تعزيز إدارة العمل الوثائقي والأرشيفي بما يخدم تنظيم وترتيب النظام السياسي في المدينة.

وهذه مهمة عاجلة وهامة، ولها أهمية كبيرة في الحفاظ على الوثائق الإدارية وصيانتها - وهي وثائق قيمة للوكالات والمنظمات؛ وفي الوقت نفسه، فإنه يضمن الميراث والخدمة في الوقت المناسب للإدارة والتوجيه والتشغيل في فترة الانتقال. تم بناء الخطة بهدف تحديد محتوى العمل وخارطة الطريق ووقت الإنجاز والمسؤوليات المحددة لكل وكالة ووحدة بشكل واضح. وعليه، فإن التنفيذ الصارم للأمر الرسمي رقم 414/BNV-VTLTNN المؤرخ 19 مارس 2025 الصادر عن وزارة الداخلية والتوجيه رقم 06/CT-UBND المؤرخ 2 أبريل 2025 الصادر عن رئيس لجنة الشعب بالمدينة هو شرط إلزامي، مما يخلق الأساس لإدارة فعالة وعلمية لوثائق الدولة.

تطلب لجنة الشعب بالمدينة من الإدارات والفروع والقطاعات ولجان الشعب بالمناطق والبلديات والوكالات والمنظمات والنقابات ذات الصلة تكثيف الدعاية والنشر والفهم لمحتوى التوجيه 06/CT-UBND بين الكوادر والموظفين المدنيين والموظفين العموميين. ومن ثم رفع مستوى الوعي والشعور بالمسؤولية في مجال العمل الوثائقي والأرشيفي، خاصة في ظل التغيرات العديدة التي يشهدها التنظيم والكوادر البشرية.

ومن أهم محتويات الخطة ضرورة ربط محتوى العمل بالوظائف والمهام والمسؤوليات لكل وكالة ووحدة وفرد مكلف بالرئاسة والتنسيق الوثيق مع الوحدات ذات الصلة من أجل التنفيذ الفعال. يجب أن يكون لكل خطوة في خريطة الطريق وقت إكمال محدد لتجنب التداخل أو المهام المفقودة. يجب مراجعة قواعد البيانات والسجلات والوثائق الإدارية وتصنيفها وتوثيقها بالكامل ونقلها وفقًا للأنظمة، وخاصة مع الهيئات والوحدات التي يتم دمجها أو توحيدها أو حلها. يجب تقديم الوثائق ذات القيمة التاريخية على الفور إلى أرشيف المدينة التاريخي وفقًا للقانون.

وفي عملية إعادة تنظيم الجهاز، لا يعد تخزين الوثائق متطلبًا فنيًا إداريًا فحسب، بل هو أيضًا متطلب استراتيجي، يهدف إلى ضمان الخلافة في إدارة الدولة وعدم مقاطعة عمل النظام السياسي . يجب إدارة النظام بأكمله من الوثائق والسجلات والبيانات الإلكترونية بشكل جدي وسري وآمن تمامًا.

وتؤكد الخطة أيضًا على الحاجة إلى التنسيق المنتظم بين الوكالات والوحدات؛ التطبيق الفعال لتكنولوجيا المعلومات في أعمال الوثائق والأرشيف، وتحسين جودة إدارة الوثائق الإلكترونية في البيئة الرقمية.

وبناءً على ذلك، تقوم الوكالات والمنظمات بمراجعة جميع الوثائق غير المحررة، وتستبعد في البداية الوثائق التي لا تحتاج إلى تخزين طويل الأجل مثل الكتب والصحف والمجلات والمسودات والمواد المرجعية وما إلى ذلك. وفي الوقت نفسه، يقومون بتجميع الإحصاءات وفهرسة ملفات العمل غير المكتملة، وترتيب الوثائق وتعبئتها في مجموعات: مكتملة وغير مكتملة؛ حيث يجب جمع السجلات غير المكتملة بشكل منفصل وتدوينها بوضوح.

بالنسبة للوثائق الورقية الرقمية، تكون الوحدات مسؤولة عن عمل نسخة احتياطية من البيانات على أجهزة التخزين، وختمها وتسليمها مع قاعدة البيانات الإلكترونية. من الضروري تجهيز مستودع مناسب لتخزين المستندات بشكل آمن، والتأكد من عدم فقدانها أو تلفها.

بعد الانتهاء من الترتيب التنظيمي، ستقوم وزارة الداخلية بإحالة لجنة شعب المدينة إلى تطوير وتقديم مشروع للتعامل مع الوثائق المتبقية، والتنسيق مع الجهات ذات الصلة لتنظيم إدارة وتخزين واستغلال الوثائق بعد الترتيب بشكل فعال.

المصدر: https://haiphong.gov.vn/tin-tuc-su-kien/tang-cuong-quan-ly-cong-tac-van-thu-luu-tru-phuc-vu-sap-xep-to-chuc-bo-may-he-thong-chinh-tri-tr-748626