অর্থ মন্ত্রণালয়ের সার্কুলার ৬৭ অনুসারে, বীমা কোম্পানিগুলিকে গ্রাহকদের সাথে পরামর্শ প্রক্রিয়া রেকর্ড করতে হবে।

২০২৪ সালের অক্টোবরের মাঝামাঝি সময়ে বীমা ক্রয়কারী BIDV MetLife বীমা গ্রাহকদের একজন হিসেবে, মিসেস ট্রুং থু থুই (কাউ গিয়া, হ্যানয় ) তাদের বীমা পরামর্শ রেকর্ড করা গ্রাহকদের প্রথম দলের মধ্যে ছিলেন।

"যখন পরামর্শদাতা পরামর্শ প্রক্রিয়াটি রেকর্ড করার পরামর্শ দিয়েছিলেন, তখন আমি বেশ ভীত ছিলাম কারণ বীমা পণ্য সম্পর্কে তথ্য খুবই ব্যক্তিগত এবং উচ্চ স্তরের গোপনীয়তার প্রয়োজন। তবে, এই প্রক্রিয়ার সুবিধাগুলি, যেমন বর্ধিত আস্থা এবং দ্রুত চুক্তি জারি, ব্যাখ্যা করার পরে, আমি আরও স্বাচ্ছন্দ্য বোধ করেছি," মিসেস থুই শেয়ার করেছেন।

বিআইডিভি মেটলাইফের একজন প্রতিনিধি বলেন যে বীমা পরামর্শের সময় ভয়েস রেকর্ডিংয়ের প্রয়োগ গ্রাহকদের দ্বিগুণ সুবিধা বয়ে আনবে। প্রথমত, এটি তথ্যের নির্ভরযোগ্যতা এবং স্বচ্ছতা বৃদ্ধি করে। গ্রাহকরা নিশ্চিত এবং সুরক্ষিত থাকবেন কারণ প্রতিটি তথ্য সংরক্ষণ, পরীক্ষা এবং কোনও সমস্যার ক্ষেত্রে যাচাই করা যাবে। তদুপরি, পরামর্শ রেকর্ডিংয়ের মাধ্যমে, চুক্তি প্রক্রিয়াটি আরও মসৃণ হবে কারণ গ্রাহকদের অতিরিক্ত ফোন যাচাইকরণ পদ্ধতির মধ্য দিয়ে যেতে হবে না, যার ফলে আমলাতান্ত্রিক পদক্ষেপগুলি হ্রাস পাবে।

anh1.jpg সম্পর্কে
বিআইডিভি মেটলাইফ গ্রাহকদের ভয়েস রেকর্ডিংয়ের সুবিধা সম্পর্কে পরামর্শ দেয়। ছবি: বিআইডিভি মেটলাইফ

বীমা পরামর্শের সময় ভয়েস রেকর্ডিং কার্যকরভাবে বাস্তবায়নের জন্য, বিআইডিভি মেটলাইফ পলিসিধারক এবং পরামর্শদাতা উভয়ের জন্য ভয়েস রেকর্ডিংয়ের পদ্ধতি এবং সুবিধা সম্পর্কে অসংখ্য প্রশিক্ষণ কর্মসূচি চালু করেছে।

বিআইডিভি মেটলাইফ তার পরামর্শদাতাদের দলের জন্য ভয়েস রেকর্ডিংয়ের উপর অসংখ্য প্রশিক্ষণ সেশনের আয়োজন করেছিল, যেখানে পরামর্শদাতাদের রেকর্ডিং প্রক্রিয়াটি কীভাবে ব্যাখ্যা করতে হবে, গ্রাহকদের সাথে রেকর্ডিং স্ক্রিপ্টগুলি কীভাবে আলোচনা করতে হবে এবং পরীক্ষার জন্য খসড়াগুলি কীভাবে রেকর্ড করতে হবে সে সম্পর্কে নির্দেশনা দেওয়া হয়েছিল। একই সাথে, এই প্রশিক্ষণ সেশনগুলি পরামর্শদাতাদের গ্রাহকদের কাছে এই কার্যকলাপের সুবিধাগুলি ব্যাখ্যা করার জন্য দক্ষ এবং ভদ্র ভাষা ব্যবহার অনুশীলন করতে সহায়তা করেছিল।

এছাড়াও, বিআইডিভি মেটলাইফ তাদের প্রশিক্ষণ প্রক্রিয়ায় অডিও রেকর্ডিং অন্তর্ভুক্ত করে পরিষেবা উন্নত করতে এবং গ্রাহকদের আরও ভালো অভিজ্ঞতা প্রদান করে।

বিআইডিভি মেটলাইফের একজন প্রতিনিধি বলেন: “অডিও রেকর্ডিং থেকে প্রাপ্ত তথ্য লেনদেনের প্রমাণ হিসেবে কাজ করে, পরামর্শদাতাদের তথ্য সংরক্ষণ করতে এবং ভবিষ্যতের বিরোধ কমাতে সাহায্য করে। গ্রাহকরা তাদের চুক্তির তথ্যের নির্ভুলতা এবং স্বচ্ছতা সম্পর্কে নিশ্চিত থাকতে পারেন। গ্রাহকরা যদি তাদের তথ্য প্রকাশ করতে সম্মত হন, তাহলে এই অডিও রেকর্ডিংগুলি অভ্যন্তরীণ প্রশিক্ষণের জন্য মূল্যবান সম্পদও হবে, যা সামগ্রিক গ্রাহক অভিজ্ঞতা বৃদ্ধি করবে।”

anh2.jpg
বিআইডিভি মেটলাইফে একটি ভয়েস রেকর্ডিং প্রশিক্ষণ অধিবেশন। ছবি: বিআইডিভি মেটলাইফ

Ngoc Mai (BIDV MetLife-এ ২ বছরের অভিজ্ঞতাসম্পন্ন একজন বীমা পরামর্শদাতা) বলেন: “BIDV MetLife-এ কথোপকথন রেকর্ড করা খুবই সহজ এবং সহজ, এবং বেশিরভাগ গ্রাহক আনন্দের সাথে সহযোগিতা করেন। রেকর্ডিং করার আগে, আমি সর্বদা পণ্য, নিয়মকানুন এবং পদ্ধতি সম্পর্কে স্পষ্টভাবে পরামর্শ দিই যাতে গ্রাহকরা সম্পূর্ণরূপে বুঝতে পারেন, এবং রেকর্ডিং প্রক্রিয়াটি যতটা সম্ভব স্পষ্ট করার জন্য আমি আগে থেকে রেকর্ডিং স্ক্রিপ্ট অনুশীলন করি।”

একই সাথে, বিআইডিভি মেটলাইফের অপারেশন বিভাগ গ্রাহক এবং পরামর্শদাতা উভয়েরই সর্বোত্তম স্বার্থ নিশ্চিত করে অডিও রেকর্ডিং গ্রহণ এবং প্রক্রিয়াকরণের জন্য দ্রুত পদ্ধতি বাস্তবায়ন করেছে। বীমা গ্রাহকদের ব্যক্তিগত তথ্য সুরক্ষিত রাখার জন্য রেকর্ডিংগুলি একটি কঠোর প্রক্রিয়ার মাধ্যমে সংরক্ষণ করা হবে।

লে থান