI LINH/Nhan Dan

Посилання на оригінальну статтю

Джерело: https://baovanhoa.vn/nhip-song-so/ung-dung-ai-nang-cao-hieu-qua-giai-quyet-thu-tuc-hanh-chinh-143013.html