Digitalizace dat: Zvýšení užitečnosti, bezpečnosti a znalostní hodnoty Bac Ninh

Digitalizace dat není jen příběhem o transformaci metod ukládání, ale také strategickým krokem vpřed v oblasti správy znalostí moderních vlád. V Bac Ninh přináší digitalizace historických archivů jasné výsledky: více než 3,6 milionu stran dokumentů bylo převedeno do elektronických dat, což pomáhá lidem a organizacím snadno vyhledávat, zkracuje dobu zpracování mnohonásobně a zároveň zvyšuje bezpečnost a právní hodnotu. Z objemného papírového archivu Bac Ninh vytváří „digitální znalostní sklad“ – platformu, která slouží elektronické správě, digitální ekonomice a digitální společnosti v digitální éře.

Pokud v minulosti trvalo vyhledávání osobního záznamu, administrativního rozhodnutí nebo údajů o absolventech hodin prohledávání papírového skladu hodiny, nyní stačí k tomu, aby systém vrátil přesné, úplné a právně platné výsledky, jen několik klíčových slov a několik minut provozu. Typickým příkladem je případ paní Nguyen Thi Thu Huong, učitelky na střední škole Ngo Si Lien: Pomocí vyhledávacího příkazu „Rozhodnutí o ukončení stáže paní Nguyen Thi Thu Huong“ byl soubor z roku 1993 nalezen za méně než tři minuty. Nebo jako paní Pham Thi Ngoc Ha, učitelka na střední škole Ngoc Son, snadno našla seznam absolventů z let 1969-1985 jen několika vyhledávacími operacemi.

V letech 2022 až 2024 koordinovalo Ministerstvo vnitra provincie Bac Ninh s konzultační jednotkou implementaci softwaru pro správu elektronického archivu, čímž zdokonalilo funkce zadávání dat, vyhledávání, autorizace přístupu a sledování změn. V období 1948–2014 bylo digitalizováno více než 31 300 záznamů, což odpovídá 3,3 milionu stran dokumentů formátu A4, a to zejména směrnic a administrativních dokumentů Provinčního lidového výboru a oddělení a poboček. Každý rok do systému přistupuje v průměru více než milion čtenářů a online soubory je využito 1 500krát, což dokazuje praktickou efektivitu elektronického archivu.

Podle pana Dang Quang Sona, ředitele Historického archivu Bac Ninh č. 1, digitální technologie pomáhají zkrátit dobu vyhledávání 20–30krát ve srovnání s dřívější dobou a zároveň zajišťují bezpečnost díky kontrole přístupu, autorizaci uživatelů a zaznamenávání historie změn. „Každý nalezený dokument není jen administrativním dokumentem, ale také součástí uchované paměti, obnovenou právní hodnotou a důkazem účinnosti digitální transformace,“ zdůraznil pan Son.

Budování digitální znalostní základny – zachování hodnoty

Projekt digitalizace archivních dokumentů má nejen zlepšit pracovní metody, ale také transformovat model z „tradičních archivů“ na „moderní správu znalostí“. Z odděleného úložiště dokumentů vytvořilo Historické archivní centrum Bac Ninh č. 1 propojený datový ekosystém, kde je každý dokument, usnesení, oficiální depeše a spis státního úředníka označen a propojen podle času, vydávající instituce, oboru a tématu. Vytvoření „archivu znalostí“ pomáhá uživatelům využívat informace v kontextu a otevírá jim možnost analyzovat, sestavovat statistiky a používat data pro mnoho účelů: administrativu, výzkum, vzdělávání , kulturu a právo.

Cesta digitalizace se však potýká s mnoha výzvami. Některé dokumenty jsou staré až desítky let a jejich fyzický stav je ve špatném stavu, což ztěžuje skenování, identifikaci a opravu dat. Mnoho dokumentů nemá shrnutí a formát není jednotný, což vyžaduje časově náročné obchodní zpracování. Schvalování procesu, hodnocení a přijetí digitalizovaných produktů podle platných předpisů navíc trvá dlouho, což ovlivňuje postup. Na druhou stranu, protože úložný server se nachází na Ministerstvu vědy a techniky, je v případě problému s přenosovou linkou dočasně přerušeno využívání. Míra digitalizovaných dokumentů dosáhla k dnešnímu dni pouze asi 75 % z celkového počtu dokumentů uložených ve skladu (k roku 2020), zatímco centrum každý rok stále dostává velké množství nových dokumentů.

Aby se toto omezení překonalo a rozsah archivu se dále rozšiřoval, schválil Lidový výbor provincie Bac Ninh projekt „Digitalizace dokumentů v Provinčním historickém archivu na období 2025–2029“ s celkovým rozpočtem přibližně 23 miliard VND, jehož cílem je digitalizovat dalších 3,8 milionu stran A4 administrativních dokumentů Provinčního lidového výboru a jeho oddělení a poboček. Jedná se o důležitý krok k dokončení celého digitálního administrativního datového skladu provincie a k modelu „Elektronická vláda – elektronické úložiště – služba elektronickým občanům“.

Podle plánu se Ministerstvo vnitra ujme vedení při implementaci a koordinaci s příslušnými agenturami a jednotkami s cílem zajistit přesnost, úplnost a bezpečnost dat. Historické archivní centrum Bac Ninh č. 1 je zodpovědné za výběr renomovaných technologických partnerů, organizaci specializovaných digitalizačních týmů a podporu komunikace s cílem vést občany k využívání digitalizovaných dat. Do poloviny roku 2025 Centrum digitalizovalo více než 330 000 stran dokumentů Provinčního lidového výboru a ministerstev školství a odborné přípravy, vědy a techniky, čímž vytvořilo předpoklady pro další fázi.

Vrcholem modelu Bac Ninh je integrace infrastruktury digitálního ukládání s vícevrstvým decentralizovaným zabezpečením. Systém nejen umožňuje rychlé vyhledávání, ale také sleduje protokoly přístupu, detekuje abnormality a absolutně chrání původní data. Toto je důležité kritérium v ​​kontextu vládní propagace Národní datové strategie do roku 2030, která vyžaduje, aby obce transformovaly model ukládání z „uchovávání dokumentů“ na „správu datových aktiv“.

Z širšího hlediska Bac Ninh utváří model inteligentního ukládání, kde se historická data stávají zdrojem pro budoucnost. Když jsou historické dokumenty digitalizovány, propojeny a zabezpečeny, slouží nejen administrativní práci, ale také vytvářejí základ pro analytické aplikace, prognózy, politický výzkum a vzdělávání v oblasti místní historie.

Celkově vzato, projekt digitalizace archivů Bac Ninh demonstruje udržitelný přístup k digitální transformaci, který nejen „přeměňuje papír na data“, ale „přeměňuje dokumenty na znalosti, znalosti na hodnotu“. Když je celý proces archivace, vyhledávání a správy záznamů automatizovaný a transparentní, Bac Ninh nejen zachovává místní administrativní paměť, ale také vytváří datovou platformu pro inteligentní vládu, která v digitálním věku efektivněji slouží lidem a firmám.

Centrum pro vědeckotechnickou komunikaci

Zdroj: https://mst.gov.vn/so-hoa-du-lieu-nang-cao-tien-ich-bao-mat-va-gia-tri-tri-thuc-cua-bac-ninh-197251021190245633.htm