Pokyny pro sjednocení digitalizace záznamů a dokumentů v politickém systému

Ministerstvo vědy a technologií vydalo 29. listopadu 2025 oficiální zprávu č. 7197/BKHCN-CĐSQG, která poskytuje jednotné pokyny k digitalizaci záznamů a dokumentů v celém politickém systému. Dokument byl vydán za účelem plnění úkolů stanovených Ústředním řídícím výborem pro vědu, technologický rozvoj, inovace a digitální transformaci a zároveň vytvoření právního základu pro jednotné uplatňování pokynů agenturami od ústřední až po místní úroveň v procesu národní digitální transformace.

Ilustrační fotografie

Tyto pokyny se vztahují na převod záznamů a dokumentů z papírové nebo archivované podoby do digitální podoby za účelem efektivní správy, ukládání a využívání. Pro zajištění přesnosti, konzistence a bezpečnosti digitálních záznamů stanoví Ministerstvo vědy a technologií 10 základních zásad, které musí dodržovat všechny agentury a útvary.

Digitalizované dokumenty musí proto zajišťovat integritu, přesně odrážet původní obsah a neztrácet právní hodnotu. Formáty, datové struktury a metadata musí splňovat technické standardy a zajišťovat možnost propojení a sdílení dat. Digitalizace musí být rovněž v souladu s předpisy o informační bezpečnosti, ochraně státního tajemství a osobních údajů. Veškeré editační a přístupové operace musí být plně sledovány. Zároveň budou pro digitalizaci upřednostňovány dokumenty s vysokou hodnotou nebo přímo sloužící řízení a poskytování veřejných služeb.

Dokument popisuje proces výběru dokumentů, posouzení rizik, odhad nákladů a postupy digitalizace. Konkrétně:

1. Výběr záznamů a dokumentů: Mezi dokumenty, které jsou upřednostňovány pro digitalizaci, patří trvalé archivy, dokumenty často konzultované, dokumenty sloužící správní reformě nebo dokumenty, u kterých existuje riziko poškození při přímém použití. Naopak dokumenty, které již mají elektronické dokumenty s digitálními podpisy, dočasné dokumenty nebo dokumenty, jejichž doba uložení uplynula, digitalizaci nepodléhají.

2. Posouzení rizik a nákladů: Dokumenty jsou klasifikovány od nízkorizikových po velmi vysokorizikové. Dokumenty s vysokým rizikem může být nutné před digitalizací restaurovat, nebo je dokonce nedigitalizovat, ale zachová se pouze originál. Kromě toho je nutné pečlivě posoudit náklady na digitalizaci (příprava, skenování, zpracování, uložení, lidské zdroje), aby byla zajištěna efektivita investic.

3. Šestikrokový proces digitalizace: Tento proces zahrnuje: přípravu – počítání – technickou standardizaci – skenování a OCR – tvorbu metadat – digitální podepisování – ukládání a zálohování – integraci dat. Naskenované obrázky musí mít rozlišení alespoň 300 dpi a být uloženy ve formátu TIFF/PNG a hlavní archivovaný dokument musí být ve formátu PDF/A. Digitalizované dokumenty jsou digitálně podepsány a uloženy v systému, který splňuje standardy informační bezpečnosti.

Pro zajištění konzistence průvodce specifikuje strukturu identifikátoru DocCode a pojmenování souborů podle standardu CODE_YYYYMMDD_DESC.EXT, což pomáhá předcházet duplicitě a usnadňuje dlouhodobé využívání a správu.

Vydání jednotných pokynů pro digitalizaci záznamů a dokumentů v politickém systému nejen vytváří jasný technický a právní rámec, ale také přispívá ke zlepšení efektivity státní správy, podpoře sdílení dat a urychlení digitální transformace na národní úrovni. Pokud agentury a jednotky budou tyto předpisy synchronně a seriózně uplatňovat, proces digitalizace se stane profesionálnějším, bezpečnějším, ekonomičtějším a udržitelnějším. To je důležitý krok k budování moderní a transparentní správy, která funguje na základě dat a slouží lidem a firmám co nejpohodlnějším a nejefektivnějším způsobem.

Zdroj: https://sonnmt.camau.gov.vn/tin-hoat-dong/huong-dan-thong-nhat-viec-so-hoa-ho-so-tai-lieu-trong-he-thong-chinh-tri-292149