Změna nové adresy: Co musí firmy udělat, aby se vyhnuly chybě a nesešly z cesty

Od 1. července představuje převod administrativních hranic na dvě úrovně velké množství práce a vyžaduje od podniků pečlivou přípravu, aby se předešlo rizikům a narušení provozu systému.

Změna administrativních adres bude mít velký dopad na fungování agentur, organizací a podniků - Ilustrační foto: HP

Od 1. července vytvoří přechod z tříúrovňových administrativních hranic na dvouúrovňové obrovské množství práce pro všechny zúčastněné strany, od státních orgánů správy, místních úřadů až po podniky, zejména technické systémy a služby, které využívají mapy a adresy.

Tento proces vyžaduje pečlivou přípravu, aby se předešlo rizikům, chybám a provozním narušením.

Identifikujte 6 výzev

Podle pana On Nhu Binha, spoluzakladatele a generálního ředitele společnosti EMDDI Joint Stock Company (dopravní platformy pro společnosti jako Xanh SM, Taxi Group, Lado atd.), bude mít změna administrativních adres významný dopad na provoz mnoha podniků.

Zejména odvětví jako elektronické obchodování, doprava (včetně taxislužby, spolujízdy, rozvozu, logistiky) a nemovitosti budou výrazně ovlivněny.

Mezitím budou podniky v jiných odvětvích, zejména ty, které používají software pro správu na úrovni obvodů/obcí, potřebovat více času na synchronní implementaci těchto změn.

Pan Binh předpovídá, že během transformačního procesu budou organizace čelit šesti hlavním skupinám výzev.

Zaprvé, pracovní zátěž je velká a existuje riziko chyb a sankcí. Je důležité rozlišovat mezi „používáním adres v každodenním provozu“ a „požadavky na převod a ukládání adres podle nových administrativních jednotek“.

Bez konkrétního plánu a předvídání vznikajících situací jsou organizace náchylné k narušení systémů, chybám a možným sankcím dle předpisů.

Za druhé, riziko používání mapových API třetích stran. V současné době mnoho poskytovatelů mapových API dosud nepotvrdilo svou schopnost plně podporovat nové administrativní adresy. Někteří zahájili pilotní projekty, ale přesnost nebyla potvrzena.

Aplikace používající mapová API třetích stran proto musí předvídat rizika, pokud je adresa nesprávná.

Za třetí, pro uživatele je obtížné identifikovat ekvivalentní adresy mezi starou a novou. Převod může způsobit zmatek. Například pan Binh uvedl příklad: v minulosti bylo snadné rozlišit „5 Quang Trung (Hoan Kiem)“ od „5 Quang Trung (Ha Dong)“, ale v dvouúrovňovém adresním systému může nedostatek informací o okrese snadno způsobit zmatek v komunikaci, doručování a cestování.

Za čtvrté, standardizujte adresní data. Konverze je efektivní pouze tehdy, jsou-li vstupní data standardizovaná. Pokud jsou adresy zadávány nahodile, ne ve standardním formátu, nebo jsou psány ručně nekonzistentně, proces zpracování a konverze se stává komplikovaným a nákladným.

Za páté, požadavek na vystavení faktur na novou adresu. Současné předpisy vyžadují vystavení faktur na nové administrativní adrese. Některé operační systémy však mohou stále používat starou adresu. Proto je nutné, aby firmy kontrolovaly a aktualizovaly informace a spolupracovaly s daňovými úřady na konkrétních pokynech, aby se předešlo chybám v daňovém přiznání a vystavení faktur.

Za šesté, skryté náklady během přechodu. Od aktualizace softwarových systémů, úpravy API, úpravy značení, přetisku faktur, smluv... to vše vzniká jako náklady. Tyto náklady mohou být značné, zejména pro podniky s velkými provozy nebo mnoha kontaktními body s adresními daty.

Ukládejte staré a nové adresy paralelně

Aby se minimalizovaly náklady spojené s výše uvedenými riziky, pan Binh navrhuje některá řešení, na která se organizace mohou odvolat. V první řadě je nutné plánovat konverzi dat kontrolovaným způsobem, včetně kontroly, porovnávání a testování kroků před oficiálním zavedením.

Současné uložení staré i nové adresy zpočátku je také způsobem, jak zajistit nepřerušovaný provoz. Systémy by navíc měly podporovat zobrazení obou formátů adres, nebo alespoň uživatelům poskytovat možnost znát odpovídající novou adresu.

To pomůže uživatelům postupně si zvyknout na novou adresu a omezí nejasnosti. Zejména aktualizace faktur na novou adresu vyžaduje úzkou koordinaci s daňovými úřady, aby byl zajištěn soulad s předpisy a vyhnuly se právním rizikům.

Pan Binh nakonec uvedl, že pokud se vládě v současné době podaří podpořit standardizaci a synchronní implementaci PSČ pro administrativní adresy na dvou úrovních, bude to optimální základní řešení.

To nejen pomáhá synchronizovat systémy mezi stranami (mapy, doprava, administrativa a obchod), ale také šetří spoustu zdrojů v budoucnu, pokud dojde k nějakým dalším změnám.

HONG PHUC

Zdroj: https://tuoitre.vn/doi-dia-chi-moi-viec-doanh-nghiep-can-lam-de-tranh-sai-mot-li-di-mot-dam-20250702121709135.htm