رقمنة السجلات في مركز أرشيف المدينة

توحيد الأعمال

نظمت وزارة الداخلية مؤخرا في مدينة فونج دين مؤتمرا تدريبيا حول VTLT بمشاركة العديد من الكوادر والموظفين المدنيين والموظفين العموميين من الإدارات المتخصصة ولجان الشعب في البلديات والأحياء والبلدات إلى المدارس في جميع أنحاء المنطقة.

ويعتبر أحد المحتويات المهمة للبرنامج هو التوجيه الشامل بشأن العمليات الأساسية في الإدارة العامة عند تشغيل الحكومات المحلية ذات المستويين. من كيفية إنشاء السجلات، وإرسال المستندات إلى أرشيف الوكالة؛ لإدارة المستندات الصادرة والواردة؛ التقديم الإلكتروني؛ جمع الوثائق وتحريرها وتحديد قيمتها... كل ذلك يتم تقديمه بشكل منهجي، قريب من الواقع في الأساس.

تم توجيه المسؤولين المشاركين في التدريب بشكل مباشر وحل مشاكلهم عند استخدام أنظمة البرامج المشتركة للمدينة، وفي الوقت نفسه اقتربوا من تنفيذ القرار 458/QD-TTg لرئيس الوزراء بشأن الأرشفة الإلكترونية للوثائق للفترة 2020-2025. وهذه خطوة تحضيرية ضرورية لعملية التحديث الإداري وبناء أرشيف رقمي، نحو الحكومة الرقمية.

قال السيد تران نجوين هوانغ، أحد موظفي اللجنة الشعبية لبلدية فونغ تشونغ: "في السابق، كنتُ أقوم بالأعمال المكتبية بناءً على خبرتي العملية. ومن خلال الدورة التدريبية، تم شرح العديد من الإجراءات بوضوح، وخاصةً إنشاء السجلات الإلكترونية وجمع الوثائق وفقًا للمعايير الجديدة. أعتقد أنه مع بدء تطبيق نظام الحكومة ثنائية المستوى، ستُسهم هذه المعرفة في تسهيل العمل".

لا يقتصر الأمر على بلدة فونج دين فحسب، بل تعمل وزارة الداخلية على توفير المعرفة والمهارات الأرشيفية لمسؤولي البلدية والحي لتشغيل حكومة محلية ذات مستويين لجميع المسؤولين والموظفين المدنيين والموظفين العموميين في المدينة.

قالت السيدة نجوين ثي لين، موظفة حكومية في قسم الاستقبال والنتائج الحديث في دائرة آن كو، مقاطعة ثوان هوا: "ساعدني التدريب على تنظيم عملية العمل بأكملها، بدءًا من إنشاء السجلات، وترتيب المستندات، وصولًا إلى تقديم المستندات الإلكترونية وإدارتها. وهذا يزيد من ثقتي في إنشاء سجلات مطابقة للمعايير، مما يُسهم في جعل عملية التعامل مع الإجراءات الإدارية سريعة ومريحة وشفافة."

إن التوجيه 05/CT-UBND، المؤرخ 1 أبريل 2025 للجنة الشعبية لمدينة هوي والخطة رقم 1198/KH-SNV، المؤرخة 17 أبريل 2025 لوزارة الشؤون الداخلية بشأن تعزيز إدارة عمل VTLT في عملية إعادة تنظيم جهاز النظام السياسي وفقًا للاستنتاج رقم 127-KL/TW للمكتب السياسي يُظهر الاستعداد الجاد لمدينة هوي في بناء فريق من كوادر البلديات والأحياء ذات القدرة الكافية على الأرشفة الرقمية. يتم إصدار لوائح تفصيلية واضحة بشأن عملية رقمنة الأرشيفات الرقمية وحفظها واستغلالها وتدميرها، مما يخلق أساسًا قانونيًا متينًا لأعمال التدريب.

إن تزويد مسؤولي البلديات والأحياء بالمهارات الأرشفية لا يلبي المتطلبات الفورية فحسب، بل إنه أيضًا شرط لبناء الحكومة الإلكترونية والحكومة الرقمية التي تلعب دورًا مركزيًا في عملية الثورة الإدارية.

المتطلبات الجديدة في العصر الرقمي

ومن منظور مهني، قال السيد نجوين تات ثانج، مدير مركز الأرشيف بوزارة الداخلية: "في سياق الحكومة ذات المستويين والتحول الرقمي، لم يعد الأرشفة التزامًا إداريًا بحتًا بل أصبح عاملًا رئيسيًا في نظام البيانات التشغيلي".

وبحسب السيد ثانج، فإن العديد من الوحدات على مستوى البلديات والأحياء لا تزال في حيرة بشأن إنشاء السجلات الإلكترونية وتصنيف وتحديد قيمة الوثائق. يساعد برنامج التدريب الموظفين على فهم الإجراءات القياسية وزيادة الوعي بدور الأرشفة في عملية تنظيم جهاز مبسط وفعال. أكد السيد ثانغ أن "الحكومة ذات المستويين لا تستطيع العمل بفعالية إذا ظلت البيانات الإدارية مُربكة. هناك حاجة إلى نظام تخزين إلكتروني مركزي ومتزامن ومستدام".

وبحسب وزارة الداخلية، فإن التنفيذ الأولي للتدريب المتزامن في المحليات حقق نتائج إيجابية، مما ساعد المسؤولين على أن يكونوا أكثر استباقية في أرشفة الوثائق الرسمية وبناء نموذج للأرشيف الرقمي على مستوى القاعدة الشعبية. بعد التدريب، قامت العديد من البلديات والأحياء بمراجعة وإعادة ترتيب سجلاتها، ووضع الوثائق المهمة في نظام التخزين الإلكتروني، والاستعداد لنقل البيانات عندما يبدأ نموذج الحكومة ذات المستويين العمل رسميًا.

في سياق إعادة هيكلة الجهاز الإداري نحو تبسيط الإجراءات وزيادة الكفاءة، لم يعد تجهيز موظفي البلديات والأحياء بالكامل بالمعرفة ومهارات الأرشفة خيارًا بل أصبح متطلبًا إلزاميًا. وهذا عامل مهم في تحويل نموذج الإدارة من اليدوي إلى الرقمي، ومن الإدارة الورقية إلى العمليات القائمة على البيانات. والأهم من ذلك أن هذه خطوة أساسية نحو تشكيل إدارة حديثة تخدم الشعب بشكل أسرع وأدق وشفافية.

المقال والصور: هاي ثوان

المصدر: https://huengaynay.vn/chinh-tri-xa-hoi/cai-cach-hanh-chinh/chuan-bi-cong-tac-van-thu-luu-tru-cho-chinh-quyen-dia-phuong-2-cap-154089.html